Présentation donnée lors du séminaire de LINAGORA spécial collectivités territoriales. Retour d’expérience sur la mise en place d’un logiciel libre de l’Adullact. Intervenant : Ludovic METZ, Pilote de projet, Mairie d'Evry. Retours

1. La dématérialisation du conseil municipal
Mairie d’Evry – DSI – 6/11/2014 - Linagora
La dématérialisation du conseil municipal

2. La dématérialisation du conseil municipal
Contexte
Un développement national de l’administration électronique
Les élus d’Evry et la collectivité ont intégrés l’e-administration dans le projet d’administration.
Une tension budgétaire accrue sur les collectivités territoriales.
Un Maire souhaitant que sa ville adopte des méthodologies modernes et soit moteur d’innovation
Un projet mené à la demande du Maire.

3. La dématérialisation du conseil municipal
Objectifs
Efficience du service public par une plus grande rapidité des échanges et la réduction des coûts de fonctionnement
Sécurisation et traçabilité des informations
Expérimenter pour trouver des marges de progression
Rationaliser
Valorisation de l’agent public dans sa mission par le développement de ses compétences, l’accroissement de sa technicité et la modernisation de ses méthodes de travail ;
Développement durable par la réduction de la consommation de papier.

4. La dématérialisation du conseil municipal
Un projet 4 en 1
La préparation du conseil municipal
La séance du conseil
La signature électronique
La télétransmission au contrôle de légalité

5. La dématérialisation du conseil municipal
Planning du projet télétransmission Actes
Janvier 2011
•démarrage
Avril 2011
•recensement des actes
Mai 2011
•analyse des processus
Mai 2011
•préfecture et définition du périmètre
Juin 2011
•Choix du TdT, convention et nomenclature
Septembre- Novembre 2011
•Acquisition certificats
Novembre- décembre 2011
•Formations et tests
Janvier 2012
•Production

6. La dématérialisation du conseil municipal
Evaluation du dispositif de télétransmission
Atouts
Rapidité de transmission et de retour prefecture et de diffusion aux services (courriel).
Suppression des bordereaux d’envoi et de 90% des photocopies
Tournées et parcours de travail appariteurs modifiés. Travail valorisé sur des tâches ayant + de valeurs ajoutées.
Projet ayant permis de remettre à plat le périmètre des actes à transmettre
Impact organisationnel limité aux agents expédiants.
Contraintes
Information de réussite de télétransmission via courriel à l’émetteur et une boite d’archives. Limite 22Mo adoptée dans le système de messagerie avec de nombreuses défaillances.
Marchés très longs à scanner malgré une optimisation après échange avec la préfecture.
Pas de gain de temps mesuré

7. La dématérialisation du conseil municipal
Le parapheur électronique, un traitement particulier

8. La dématérialisation du conseil municipal
Planning du projet parapheur électronique
Janvier 2011
•démarrage
Mai 2011
•analyse des processus
Juin 2011
•Choix des circuits cibles
Juin 2011
•Recherche d’un dispositif expérimental. Mise en concurrence
Octobre 2011
•Paramétrage
Décembre 2011 - Janvier 2012
•Acquisition certificats et formations
23 janvier 2012
•Production

9. La dématérialisation du conseil municipal
Evaluation du dispositif parapheur électronique
Atouts
Traçabilité
Suivi et relances facilités
Accélération du processus de signature dès lors que les viseurs ont accepté le changement de culture notamment au regard de l’engagement de la collectivité en terme de réponses aux habitants. Délai moyen : 3 jours
Moins de documents à signer en RH : 1 exemplaire au lieu de 3 à 6 en papier
Souplesse d’organisation pour les agents
Télétransmission facilité
Contraintes
Changement de culture : lecture sur écran difficile pour plusieurs agents et viseurs.
Impossibilité de rectifier les documents par les viseurs. L’apposition de notes étant une contrainte forte dans un bloc texte libre.
Des délais de signature énormes qui peuvent poser des contraintes juridiques
Réticences à y insérer les courriers habitants : signature manuscrite et mot manuel ont de l’importance.
Visas plus long en électronique (lecture, annotations et temps de traitement)
Utilisation de Java
Obligation d’utiliser le PDF sous peine de voir des pbs de mise en forme
Bloc signature contenant le nom et la fonction du signataire impossible à modifier si délégation du parapheur à moins de refaire tout le parcours.

10. La dématérialisation du conseil municipal
Le conseil municipal dématérialisé

11. La dématérialisation du conseil municipal
Planning du projet CM dématérialisé
Juin 2011
•Recensement des directions concernées
Septembre- décembre 2011
•analyse des organisations
Décembre 2011
•Définition du périmètre dématérialisable
Décembre 2011- Mai 2012
•Choix du logiciel
Avril-Juin 2012
•Etude du système de connexion pour la séance
Mai 2012
•Recherche du dispositif convocation dématérialisée
Mai-juin 2012
•Paramétrage
Juin 2012
•CM à blanc
Fin juin 2012
•Production pour le CM du 4 octobre 2012

12. La dématérialisation du conseil municipal
Les élus
Un choix d’équipement matériel difficile ….
Un plan de formation très adapté
Un accompagnement indispensable !
Une charte informatique
L’appui du cabinet du Maire et ….. du Maire

13. La dématérialisation du conseil municipal
Evaluation du dispositif CM dématérialisé
Atouts
Traçabilité.
Suivi et relances facilités.
Accélération des processus de validation, de préparation de la séance, de signature, de transmission, de diffusion au public
Délibérations homogènes dans leur forme
+ grande souplesse dans la préparation
Gain de temps après quelques mois pour certains rédacteurs dans la préparation des projets
Une mini GED des délibérations
Contraintes
Impact culturel assez fort pour les rédacteurs et viseurs.
Difficultés pour les élus de passer au tout numériques + utilisation messagerie pro.
Conserve la problématique de délai de remise des dossiers 1 mois avant le conseil.
Impact technique d’utilisation de LibreOffice même à minima (découpage d’un fichier Word en 3 LibreOffice)

14. La dématérialisation du conseil municipal
Merci de votre attention Ludovic Metz l.metz@mairie-evry.fr 01.60.91.61.17

15. La dématérialisation du conseil municipal

16. La dématérialisation du conseil municipal
Evaluation du dispositif CM dématérialisé

17. La dématérialisation du conseil municipal
Analyse de l’organisation

18. La dématérialisation du conseil municipal