Presentación del fondo documental y sus componentes.
Esta presentación toma ejemplos para un mejor entendimiento de la orgaización de los fondos documentales.
2. TABLA DE
CONTENIDO
Fondo documental
Sección
Sub-sección
Serie
Sub-serie
Unidad documental
Tipos de unidades
documentales
3. FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos
producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.
Se entiendo por fondo documental
la agrupación orgánica de
documentos generados por una
institución o persona física o
jurídica en el ejercicio de sus
funciones que constituyen la
expresión del conjunto de las
actividades desarrolladas.
4. FONDO DOCUMENTAL
Los criterios de identificación de
un fondo en los organismos
productores públicos son los
siguientes:
Existencia legal
Funciones propias establecidas
Posición jerárquica dentro de una
estructura administrativa
Autonomía para el desarrollo de
sus funciones
Estructura interna oficialmente
establecida
5. FONDO DOCUMENTAL
Ejemplos
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Fondo: Dirección de Impuestos Y Aduanas
Nacionales – DIAN
Fondo: Empresa de Telecomunicaciones de
Bogotá
Fondo: Función Pública de los Estados Unidos
Mexicanos.
6. SUB-FONDO
El sub-fondo es el
conjunto de documentos
dentro de un
fondo, producido por
una unidad
administrativa
subordinada que posee
cierto grado de
autonomía.
7. SUB-FONDO
Subdivisión del fondo
consistente en un conjunto
de documentos
relacionados entre sí que
corresponde a las
subdivisiones
administrativas de la
institución u organismo que
lo origina, y cuando esto no
es posible, con
agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o
similares de la propia
documentación.
8. SUB-FONDO
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de integración
interinstitucional.
Sub-fondo: subsecretaría de calidad y pertinencia.
Sub-fondo: subsecretaría acceso y permanencia.
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
9. SECCIÓN
Es la división mayor dentro
del fondo y conviene que
concuerde con las
funciones de las
instituciones (se puede
determinar fácilmente en el
Organigrama de la entidad).
Se pueden identificar como
las dependencias de cada
organización.
10. SECCIÓN
Criterios de identificación:
Debe corresponder a funciones establecidas en un
reglamento interno o semejante, delegadas por el
órgano creador cuyo nivel es el fondo.
Debe pertenecer a un sistema de archivos.
Debe estar inserta en una organización capaz de
desarrollar las funciones delegadas.
Debe contar con competencias propias aunque
esté sujeta a otro organismo superior.
11. SECCIÓN
Es un conjunto de documentos relacionados
entre sí que, por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones
administrativas o las funciones de la
dependencia o entidad que lo origina.
Corresponde a una diferenciación al interior del
fondo.
De conformidad con los Lineamientos, las
Secciones son las subdivisiones del Fondo
identificadas con funciones.
12. SECCIÓN
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de integración
interinstitucional.
Sección: Dirección general de educación y
colegios distritales
Sección: Dirección general de inspección y
vigilancia.
13. SECCIÓN
Ejemplo
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sección: Dirección de contratación
Sección: Dirección de Servicios administrativos
Sección: Dirección financiera
14. SUB-SECCIÓN
Coincide con las actividades
de cada función. Puede
haber varios niveles
decrecientes pero no
conviene que sean más de
dos porque la excesiva
precisión oscurecería la
visión de conjunto.
15. SUB-SECCIÓN
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Sub-sección: Oficina de escalafón docente
Sub-sección: Oficina de nómina
16. SERIE
Conjunto de unidades
documentales de estructura
y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo
órgano o sujeto productor
como consecuencia del
ejercicio de sus funciones
específicas.
17. SERIE
Las series se caracterizan por:
Se organizan siguiendo un
tramite administrativo
Los integran un solo tipo o
varios tipos de documentos
Conservan el orden original.
Representan continuidad en
el tiempo
Pueden dividirse por sub-
series
18. SERIE
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Serie: Contratos
19. SUB-SERIE
La sub-series son el
conjunto de unidades
documentales que forman
parte de una serie,
identificadas de forma
separada de ésta por su
contenido y sus
características específicas.
20. SUB-SERIE
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Sub-serie: Historias laborales
administrativos
Sub-serie Historias laborales docentes
de planta
Sub-serie Historias laborales docentes
interinos
21. UNIDAD
DOCUMENTAL
Es entendida como una
unión de documentos en
pro de generar una acción
administrativa para que en
su posterior trámite realice
la función con motivo de su
creación.
Una unidad documental
puede ser simple o
compuesta dependiendo de
los documentos que hagan
parte de esta unión.
22. TIPOS DE UNIDADES
DOCUMENTALES
Unidad Documental Unidad Documental
Simple: Es la que está compuesta: Es la que
conformada por una sola posee variedad de
tipología, ya que su tipologías
función es la misma. documentales que van
relacionadas con algo
en común, formando
un expediente
23. UNIDAD
DOCUMENTAL
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Sub-serie: Historias laborales
administrativos
Unidad documental compuesta:
Expediente conformado por hoja de
vida, documento de
identificación, estudios
realizados, memorandos, reconocimientos
, etc.
24. ANGEL GUSTAVO CORDOBA LOZADA
FONDO DOCUMENTAL Y SUS COMPONENTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
TEORÍA ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ, NOVIEMBRE 2011