SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo
1 von 24
Downloaden Sie, um offline zu lesen
FONDOS DOCUMENTALES Y SUS
DIFERENTES COMPONENTES
TABLA DE
    CONTENIDO
 Fondo documental

 Sección

 Sub-sección

 Serie

 Sub-serie

   Unidad documental
 Tipos de unidades
    documentales
FONDO DOCUMENTAL

 Conjunto de documentos
 producidos por una persona
 natural o jurídica en desarrollo de
 sus funciones o actividades.
 Se entiendo por fondo documental
 la agrupación orgánica de
 documentos generados por una
 institución o persona física o
 jurídica en el ejercicio de sus
 funciones que constituyen la
 expresión del conjunto de las
 actividades desarrolladas.
FONDO DOCUMENTAL

 Los criterios de identificación de
  un fondo en los organismos
  productores públicos son los
  siguientes:
 Existencia legal

 Funciones propias establecidas

 Posición jerárquica dentro de una
  estructura administrativa
 Autonomía para el desarrollo de
  sus funciones
 Estructura interna oficialmente
  establecida
FONDO DOCUMENTAL

Ejemplos
 Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

 Fondo: Dirección de Impuestos Y Aduanas
 Nacionales – DIAN
 Fondo: Empresa de Telecomunicaciones de
 Bogotá
 Fondo: Función Pública de los Estados Unidos
 Mexicanos.
SUB-FONDO
 El sub-fondo es el
 conjunto de documentos
 dentro de un
 fondo, producido por
 una unidad
 administrativa
 subordinada que posee
 cierto grado de
 autonomía.
SUB-FONDO
 Subdivisión del fondo
 consistente en un conjunto
 de documentos
 relacionados entre sí que
 corresponde a las
 subdivisiones
 administrativas de la
 institución u organismo que
 lo origina, y cuando esto no
 es posible, con
 agrupaciones geográficas,
 cronológicas, funcionales o
 similares de la propia
 documentación.
SUB-FONDO
Ejemplo
 Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

  Sub-fondo: subsecretaría de integración
   interinstitucional.
  Sub-fondo: subsecretaría de calidad y pertinencia.

  Sub-fondo: subsecretaría acceso y permanencia.

  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
SECCIÓN
 Es la división mayor dentro
 del fondo y conviene que
 concuerde con las
 funciones de las
 instituciones (se puede
 determinar fácilmente en el
 Organigrama de la entidad).
 Se pueden identificar como
 las dependencias de cada
 organización.
SECCIÓN
 Criterios de identificación:

 Debe corresponder a funciones establecidas en un
 reglamento interno o semejante, delegadas por el
 órgano creador cuyo nivel es el fondo.
 Debe pertenecer a un sistema de archivos.

 Debe estar inserta en una organización capaz de
 desarrollar las funciones delegadas.
 Debe contar con competencias propias aunque
 esté sujeta a otro organismo superior.
SECCIÓN
 Es un conjunto de documentos relacionados
 entre sí que, por lo general, tienen
 correspondencia con las subdivisiones
 administrativas o las funciones de la
 dependencia o entidad que lo origina.
 Corresponde a una diferenciación al interior del
 fondo.
 De conformidad con los Lineamientos, las
 Secciones son las subdivisiones del Fondo
 identificadas con funciones.
SECCIÓN
Ejemplo
 Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

  Sub-fondo: subsecretaría de integración
   interinstitucional.
    Sección: Dirección general de educación y
     colegios distritales
    Sección: Dirección general de inspección y
     vigilancia.
SECCIÓN
Ejemplo
 Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.

  Sección: Dirección del talento humano

  Sección: Dirección de contratación

  Sección: Dirección de Servicios administrativos

  Sección: Dirección financiera
SUB-SECCIÓN
 Coincide con las actividades
 de cada función. Puede
 haber varios niveles
 decrecientes pero no
 conviene que sean más de
 dos porque la excesiva
 precisión oscurecería la
 visión de conjunto.
SUB-SECCIÓN
Ejemplo
 Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.

    Sección: Dirección del talento humano

      Sub-sección: Oficina de personal

      Sub-sección: Oficina de escalafón docente

      Sub-sección: Oficina de nómina
SERIE
 Conjunto de unidades
 documentales de estructura
 y contenido homogéneos,
 emanadas de un mismo
 órgano o sujeto productor
 como consecuencia del
 ejercicio de sus funciones
 específicas.
SERIE
 Las series se caracterizan por:

 Se organizan siguiendo un
 tramite administrativo
 Los integran un solo tipo o
 varios tipos de documentos
 Conservan el orden original.

 Representan continuidad en
 el tiempo
 Pueden dividirse por sub-
 series
SERIE
Ejemplo
 Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.

    Sección: Dirección del talento humano

      Sub-sección: Oficina de personal

        Serie: Historias laborales

        Serie: Contratos
SUB-SERIE
 La sub-series son el
 conjunto de unidades
 documentales que forman
 parte de una serie,
 identificadas de forma
 separada de ésta por su
 contenido y sus
 características específicas.
SUB-SERIE
Ejemplo
 Fondo: Secretaría   de Educación del Distrito
   Sub-fondo: subsecretaría    de gestión institucional.
     Sección: Dirección del talento humano
       Sub-sección: Oficina de personal
         Serie: Historias   laborales
                            Sub-serie: Historias laborales
                             administrativos
                            Sub-serie Historias laborales docentes
                             de planta
                            Sub-serie Historias laborales docentes
                             interinos
UNIDAD
                    DOCUMENTAL
 Es entendida como una
 unión de documentos en
 pro de generar una acción
 administrativa para que en
 su posterior trámite realice
 la función con motivo de su
 creación.
 Una unidad documental
 puede ser simple o
 compuesta dependiendo de
 los documentos que hagan
 parte de esta unión.
TIPOS DE UNIDADES
              DOCUMENTALES
 Unidad Documental         Unidad Documental
 Simple: Es la que está     compuesta: Es la que
 conformada por una sola    posee variedad de
 tipología, ya que su       tipologías
 función es la misma.       documentales que van
                            relacionadas con algo
                            en común, formando
                            un expediente
UNIDAD
                           DOCUMENTAL
Ejemplo
 Fondo: Secretaría   de Educación del Distrito
   Sub-fondo: subsecretaría     de gestión institucional.
     Sección: Dirección del talento humano
       Sub-sección: Oficina de personal
         Serie: Historias   laborales
                            Sub-serie: Historias laborales
                             administrativos
                                Unidad documental compuesta:
                                 Expediente conformado por hoja de
                                 vida, documento de
                                 identificación, estudios
                                 realizados, memorandos, reconocimientos
                                 , etc.
ANGEL GUSTAVO CORDOBA LOZADA


   FONDO DOCUMENTAL Y SUS COMPONENTES




          UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
          BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
             TEORÍA ARCHIVÍSTICA
           BOGOTÁ, NOVIEMBRE 2011

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

organizacion documental
organizacion documentalorganizacion documental
organizacion documentalmabuiar46
 
Archivística: Los instrumentos de descripción archivística
Archivística: Los instrumentos de descripción archivísticaArchivística: Los instrumentos de descripción archivística
Archivística: Los instrumentos de descripción archivísticaJosé Antonio Moral-Muñoz
 
Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental. Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental. adriancas2
 
organización documental
organización documentalorganización documental
organización documentalmabuiar46
 
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBATALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBAGabriel Lond
 
Unidad de correspondencia
Unidad de correspondenciaUnidad de correspondencia
Unidad de correspondenciag_p_d_a_daniel
 
Medicion de archivos ntc 5029
Medicion de archivos ntc 5029Medicion de archivos ntc 5029
Medicion de archivos ntc 5029Jorge Armando
 
Despacho y recibo de documentos
Despacho  y recibo de documentos Despacho  y recibo de documentos
Despacho y recibo de documentos taixon
 
Sistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalSistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalshirlyt
 
Cómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documentalCómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documentalClaudia Fagua
 
Guía de Aprendizaje No. 2 Organización de Documentos
Guía de Aprendizaje No. 2 Organización de DocumentosGuía de Aprendizaje No. 2 Organización de Documentos
Guía de Aprendizaje No. 2 Organización de DocumentosLaya Wancier Maury
 
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1   organizacion y descripcion archivosTrabajo 1   organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivosmilebote
 
Fondos acumulados...
Fondos acumulados...Fondos acumulados...
Fondos acumulados...Angie Sanchez
 
Clasificación archivística y cuadros de clasificación
Clasificación archivística y cuadros de clasificaciónClasificación archivística y cuadros de clasificación
Clasificación archivística y cuadros de clasificaciónEdison Toledo Díaz
 
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental ERIKA STELLA RODRIGUEZ DUQUE
 

Was ist angesagt? (20)

organizacion documental
organizacion documentalorganizacion documental
organizacion documental
 
Archivística: Los instrumentos de descripción archivística
Archivística: Los instrumentos de descripción archivísticaArchivística: Los instrumentos de descripción archivística
Archivística: Los instrumentos de descripción archivística
 
Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental. Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental.
 
organización documental
organización documentalorganización documental
organización documental
 
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBATALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
 
Unidad de correspondencia
Unidad de correspondenciaUnidad de correspondencia
Unidad de correspondencia
 
Tema 4 sistema de gestion documental
Tema 4 sistema de gestion documentalTema 4 sistema de gestion documental
Tema 4 sistema de gestion documental
 
Medicion de archivos ntc 5029
Medicion de archivos ntc 5029Medicion de archivos ntc 5029
Medicion de archivos ntc 5029
 
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
PROCESOS ARCHIVÍSTICOSPROCESOS ARCHIVÍSTICOS
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
 
Despacho y recibo de documentos
Despacho  y recibo de documentos Despacho  y recibo de documentos
Despacho y recibo de documentos
 
Distribucion de documento
Distribucion de documentoDistribucion de documento
Distribucion de documento
 
Sistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalSistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documental
 
Cómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documentalCómo identificar y denominar una serie documental
Cómo identificar y denominar una serie documental
 
Sistemas de ordenacion
Sistemas de ordenacionSistemas de ordenacion
Sistemas de ordenacion
 
Guía de Aprendizaje No. 2 Organización de Documentos
Guía de Aprendizaje No. 2 Organización de DocumentosGuía de Aprendizaje No. 2 Organización de Documentos
Guía de Aprendizaje No. 2 Organización de Documentos
 
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1   organizacion y descripcion archivosTrabajo 1   organizacion y descripcion archivos
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivos
 
Descripción archivística
Descripción archivísticaDescripción archivística
Descripción archivística
 
Fondos acumulados...
Fondos acumulados...Fondos acumulados...
Fondos acumulados...
 
Clasificación archivística y cuadros de clasificación
Clasificación archivística y cuadros de clasificaciónClasificación archivística y cuadros de clasificación
Clasificación archivística y cuadros de clasificación
 
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
 

Ähnlich wie Fondos documentales y sus componentes

Agrupaciones documentales 2012 bosco
Agrupaciones documentales 2012 boscoAgrupaciones documentales 2012 bosco
Agrupaciones documentales 2012 boscoarchivossenacdb
 
organización documental
organización documentalorganización documental
organización documentalLuis Enrique
 
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptxCAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptxARCHIVOCENTRALHUARME
 
Trabajo de programa de gestión documental.3
Trabajo de programa de  gestión documental.3Trabajo de programa de  gestión documental.3
Trabajo de programa de gestión documental.3Yarlenis Cisneros
 
Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1Yarlenis Cisneros
 
Formación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitalFormación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitallidianohemy
 
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestionIvan Perez
 
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestionYesid Sayago
 

Ähnlich wie Fondos documentales y sus componentes (12)

Agrupaciones documentales 2012 bosco
Agrupaciones documentales 2012 boscoAgrupaciones documentales 2012 bosco
Agrupaciones documentales 2012 bosco
 
Clasificacion documental
Clasificacion documentalClasificacion documental
Clasificacion documental
 
ORG DOC5.pdf
ORG DOC5.pdfORG DOC5.pdf
ORG DOC5.pdf
 
organización documental
organización documentalorganización documental
organización documental
 
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptxCAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
CAPACITACION 01OCTUBRE2021 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS MPH.pptx
 
Exposicion
ExposicionExposicion
Exposicion
 
Trabajo de programa de gestión documental.3
Trabajo de programa de  gestión documental.3Trabajo de programa de  gestión documental.3
Trabajo de programa de gestión documental.3
 
Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1Trabajo de gestión documental.1
Trabajo de gestión documental.1
 
Formación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vitalFormación archivos segun el siclo vital
Formación archivos segun el siclo vital
 
Unidad i 2012 2 trd
Unidad i 2012 2 trdUnidad i 2012 2 trd
Unidad i 2012 2 trd
 
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
 
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
3. guia para la organizacion de los archivos de gestion
 

Kürzlich hochgeladen

CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCEROCIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCEROCEIP TIERRA DE PINARES
 
Revista digital primer ciclo 2024 colección ediba
Revista digital primer ciclo 2024 colección edibaRevista digital primer ciclo 2024 colección ediba
Revista digital primer ciclo 2024 colección edibaTatiTerlecky1
 
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docxProgramación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docxJhordanBenitesSanche1
 
Presentación del tema: tecnología educativa
Presentación del tema: tecnología educativaPresentación del tema: tecnología educativa
Presentación del tema: tecnología educativaricardoruizaleman
 
21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdf
21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdf21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdf
21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdfceeabarcia
 
Xardín de San Carlos (A Coruña) IES Monelos
Xardín de San Carlos (A Coruña) IES MonelosXardín de San Carlos (A Coruña) IES Monelos
Xardín de San Carlos (A Coruña) IES MonelosAgrela Elvixeo
 
Tecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptxTecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptxJulioSantin2
 
plan espacios inspiradores para nivel primaria
plan espacios inspiradores para nivel primariaplan espacios inspiradores para nivel primaria
plan espacios inspiradores para nivel primariaElizabeth252489
 
GUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdf
GUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdfGUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdf
GUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdfNELLYKATTY
 
explicacionsobrelasemanasanta-190411100653.ppt
explicacionsobrelasemanasanta-190411100653.pptexplicacionsobrelasemanasanta-190411100653.ppt
explicacionsobrelasemanasanta-190411100653.pptjosemanuelcremades
 
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdfConcurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdfDemetrio Ccesa Rayme
 
Escrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comercialesEscrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comercialesmelanieteresacontrer
 
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptxPPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptxKarenSepulveda23
 
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdfRecursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdfNELLYKATTY
 
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdfU2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdfJavier Correa
 
SECUENCIA DIDÁCTICA Matemática 1er grado
SECUENCIA  DIDÁCTICA Matemática 1er gradoSECUENCIA  DIDÁCTICA Matemática 1er grado
SECUENCIA DIDÁCTICA Matemática 1er gradoAnaMara883998
 
La poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didáctica
La poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didácticaLa poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didáctica
La poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didácticaIGNACIO BALLESTER PARDO
 
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023Ivie
 

Kürzlich hochgeladen (20)

CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCEROCIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
 
Revista digital primer ciclo 2024 colección ediba
Revista digital primer ciclo 2024 colección edibaRevista digital primer ciclo 2024 colección ediba
Revista digital primer ciclo 2024 colección ediba
 
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docxProgramación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docx
 
Presentación del tema: tecnología educativa
Presentación del tema: tecnología educativaPresentación del tema: tecnología educativa
Presentación del tema: tecnología educativa
 
21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdf
21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdf21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdf
21 MARZO DIA INTERNACIONAL DOS BOSQUES.pdf
 
Xardín de San Carlos (A Coruña) IES Monelos
Xardín de San Carlos (A Coruña) IES MonelosXardín de San Carlos (A Coruña) IES Monelos
Xardín de San Carlos (A Coruña) IES Monelos
 
Tecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptxTecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptx
 
plan espacios inspiradores para nivel primaria
plan espacios inspiradores para nivel primariaplan espacios inspiradores para nivel primaria
plan espacios inspiradores para nivel primaria
 
Power Point E. Sab: Adoración sin fin...
Power Point E. Sab: Adoración sin fin...Power Point E. Sab: Adoración sin fin...
Power Point E. Sab: Adoración sin fin...
 
GUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdf
GUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdfGUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdf
GUÍA SIANET - Agenda - Tareas - Archivos - Participaciones - Notas.pdf
 
explicacionsobrelasemanasanta-190411100653.ppt
explicacionsobrelasemanasanta-190411100653.pptexplicacionsobrelasemanasanta-190411100653.ppt
explicacionsobrelasemanasanta-190411100653.ppt
 
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdfConcurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
 
Escrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comercialesEscrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comerciales
 
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptxPPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
 
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdfRecursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
 
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdfU2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
 
SECUENCIA DIDÁCTICA Matemática 1er grado
SECUENCIA  DIDÁCTICA Matemática 1er gradoSECUENCIA  DIDÁCTICA Matemática 1er grado
SECUENCIA DIDÁCTICA Matemática 1er grado
 
La poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didáctica
La poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didácticaLa poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didáctica
La poesía del encarcelamiento de Raúl Zurita en el aula: una propuesta didáctica
 
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
 
Conducta ética en investigación científica.pdf
Conducta ética en investigación científica.pdfConducta ética en investigación científica.pdf
Conducta ética en investigación científica.pdf
 

Fondos documentales y sus componentes

  • 1. FONDOS DOCUMENTALES Y SUS DIFERENTES COMPONENTES
  • 2. TABLA DE CONTENIDO  Fondo documental  Sección  Sub-sección  Serie  Sub-serie  Unidad documental  Tipos de unidades documentales
  • 3. FONDO DOCUMENTAL  Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.  Se entiendo por fondo documental la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.
  • 4. FONDO DOCUMENTAL  Los criterios de identificación de un fondo en los organismos productores públicos son los siguientes:  Existencia legal  Funciones propias establecidas  Posición jerárquica dentro de una estructura administrativa  Autonomía para el desarrollo de sus funciones  Estructura interna oficialmente establecida
  • 5. FONDO DOCUMENTAL Ejemplos  Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Fondo: Dirección de Impuestos Y Aduanas Nacionales – DIAN  Fondo: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá  Fondo: Función Pública de los Estados Unidos Mexicanos.
  • 6. SUB-FONDO  El sub-fondo es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.
  • 7. SUB-FONDO  Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
  • 8. SUB-FONDO Ejemplo  Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de integración interinstitucional.  Sub-fondo: subsecretaría de calidad y pertinencia.  Sub-fondo: subsecretaría acceso y permanencia.  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
  • 9. SECCIÓN  Es la división mayor dentro del fondo y conviene que concuerde con las funciones de las instituciones (se puede determinar fácilmente en el Organigrama de la entidad).  Se pueden identificar como las dependencias de cada organización.
  • 10. SECCIÓN  Criterios de identificación:  Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento interno o semejante, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.  Debe pertenecer a un sistema de archivos.  Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones delegadas.  Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.
  • 11. SECCIÓN  Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la dependencia o entidad que lo origina.  Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.  De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.
  • 12. SECCIÓN Ejemplo  Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de integración interinstitucional.  Sección: Dirección general de educación y colegios distritales  Sección: Dirección general de inspección y vigilancia.
  • 13. SECCIÓN Ejemplo  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sección: Dirección de contratación  Sección: Dirección de Servicios administrativos  Sección: Dirección financiera
  • 14. SUB-SECCIÓN  Coincide con las actividades de cada función. Puede haber varios niveles decrecientes pero no conviene que sean más de dos porque la excesiva precisión oscurecería la visión de conjunto.
  • 15. SUB-SECCIÓN Ejemplo  Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Sub-sección: Oficina de escalafón docente  Sub-sección: Oficina de nómina
  • 16. SERIE  Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
  • 17. SERIE  Las series se caracterizan por:  Se organizan siguiendo un tramite administrativo  Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos  Conservan el orden original.  Representan continuidad en el tiempo  Pueden dividirse por sub- series
  • 18. SERIE Ejemplo  Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Serie: Historias laborales  Serie: Contratos
  • 19. SUB-SERIE  La sub-series son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
  • 20. SUB-SERIE Ejemplo  Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Serie: Historias laborales  Sub-serie: Historias laborales administrativos  Sub-serie Historias laborales docentes de planta  Sub-serie Historias laborales docentes interinos
  • 21. UNIDAD DOCUMENTAL  Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión.
  • 22. TIPOS DE UNIDADES DOCUMENTALES  Unidad Documental  Unidad Documental Simple: Es la que está compuesta: Es la que conformada por una sola posee variedad de tipología, ya que su tipologías función es la misma. documentales que van relacionadas con algo en común, formando un expediente
  • 23. UNIDAD DOCUMENTAL Ejemplo  Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Serie: Historias laborales  Sub-serie: Historias laborales administrativos  Unidad documental compuesta: Expediente conformado por hoja de vida, documento de identificación, estudios realizados, memorandos, reconocimientos , etc.
  • 24. ANGEL GUSTAVO CORDOBA LOZADA FONDO DOCUMENTAL Y SUS COMPONENTES UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TEORÍA ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ, NOVIEMBRE 2011