Giới thiệu bộ quy trình kế toán - Quy trình tạm ứng

BỘ QUY TRÌNH
Quy trình Tạm ứng
NỘI DUNG
Giới thiệu quy trình Tạm ứng được cấu hình hoàn toàn tự động từ
phần mềm tự động hóa quy trình và quản trị doanh nghiệp
iWorkflow. Xin vui lòng liên hệ hotline để có thông tin đăng nhập hệ
thống.
Công ty phần mềm Lạc Long Quân
Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: contact@iworkflow.vn
Hotline: 091 1689 001

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC
Hotline: 091 1689 001
1
Quy trình nghiệp vụ - Quy trình Tạm ứng
I. Bài toán:
Cán bộ/ chuyên viên khi có nhu cầu cần tạm ứng sẽ tạo đề nghị tạm ứng gửi cho các cấp phê duyệt như: Trưởng bộ phận, Kế toán đơn vị, Kế toán công
nợ phải thu, Giám đốc đơn vị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, sau đó phòng kế toán sẽ Lập thông báo chứng từ thanh toán, thực hiện tạm ứng cho đề
nghị, và thực hiện theo dõi tạm ứng. Sau khi hoàn tất chứng từ thì tiến hành đối chiếu, ghi sổ và lưu hồ sơ.

Hotline: 091 1689 001
2
Nhân viên Lãnh đạo phòng KTTĐV
Kế toán công nợ phải
thu
Giám đốc đơn vị
Tổng giám đốc và Kế
toán trưởng
Kế toán thanh toán Văn thư Thủ quỹ
Phase
Thêm mới/
Chỉnh sửa đề
nghị
Gửi đề nghị
Duyệt đề
nghị
Tự động gửi mail
Trả lại
Tự động gửi mail Duyệt đề
nghị
Đồng ý
Trả lại
Đồng ý
Xác nhận phiếu
chi
Duyệt đề
nghị
Duyệt đề
nghị
Duyệt đề
nghị
Đồng ý
Từ chối
Cấp số cho Ủy
nhiệm chi
Lập phiếu
chi/ Lập ủy
nhiệm chi
Ủy nhiệm chi
Xác nhận phiếu
chi
Vào sổ thu chi
Thanh toán tiền mặt
Lưu chứng từ
thanh toán
Theo dõi ủy
nhiệm chi
Kết thúc

Hotline: 091 1689 001
3
Mô tả quy trình.
Bước 1: Cán bộ tạo mới đề nghị tạm ứng, gửi lên Trưởng bộ phận xác nhận
Bước 2: Trưởng bộ phận xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Kế toán đơn vị hoặc từ chối trả về cho cán bộ cập nhật.
Bước 3: Kế toán đơn vị xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Giám đốc đơn vị hoặc từ chối trả về cho trưởng bộ phận cập nhật.
Bước 4: Kế toán công nợ xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Giám đốc đơn vị hoặc từ chối trả về cho kế toán đơn vị cập nhật.
Bước 5: Giám đốc đơn vị xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Tổng giám đốc hoặc từ chối trả về cho kế toán công nợ cập nhật.
Bước 6: Tổng giám đốc xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi sang Kế toán trưởng hoặc từ chối trả về cho giám đốc đơn vị cập nhật.
Bước 7: Kế toán trưởng xem xét đề nghị, phê duyệt chuyển gửi phòng kế toán thực hiện tạm ứng hoặc từ chối trả về cho Tổng giám đốc cập nhật.
Bước 8: Kế toán thanh toán nhận đề nghị tạm ứng, xem xét đề nghị cần tạm ứng theo Tiền mặt/ Chuyển khoản sẽ thực hiện thao tác tương ứng là Lập
phiếu chi/ Lập phiếu ủy nhiệm chi chuyển cho cán bộ đề nghị và thủ quỹ xác nhận hoặc chuyển Kế toán trưởng và Tổng giám đốc phê duyệt.
Bước 9.1: Với trường hợp tạm ứng tiền mặt, cán bộ vào xác nhận phiếu chi rồi chuyển cho Thủ quỹ xác nhận, nếu đồng ý thì chuyển lại cho Kế
toán thanh toán không thì trả về cho người thực hiện trước đó.
Bước 9.2: Với trường hợp tạm ứng chuyển khoản, Kế toán trưởng vào xác nhận ủy nhiệm chi rồi chuyển cho Tổng giám đốc xác nhận, nếu đồng ý
thì chuyển lại cho Văn thư không thì trả về cho người thực hiện trước đó.
Bước 10.1: Với trường hợp tạm ứng tiền mặt, Kế toán thanh toán thực hiện lưu thông tin phiếu chi và các chứng từ liên quan.
Bước 10.2: Với trường hợp tạm ứng chuyển khoản, Văn thư vào thực hiện Cấp dấu cho phiếu chi, sau đó chuyển Kế toán thanh toán cập nhật lại sổ
kế toán.

Hotline: 091 1689 001
4
II. Ánh xạ trên phần mềm
II.1. Quy trình trên Iworkflow
Quy trình Tạm ứng là một quy trình lớn được kết hợp thêm với các quy trình nhỏ như Quy trình Lập thông báo chứng từ tạm ứng. Với mỗi quy trình
con này, người dùng có thể thực hiện như một quy trình to ban đầu.

Hotline: 091 1689 001
5

Hotline: 091 1689 001
6
Quy trình Lập thông báo chứng từ tạm ứng

Hotline: 091 1689 001
7
II.1. Mô tả quy trình Tạm ứng
Bước 1: Cán bộ khi có nhu cầu cần tạm ứng tiền, sẽ vào danh mục Quy trình đã ban hành, chọn Quy trình Tạm ứng, sau đó tiến hành Start quy trình.
Sau khi khởi tạo quy trình, chương trình sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin.
Click / để thêm mới/ xóa các thông tin để đưa vào danh sách.
Click để thực hiện tính toán

Hotline: 091 1689 001
8

Hotline: 091 1689 001
9
Bước 2, 3, 4, 5,6,7: Các vai trò Trưởng bộ phận, Kế toán đơn vị, Kế toán công nợ, Giám đốc đơn vị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng vào thực hiện phê
duyệt theo thẩm quyền.
Phê duyệt: duyệt thông tin để chuyển sang bước tiếp theo. Riêng với vai trò kế toán trưởng, sau khi duyệt xong sẽ chuyển sang Quy trình lập
chứng từ thanh toán.
Từ chối: trả về cho người dùng thực hiện trước đó.
Lưu ý: Khi Kế toán đơn vị duyệt tạm ứng, nếu chọn Duyệt đề nghị tạm ứng với thông tin Tạm ứng đột xuất, chi ngay thì không cần thông qua
bước Kế toán công nợ và Giám đốc đơn vị duyệt, mà chuyển thẳng lên cho Tổng giám đốc phê duyệt.

Hotline: 091 1689 001
10

Hotline: 091 1689 001
11
II.1. Mô tả quy trình Lập thông báo chứng từ tạm ứng
Bước 1: Sau khi kế toán trưởng hoàn thành việc phê duyệt cho đề nghị tạm ứng, đề nghị sẽ được chuyển tới cho Kế toán thanh toán, cán bộ vào xác
nhận đề nghị đã duyệt, tùy thuộc vào thanh toán Tiền mặt hay chuyển khoản mà sẽ thực hiện bước tiếp theo.

Hotline: 091 1689 001
12
II.1. Mô tả quy trình Lập thông báo chứng từ tạm ứng – Tạm ứng tiền mặt
Bước 2: Với trường hợp tạm ứng tiền mặt, Kế toán thanh toán sẽ vào thêm mới Phiếu chi và gửi lại cho cán bộ đề nghị.

Hotline: 091 1689 001
13
Bước 3,4: Phiếu chi được tạo và gửi cho Người đề nghị xác nhận, sau khi xác nhận xong thì chuyển Thủ quỹ xác nhận, sẽ có 2 cách xử lý như sau:
Phê duyệt: đồng ý nội dung phiếu chi và chuyển thực hiện bước kế tiếp.
Từ chối: trả lại cho người thực hiện bước trước để cập nhật lại.

Hotline: 091 1689 001
14

Hotline: 091 1689 001
15
Bước 5: Kế toán thanh toán nhận được xác nhận từ người đề nghị và thủ quỹ sẽ tiến hành Lưu thông tin phiếu chi và chứng từ liên quan.

Hotline: 091 1689 001
16
II.1. Mô tả quy trình Lập chứng từ tạm ứng – Tạm ứng chuyển khoản
Bước 2: Với trường hợp tạm ứng chuyển khoản, Kế toán thanh toán sẽ vào thêm mới Ủy nhiệm chi và gửi lại cho kế toán trưởng phê duyệt.

Hotline: 091 1689 001
17
Bước 3,4: Ủy nhiệm chi được tạo và gửi cho Kế toán trưởng, sau khi xác nhận xong thì chuyển Tổng giám đốc xác nhận, sẽ có 2 cách xử lý như sau:
Phê duyệt: đồng ý nội dung ủy nhiệm chi và chuyển thực hiện bước kế tiếp.
Từ chối: trả lại cho người thực hiện bước trước để cập nhật lại.

Hotline: 091 1689 001
18
Bước 5: Ủy nhiệm chi được xác nhận qua Kế toán trưởng và tổng giám đốc sẽ được chuyển qua Văn thư xin cấp dấu.

Hotline: 091 1689 001
19
Bước 6: Kế toán thanh toán vào cập nhật sổ kế toán, lưu thông tin, kết thúc quy trình thực hiện.

Hotline: 091 1689 001
20
Bước 7: Sau thời gian tạm ứng cho người đề nghị, hệ thống sẽ gọi đến Quy trình thanh toán (xem thêm quy trình ở file Quy trình thanh toán), người
đề nghị sẽ tiếp tục vào để thực hiện quy trình thanh toán lại cho công ty.

Giới thiệu bộ quy trình kế toán - Quy trình tạm ứng

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Empfohlen

Empfohlen (20)

Giới thiệu bộ quy trình kế toán - Quy trình tạm ứng