1. SISTEMI INFORMATIVI PER LA
GESTIONE DELL’AZIENDA
dott. ing. Francesco Guerra
francesco.guerra@unimore.it
2. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
I sistemi ERP
Le soluzioni ERP rappresentano un’evoluzione e uno
sviluppo dello schema MRP. L’acronimo e’ stato coniato agli
inizi degli anni ’90 per indicare una suite di moduli
applicativi integrati che supportano l’intera gamma dei
processi di una impresa.
Una suite completa ERP contiene decine di moduli che
possono essere schematicamente classificati nei gruppi:
Moduli core
Settoriali
Inter-settoriali
Moduli extended
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3. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
I sistemi ERP (2)
Con l’estensione dello schema ERP, le aziende hanno a
disposizione una ampia gamma di applicazioni informatiche:
Suite core informatizzano le attivita’ aziendali interne di livello
operativo e direzionale
Suite extended alle suite core sono integrate altre suite per la
gestione del ciclo di vita del prodotto, per l’interazione con
l’utente, per l’e-procurement, …
Il valore aggiunto dell’integrazione fra ERP e altri ES e’ la
circolarita’ dell’informazione aziendale e interaziendale.
Ad esempio integrazione fra ERP e CRM: il secondo costituisce il
front-end dell’azienda verso i clienti basandosi sulle informazioni
prelevate dal sistema ERP
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4. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
I sistemi ERP (3)
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5. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP nelle PMI
I vendor multinazionali (Sap, Oracle in particolare)
dominano il mercato nelle aziende multinazionali e nelle
grandi imprese
Nelle PMI i primi 5 vendor hanno una quota minoritaria:
differente necessita’ della PMI e quindi diversa necessita’ di
ERP a causa della:
Capacita’ di spesa: le aziende spendono per l’IT dal 1% al 7-
10% dei ricavi. I costi di un ERP standard possono essere
superiori alle capacita’ di spesa di una azienda piccola
Minore complessita’ aziendale: una piccola media impresa e’
spesso situata in un’unica sede, non ha la necessita’ di operare
su piu’ lingue e e’ soggetta a minori vincoli di tipo
contabile/legale, e puo’ essere maggiormente diretta operando
a vista
Minore complessita’ dei processi: le PMI operano con processi
piu’ semplici e minori casi d’uso.
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6. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP nelle PMI (2)
Il sistema ERP necessario alle PMI deve quindi essere in
generale piu’ piccolo e semplice di quello della grande
impresa. Inoltre il software deve possedere:
Package orizzontali semplificati
Nicchie e package “superverticali”: le PMI normalmente si
specializzano in nicchie di settore non coperte dai principali
vendor, per esempio:
Aziende tessili e di moda (prodotto critico per la gestione delle
taglie, dei colori e per la stagionalita’ del prodotto)
Piccole aziende municipalizzate (per la gestione dei contratti clienti
e la tariffazione dei consumi)
Mobilifici e gestione del legno (la criticita’ e’ rappresentata dalla
gestione del magazzino delle materie prime)
Versioni downsized e prepopolate dei package standard
Versioni in modalita’ ASP (Application Service Provider)
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7. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Ambiti applicativi
Il dominio tradizionale dei sistemi ERP e’ quello delle
imprese manufatturiere
Al variare dell’ambito aziendale rimangono immutate le
procedure di supporto:
Gestione amministrativa
Gestione delle risorse umane
…
I moduli relativi al core business sono sostituiti cin un
portafoglio operativo idoneo a coprire le esigenze gestionali di
ogni categoria aziendale
Anche all’interno dello stesso ambito ci possono essere
soluzioni specializzate (verticalizzate)
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8. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Principali ambiti applicativi
In una PMI manufatturiera, il sistema ERP puo’ essere
scomposto nei seguenti sistemi di base:
Amministrativo
Logistico (magazzino)
Attivo (vendite)
Passivo (acquisti)
Produttivo
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9. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Amministrazione
Il flusso amministrativo contabile e’ l’ambito di prima
applicazione delle procedure informatiche
Procedure definite dai vincoli legislativi che non permettono molte
innovazioni
Disposizioni avanzate di controllo e gestione
Interfacce per l’integrazione con altri flussi
Obiettivi:
Registrazione delle transazioni (fatture, pagamenti e incassi)
Produzione di informazioni di sintesi (bilanci fiscali e report di
controllo di gestione)
Il flusso amministrativo ruota attorno alle procedure di
contabilita’ generale
Procedure di base della contabilita’ per la verifica del rispetto delle
normative fiscali
Strumenti per la redazione delle dichiarazioni IVA e per la stesura
del bilancio fiscale aziendale
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10. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Amministrazione: sotto-sistemi
Contabilita’ finanziaria
Controllo dei flussi finanziari aziendali
Incassi, pagamenti a fornitori, rateizzazione, rapporti con gli
istituti di credito
Gestione di flussi finanziari in entrata / uscita gestione della
contabilita’
Compensi a terzi
Trattamento complesso perche’ a volte l’azienda funge da
sostituto d’imposta
Sistemi integrati con la contabilita’ al momento della
registrazione contabile di una parcella sono collegati i
movimenti relativi alle imposte associate
Flussi amministrativi le ritenute maturano al momento del
pagamento della prestazione
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11. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Amministrazione: sotto-sistemi
Cespiti
I beni ammortizzabili costituiscono parte del patrimonio
aziendale
Materiali (automobili, macchinari, fabbricati)
Immateriali (software, costi di sviluppo & ricerca, …)
Mantenimento del registro dei cespiti nel quale anno per anno
sono annotate tutte le operazioni di ammortamento
Collegato al modulo di contabilita’ per la rilevazione del cespite
all’acquisto e per la generazione dei movimenti contabili di
ammortamento
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12. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Amministrazione: sotto-sistemi
Contabilita’ analitica
Prevedono strumenti di dettaglio maggiore rispetto a quello
delle analisi puramente contabili
Definizione dei centri di costo (strutture che rappresentano
suddivisioni logiche del’attivita’ aziendale) che possono essere
articolati in posizioni gerarchiche
Ogni movimento viene assegnato a uno o piu’ centri di costo.
E’ possibile misurare il peso di ciascuna porzione dell’attivita’
aziendale
Budget
Permettono di indicare gli obiettivi dell’azienda o di suoi settori
per un periodo piu’ o meno ampio
Redazione di previsioni sull’andamento dell’azienda anche
relativamente ai centri di costo
Previsioni ripartite su diversi periodi temporali: mensili,
trimestrali, semestrali, annuali
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13. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Amministrazione: sotto-sistemi
Controllo di gestione
Obiettivo di fornire tempestivamente una visione dello stato
dell’azienda: quadro della situazione corrente, analisi di
confronto rispetto a valori di budget previsti, e analisi a finire
(proiezioni avanti nel tempo)
Procedure articolate avendo come fonti non solo i dati della
contabilita’, ma anche procedure di valutazione dei costi di
prodotto, di valorizzazione dei magazzini di rilevazione dei
costi e delle presenze del personale
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14. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Logistica
Le procedure del flusso logistico si occupano del
trattamento dei materiali: definizione dei materiali,
movimentazione, analisi dei costi e delle valorizzazioni.
Procedure soggette a variazioni dipendenti dal mercato.
Definizione dell’anagrafica
A ogni prodotto (materiale o immateriale) occorre associare
delle informazione che ne permettano
Il riconoscimento (codice)
Descrizione delle caratteristiche (peso, volume, unita’ di misura,
imballi, …)
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15. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Logistica
Definizione del layout aziendale
Il materiale e’ collocato in luoghi identificati ad accogliere in
modo organizzato particolari categorie di prodotti
Il sistema informativo descrive i materiali contenuti nei
magazzini attraverso movimenti di carico e scarico.
Esistono sistemi che definiscono delle mappe di magazzino
Movimentazione
Un movimento di magazzino e’ registrato ogni volta che un
prodotto entra o lascia un deposito, indicando
Prodotto, deposito, data, quantita’, causale, ingresso, uscita, conto
visione, conto vendita, scarto.
La natura ha effetto sulla valorizzazione del magazzino
La movimentazione e’ fortemente integrata con il flusso attivo
e passivo
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16. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Logistica
Valutazione dei costi dell’articolo
Esistono molteplici metodi per definire il costo unitario di un
articolo in magazzino (LIFO, FIFO, …)
Associare un costo permette:
Adozione di politiche di prezzi ragionate
Controllo di gestione puntuale
Valutazioni inventariali
Permettono di conoscere le giacenze nei depositi e quindi di
associare un valore alla merce presente in magazzino
L’inventario e’ utile per conoscere il patrimonio aziendale e nel
controllo operativo.
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17. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Vendite
Il flusso attivo costituisce la catena di processi che
permette all’azienda di interagire con il cliente:
presentazione dell’offerta,
acquisizione dell’ordine,
evasione con la consegna dell’ordine
Definizione delle condizioni commerciali:
Procedure per la gestione delle condizioni commerciali:
definizione dei listini, gestione delle politiche di sconti (definite
sulla base del cliente)
Gestione delle provvigioni per gli intermediari e gli agenti
Gestione di omaggi e di premi su obiettivi di fatturato
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18. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Vendite
Processi di gestione dell’ordine cliente
Ricezione: l’ordine e’ raccolto eventualmente a seguito di un
preventivo. L’ordive viene accettato con la verifica da parte del
software delle condizioni commerciali, della solvibilita’ del
cliente, dela disponibilita’ del prodotto/servizio
Elaborazione: gli ordini passano nel portafoglio ordini.
Evasione pianificata sulla base di criteri di priorita’ dipendenti dal
cliente e dalla data di consegna. Il flusso passivo puo’ essere
alimentato, se per evadere un ordine e’ necessario emettere un
ordine fornitore
Evasione: prelievo della mere dal magazziono e
predisposizione dei piani di spedizione, delle bolle di consegna.
Il processo interseca con la movimentazione del magazzino
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19. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Vendite
Analisi: le procedure di analisi sono basate sull’insieme dei
dati raccolti tramite gli ordini di acuisti, i documenti di
trasporto e le fatture emesse
Consentono di avere una visione oggettiva dell’azienda nel
mercato in cui essa e’ collocata
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20. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Acquisti
Le procedure di flusso passivo permettono all’azienda di
interagire con i propri fornitori per l’apporvvigionamento di
materiali o per la richiesta di lavorazioni/servizi esterni
Gli attori sono i fornitori che possono essere connotati come
terzisti, vettori, …
Definizione delle condizioni commerciali:
I sistemi ERP consentono di importare i listini dei fornitori in
modo da permettere delle valutazione sulla base delle
condizioni di sconto (rispetto a una quantita’, a un prodotto in
promozione …)
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a.a. 2009/2010
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21. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Acquisti
Processi di gestione dell’ordine fornitore
Le richieste di approvvigionamento generate dall’analisi delle
scorte e dal portafoglio degli ordini sono in generale raccolte e
periodicamente evase sulla base delle urgenze e delle quantita’
Raccolta delle richieste: possono provenire da analisi di magazzino
incrociate con il portafoglio degli ordini e il piano di produzione, o
anche da un qualsiasi altro settore aziendale (arredi, materiale di
consumo, …). La fornitura puo’ avere carattere di continuita’ o di
estemporaneita’ e alla richiesta di acquisto puo’ seguire una fase di
contrattazione (normalmente non supportata dall’ERP).
Emissione dell’ordine fornitore: le richieste di acquisto generano
degli ordini fornitore registrazione dell’ordine e emissione dello
stesso attraverso canali classici o elettronici
Evasione dell’ordine: ricezione della merce e controllo della
qualita’. Segue il processo di fatturazione passiva in cui la fattura
del fornitore e’ controllata e contabilizzata
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a.a. 2009/2010
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22. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Produzione
La gestione del flusso produttivo e’ dipendente dal settore
merceologico in cui l’azienda opera
Ad es. chi opera con processi discreti non potra’ usare i modelli
utilizzati da aziende che producono per processi continui
Descrizione dei dati tecnici: occorre definire come un prodotto
deve essere realizzato e con quali materiali:
Descrizione della struttura del prodotto (distinta base): descrive i
processi necessari per ottenere un certo prodotto.
Normalmente si concepisce la distinta base come un insieme di
semilavorati ottenuti a loro volta da altri semilavorati …
Descrizione delle risorse utilizzate: macchinari, impianti, risorse
umane e terzisti che compongono il processo produttivo
Descrizione del processo produttivo: cicli di produzione = la
sequenza di trasformazioni elementari (fasi) che portano la
materia prima e i semilavorati a diventare un prodotto finito.
dott. ing. Francesco Guerra 22
a.a. 2009/2010
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23. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Produzione
Pianificazione della produzione: uso ottimizzato delle risorse
aziendali in modo da minimizzare i tempi morti di impianti e
persone.
Richieste di produzione: generate dal portafoglio degli ordini
cliene o dai piani di vendita del settore marketing. Si pongono
vincoli sulla quantita’ e sulla tempistica della produzione
Disponibilita’ di magazzino: l’azienda deve avere a disposizione
il materiale per attuare la produzione o attivare delle
procedure di approvvigionamento
Disponibilita’ di risorse interne ed esterne: nella pianficiazione
occorre considerare la disponibilita’ di persone e di macchinari
idonei a quella specifica lavorazione
dott. ing. Francesco Guerra 23
a.a. 2009/2010
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24. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Produzione
Avanzamento e controllo della produzione: emissione di
tutta la documentazione necessaria ai processi di
produzione contenente informazioni relative alla
Movimentazione (prelievo e versamenti di materiali nel
magazzino);
Avanzamento effettivo della lavorazione: indicazione di inizio e
fine della fase, pezzi lavorati e scarti di produzione
dott. ing. Francesco Guerra 24
a.a. 2009/2010
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25. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Business
Common Manufacturing Database Planning Overview di un sistema ERP
Sales Customer
Planning Service
Production Sales Order
Planning Processing
Material Capacity
Planning Planning
Procurement Production Distribution
Field Service
Accounting
dott. ing. Francesco Guerra 25
a.a. 2009/2010
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26. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Business Overview di un sistema ERP
Planning
Vendite
Common Manufacturing Database
Sales Customer
Planning Service
Acquisti
Production Produzione Sales Order
Planning Processing
Material Capacity
Planning Planning
Logistica
Procurement Production Distribution
Field Service
Accounting
Amministrazione dott. ing. Francesco Guerra 26
a.a. 2009/2010
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27. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (2)
I moduli dell’ERP si basano su una base di dati comune che
consiste di molteplici informazioni sui clienti, venditori,
localizzazione dell’inventario, prodotti…
I dati su prodotti standard si compongono di 4 tipologie di dati:
Item: identifica ogni prodotto, sia esso una materia prima o un
prodotto vendibile.
Bill of material: rappresenta la costruzione del prodotto. Le
informazioni qui contenute permettono di determinare i costi di
produzione, la pianificazione degli acquisti di materie prime, della
produzione, …
Resources: identifica ogni risorsa interna usata nel processo
manufatturiero. Le risorse identificano anche risorse esterne come
i subcontraenti.
Routings: identifica la progettazione del processo di operazioni
interne o esterne. Queste informazioni sono usate per determinare
i costi di produzione, la capacità di pianificazione, la schedulazione
dei prodotti,…
dott. ing. Francesco Guerra 27
a.a. 2009/2010
3
28. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (3)
I dati su prodotti personalizzati si compongono delle note di
configurazione e di pianificazione del prodotto.
Tali prodotti sono normalmente definiti nel contesto di un
ordine di vendita.
Permette di memorizzare una BOM e un routing che viene
utilizzato per stabilire i costi e i prezzi del prodotto.
dott. ing. Francesco Guerra 28
a.a. 2009/2010
3
29. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (4)
Business Planning
Produce il bilancio annuale e stabilisce i piani finanziari e criteri
per misurare l’attività dell’impresa
Il piano finanziario può ad esempio includere l’analisi della
contabilità generale per rappresentare i guadagni e i costi per linea
di prodotto.
Le attività di pianificazione finanziaria utilizzano fogli elettronici,
strumenti di simulazione, …
Un sistema ERP mantiene traccia dei costi derivanti dalla catena di
fornitura e li compara al bilancio. Revisioni del bilancio possono
essere sviluppate in maniera periodica per pianificare le esigenze
contingenti o anticipare i cambiamenti.
dott. ing. Francesco Guerra 29
a.a. 2009/2010
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30. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (5)
Pianificazione delle vendite
Definisce le richieste di produzione sia ricevute sia previste.
Queste richieste formano l’input principale al processo di
pianificazione della produzione e delle vendite.
Il piano di vendita per un prodotto MTO consiste nell’ordine di
vendita
Prodotti con altre strategie possono anticipare la domanda
utilizzando delle tecniche predittive, guidando la produzione dei
prodotti e stoccando gli stessi nelle strutture produttive.
Gli ordini “consumano” i prodotti e opportune politiche di gestione delle
richieste possono gestire le interazioni tra domande avute e previste.
La gestione delle scorte in magazzino è usata per gestire la variabilità
della richiesta
dott. ing. Francesco Guerra 30
a.a. 2009/2010
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31. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (6)
Pianificazione della produzione
Fornisce un sistema che, per ogni prodotto, coordina la catena
della fornitura in modo da essere coerente con le domande.
I piani di produzione sono funzione del prodotto che si deve
realizzare. E’ possibile individuare prodotti consegnati
potenzialmente in ritardo o impossibili da realizzare.
Esecuzione degli ordini di vendita
In questa fase viene raccolta l’accettazione di un ordine
indipendentemente dal formato con la quale avviene (entrata
manuale, trasferimento elettronico,…). Deve fornire supporto per:
Configurazione dell’ordine
Individuazione della data di consegna
Controllo dello stato dell’ordine
La realizzazione di un ordine ha effetti sulle attività della catena di
fornitura
La richiesta di un ordine può avere effetti su altre aree funzionali
dott. ing. Francesco Guerra 31
a.a. 2009/2010
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32. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (7)
Servizio al cliente
L’obiettivo di questo servizio si estende all’intero ciclo di vita
del prodotto. Alcuni eventi del ciclo di vita hanno un impatto
diretto sull’ERP:
Quotazione dell’ordine
Il processo di vendita
La distribuzione
Il ritorno delle merci
Le azioni sono in generale gestite da un apposito software
chiamato CRM
dott. ing. Francesco Guerra 32
a.a. 2009/2010
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33. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (8)
Pianificazione della capacità
Strumenti di questo tipo sono utilizzati per supportare le
vendite e le operazioni di pianificazione.
Lo scopo è quello di individuare dei periodi di sovraccarico per ogni
risorsa. Situazioni di overload devono essere gestite aumentando
la capacità disponibile (con strumenti e personale aggiuntivo, con
altri sistemi) o riducendo il carico (con la ripianificazione della
produzione e altre misure)
Pianificazione delle materie
Si calcola la richiesta di materie sulla base delle BOM e
suggerisce cambiamenti agli ordini ai fornitori esistenti
Lo scopo è quello di sincronizzare la fornitura di materiale con
la sua richiesta
dott. ing. Francesco Guerra 33
a.a. 2009/2010
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34. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (9)
Procurement
Moduli di questo tipo permettono di identificare e valutare i
fornitori. Il procurement può essere relativo a prodotti o
all’esecuzione di operazioni su semilavorati.
Produzione
Si tratta dell’attività di coordinamento giornaliero delle risorse
interne in modo da allineare gli ordini con la produzione.
Un ordine di produzione definisce la quantità e le date per la
produzione di un oggetto. L’uso di materiali, il lavoro e il
consumo di risorse sono poi riportati per ogni ordine.
Tale report fornisce le basi per misurare il progresso, l’efficienza e
i costi reali di un prodotto.
Per ogni prodotto vengono identificate e pianificate tutte le
operazioni che compongono il ciclo di produzione del prodotto.
dott. ing. Francesco Guerra 34
a.a. 2009/2010
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35. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Overview di un sistema ERP (10)
Distribuzione
Questo settore include le operazioni per la distribuzione degli
ordini e cioè per le attività di:
Packaging
Spedizione
Trasporto
Servizi FSA
La gestione e la riparazione di un prodotto presso il cliente
Accounting
Attività di generazione delle fatture, aggiornamento della
contabilità generale, …
dott. ing. Francesco Guerra 35
a.a. 2009/2010
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36. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Il paradigma ERP
La suite ERP rispecchia una precisa concezione del sistema
aziendale con caratteristiche distintive di:
Unicita’ dell’informazione
Estensione e modularita’ funzionale
Prescrittivita’
Unicita’ dell’informazione
Tutti gli ERP sono caratterizzati da una base di dati unica.
La base di dati unica garantisce l’aggiornamento unificato e la
conseguente sincronizzazione di processi gestionali interdipendenti.
Nelle architetture ad isole, dove i db sono differenziati, i dati sono
sincronizzati attraverso periodici processi di allineamento e le
informazioni su uno stesso oggetto (cliente, prodotto, …) sono
temporalmente sfasate e ridondanti.
In mancanza di una base di dati condivisa, il software deve
riprodurre attraverso le interfacce, il trasferimento
dell’informazione tipico dell’elaborazione manuale:
Piu’ copie della stessa informazione
Aumentano i tempi di propagazione dell’informazione
Crescono i costi dott. ing. Francesco Guerra 36
a.a. 2009/2010
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37. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP- unicita’ dell’informazione
La base di dati unica garantisce:
Sincronizzazione dei dati
la tracciabilita’ degli aggiornamenti:
Ogni evento e’ testimoniato da un documento
Integrazione e tracciabilita’ dell’informazione direzionale
L’unicita’ dell’informazione garantisce anche unicita’ dei dati per la direzione
aziendale rendendo disponibili informazioni sintetiche univoche
Sincronizzazione: aggiornamento unificato della base di dati.
Esempi di problemi legati alla non sincronizzazione:
Sfasatura temporale: il saldo dei pagamenti di un cliente presso la
contabilita’ e’ divergente rispetto a quello dell’ufficio commerciale
Ridondanza e sfasatura temporale: scorte di materiale che possono
essere duplicate nel db per la programmazione della produzione e per
la gestione del magazzino
Ridondanza dei dati: assicurazione che opera su diversi settori
proponendo polizze diversificate; un utente con piu’ polizze
Ridondanza e eterogeneita’ dei dati: multinazionale che effettua la
produzione dello stesso manufatto in stabilimenti diversi
dott. ing. Francesco Guerra 37
a.a. 2009/2010
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38. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP- unicita’ dell’informazione
Tracciabilita’: requisito legato alla qualita’ della base di dati
e riguarda la registrazione dei documenti associati agli
eventi che aggiornano la base di dati
Prelievo da magazzino con associato il documento di richiesta
e il certificato di avvenuto prelievo
L’unicita’ dei dati favorisce l’unicita’ dei dati direzionali
sintesi dei dati operativi (attraverso la sintesi periodica
delle informazioni e l’aggregazione secondo obiettivi di
controllo direzionale).
Ottenimento dei dati di vendita complessivi di ogni punto
vendita
Stato complessivo delle merci in magazzino per ogni
stabilimento
dott. ing. Francesco Guerra 38
a.a. 2009/2010
3
39. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP – estensione e modularita’
Estensione e modularita’
Grazie alla modularita’, l’azienda puo’ scegliere una strategia
di implementazione coerente con la situazione dei sistemi e
con il grado di rischio che e’ in grado di sostenere.
Una strategia diffusa e’ quella dell’implementazione parziale:
l’azienda sceglie un piccolo gruppo di moduli che vanno a
sostituire i precedenti modelli legacy.
La strategia piu’ ambiziosa e’ quella di implementare un alto
numero di moduli:
One stop shopping
Best of the breed
dott. ing. Francesco Guerra 39
a.a. 2009/2010
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40. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP – prescrittivita’
Prescrittivita’
I moduli ERP incorporano una logica di processo gestionale: il
software norma il comportamento dell’utente aziendale, ribaltando
la tradizionale concezione secondo la quale e’ il software che si
deve adattare all’utente.
Semplificazione dell’analisi dei requisiti
Standardizzazione dei processi e uniforma i comportamenti (vantaggio
per le aziende distribuite territorialmente e per le multinazionali)
Razionalizzazione dei processi facendo coincidere il progetto
informatico ERP con un progetto di razionalizzazione organizzativa,
noto con la sigla BPR (Business Process Reengineering)
La prescrittivita’ comporta rigidita’, che puo’ rendere un ERP
incompatibile con le specifiche dell’utente a causa dei tempi, del
contenuto dei processi incompatibile con i valori aziendali, con il
rischio di trasformazione.
dott. ing. Francesco Guerra 40
a.a. 2009/2010
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41. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP – prescrittivita’ (2)
L’impatto organizzativo della prescrittivita’ puo’ essere
elevato perche’ costringe un’azienda a conformare il suo
comportamento allo standard previsto dal sistema.
Tale standard riflette in generale pratiche ottimali (best
practice) a causa della diffusione degli ERP: vantaggio
notevole per i moduli orizzontali
In questo caso la prescrittivita’, per l’uniformazione e la
standardizzazione, favorizce una razionalizzazione dei processi,
facendo coincidere il progetto informatico ERP con un processo
di razionalizzazione organizzativa (BPR)
La prescrittivita’ non deve fare concludere che gli ERP siano
non modificabili: il punto nodale di qualsiasi progetto ERP e’
la duplice analisi dei cambiamenti che l’azienda deve fare
per adeguarsi all’ERP e le modifiche da fare all’ERP per
adueguarlo all’azienda
dott. ing. Francesco Guerra 41
a.a. 2009/2010
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42. ERP – prescrittivita’ (3)
SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Gap Analysis: esempio
Attivita’ del Modello Funzionalita’ ERP Azioni Azioni
Processo funzionale sul processo sul software
corrente
Ricevimento dei Solo registrazione: Controllo sull’ordine (i Adeguamento del -
materiali nessun controllo materiali in entrata processo alla
sull’ordine devono essere stati prescrizione ERP
ordinati)
Controllo qualita’ Guidato da regole Solo registrazione - Adueguamento
predefinite dell’esito del controllo ERP
(regole non incorporate
nel sistema
Carico a Il SI guida la scelta Solo registrazione - Adueguamento
magazzino della ubicazione di dell’evento di avvenuto ERP
magazzino carico
Prelievo a Il SI guida la scelta Solo registrazione - Adueguamento
magazzino della ubicazione di dell’evento di avvenuto ERP
magazzino da cui prelievo
prelevare
Rettifica Modifica dei valori I valori delle scorte Adeguamento del -
inventariale della base di dati sono corretti sulla base processo alla
di apposite transazioni prescrizione ERP
di rettifica
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a.a. 2009/2010
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43. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP: Area amministrativa
dott. ing. Francesco Guerra 43
a.a. 2009/2010
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44. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Obiettivi
E’ stato uno dei primi settori informatizzati:
Le procedure contabili, spesso ripetitive, si adattano ad essere
informatizzate
Tre obiettivi principali:
Rispetto delle normative fiscali e civilistiche:
Stesura del bilancio, libro giornale e documentazione collegata
Trattamento IVA, sostituti d’imposta e previdenziali, cespiti
Valutazione consuntiva degli andamenti aziendali
Redazione del bilancio civilistico
Trattamento della contabilita’ ordinaria, abalitica e finanziaria
Valutazione presuntiva degli andamenti aziendali
Budget finanziari ed economici
Controllo di gestione
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45. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Strutture di base
Le strutture di base su cui si articola un sistema informativo
amministrativo sono:
Piano dei conti
Anagrafiche
Clienti
Fornitori
Istituti di credito
Movimentazione contabile
Movimentazione finanziaria
Movimentazione IVA
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46. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Piano dei conti
E’ una struttura dati che rappresenta l’impianto logico del
sistema contabile
Struttura gerarchica che rappresenta le aree di interesse
suddivise in sottoaree fino alle voci contabili
Sistemi piu’ elementari il piano dei conti e’ a tre livelli: mastro
– conti – sottoconti
In sistemi piu’ evoluti il numero dei livelli e’ libero per operare
con organizzazioni diverse in esercizi fiscali diversi e per fare
analisi e riclassificazioni gestionali del piano
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a.a. 2009/2010
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47. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Piano dei conti
dott. ing. Francesco Guerra 47
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48. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Strutture anagrafiche particolari
Le informazioni sono legate all’uso che di queste entita’ viene
fatto nel sistema informativo
Nel flusso attivo per i clienti
Nel flusso passivo per i fornitori
Nei processi finanziati per gli istituti di credito
In alcuni sistemi sono descritti da un’unica struttura
anagrafica
Anagrafica clienti
Anagrafica di base: ragione sociale, partita iva …
Anagrafiche contabili/finanziarie:
Modalita’ di pagamento concordate
Riferimenti bancari, sconti e spese finanziarie a cui il cliente e’
soggetto
Fido concesso al cliente
Anagrafiche commerciali: listino di riferimento, scontistica, agenti
che lo seguono.
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a.a. 2009/2010
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49. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Strutture anagrafiche particolari
Fornitori
Contiene informazioni simmetriche rispetto a quella clienti e
informazioni relative ai fornitori soggetti a ritenute fiscali.
Istituti di credito
Istituti esterni dei clienti e dei fornitori: coordinate bancarie
Propri istituti:
Tracciabilita’ dei propri movimenti contabili
Calcolo dei costi e della valuta delle singole operazioni
Gestione del fido
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50. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Movimentazione contabile
E’ il cuore del sistema informativo contabile
Traccia tutte le operazioni di rilevanza fiscale e civilistica
Gestione della contabilita’ in partita doppia
Ogni movimento contabile ha una struttura logica che prevede
due parti:
La testa del movimento con tutte le informazioni che valgono per
quel movimento:
Data
Causale
Numero identificativo
Tipo di movimento
Le righe del movimento
Voce contabile di riferimento
Valuta
Tipo di valuta
Descrizione
Data di competenza
…
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51. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Movimentazione finanziaria
La movimentazione finanziria traccia i debiti e i crediti
rateizzati nel tempo.
Il sistema deve potere tracciare anche ne note di accredito.
L’analisi della situazione creditoria e debitoria dell’azienda
permette di avere una prima visione del flusso di cassa che
l’azienda avra’. Deve tenere conto anche di altre situazioni
aziendali (stipendi, affitti futuri, …)
La sua struttura permette di rappresentare le seguenti
informazioni:
Testa del movimento:
Soggetto, tipo, indicatore
Righe del movimento
Data della scadenza prevista / effettiva
Tipo di pagamento – incasso previsto /effettivo
Livello di sollecito
Data rischio
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52. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Movimentazione IVA
La movimentazione IVA e’ alquanto complessa e prevede
molti casi particolari. Un sistema ERP deve essere in grado
di trattare la movimentazione IVA in accordo con le
normative vigenti.
Operazioni particolari:
Esenzioni / Non applicabilita’
IVA intracomunitaria
Detraibilita’
Scorporo
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53. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Procedure di alimentazione
Alimentazione interattiva: normale inserimento della
movimentazione contabile e IVA attraverso maschere
guidate. Il sistema verifica:
Congruenza dei dati
Correttezza dei dati
Persistenza delle operazioni (una volta fatte le chiusure
periodiche, la movimentazione non puo’ essere piu’ modificata)
Alimentazione automatica da flussi operativi:
Incassi e pagamenti tramite istituti di credito / tramite
pagamento diretto
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54. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Procedure di supporto operativo
Generazione e stampa del libro giornale
Lista cronologica dei movimenti contabili e dei relativi importi
Generazione e stampa dei registri IVA
Generazione e stampa del bilancio aziendale
Scadenzario attivo e passivo
Estratti conto
Gestione dei solleciti
Gestione degli insoluti
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55. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Contabilita’ analitica
Solitamente opera sulla parte (o su una sottoparte)
economica della contabilita’ ordinaria
Scomporre la partita di un movimento di contabilita’ ordinaria
su piu’ voci analitiche (i centri di costo (N.B. possono essere
anche centri di ricavo))
Il sistema viene solitamente alimentato:
in maniera manuale associando i centri di costo al momento del
data–entry
In maniera automatica, attraverso meccanismi di scomposizione
prefissati utilizzando tabelle di ribaltamento
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56. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Budget
Permette di definire delle previsioni sugli andamenti
aziendali
Viene sviluppato sulla parte economica del piano dei conti di
ordinaria o nel piano dei conti di analitica
Fa riferimento alle stesse strutture utilizzate per la contabilita’
ordinaria e analitica o a semplificazioni delle stesse strutture
L’alimentazione puo’ essere manuale o automatica sulla base
di un piano vendite storico che verra’ analizzato e corretto.
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57. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
ERP: Area logistica
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58. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Obiettivi
Definire le caratteristiche gestionali degli articoli trattati in
azienda
Controllare la movimentazione degli articoli
Fornire analisi di disponibilita’ e giacenza degli articoli
Fornire valutazioni inventariali con relative valorizzazioni
Inoltre, in sistemi evoluti e’ possibile
Identificare le ubicazioni fisiche degli articoli
Tracciare origini e destinazioni di gruppi di articoli o di singoli
articoli
Operare con movimentazione parziale o completamente
automatizzata
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59. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Strutture di base
Le strutture di base sono:
Anagrafe degli articoli: descrizione dei prodotti e in particolare
si compone di:
Anagrafica di base
Informazioni di approvvigionamento
Informazione fornitori
Informazione clienti
Informazioni amministrative
Layout aziendale: scomposizione fisica o logica del magazzino
in aree (depositi)
Movimentazione: rappresentazione dei fenomeni transazionali
sugli articoli
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60. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA
Anagrafe dei prodotti
Informazioni di base che vengono gestite dall’ERP
Codice articolo: inserito manualmente o generato da un
sistema di configurazione
Descrizione dell’articolo: puo’ essere in piu’ lingue e di
lunghezza variabile
Unita’ di misura: e’ l’unita’ utilizzata dal magazzino per le
movimentazioni
Imballo e confezione: specifica il tipo di imballo e la modalita’
di composizione
Approvvigionamento: indica se l’articolo è acquistato o di
produzione
Politica di fabbisogno: specifica se l’articolo è una scorta o se
c’è un “impegno” per quella merce
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a.a. 2009/2010
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