Comunicación interna

Giorgio de Marchis , María Gil- Casares, Francisco Javier Lanzas
Editorial Fragua

Carolina Márquez
Marcela Bohórquez
María Fernanda Tàutiva

Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación

1. Definición y desarrollo de la
comunicación interna


La comunicación Interna (CI), es la comunicación que favorece y
promuebe las relaciones entre las personas de la organización
generando la confianza y el compromiso con unas metas y valores
comunes.

Comunicación Información

Verdadera comunicación Transmición de datos o
entre personas. informaciones

La comunicación es La información es
multidireccional unidireccional.

La organización debe crear
una cultura en la que todas
las personas se consideren
parte de un mecanismo de
recepción y difución de
información


Integrar la información Públicos de la
comunicación Interna

Para que una información
resulte útil en una Publicos Internos Públicos Externos
organización

La organización debe Personas de la organización que Todas las personas que
ser coordinada por los cobran un sueldo y profesionales no están dentro de los
distintos contratados temporalmente para públicos internos
departamentos tareas puntuales y accionistas.

Evitar La CI, actúa cómo mediadora entre
Optimizar todos los integrantes de la
Duplicidades recursos de la
en la organizaciòn.
información
información
Hacer posible la comprensión y la
inteligibilidad de la organización
misma


2. La motivación en el trabajo y la CI


La Motivación, es una necesidad o un deseo que sirve para activar la conducta y
orientarla hacia un objetivo.

Razones por las que
es difícil ¿Porque es difícil medir las
implementar una necesidades y motivaciones de
estrategia de las personas?
motivación en una
empresa.

Conocer las necesidades, los Las propias Las propias Las propias
deseos, las motivaciones, de un personas no las personas se personasprefieiren
trabajador en un momento conocen averguenzan de no decirlas para no
dado y hacer un seguimiento de ellas sentirse vulnerables
su evolución

Resulta de primaria Por ello, suelen
importancia realizarlo desde la aplicarse test
CI. indirectos


Modelos de motivación propuestos por diferentes autores
Proponen estudiar las diferentes necesidades o cuestiones

1. Maslow propone: 2. Mc Clelland propone:
• Necesidades de Autorealización • Necesidad de Integración social
• Necesidad de estima o de afiliación
• Necesidad de afiliación y afecto • Necesidad de Poder
• Necesidades de seguridad y • Necesidad de logro o
protección realización
• Necesidades fisiológicas

3. Victor Vroom propone:
Relaciones de probabilidad percibida:
• ¿que probabilidad supone el sujeto que hay de que sus
esfuerzos le permitan lograr sus objetivos?
• ¿Que beneficios cognitivos cree que le dará lograr el fin de
la acción?
• ¿ este premio, sea real o bajo forma de beneficios, que
importancia tiene para el sujeto?


4. El autor propone: Según lo visto y analizado en las propuestas de los diferentes
autores.
Raconalidad Necesidades
Externo
Superiores

Pasado Futuro

Necesidades Interno
Básicas Afectividad

Son 8 vectores que se reagrupan en 4 ejes. Cada vector está siempre
presente e influye en motivaciones de manera diferente y en diferentes
momentos de la vida.
Hay dos ejes centralesy dos distribuidos, que se han separado de los
centrales por su importancia y su constante influencia en las motivaciones.


Vector Interno: Formado Vector Racionalidad:
por las variables que surgen influye en lo que vemos y
del propio sujeto. cómo lo vemos.
Vector Externo: Variables Vector Afectividad:
Sociales y Culturales. Emociones y sentimientos
infuyen en nuestras
Vector pasado: desiciones. Por ellos la
Experieincias pasadas que motivación se ve influida por
nos sirven cómo puntos de aspectos afectivos.
referencia para generar
nuevas metas. Necesidades Básicas:
Fisiológicas y de seguridad.
Vector Futuro:
Expectativas, que son Necesidades
derivadas de nuestra Secundarias:
experiencia pasada y de que Otras necesidades.
y cuanto placer sentiremos al
cumplir nuestros objetivos.


La CI debería encargarse de crear un clima de confianza que permita conocer
las necesidades, deseos y motivaciones de los empleados para satisfacerlas. A
través de la CI, se puede trabajar para motivar a los empleados.

Factores motivacionales que se
pueden mejorar a través de la CI

Claridad de Claridad de Seguridad
Reconocimiento
los objetivos las funciones psicológica

Justicia Significación Expresión
percibida Apoyo laboral personal

Contribución Desafío


3. Los grupos y los equipos de trabajo


Sólo cuando los grupos funcionan la comunicación fluye de la forma adecuada y
se genera la menor cantidad posible de distorción y de rumores. Es necesario
crear grupos de trabajo integrados (equipos) y con sentido de pertenencia a la
organización.
Características añadidas de los equipos frente a los grupos

EQUIPOS GRUPOS
Deben sentir que tienen un objetivo en No es necesario que tenga unos objetivos
común que además sea específico y específicos percibidos como comunes porque
alcanzable. los objetivos pueden ser vagos.
Se identifican como miembro del
equipo y se perciben cómo unidad No es necesario identificarse ante todo el
diferente de los demás. Todos pueden mundo cómo miembro del grupo.
conocer esa pertenencia.
Se crean normas explícitas de
Se crean las normas explícitas, pero pueden ser
comportamiento que regulan las
tácticas, en muchos casos limitadoras de
relaciones. Estas normas tienen que ser
comportamientos.
formales.
La CI quiere ayudar en la creación de equipos, favorecer su buen funcionamiento y relación
con otros equipos.


Tipos de Etapas de desarrollo de los grupos
Características
grupos
Definidos por la organización Hay dudas y confusión acerca de casi todo.
Formales Se crean una función Formación Etapa termina cuando los miembros se
Aparecen en el organigrama consideran parte de un equipo.
Comportamientos no definidos
Informales Espontáneos Los miembros aceptan el grupo pero no
Conflicto quieren ceder poder sobre si mismos.
Reportan directamente a un jefe
De mando Permanentes
Se forma un sentido de camaradería muy
Formales
Regulación fuerte. La etapa termina cuando el grupo
Tarea como objetivos está regulado y estabilizado
De tarea Temporales
Formales La estructura es aceptada por los miembros
Informales Desempeño y funciona bien.
De interés No designados por la organización
Desintegra- Esta fase es sólo para los grupos temporales
Son grupos de tarea
Son grupos de tarea ción cómo los de tarea.
Temporales
Son grupos de mando
Permanentes Estas etapas no necesariamente se dan en todos los
grupos y muchas veces se pasa a la siguiente sin haber
terminalo la anterior


Elementos estructurales que participan de los
equipos

Elemento Descripción
El jefe asignado por la organización para dirigir el
equipo, deberá conocer bien el tipo de trabajo que ha
Liderazgo desempeñado cada miembro y cómo se tiene que llevar
a cabo.
Roles o papeles que cumple cada miembro dentro del
Roles o papeles equipo
Los grupos comparten normas. Estas a veces son
implícitas, no dichas ni escritas. Las normas que
permanecen van conformando la cultura de la empresa.
Normas Normas de desempeño
Normas de apariencia
Normas sociales
Normas de reparto de recursos
El tamaño del grupo es importante a la hora de crear un
Tamaño equipo, pues tiene relación con la eficacia del mismo.
La estructura define la jerarquía del grupo y las fuentes
Forma de información de cada uno de los miembros.


Ventajas de los grupos Desventajas de los grupos
Para la organización Para el individuo Para la organización Para el individuo
Mayor productividad si los grupos satisface la necesidad de En general, las mismas que para la
Consumen más tiempo
crean sinergias afiliación organización
Mayor compromiso con los objetivos
Un individuo o un grupo de
si los sujetos se sienten parte del Aumenta la seguridad Sensación de pérdida de tiempo,
individuos pueden manipular al
grupo y aceptan las reglas aunque a veces no la sea
grupo
Mayor éxito en las tareas complejas Puede estimular la creatividad
Difución de responsabilidades Conflictos internos
Reparto de tareas en función de las
Estatus
capacitaciones y preferencias Desarrollo de pensamiento
Transmisión de la cultura Autoestima grupal único
Facilita la integración de los neuvos Desarrollo de objetivos, normas y
Poder
miembros en la organización cultura diferentes e
Consecución de las metas incompatibles con las de la
individuales (compatibles con organización
Menos problemas para los individuos
las de la organización y del Menor productividad
equipo)
Problemas de integración
Puede mejorar la comunicación
entre empleados Creación de subgrupos


Características de los grupos eficientes y eficaces
Característica Definición
Todos los miembros deben tener los objetivos claros para que sus esfuerzos vayan destinados a
Objetivos definidos alcanzarlos.

Al igual que los objetivos, es necesario que las funciones dentro del equipo estén bien definidas. Cada
Definición de funciones miembro debe saber exactamente cuáles son las suyas y qué se espera de él.

Los líderes pueden ser formales o informales y se suelen diferenciar de los seguidores porque la
Liderazgo influencia que ejercen sobre ellos es mayor que la que reciben. Debe representar confianza y saber
escuchar.
Los miembros del equipo deben de tener respeto y confianza en la capacidad de los restantes
Capacidad miembros.

Pertenencia Todos los miembros deben estar orgullosos de pertenecer a su equipo.

Sistema de recompensas Tienen que haber recompensas tanto individuales como colectivas.

Solución de conflictos Se definen los mecanismos para solucionar los problemas y afrontar los conflictos.

Comunicación Debe ser fluida, directa y constante.

Corresponsabilidad Los miembros del equipo deben de tener libertad para actuar dentro de sus responsabilidades.

Es el grado en que los miembros del equipo se sienten vinculados unos a otros y quieren seguir siendo
Cohesión parte del grupo.
Si jefes y colaboradores participan para los objetivos y analizar resultados, ls decisiones son mejores
Participación comprendidas y aceptadas.

Compromiso Ha habido un compromiso explícito y voluntario a la hora de permanecer al grupo.

Una de las claves del éxito de los equipos (y de la CI) es tener éxito a la hora de crear un buen clima
Clima laboral laboral.


4. El Papel de la Comunicación Interna


Cultura Corporativa

Personalidad de una compañía, manera
de comportarse, creencias

Marco de referencia para sus relaciones con
sus stakeholders


Modelo tradicional de Cultura Corporativa
Tradicionalmente, se ha considerado como el conjunto de la
Visión/Misión y los valores de una organización.

Misión: Valores:
¿Quién queremos ser? Plasmación de la cultura
Objetivo Final de una empresarial
Organización
Implícitos: Empresas muy
Tipos: maduras, con cultura
-A futuro: expresan deseo u firmemente implantada.
objetivo que debe ser alcanzado
en el futuro Explícitos: formulados,
escritos y compartidos con los
-Presente: situación que ya miembros de la organización.
existe y que se desea mantener.

La misión puede tener foco en:
En la Organización, en los Clientes o En la
Sociedad


Cómo Comunicar la Cultura Corporativa

Tres procesos para conseguir que los empleados se alineen con la
estrategia:

• Comunicación y Educación
Los empleados deben conocer y comprender la estrategia para
poderla llevar a cabo.
• Definición de Objetivos personales y objetivos
Los empleados deben saber como su labor puede influir en el éxito
de la organización
• Sistemas de retribución
los empleados deben entender que su retribución va ligada al éxito
de la organización.

“Si los empleados no comprenden la visión, es menos probable que
comprendan la estrategia diseñada para hacerla realidad”
(Kaplan y Norton 2001)

Claves del éxito en la Comunicación Interna
de la Cultura Corporativa
Impulso de la Alta Dirección

Alta Dirección Impulsor del proceso de implantación de los valores

CEO Transmisor de los valores al máximo de personas

Directivos Transmitir a colaboradores los valores

CEO Transmisor de los valores al máximo de personas

Recoger feedback de las personas

Transmitir que las personas hacen posible
Alta Dirección
Transmitir a las personas que hacen posible implantar
los valores
Medición de KPI´s del proceso de implementación


El Papel de la Comunicación Interna
Implementación de valores empresariales y de cultura es
fundamentalmente comunicativo.

El papel de CI debe ser liderar el programa de implementación

Debe participar activamente en la elección y redacción de
valores
Evitar el peligro de la percepción de los valores como una
imposición de la Alta dirección

Evitar la sensación de que es un programa impulsado por RH

Identificación del CEO como líder del programa no como
inventor

Adaptación de los valores a la realidad de la compañía


5. Estructuras Comunicativas y
Posibles objetivos de Comunicación
Interna


Flujos de La Comunicación
La comunicación Interna en sus inicios:
Flujo de Comunicación unidireccional descendente

ALTA DIRECCIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA

PERSONAS

Alta Dirección Com. Interna Profesionales
Contenidos Define Agenda Elabora Recibe
Canales ------ Decide canales y Recibe
transmite


La comunicación Interna en la última década de XX:
Flujo de Comunicación bidireccional

ALTA DIRECCIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA

PERSONAS

Contenidos Define agenda y recibe Elabora Contenidos y Define, recibe y da
feedback sistematiza feedback feedback
Canales ------ Decide canales y transmite Recibe y da feedback


La comunicación Interna desde principios del XXI:
Modelo actual de los flujos de la comunicación

Alta
Dirección

Com.
Interna

Gestores
de Personas
Equipos

Contenidos Define agenda y Elabora Contenidos y recibe y Define, recibe y da
recibe feedback transmite feedback feedback
Canales ------ Decide canales y transmite Recibe y da feedback


La Posición de CI dentro de la Organización
La posición de CI dentro de la organización evoluciona en función del nuevo
modelo de flujo comunicativo:

Valor “La CI es parte de mi Estratégico
Socio Estrategico
estrategia”

“Tengo un Problema
Consultor
de CI”
“Enséñame a utilizar
Asesor Técnico las herramientas de
CI”

Redactor y Diseñador “Ponlo Bonito”

Distribuidor “Envía esto por mi”
Táctico
Modelo de evolución de la CI

La Posición de CI dentro de la Organización
Fases
Redactor y Asesor Socio
Distribuidor Consultor
diseñador Técnico Estratégico
Aporta poco Quien redacta Colabora con CI lleva a cabo Asume de forma
Valor. Recoge los contenidos, Cliente Interno una labor de preactiva su
textos tal y los maqueta para decidir apoyo interno a función y se
como llegan y para hacerlos contenidos y a los directivos y anticipa a las
transmite por mas atractivos. quienes gestores de necesidades de
canales Cliente Interno transmitir. equipos. Ante el cliente interno,
implementados decide agenda y Enseña requerimiento de que la incorpora
al efecto destinatarios. funcionamient uno de los como parte
o de los canales clientes elabora fundamental de
de CI para que planes de su estrategia.
el cliente los Comunicación y Los planes se
participa de elaboran con el
transmita a
forma activa en objetivo de
través de ellos
su anticiparse a
implementación posibles
problemas.


CI: ¿Comunicación o Recursos Humanos?
donde debe estar
Recursos Humanos Comunicación
¿Cuando? ¿Cuando?
Idónea cuando la cultura La organización alcanza
corporativa no esta arraigada madurez en la Cultura
aún. Corporativa.
Hay cambios profundos en el Ventajas
negocio, fusiones y Credibilidad al no ser
adquisiciones donde es relacionada directamente con
importante potenciar o crear RH.
cultura corporativa.
Alineación de objetivos
Visión de CI Comunicacionales.
Centrada en temas “soft”
centrada en las personas, Comunicación consistente, los
creación de equipo orgullo, profesionales se mantienen
imagen de marca informados de la actualidad de
la compañía y el sector.


Fases Canales y Contenidos
Distribuidor, Redactor y diseñador, Asesor Técnico: Foco informativo
– Interés en comunicar
Consultor y Socio Estratégico: Foco en contenidos – Alcanzar objetivos
correspondientes a los planes de comunicación.

Análisis de Canales:
Para lograr un buen proceso en los canales y contenidos es necesario
hacer una revisión periódica. Este análisis se hace desde tres aspectos, los
cuales están relacionados entre sí:
Eficacia: Llegar a toda la audiencia y transmitir la información

Eficiencia: Llegar a toda la audiencia y transmitir la información

Efectividad: Medido en el impacto real del canal


Canales y Contenidos

Cartero. Actitud Los objetivos Garantizar que Grado de Los mismos
reactiva hacen referencia las satisfacción con objetivos del
dependiente de a la eficacia y herramientas los productos y consultor +
las necesidades eficiencia. Lo sean utilizadas servicios. (más) Énfasis en
de los otros. importante no la mejora
Objetivos es que e envie la interna de
encaminados a información imagen
tener seguridad sino que la lean
en la capacidad
de transmitir un
mensaje


¿Objetivos de CI para otros?

Para ¿A través
¿A Asegurar ¿Cómo?
de?
Quienes?
Que le prestan a Estableciendo
objetivos Herramientas
Alta la comunicación
precisos y adecuadas
Dirección y con sus
fáciles de (Insumo:
Gestores de colaboradores
comprender Recopilación de
Equipos la atención
feedback)
adecuada


La estructura Organizativa de un departamento de CI
Estructura de la CI durante las primeras etapas

Director de CI

Canales Off/line Canales On/Line

Canal # 1 Canal # 1
Canal #N Canal #N

La actividad de CI se centra más en la implantación y desarrollo de canales
efectivos

Estructura de la CI durante las etapas Posteriores

Director CI
Herramientas Off-Line

Herramientas On-Line

Herramientas de CI “Cara a Cara”

Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N

Modelo Basado en Herramientas:
Se enfoca más a los clientes internos que hacia canales.



Director CI
Comunicación Ascendente

Comunicación Descendente

Comunicación Horizontal


Modelo Basado en Flujos Comunicativos:
Se centra en el aseguramiento del correcto funcionamiento de los flujos
de comunicación de la compañía.



Director CI
Herramientas de Participación

Herramientas de Información

Herramientas de Colaboración


Organización de la CI por Contenidos:
Une en un solo foco contenidos y flujos de comunicación.


Medición de Resultados
CUANTITATIVO CUANTITATIVO CUALITITATIVO CUALITITATIVO CUALITITATIVO

# de # de usuarios de Análisis de Grado de Grado de
informaciones cada canal o % satisfacción del satisfacción del satisfacción del
enviadas y sobre el total del cliente interno Cliente interno Cliente interno
evolución target de con las con la función de con CI.
Temporal audiencia. herramientas y CI.
(trimestral, servicio de CI. Análisis de
semestral, anual) objetivos de CI
de cada uno de
Grado de los clientes.
cumplimiento
plazos de
proyecto
% de audiencia
alcanzado


Las encuestas de Satisfacción de empleados
Los resultados de las encuestas si bien pueden ser orientativos, están
demasiado sesgados por diferentes condicionantes:

Redacción Subjetividad Globalidad
Confidencialidad
Condiciona Interpretación Demasiados
Las personas
los de los temas de tema
dudan de ella
resultados resultados global

Limitación
Participación Temporal Falta de perspectiva
Cuales son llenadas Foto de un Descontento de
de forma Honesta momento retribución salarial
concreto

Las limitaciones e las encuestas de satisfacción de empleados superan
los beneficios aportados por ellas. Su utilidad es más que cuestionable.

6. Las Herramientas de
Comunicación Interna


Herramientas de CI

Primero debe preguntarse:

¿Qué se quiere transmitir?

¿Cómo se quiere hacerlo?

¿Y a través de que canales?
A través de cada medio puede llegar a diferentes receptores


Herramientas de CI

Utilidad Ventajas Inconvenientes
- Es necesario mantenerlo
- Facilita la integración de los actualizado
nuevos miembros - Puede ser que no se lea
Manual de - Permite tener una visión o use
Acogida introductoria adecuada - Si no hay
- Ayuda a crear cultura de retroalimentación
empresa puede que no se haya
entendido

Herramientas alternativas:
Plan de formación inicial , Coaching, Mentoring


Herramientas de CI


- Permite formación
personalizada
- Permite asegurarse que el - El tiempo dedicado
Plan de Acogida
nuevo empleado adquiere los por el tutor
conocimiento mínimos
necesarios

Manual de acogida, Coaching, Mentoring


Herramientas de CI


- Facilita los contactos
- Permite que se sepa mejor a - Supone esfuerzo
Manual de
quien dirigirse mantenerlo
Funciones
- Cada uno conoce sus actualizado
responsabilidades

Directorio, Manual de Acogida


Herramientas de CI

- Permite una rápida transmisión
- Requiere tiempo del
de valores y cultura de la
mentor. Dedicación
empresa
que tiene que ser
Mentoring - Permite una rápida integración
reconocida.
- Aumenta la confianza y si se
- Puede no haber un
recibe con generosidad, futuro
buen entendimiento.
altruismo del nuevo empleado.

Coaching , Manual de acogida; Manual de funciones; Seminarios y Cursos de
formación


Herramientas de CI


- Permite un aprendizaje cara a
cara
- Tiempo dedicado por
Coaching - Permite transmitir de una
parte del coach
forma eficaz conocimientos,
valores y cultura

Mentoring, Manual de acogida, Manual de funciones


Herramientas de CI

- Pueden ser excesivos
- Permanecen
o escasos
- Reducen los malentendidos
- No transmiten tan
- Pueden ser periódicos
bien como la
- Son el mayor medio de
comunicación cara a
transmisión formal
Comunicados cara
- El transmisor y el receptor no
escritos - Si la comunicación es
tienen que coincidir en el
excesiva o poco clara
tiempo para comunicar
pierde efectividad
- La comunicación escrita tiene
- Supone un esfuerzo
mayor credibilidad
para que sea una
- Ayudan a evitar rumores
comunicación clara

Reuniones físicas o virtuales, teléfono


Herramientas de CI


Carta del - Su impacto, si no se abusa de
- Uso limitado
Presidente ella.

Reuniones con los más altos directivos; todo tipo de comunicación vertical


Herramientas de CI


- Su abuso provoca que
- Es inmediato
no se lea
- Permite ir directamente a la
- Información
información deseada a través
importante se puede
de los hipervínculos
Correo perder n el flujo de
- No tiene Coste de
electrónico datos
envío/distribución
- Es necesario tener las
- Permite segmentaciones
herramientas
relativamente rápidas
electrónicas para
poder acceder a el

Correo interno, Tablón de anuncios, Memo, Mensajes a móviles por BlueTooth,
sms o multimedia


Herramientas de CI


- Menos el Blue-Tooth,
- Son inmediatos
tienen un coste
Mensajes a - Consiguen contactar con el
- Si se abusa de estas
móvil y agendas empleado esté donde esté y a
herramientas, se
electrónicas cualquier hora
puede provocar el
- Se leen
rechazo del empleado

Correo electrónico, Correo Interno, Tablón de anuncios, Memo


Herramientas de CI

- Exige detenerse para leer
- Esta limitado por su ubicación
- Tiene un espacio limitado
- A menos que exista cristal
- Se puede leer en
protector, el material colocado
ratos de espera
Tablón de puede ser roto, escrito o
- La información se
anuncios eliminado por cualquiera
pone y se quita
- Si nadie actualiza el material
rápidamente
colgado puede quedar obsoleto
- La información ha de ser
dirigida a todos (a menos que
este dividida en secciones)

Correo electrónico, Correo interno, Memo, Mensajes a Móvil y Agendas
electrónicas


Herramientas de CI


- Dan oficialidad a la - Ocupan tiempo para la
comunicación a través de redacción, impresión,
las firmas y sellos envío, y si es necesario
- Puede ser necesario enviar guardarlas para el
documentos originales almacenado
Cartas internas
- Otorgan importancia al - Ocupan espacio si se
contenido, si no se abusa almacenan
de ellas - Puede ser dificultoso
- Se suelen leer, si no se encontrarlas si no están
abusa de ellas bien almacenadas

Correos electrónicos, mensajes a agendas electrónicas o por Blue-Tooth o sms.


Herramientas de CI

- Permanencia
- El receptor puede no
- Se puede leer más veces
leer la información
- Se puede guardar
- No se comprueba si la
ordenadamente
información esta bien
- Se puede distribuir solo a
comprendida
Memorando aquellas personas a las que va
- Es unidireccional: de
dirigida la comunicación
arriba abajo
- La información que se da esta
- Da un sentido de
pensada
obligatoriedad y
- Es información mas o menos
autoridad
limitada

Correo electrónico, mensajes a agendas electrónicas y móviles


Herramientas de CI


Línea de - Atención personalizada y - Coste de
teléfono humana mantenimiento

Información en la intranet o en la página electrónica de la empresa


Herramientas de CI


- El trabajador no se
- Permite retroalimentación de
tiene que sentir
abajo hacia arriba
amenazado en su
Buzón de - Además de conocer
seguridad
sugerencias percepciones negativas de
- Se tiene que asegurar
algunos empleados permite
el anonimato o su uso
innovar
fracasará

Encuestas; correos electrónicos desde una dirección o un ordenador anónimo,
concursos de ideas


Herramientas de CI


- No se pude utilizar en
- Se puede escuchar mientras se horario de apertura al
realizan otras tareas público
Megafonía - Llega fácilmente a todo el - Es necesario que
mundo que se encuentra llegue el sonido
presente - Es necesario estar
presente

Correos electrónicos, mensajes por Blue-Tooth o sms, memorando; carta interna


Herramientas de CI


- Permite análisis estadísticos
- Es necesaria una
fiables
retroalimentación
- Las encuestas on line permiten
adecuada
recoger gran cantidad de datos
- Una frecuencia
Encuesta de forma rápida
excesiva provoca
- A los directivos les gustan los
rechazo
datos objetivos de estas
- A veces los empleados
- Es una canal de comunicación
no son sinceros
ascendente

Buzón de Sugerencias; Entrevista


Herramientas de CI


- Comunicación directa
- Fuerzas + habilidades de
integrantes
- Si la reunión no esta
- Transmiten información de
bien preparada se
Reunión forma eficaz
puede perder el
- Permite retroalimentación
tiempo fácilmente
inmediata
- Máxima flexibilidad en la
información

Memorando, Convenciones


Herramientas de CI


- Puede tener rechazo
por el tiempo que
requiere
- Puede causar rechazo
Estudio de clima - Estudio exhaustivo con datos
si se interpreta que la
laboral cuantitativos y cualitativos
información obtenida
se puede usar para
tomar represalias

Encuestas, Reuniones; Buzón de sugerencias


Herramientas de CI


- Los empleados están
actualizados y preparados para
- Necesario que sea
cambios
continua
- Se pueden preparar para tener
Formación - Dificultades de la
mas integración en la empresa
personalización
y equipos
- Momento en el que se puede
obtener una retroalimentación

Formación virtual, Videos; Convenciones; Reuniones


Herramientas de CI


- Si la plantilla tiene
- Ayudan a la integración de la problemas de
plantilla comunicación y no hay
Convenciones - Aumentan el sentimiento de plan de CI para ellos,
pertenencia se pueden aumentar
- Permite comunicación directa tensiones

Seminarios, Cursos de formación, Encuentros, Entrevistas


Herramientas de CI


- Permiten integración de
empleados
- Permiten a los empleados
organizar su tiempo libre de - Se pueden formar
Grupos de una forma relacionada con la pools o grupos de
empresa empresa presión
- Si los grupos son solidarios, los
empleados se sentirán bien
consigo mismos y con su
empresa


Herramientas de CI

- Puede releerse y comprender - Informa cada cierto
mejor tiempo
- Guardar para consultar - Limitado en el espacio
- Fotografías, gráficos diseño - Si es física requiere
atractivo almacenamiento
- En intranet: interactiva y - No toda la
cómoda para navegar información que
- Sirve como tarjeta de
quiere dar la Dirección
Revista interna presentación a proveedores
- Reduce rumores de es aplicable
desinformación - No hay control sobre a
- Vinculo entre empresa y quien llega
trabajadores - Riesgo de no ser leída
- Expresión de todos los grupos - Impresa: Costo
- Información verídica - No segmenta
- Transmitir imagen corporativa - Alto costo de
y valores mantenimiento
Intranet; Vídeo interno

Herramientas de CI

- Aumenta el compromiso con la
organización
- Agradecimiento muchas veces
no consciente
Actividades - Integración familiar en la
sociales para la cultura de la empresa
familia - Fortalecimiento de las
relaciones sociales
- Un fuerte sentimiento de
pertenencia

Vídeo y revista internos distribuidos a las familias; acceso a parte de la Intranet


Herramientas de CI


- Habilidades públicos internos
para recibir información - Costes de Producción
Video interno
audiovisual - Tiempo de Producción

Revista en papel u on-line


Herramientas de CI


- Suele requerir
formación si hay un
- Flexibilidad
- fallo de seguridad
- Concentra información
puede ser desastroso
- Permite personalización
Intranet - Mantenimiento
- Permite actualización
Corporativa Constante
- Reduce coste de distribución
- Actualización diaria
- Facilita colaboración a distancia
- Falta de contacto
- Interactiva
humano
- Puede abrumar

Esta herramienta puede ser alternativa para todas las demás


7. Modelo de un plan de


Modelo de un plan de comunicación interna
Fase 1. Análisis

Situación actual Audiencias Clientes internos Condicionantes Detección de Benchmarking
del negocio necesidades

Las necesidades se
Quienes son nuestros Se identifican deben evaluar asi:
Qué canales de clientes internos? características de:
comunicación Se realiza una Se hace una tipificación de Comunicación
formales e informales segmentación audiencias según el grado sector donde opera ascendente:
existen en la audiencia de acuerdo de credibilidad y uso de las la compañía. Mecanismos de
compañía? a diferentes variables CI: participación Identificar mejores
como: sexo, edad, prácticas de colegas
función, localización Compañía:
Cual es el nivel de 1.Alta credibilidad – Bajo Comunicación que nos puedan
geográfica, Productos, cultura
efectividad de cada uso descendente: servir de orientación
antigüedad en la formal e informal,
uno de los canales? Estadísticas de uso e para el desarrollo de
empresa, formación, 2. Alta credibilidad –alto trayectoria.
impacto real nuestro propio
Eficaz: % de etc. uso modelo.
Cobertura 3. Baja credibilidad – bajo Se evaluan
Eficiente: Costo por uso competidores Comunicación
Las audiencias horizontal:
contacto definen los canales 4. Baja credibilidad- alto principales
uso catalogar grupos
existentes y la
comunicación del
contenido


Fase 2. Diseño

EVP Posicionamiento Objetivos,
Canales y Alineación con la
Employee Value de la CI en la Test con la línea seguimiento,
herramientas estrategia corporativa
preposition empresa medición

Verificar si nuestro
Se identifican los planteamiento
canales y herramientas corresponde a las
Se identifica la Se establece una
propuesta de valor De acuerdo a los expectativas y medición a través Se debe dar un solo
para los empleados: objetivos de CI, cuales necesidades del Balance Scord mensaje consistente y
Se utiliza el modelo son los canales que más Card asignando a veraz
Ventaja competitiva
de aportan a su Establecer plan de cada objetivo
como empleador
posicionamiento, consecución? trabajo corporativo un
para personal Estrategia corporativa
actual y potencial. con sus ventajas e - Cuales son las objetivo de CI =marca = comunicación
inconvenientes, asi herramientas más
Crear un comité de externa = comunicación
como riesgos que efectivas en la
EVP permite diferentes áreas Establecer interna
puedan presentarse actualidad y por qué y
determinar operativas indicadores claves
en caso de no cuales son potenciales?
atributos y de desempeño Agrupar todas las
completarse el -Verificación del retorno
potenciar la cultura proceso Reuniones con actividades comunicativas
de inversión y
y valores responsables para Definir de la empresa en una sola
aprovechamiento de las
corporativos presentar el plan y responsables de unidad organizativa
nuevas tecnologías
recibir comentarios cada objetivo
-Qué contenido en cual
herramienta?


Fase 3. Implementación

Implicación de la alta
Marketing Interno Revisión y actualización
gerencia
Se requiere el apoyo y Elabore estrategias y acciones Fije las frecuencias de las revisiones y
cooperación de la alta gerencia de comunicación interna actualización: anual, semestral, etc.
eficaces Revíselo de forma periódica
Haga presentaciones
individuales a cada directivo Adecue sus campañas a las Revise que ajustes requiere su plan en
diferentes audiencias términos de cambios del negocio,
Incorpore los comentarios de nuevas tecnologías, cambios de
ellos con nombre propio al PCI Valore los resultados obtenidos segmentación en las audiencias,
y aplique lo aprendido a recursos, funciones y
campañas futuras retroalimentación de la línea y resto
Distribuya un documento de clientes internos
definitivo en un formato
creativo Incluya en sus campañas los
atributos de la marca y adopte Incluye a clientes internos en el
una línea gráfica consistente en proceso de actualización
Haga participe a la alta
gerencia de las actualizaciones el tiempo que genere un estilo
periodicas en las campañas internas Comunique todas las actualizaciones a
quien sea preciso.


8. Principios y modelos de


Principios y modelos de comunicación interna
Principioscomunicativos

1. Observar el entorno: 2. Ejecutar y hacer 3. Gestión del cambio
Definir objetivos, seguimiento de la CI La CI es una herramienta de
La razones problemas, necesidades y Teniendo en cuenta la la gestión del cambio ,
fundamentales posibilidades de apoyo cultura organizacional puede puede mover a la
por la que se gente en términos de
lleva a cabo la objetivos estratégicos,
CI es: comunicación interna con
externa, ejecución de
- Generar programadas de calidad
sentido de total, clima organizacional,
pertenencia etc.
4. Un buen programa de 5. El programa de CI facilita la solución de
-Fidelizar a las CI ayuda a mejorar el problemas y es un integrador de las distintas áreas
personas rendimiento. de la organización.
Facilita la negociación y Permite diagnosticas y analizar causas de problemas
-Motivar e comunicación entre las internos que pueden estar afectando el rendimiento
implicar a los partes. Y puede establecer la satisfacción de los clientes
empleados internos, a mayor satisfacción , mayor rendimiento.


Principios y modelos de comunicación interna
Modelode organizaciónde lacomunicacióninterna
Primerodentro,Primeroarriba

Primero adentro, primero
arriba
Departamento CI
Al servicio de
Primero dentro de los
directivos. Se debe ejercitar
la comunicación intra-
personal, escuchar sus Resto de personal
fortalezas y debilidades Dirección Institución

Primer arriba. El Conocer
entrenamiento desde los necesidades de Detectar Analizar el
cargos directivos en forma los directivos necesidades de estado de
de cascada permite llegar a las personas de comunicación
toda la organización de la compañía de la compañía
forma descendente, con
mensajes coherentes y
alineados, mejorando la
imagen externa de la
organización
Auditoria y planificación


9. El éxito de la comunicación
interna


El éxito de la comunicación interna

Comunicación exitosa Mala comunicación
Estructura de la organización: Cuan más compleja sea la
estructura más difícil resultará establecer una canal
Flexible a los cambios que se puedan producir ascendente efectivo y más importante se convierte la CI.
Debe ofrecer información veraz y transparente
Atractiva , ayuda a la mejor atención y aceptación. Estilo de dirección: Si por ejemplo es un estilo
Incluya un factor sorpresa autocrático , puede propiciar falta de comunicación y de
Adecuada a la audiencia todo tipo de retroalimentación.
Oportuna y rápida, justo en el momento en que se
necesita, para evitar rumores Los conflictos entre personas influye a una
Amigable comunicación lenta
Coherente con la cultura y valores del grupo o receptor La elección de canales equivocados, el canal lo define la
audiencia
Integradora , que la audiencia retroalimente el sistema
de comunicación Cantidad inadecuada de información
Continua y periódica Falta de seguimiento a que el mensaje haya sido
recibido y comprendido
Fracaso al crear una cultura de comunicación


Comunicación interna

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (6)

Similar a Comunicación interna

Similar a Comunicación interna (20)

Comunicación interna