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【kintonecafe信州】業務改善勉強会

2019年9月28日に実施した、kintone cafe信州の勉強会資料です。

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【kintonecafe信州】業務改善勉強会

  1. 1. 倉林 一範(くらばやし かずのり) ©倉林工房 1
  2. 2. 本日のゴール ⚫ TOCミニゲームを通して、ボトル ネックの大切さを感じてもらう ⚫ 業務改善NOTEを使って、kintone を使った業務改善の流れを掴んで いただく ©倉林工房 2
  3. 3. • 倉林一範 (くらばやし かずのり) 大学卒業後、株式会社インテージ、アクセンチュア株式会社を経て、 2015年7月サイボウズ株式会社へ転職。複業で個人事業「倉林工 房」を立ち上げ。 • サイボウズでは・・・ kintone認定資格プロジェクトのリーダー。資格試験制度の企画運営 に携わっています。 • 倉林工房では・・・ リクルートホールディングスでプロジェクトに参画したり、お客様 先での業務改善ワークショップを実施しています。TOCジュニアイ ンストラクター。 自己紹介
  4. 4. 今日の流れ 午前 • TOC解説 • TOCミニゲーム 午前 • 業務改善NOTEを使ったワークショップ ©倉林工房 4
  5. 5. kintoneを使った業務改善の流れとは? ©倉林工房 5
  6. 6. kintoneを使った業務改善の流れとは? 課題を洗い出して、それに対してkintone開発をすること??? 課題洗い出し kintone開発 「kintone開発すること」が業務改善ではない ©倉林工房 6
  7. 7. kintoneを使った業務改善の流れとは 原因追求、アイデア出し、業務プロセスの変更も必ず必要! kintone開発 業務プロセス変更 課題洗い出し 原因を追求 解決アイデア出し 「業務を良い方向に変えること」が業務改善 ©倉林工房 7
  8. 8. kintone開発 業務プロセス変更 kintone開発 業務プロセス変更 本日のワークショップの流れ 業務改善NOTEの事例を使って課題の洗い出しから解決アイデア出しまでやります。 課題洗い出し 原因を追求 解決アイデア出し ワークショップの範囲 成果物は2つ 1. kintoneアプリ構成 2. 業務プロセス変更リスト ©倉林工房 8
  9. 9. グランドルール 教わらない 評価しない 目的にしない ©倉林工房 9
  10. 10. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① ©倉林工房 10
  11. 11. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP1:課題洗い出し 1. お配りした業務改善NOTEの事例①の背景とシナリオを読ん で、付箋に「課題」を書き出しましょう。 2. 1つの付箋には、1つの課題を書いてください。 3. 課題は「〇〇が、△△だ。」という文章で書いてください。 • 例) 在庫情報の更新頻度が、少ない。 • 例) 経費入力システムが、遅い。 • 例) 毎日実施する商品型番チェックが、面倒くさい。 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物 ©倉林工房 11
  12. 12. 業務改善NOTEを使ったワークショップ STEP1:課題洗い出し 課題洗い出しのポイント 1. 数で勝負! • この段階では、課題かどうか分からないものや、事実なのか解釈なのか分からないものもど んどん付箋に書き出していきましょう。 • 実際にはヒアリングをしたり、対象の業務をウォークスルーして書き出します。 2. 「希望」や「解決策」が出てきたら、その理由を探る! • 課題洗い出しの段階では「困りごと」を書き出しますが、「〇〇したい」「△△の導入」な ど希望や解決策も出てくると思います。その場合は「そう考えるきっかけとなった課題」を 探りましょう。 ©倉林工房 12 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  13. 13. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP1:課題洗い出し 情報が入って いるはず(なの に入ってない) 記入漏れが ある 記入間違い がある 表記ゆれがあ る 顧客が特定 できない 誤った情報を 伝えてしまう スプレッドシー トの場所を忘 れる スプレッドシー トが遅い (メールは情 報が散らばっ てしまうのに) メールで運用 過去メールが 残っていない 情報が探せ ない コピペ作業が めんどくさい ©倉林工房 13 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  14. 14. 1. 付箋をイーゼルパッドに並べて、同じような課題はグ ルーピング化します。 2. 関連する課題を矢印でつなぎましょう。 3. 「解決したい問題」と「根本原因」を決めてください。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP2:原因追求 チーム名 解決したい問題 根本原因 ©倉林工房 14 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  15. 15. 業務改善NOTEを使ったワークショップ STEP2:原因追求 原因追求のポイント 1. 課題にツッコミを入れる! ⚫ 課題の解像度を上げるために、「それってどういうこと?」とツッコミを入れて課題を分析・分解してみ ましょう。 2. 「なぜ?」を繰り返す! ⚫ 課題のグルーピングと課題の関係性をじっくり観察して、「だから(So What?)」「なぜなら(Why So?)」を繰り返してみましょう。 ©倉林工房 15 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  16. 16. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP2:原因追求 情報が入って いるはず(なの に入ってない) 記入漏れが ある 記入間違い がある 表記ゆれがあ る 顧客が特定 できない 誤った情報を 伝えてしまう スプレッドシー トの場所を忘 れる スプレッドシー トが遅い (メールは情 報が散らばっ てしまうのに) メールで運用 過去メールが 残っていない 情報が探せ ない コピペ作業が めんどくさいメールが多い メール容量が 小さい メールが好き スプレッドシー トが嫌い (情報がある けど)時間が かかる そもそも情報 が無い 情報が不足 している 情報がズレて る 格納場所が イケてない アホだ 他の作業が あって忙しい コピペの量が 多い 解決したい問題 根本原因 ©倉林工房 16 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  17. 17. 1. 「解決したい問題」と「根本原因」を書きます。 2. 根本原因を解決するためのアイデアを付箋に書き出し ます。 3. kintoneアプリに関するアイデアは上段に、kintone開 発以外(業務プロセス変更など)のアイデアは下段に貼 ってみましょう。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP3:解決アイデア出し チーム名 問題:〇〇が少ない kintoneアプリ構成 業務プロセス変更点 根本原因:△△だ ©倉林工房 17 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  18. 18. 業務改善NOTEを使ったワークショップ STEP3:解決アイデア出し 解決アイデア出しのポイント 1. 数で勝負! ⚫ この段階では、出てきたアイデアの実現可能性や優劣は気にせずどんどん付箋に書き出していきま しょう。 2. 根本原因の解決を最優先考える! ⚫ 課題洗い出しで出てきた一つ一つの課題に対処したくなりますが、まずは根本原因の解決を最優先 にアイデアを出しましょう。 ©倉林工房 18 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  19. 19. 業務改善NOTEを使ったワークショップ① STEP3:解決アイデア出し 問題:誤った情報を伝えてしまう 端末 マスタ 根本原因:(メールは情報が散らばってしまうのに)メールで運用 端末貸出 台帳 入力を簡 素化 アプリ間で ルックアッ プ 関連レコ ードで紐 付け 格納デー タの確認 過去メー ルの移行 検索方法 の教育 必須項目 を活用 アプリにア クセスしや すく 依頼状況 の確認会 の設定 設定依頼 状況の見 える化 コメント欄 ルール (メール禁止) スプレッド シートの 移行端末貸出 台帳+テ ーブル kintoneアプリ構成 業務プロセス変更点 ©倉林工房 19 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  20. 20. 解決アイデアに基づいて、 1. 上段には、kintoneアプリの構成を書いてください。 2. 下段には、業務プロセスの変更点を書いてください。 ※ 図やフローチャートを使って書いてもOKです。 ※ アイデアの付箋は剥がしてしまってもOKです。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① Output:成果物制作 チーム名 課題:〇〇が少ない △△アプリを作り~。 利用者に△△アプリの説明会を~。 kintoneアプリ構成 業務プロセス変更点 ©倉林工房 20 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  21. 21. kintoneアプリ構成のポイント 1. データの最小単位を考える。 (集計は後からできるがデータの詳細化はできない。) 2. kintoneの制限事項やアプリ構築の手法を確認する。 3. カスタマイズの要否を考える。 業務プロセスの変更点リストのポイント 1. 現状の業務プロセスを把握する。 2. kintoneアプリを使う際の未来の業務プロセスを検討する。 3. どのように業務プロセスを変化させるかを検討する。 業務改善NOTEを使ったワークショップ Output:成果物制作 ©倉林工房 21 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  22. 22. 問題:誤った情報を伝えてしまう kintoneアプリ構成 根本原因:(メールは情報が散らばってしまうのに)メールで運用 業務プロセス変更点 業務改善NOTEを使ったワークショップ① Output:成果物制作 ©倉林工房 22 課題洗い 出し 原因追求 解決アイデア 出し 成果物
  23. 23. 業務改善NOTE内容とグループ内で検討した内容を比較してディ スカッションしてみましょう。 業務改善NOTEを使ったワークショップ① ディスカッション & シェア ©倉林工房 23
  24. 24. 業務改善NOTEを使ったワークショップ タラレバ:原因追求をせずに解決アイデアを 出すと・・・。 情報が入って いるはず(なの に入ってない) 記入漏れが ある 記入間違い がある 表記ゆれがあ る 顧客が特定 できない 誤った情報を 伝えてしまう スプレッドシー トの場所を忘 れる スプレッドシー トが遅い (メールは情 報が散らばっ てしまうのに) メールで運用 過去メールが 残っていない 情報が探せ ない コピペ作業が めんどくさい 必須項目だ らけ チェックリスト 作成 入力ルールの 作成 検索キーワー ドの充実 検索オプショ ンの充実 ポータルに URL掲載 PCの性能を 上げる メール容量を 増やす コピペ作業を RPA化する 新しい人を 採用する AIで検索結 果を予想する システムを構 築する データ登録を 申請制にする ©倉林工房 24
  25. 25. あるある業務改善キーワードとkintone (デー タ入力編) • 原因追求の結果、以下のようなキーワードが出てきたら、kintoneをこんな感じで使ってみてください。 マスタ化されていない 選択肢化されていない 繰り返し部分の整理ができて いない 業務プロセスのつながりを整 理できていない 入力がめんどくさい 表記がゆれて検索できない 同じことを何度も入力する必要がある 毎回データ形式を変換する必要がある 内容は数パターンしか無いがテキストで入力区 する必要がある 溜まったデータが集計しづらい 関連するデータを見つけづらい ほとんど同じだが一部だけ異なるデータが多い システムとして連携されていない 業務が異なるので転記している ルックアップ ドロップダウン・ラジオボタン (親・子を整理した上で) • アプリ分割+関連レコード • テーブル レコード再利用 アプリアクション 課題 根本原因 kintone機能の例 ©倉林工房 25
  26. 26. あるある業務改善キーワードとkintone (コミ ュニケーション編) • 原因追求の結果、以下のようなキーワードが出てきたら、kintoneをこんな感じで使ってみてください。 メールではやり取りが残しづら い 話題ごとに整理できない 情報をUpdateできない 人間は忘れる メールが多すぎ 気づいてくれない・返事がない 過去の情報を振り返れない テーマが多すぎて、情報が錯綜している Excelのコメントに返信したい メールを送った後に間違いに気づいた どのプロジェクトの内容か分からなくなる メールを読んでいない相手に再送するのは面倒 早すぎると忘れられ、直前すぎると間に合わず 状況が変わったら自動的にメールしたい レコードコメント 宛先指定の通知(メンション) 変更履歴 リマインダー通知 スペース・スレッド・投稿・投稿 への返信の使い分け 課題 根本原因 kintone機能の例 ©倉林工房 26
  27. 27. あるある業務改善キーワードとkintone (業務 プロセス編) • 原因追求の結果、以下のようなキーワードが出てきたら、kintoneをこんな感じで使ってみてください。 誰がボール持ってるか分からな い 見せたいデータと編集させたい データは異なる 見るべき情報が多すぎる 他システムとデータ共通化した い タスクが多すぎて把握できない お願いした仕事が忘れられている 作業依頼のメールが行ったり来たり コンフィデンシャル情報は特定のメンバーに見せ たい プロジェクトのノウハウは全員が閲覧できるように したい 過去データが多すぎて目的のデータにたどり着か ない データ集計してグラフに変換するのが手間 自分が対応すべきタスクがわかりにくい Excelのバージョンが変わって帳票が壊れた 後続シスステムで同じデータを再入力している プロセス管理 アクセス権 (アプリ、レコード、フィールド) 絞り込み一覧・グラフ 「作業者が自分」一覧 プラグイン・カスタマイズ (API・Webhook) 課題 根本原因 kintone機能の例 ©倉林工房 27
  28. 28. アタラシイショクギョウ発見マガジン 業務改善NOTE 業務改善の流れに沿ったkintone業務改善の事例紹介ブックレット「業務改善NOTE」を 出版しています。お買い求めはサイボウズ商店まで。 ©倉林工房 28
  29. 29. 業務改善職勉強会 Facebookグループ • 業務改善に興味のある方が集まっているFacebookグループです。 たまに業務改善の小ネタを投稿しています。 https://www.facebook.com/groups/kaizenshoku/ ©倉林工房 29
  30. 30. 本日の内容は以上です。 お疲れさまでした! ©倉林工房 30

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