Réunion de projet

1. Comment mener les réunions
de projet ?
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2. 2
Les réunions dans la vie d’un projet
• Les buts peuvent être divers :
– Informer et s’informer sur le projet
– Décider, faire prendre des décisions
– Faire le point sur l’avancement des travaux
– Échanger de l’information
– Identifier et résoudre les problèmes, les points durs
– Soutenir la mobilisation des acteurs
• Pour éviter les pertes de temps et les dérives, distinguer plusieurs
types de réunion
– À chaque type de réunion un objectif particulier, des participants bien
ciblés, un ordre du jour et un compte rendu
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3. Les réunions d’avancement
• But : Mesurer l’avancement
• Avantage
– Les gens se connaissent
bien
– Les intéressés sont présents
– Permet d’assurer une
certaine coordination
• Inconvénients
– Routine et manque de
préparation
– Si elle sont mal conduite :
mélange d’information et de
prise de décision = perte de
temps
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• Remèdes
– Utiliser le planning
– Pour être concret mesurer la livraison
des livrables
– Pour mesurer : 3 informations
• % Avancement ou jalon franchi
• Prévisions à terminaison
• Y a-t-il un problème ?
– Reporter sur les réunions techniques
les problèmes qui ne peuvent être
résolus en moins de 5 min
– Réunion très courte et hebdomadaires
– Compte rendu = Planning Réactualisé
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4. Les réunions techniques
• But : Analyser les Problèmes
– Identifier le problèmes techniques
rencontrés sur un lot et en démarrer
l’analyse
– S’organiser pour résoudre les problèmes
– Vérifier que les points qui devaient être
résolus dans la période précédente l’ont
été
• Avantage :
– Suivi particulier des points en suspens
– Évite de « polluer » les réunions
d’avancement
– Permet de bien identifier les problèmes
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• Déroulement
– Elle fait souvent suite à la réunion
d’avancement,
– Garder les personnes qui rencontrent un
problème, définir les priorités
– Définir le temps dont on dispose pour
les résoudre
– Désigner un responsable et constituer
une cellule de résolution
– Sauf urgence, ne pas résoudre le
problème en réunion
– Lors de la réunion suivante : Reprendre
les points listés, Exposer la situation et
les solutions apportées, Reprogrammer
les problèmes non résolus
– Compte-rendu : la liste des plans
d’action
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5. Les réunions de projet
• But : Remotiver l’équipe
– Donner de l’information à l’équipe
projet
– En recevoir
– Remobiliser les « troupes »
– Recentrer l’équipe sur les objectifs
– « Fêter » les résultats acquis
• Participants :
– Les membres de l’équipe
– Éventuellement des responsables
métiers si cela sert les intérêts du
projet
• Fréquence
– Généralement mensuelle
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• Déroulement
– Un ordre du jour établi par le chef de projet
– Donner toutes les informations en rapport
direct ou indirect avec le projet
– Adopter une attitude d’écoute pour recevoir
des informations
– Faire le point de l’avancement du projet en
terme de qualité coûts et délais
– Sensibiliser l’auditoire sur les dérives
– Cette réunion est souvent préparatoire à
une revue de projet
– En tant que chef de projet se présenter
comme facilitateur
– Compte rendu établi par le chef de projet
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