Lorsque l'on crée son activité, l'organisation est un point crucial. Il n'est pas toujours simple de se rappeler tout ce qu'il y a à faire, de suivre ses dossiers, tout en gérant les urgences... Et pourtant, il existe des méthodes d'organisation et des solutions simples pour se faciliter le quotidien. Et quand on peut, en plus, s'appuyer sur un logiciel comme Trello, cela deviendrait presque ludique !

1.  Organiser facilement son activité
avec Trello
Atelier de présentation
Mercredi 17 Septembre 2014
- CCRE35 Rennes –

2. Ce dont nous allons parler…
 Lorsque l'on crée son activité, un point crucial est
l'organisation.
 C'est n'est pas toujours évident de se rappeler tout
ce qu'il y a à faire, de suivre ses dossiers, tout en
gérant les urgences.
 Et pourtant, il existe des méthodes d'organisation et
des solutions simples pour se faciliter le quotidien.
 Et quand on peut en plus s'appuyer sur un logiciel
comme Trello, cela deviendrait presque ludique !

3. Sommaire
 1. Lorsque l’on crée son activité…
 2. Des méthodes et solutions simples
 3. TRELLO : et s’organiser devient facile
 Conclusion : notre projet

4. 
Prospection
Production
Communica
tion
Veille
Formation
Administrat
if
Préparation Vente
1. Lorsque l’on crée son activité…

5. Encombrement
Enervement
Désorganisation
Stress Eparpillement
Le cercle vicieux de la désorganisation

6. 
2. Des méthodes et solutions simples

7. a. La méthode des post-its

8. b. En s’inspirant de
la méthode GTD
Créée par David Allen, c’est la
base de nombreuses méthodes
d’organisation.

9. Pour faire simple…
COLLECTER
TRIER
AGIR
L’idée de base est de matérialiser toutes
les tâches à accomplir, afin qu’elles
n’encombrent plus la tête.
La phase que nous allons privilégier
aujourd’hui est la première étape : la
COLLECTE, autant des objets et
documents, que de tous les « il faut » qui
tournent dans nos têtes.

10. Documents
Transmettre Jeter Classer
Système de
classement
Faire En attente
Système de
référence
En attente En cours
La collecte des documents
Un jour
peut-être
Le principe de base : matérialiser physiquement chacune de ces zones

11. Dans ma
tête…
Listes des actions par
contexte
Téléphone Mail Internet
Sans
internet
…
La collecte des tâches mentales
Listes de
projets
A détailler
Le principe de base : noter TOUT ce qui encombre la tête,
et être SUR de REVOIR ces listes.

12. Mise en application

13. A faire
En
cours
Terminé
C. En s’inspirant de la
technique du Kanban
Cette technique née dans les
usines Toyota a été rendue
facile d’utilisation pour tous. Le
livre de Pierre MONGIN en est
une belle illustration.

14.  On peut ajouter
des colonnes en
fonction des
besoins
 Limiter le nombre
de « en cours »
pour pouvoir les
mener à bien
Mise en application

15. d. Avantages et inconvénients
Méthode GTD simplifiée
 Avantages :
1. Une vision exhaustive de ce
qu’il y a à faire
2. Facilité de mobiliser les
tâches en fonction du
contexte
 Inconvénient : la vision
globale et les priorités
n’apparaissent pas
Kanban
 Avantages :
1. Une vision globale
permettant la gestion des
priorités
2. La visualisation de
l’avancement
 Inconvénient : ne permet
pas la vision des détails

16. 
3. Et s’organiser devient facile

17. Pourquoi pas une simple TODOLIST ?
 Pour partager avec nos équipes
 Pour une approche plus visuelle
 Pour pouvoir décrire, ajouter des étapes à cocher, voter pour…
 Pour ajouter une pièce jointe à une tâche, pointer une url…
 Pour recevoir des notifications
 Pour gérer nos tâches sur nos applications mobiles

18. Des principes simples et efficaces
1. Visualiser votre travail
2. Limiter la quantité de travail en cours

19. Les listes
 Trello est une application de
gestion de projet Web
gratuite basée sur la
méthode kanban permettant
de créer des listes de cartes
représentant des tâches.

20. Les cartes : les tâches à effectuer
 Dans Trello, les projets sont
représentés par des listes de
cartes correspondant à des
tâches.
 Les cartes progressent d’une
liste à l’autre (drag-and-drop),
jusqu’à ce que la
tâche soit accomplie et que
la carte soit archivée.

21. Les cartes : principales fonctionnalités
 Ajouter une description
 Ecrire des commentaires
 Assigner des libellés (labels)
 Assigner les tâches à des membres
 Ajouter une liste de tâches (checklist). Très
pratique pour diviser une tâche en petits
morceaux
 Ajouter une date d'échéance (due date)
 Attacher des pièces jointes (attach file)
 Déplacer, s'abonner, ou archiver la carte
-mais aussi la copier, l'imprimer, l'exporter en
JSON, obtenir un lien, ou la supprimer.

22. La vue calendrier
 Une vue calendrier permet
de visualiser les cartes selon
leurs dates d'échéances.

23. d. Avantages et inconvénients
Utilisation de TRELLO
 Avantages :
1. La possibilité d’allier à la fois la vision globale et le détail
2. La possibilité de visualiser l’avancement des tâches
3. Un système fiable pour gérer les priorités
4. Un côté ludique très agréable !
5. Et c’est gratuit…

24. 
Pour aller plus loin…

25. Un projet commun
- Karine BARBE -
Les Jardins du Web
 Spécialisée dans la
formation sur les logiciels
libres, Karine a toutes les
compétences nécessaires
pour vous initier à Trello
- Marie de La RIVIERE -
La Maison de l’Organisation
 Spécialisée dans l’organisation
personnelle, Marie a toutes les
compétences nécessaires pour
vous accompagner dans la mise
en place de votre propre
organisation

26. Une formation en 1 journée pour…
 Prendre du recul sur son organisation personnelle
 Mettre au clair les notions de urgence, importance, priorité,…
 Concevoir son propre système d’organisation
 Concevoir les éléments de Trello à mettre en place
 Apprendre à utiliser Trello

27. Les bénéfices :
 Un temps mieux utilisé
 Plus de sérénité
 Du temps dégagé pour vous recentrer sur le coeur de votre activité

28. Contacts :
- Karine BARBE -
Les Jardins du Web
 Mail :
kbarbe@lesjardinsduweb.com
 Tel : 02 90 22 37 12
 www.lesjardinsduweb.com
- Marie de La RIVIERE -
La Maison de l’Organisation
 Mail :
mlr@lamaisondelorganisation.fr
 Tel : 02 99 62 26 32
 www.lamaisondelorganisation.fr