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MANUAL DEL USUARIO
PRESCOM
ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS
PRESUPUESTOS
COMPUTOS METRICOS
CRONOGRAMAS
© ROMSOFT 1988-2014
Ar...
B I E N V E N I D O
Le damos una cordial bienvenida a la renovación 2013 de PRESCOM. Con esta edición
cumplimos 25 años de...
I N D I C E
Presentación del programa 1
Novedades de la versión 3
Instalación del programa 9
Activar el uso del programa 1...
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  1. 1. MANUAL DEL USUARIO PRESCOM ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS PRESUPUESTOS COMPUTOS METRICOS CRONOGRAMAS © ROMSOFT 1988-2014 Arq. Ronald Romero M. Reg. CAB 2216 Todos los derechos reservados Junio de 2014 3º Edición ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS PRESUPUESTOS CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS © ROMSOFT 1988 - 2012 Arq. Ronald Romero Moreira Reg. CAB. 2216 2013 www.prescom-bo.com H E C H O E N B O L I V I A STR E U O N O L E M U S N O C PRESCOM
  2. 2. B I E N V E N I D O Le damos una cordial bienvenida a la renovación 2013 de PRESCOM. Con esta edición cumplimos 25 años desde que un anhelo transformado en idea y materializado en un sencillo programa para computadora elaborado en Basic, irrumpía con alguna expectativa en el ámbito de las oficinas de constructoras e instituciones símiles hacia el año 1988. El objetivo de brindar una herramienta automatizada ágil, simple y no menos versátil para elaborar presupuestos ya fue logrado hace mucho tiempo atrás; hoy nos proponemos añadir un toque de vistosidad, mayor velocidad y adaptación a los sistemas operativos vigentes. PRESCOM 2013 por lo tanto surge como una evolución lógica y natural. Tenemos la certeza de haber conquistado un buen segmento de usuarios que quieren un software técnico que abarque los ámbitos de la generación de presupuestos y el seguimiento de obras en un ambiente informático integrado, eficiente y eficaz. Al usuario experimentado le proponemos detenerse en las novedades que le trae esta versión, encontrará algunas gratas sorpresas fruto de la constante interacción con el autor, quien esta complacido por haber incorporado ajustes, mejoras y nuevas opciones, siempre con el afán de satisfacer la demanda. En este entendido, como siempre un sincero agradecimiento a sus fieles usuarios y una cordial bienvenida al usuario novel. Gracias Arq. RonaldA. Romero Moreira Oruro, 22 de mayo de 2013
  3. 3. I N D I C E Presentación del programa 1 Novedades de la versión 3 Instalación del programa 9 Activar el uso del programa 13 Estructura funcional e interfases 15 Menu de opciones inicial 17 Manejo de la(s) base(s) de datos 19 Configuración de la carpeta de trabajo Gestión de insumos Gestión de ítemes Instalación de la(s) base(s) de datos Crear una nueva base de datos Importar base de datos de la versión 2000 Generación de presupuestos 35 Configuración de la carpeta de trabajo Crear un nuevo proyecto Elección de ítemes (formas alternativas) Uso de filtro Cambio de base de datos Cómputos métricos Uso de planilla incorporada Edición del presupuesto Cambios para el cálculo Cambios para la visualización Archivar / recuperar proyectos Comprimir / descomprimir proyectos Bloquear proyectos Manejo de módulos Añadir Copiar/pegar ítemes Cambiar denominativo Eliminar Mover Apuntes y especificaciones técnicas Cambio de moneda Cronograma Configuración Edición I PRESCOM 2013
  4. 4. Reportes 69 Parámetros generales Previsualización Parámetros locales Exportación Impresión Tipos de reportes Configuración del programa 95 Interfase Monedas Otras utilidades y herramientas 99 Importar presupuestos de la ver. 2000 Copias de respaldo de proyectos Uniformar detalle de item en todo el proyecto Copiar ítemes a la base de datos Copiar precios unitarios de insumos Eliminar especificaciones técnicas Actualizar ítemes con los de la base de datos Exportar cómputos métricos a una hoja electrónica MenúAYUDA 103 Manuales y curso Enlaces Acerca de PRESCOM Novedades versión 2013 107 II PRESCOM 2013
  5. 5. ¿ QUE ES PRESCOM ? PRESCOM es un software de aplicación técnica dirigido a la automatización de procesos en el cálculo de precios unitarios, presupuestos, cómputos métricos, generación de cronogramas, control y seguimiento de obras. Puede ser usado por empresas constructoras, consultoras, instituciones y profesionales que tengan directa o indirectamente necesidad de agilizar, simplificar y centralizar tales procesos. Características básicas: - Entorno Windows XP/Vista/7/8 Arquitectura de 32 bits Interfase gráfica total - Gran facilidad de uso Sencillo de aprender Manejo lógico y directo - Procesamiento ágil de la información y los cálculos Acceso directo a los datos Procesos diseñados emulando la lógica del trabajo manual - Gran potencia y alcance Cálculo de precios unitarios Presupuestos de proyectos completos y/o módulos sueltos Cómputos métricos Cálculo de tiempos (diagrama GANTT) Control y seguimiento de obras Presentación del programa PRESCOM 2013 1
  6. 6. 2
  7. 7. ROMSOFT tiene el agrado de presentar la versión 2013 de este software, con el convencimiento de haber consolidado una aplicación informática ampliamente aceptada por su fiabilidad, flexibilidad y facilidad de uso; tres cualidades que han impulsado su gran difusión en Bolivia y ahora también en otros países. Desde la versión 2004 surgieron cambios procedimentales y de interacción hoy en día asimilados de manera evidente por los fieles usuarios de PRESCOM. Se puede afirmar que la versión 2013 ha perfeccionado tales iniciativas. A continuación se listan todas las mejoras desde que salio la revisión 12.00 (2013). Los usuarios antiguos debieran revisar esta parte del documento para asimilar y poner en práctica los sucesivos mejoramientos, correcciones y añadiduras que hicieron su aparición. Revisión 13.00 (Jun/14) - Para las licitaciones públicas que se rijan a las normas básicas del SABS (Bolivia), el PRESCOM ahora dispone de un nuevo reporte que refleja el formulario B4 (opcionalmente). Esta implementación que tiene que ver con el análisis de costos de funcionamiento horario de los equipos y maquinaria ha significado cambios en varias rutinas: 1) hoja de costos en al edición de la bases de datos (insumos), 2) transferencia de costos entre proyecto y bases de datos activa, 3) generación de presupuestos. - El reporte de desglose de insumos general permite ahora generar el B3 como el B4, formularios cuyo contenido se ajustan a las normas básicas o documentos base de contratación emitidos por la entidad fiscal. El B4 obviamente está restringido a los costos horarios de funcionamiento de los equipos. - Anivel de la configuración de los parámetros de cálculo, el operador ahora dispondrá de una ayuda que le asistirá de ser necesario en la deducción del porcentaje para Gastos Generales - Se ha añadido con control efectivo para imprimir los formularios de las NORMAS BASICAS del sistemas SABS (Bolivia), de forma que ahora no es posible accederlos sin antes haber configurado correctamente los parámetros de cálculo - Se incorpora un programa de REACTIVACION que automáticamente restaura el funcionamiento del programa y reemplaza el archivo de lotes que hasta la fecha lo hacía de forma semiautomática - Se han actualizado en costos y contenido las doce bases de datos que se proporcionan junto con el programa - Se han consolidado todos los ajustes y mejores propuestos hasta la fecha - Se han corregido como siempre algunas inconsistencias reportadas por los usuarios Historial de mejoras y ajustes de la versión 2013 PRESCOM 2013 3
  8. 8. Revisión 12.53 (Ene/14) - Fuera de los consabidos ajustes menores que periódicamente se incorporan en el programa, se mejoró la rutina de importación de archivos de texto para cómputos métricos y se corrigió la actualización de la información de los presupuestos parciales de la lista de módulos Revisión 12.51 (Nov/2013) - Se ha corregido la actualización de los archivos de seguimiento económico a partir de la incorporación de órdenes de cambio - Se ha corregido la actualización automática de los fecheros al ingresar inversiones directas en SECON para las incidencias indirectas - Se ha corregido el error que se producía al suspender la impresión de los despachos de insumos a obra - Se ha corregido el error que se generaba al tratar de leer archivos de texto separados por comas en los cómputos métricos Revisión 12.50 (nov/2013) - El gran aporte de esta revisión es la posibilidad de registrar o no en el cálculo de los presupuestos a los insumos que representen COSTOS NO PRODUCTIVOS. Estos costos podrían representar instancias que NO DEBERIAN AFECTAR el cálculo de las incidencias indirectas (Ej.Aportes ajenos a las inversiones normales, insumos que vienen “llave en mano”, etc) - También se ha corregido la generación de los reportes en concordancia al cambio de los criterios: mostrar solo módulo activo / incluir costos no productivos. Hasta la revisión previa a veces el reporte se cambiaba automáticamente cuando se alteraba el criterio de su generación - Se ha perfeccionado la rutina a través de la que se crean nuevos ítemes en la base de datos. El filtro preseleccionará automáticamente el recientemente creado cuando el proceso se halle al medio del diseño de un presupuesto; ésta situación no se aplicará a los procesos de mantenimiento de bases de datos que no involucren la creación de presupuestos. - Se ha repuesto al generación de los TIPS informativos que aparecen normalmente en Windows XP, pero se ocultaban en versiones superiores - Se han corregido algunos errores en ambos módulos (PRESCOM – SECON) Revisión 12.22 (Jul - 2013) - Anivel del diseño de cronogramas, se han revisado y mejorado varias rutinas - Correcciones menores en la creación de nuevos insumos en bases de datos vacías - Se ha corregido el error que se producía al minimizar las ventanas que contienen al formulario de ítem y la edición de insumos - Se añadió un control interno para restablecer el funcionamiento correcto del programa (Windows 7 y 8) cuando este había abortado su ejecución por algún tipo de problema Revisión 12.20 (Jun – 2013) - Se han corregido algunas pequeñas fallas de ambos módulos (PRESCOM y SECON) - Se han mejorado varias rutinas en el manejo del cronograma, para hacerlo mas estable con volúmenes muy grandes y/o establecer con facilidad fechas de inicio de obras y/o actividades. - Las gráficas de flujo de personal y flujo de fondos para la inversión en obra tienen la Historial de mejoras y ajustes de la versión 2013 PRESCOM 2013 4
  9. 9. posibilidad de generar planillas con los detalles correspondientes que se pueden exportar o imprimir - Con esta actualización se instala unARCHIVO DE LOTES (reactivar_prescom.bat) que puede ser empleado en la necesidad de restaurar la correcta ejecución del programa Revisión 12.10 (Mayo – 2013) - En PRESCOM básicamente se han revisado y mejorado algunas rutinas internas menores - En SECON se ha mejorado los procesos de envío de insumos a la obra. - Se puede desechar todo el contenido de la boleta. - Las listas de insumos solo despliegan los que tienen stock. - Estas listan muestran las cantidades del inventario. - En el registro de las INVERSIONES (SECON), se han diferenciado los montos que corresponden a INCIDENCIAS DIRECTAS de los que corresponden a INCIDENCIAS INDIRECTAS, en éstos últimos se puedo prorratear la inversión de forma que todos los módulos sean afectados. PRESCOM 2013 (Diciembre 2012 – Rev. 12.00) AJUSTES GENERALES CONVERSOR DE FORMATOS A consecuencia de los profundos cambios en la estructura de la información, se añadió un módulo específico para migrar los formatos antiguos (versiones 2008. 2009, 2010 y 2011) a la versión 2013. Se ha retirado todo soporte a las versiones anteriores a la 2008. APARIENCIAE INTERFACE Se han efectuado ajustes menores en la apariencia y manejo de los dos módulos. Todos estos cambios van con el propósito de brindar mayor funcionalidad y una estética minimalista. Entre estos cambios sobresale la posibilidad de ajustar el tamaño de las ventanas y su posición en la pantalla de forma permanente (interface principal, ítemes, cómputos métricos y edición de insumos) SECON rev. 3.50 Ajustes de operación y apariencia en la indexación del inventario Una nueva opción se añadió al grupo de seguimiento ECONOMICO; ésta independientemente se concentra en el registro de las solicitudes de insumos (pedidos) y su despacho respectivo (envíos). La elección de los insumos tiene acceso a un filtrado automático. Se han mejorado y acelerado los procedimientos internos. El proceso de efectuar ENVIOS DEL ALMACEN CENTRAL, registra el ítem (opcionalmente) en la columna de observaciones del cuadro de INVERSIONES Se corrigió el traslado de avances físicos de las planillas de subcontratistas a las planillas Historial de mejoras y ajustes de la versión 2013 PRESCOM 2013 5
  10. 10. generales de avance de obra Se corrigió la información relación al avance físico porcentual en el cronograma de ejecución de obra Se añadió información a la planilla resumen del avance de obra para efectuar mas cómodamente los ajustes o conciliaciones PRESCOM Generales: Un cambio radical en la capacidad de información de las bases de datos - El ítem ahora puede cobijar a 30 materiales, 10 obreros y 20 equipos (25, 10 y 15 respectivamente en versiones previas) - La descripción de ítemes e insumos tiene la posibilidad de contener un máximo de 70 caracteres (antes solo 50) Los proyectos se archivan con un nombre independiente de la descripción del mismo. Las capacidades de los campos son: nombre=70 caracteres, lugar y cliente=60 caracteres. Esta situación tiene dos ventajas: 1) se pueden grabar varias versiones del mismo proyecto sin cambiar su nombre, 2) El nombre puede incluir caracteres antes no permitidos, como las comillas y los puntos Presupuestos: Una nueva opción contenida en el menú ARCHIVO, facilita la visualización simultánea e incluso la importación de datos de un segundo proyecto. Las opciones de importación se concentran en 2... 1=copiar precios elementales, 2=copiar formato de cálculo. Se ha repuesto el botón CREAR INSUMO en el formulario del ítem. Este proceso ahora está mejor controlado y disponible ya sea en la edición de la base de datos o del presupuesto El cálculo de tiempo para generar el cronograma tiene una nueva variable: aplicar el RENDIMIENTO MAXIMO de los insumos. Todas las versiones previas utilizaban el rendimiento promedio. Una nueva opción en las herramientas de cómputos métricos, permite añadir información leída desde un archivo de texto delimitado por comas. Este archivo debe contener estos campos: 1) identificador (ítem), 2) descripción o parte, 3) veces, 4) longitud, 5), área y 6) volumen. La rutina cuenta con filtro para buscar un identificador específico que corresponda al ítem y el tipo de cálculo a importar. Se ha mejorado la introducción de datos en la confección de los cómputos métricos parametrizados Historial de mejoras y ajustes de la versión 2013 PRESCOM 2013 6
  11. 11. Por los ajustes introducidos al manejo de los cómputos métricos, ahora se pueden cambiar sus encabezados (reportes) Reportes: El menú reporte contiene una nueva opción: IMPRESION POR LOTES. La misma permite definir un conjunto de informes que podrán ser impresos en una sola acción. Mejorada la impresión del contenido de los análisis de precios unitarios con relación a controlar y/o sugerir la cantidad máxima de insumos Una tercera alternativa de transferencia de información (reportes) se añadió a esa herramienta: generar un archivo de texto separado por comas. El programa memoriza correctamente la configuración de los subtítulos de los reportes Se ha corregido el comportamiento del ajuste de los márgenes para efectuar una impresión adaptada a la impresora del usuario Base de datos: Ahora se puede editar o modificar directamente la descripción y la unidad del insumo estando en la edición de los ítemes (formulario) Mejorado el proceso de importación/exportación de ítemes (copiar y pegar) En la edición de ítemes (bases de datos o proyectos) ahora es posible también cambiar la descripción y/o la unidad Ahora es posible ajustar el formato de cálculo interactivamente con la edición del contenido del ítem, haciendo doble click en la planilla inferior que contiene las incidencias indirectas, parciales, porcentajes y fórmulas que generan el precio unitario. Para darle mayor flexibilidad al cálculo inverso que permite la homologación de un precio unitario con relación a otro de referencia (IGUALAR PRECIO UNITARIO), la rutina respectiva plantea la alternativa de aplicar los ajustes SOLO A LOS RENDIMIENTOS DE LA MANO DE OBRA Y EL EQUIPO Se ha efectuado varios ajustes menores en los algoritmos internos de todo el programa Historial de mejoras y ajustes de la versión 2013 PRESCOM 2013 7
  12. 12. 8
  13. 13. 1.- Iniciar Windows normalmente 2.- Insertar el CD-ROM 3.- Después de unos instantes el proceso de instalación se iniciará automáticamente 4.-Aparecerá un ventana de bienvenida, para empezar la instalación pulsar en SIGUIENTE 5.- El instalador de la versión 2013 tiene una seguridad que implica el uso de una contraseña que viene personalizada para cada usuario. Ese dato debe ser ingresado (10 dígitos) necesariamente para inicial el proceso. 6.- Aceptadas las condiciones de la licencia, se sucederán tres ventanas que nos indicarán las carpetas y grupo de programas que se emplearán para su instalación, en todos los casos se deberá oprimir el botón de SIGUIENTE para proseguir (PRESCOM no admite alterar los valores predeterminados en este punto) 7.- En la siguiente ventana y confirmados los pasos previos, se iniciará el proceso de instalación con el copiado de los archivos necesarios y el registro del software a nivel de Windows. Instalación del programa Es posible que aparezcan advertencias o mensajes que indiquen conflictos. Se recomienda cancelar la ejecución de programas o procesos para evitar posibles problemas. En otros casos podría presentarse la necesidad de reiniciar el ordenador previo a continuar. Elija REINICIAR PRESCOM 2013 9
  14. 14. Para la instalación y funcionamiento correctos en Windows 7 y 8 se sugiere seguir los pasos descritos a continuación: ANTES DE INSTALAR 1.- Ingresar al PANEL DE CONTROL del sistema 2.- Tipeamos UAC en la caja de búsqueda que se encuentra a la derecha de la ventana. 3.- Seleccionamos Cambiar configuración de control de cuentas de usuario 4.- Tenemos una barra deslizante que va desde arriba hacia abajo, donde arriba es un control total y abajo no recibiremos ningún tipo de notificación como se indica en la imagen. 5.- Luego de ACEPTAR, proceda a REINICIAR el ordenador y después proceda con la instalación del programa. Culminado el proceso, se habrán creado iconos de acceso directo en el escritorio de Windows: PRESCOM 2013 y SECON 2013, módulos de presupuestos y seguimiento de obras respectivamente. Instalación del programa a de búsqueda que se encuentra a la derecha de la ventan onfiguración de control de cuentas de usuario ante que va desde arriba un control total y abajo no otificación como se indica oceda a REINICIAR el da con la instalación del PRESCOM 2013 10
  15. 15. 11 DESPUES DE LA INSTALACION (Este paso es IMPRESCINDIBLE PARA WINDOWS 8) Para hacer que el programa sea lo más estable posible, ingresar a las opciones contextuales sobre los iconos de los dos módulos (PRESCOM y SECON) y en PROPIEDADES en COMPATIBILIDAD activar los casilleros que se ilustran. La instalación del programa incluyó un total de 12 bases de datos, listas para utilizarlas de referencia para elaborar presupuestos (todas están en bolivianos y la única que contiene especificaciones técnicas se denomina: OBRAS CIVILES (Básico). Instalación del programa PRESCOM 2013
  16. 16. 12
  17. 17. 13 PRESCOM cuenta con una protección lógica digital del tipo serial. Después de la instalación del programa en el ordenador, éste deberá ser ACTIVADO a través de un proceso sencillo de seguir pero obligatorio para que su funcionamiento no tenga inconvenientes o sea restringido. Instalado el programa, éste podrá se utilizado en la modalidad de:APRUEBA(TRIAL) sin límite de tiempo pero sujeto a las restricciones de ésta (no se puede configurar, no se puede generar presupuestos con mas de 15 ítemes ni mas de dos módulos, no se pueden exportar a EXCEL los reportes) Cada vez que sea ejecutado el programa en esa modalidad, éste mostrará la siguiente ventana... Para proceder con la activación puede responder con un SI a esta invitación o ingresar al programa y entrando al menú ayuda, elegir la opción:ACTIVAR SOFTWARE. Paso 1: Copiar la SERIE DE INSTALACIÓN de 8 dígitos de la ventana que aparece y junto al número de la licencia adquirida (este número se encuentra en la tapa del CD-ROM) enviarlos vía EMAIL: prescom.8m@gmail.com o soporte@prescom-bo.com, para recibir el código de activación (16 dígitos). Paso 2: El CODIGO DE ACTIVACION que Ud. recibirá deberá GUARDARLO para futuros usos. Este NO CAMBIA aunque la computadora haya sido formateada o actualizada en su sistema operativo. Luego ingrese ese código en las casillas mostrados en la ilustración y finalice pulsando el botón de ACTIVAR. En seguida el proceso se completará opcionalmente con la introducción de los datos del usuario (membrete), información que aparecerá en los reportes de ambos módulos. Este requisito puede Activar el uso del programa PRESCOM 2013
  18. 18. 14 ser completado posteriormente y cambiarse las veces que se requiera. Cada proyecto graba el membrete que estaba activo al momento de ser almacenado. Activar el uso del programa Para buscar un nuevo LOGOTIPO (gráfico o fotografía en formato JPG) Membrete de la empresa o persona PRESCOM 2013
  19. 19. (modo edición) (modo reportes) Estructura funcional e interface Título y nombre del proyecto Barra de herramientas estándar Lista de bases de datos Moneda y tipo de cambio de la base de datos Número de decimales para el cálculo Módulos Monto del presupuesto Datos adicionales Barra de herramientas secundarias Título y nombre del proyecto Barra de herramientas para manejo y visualización de los reportes Lista de módulos componentes Opciones destino para el reporte Monto del presupuesto Barra de herramientas reportes principales PRESCOM 2013 15
  20. 20. 16
  21. 21. Una vez cargado el programa, éste mostrará la pantalla ilustrada. Esta contiene un menú de 6 opciones iniciales. La primera permite acceder directamente al uso de la aplicación sin mas preámbulos La segunda contiene una guía básica para empezar un proyecto nuevo. El programa orientará al operador en el proceso de generar un presupuesto. La tercera permite recuperar uno de los últimos 20 proyectos accedidos. La cuarta sirve para leer recientes mejoras en el programa. La quinta accede a una herramienta que permite la conversión de archivos, haciendo posible que los presupuesto generados en versiones 2008-2011 puedan ser recuperados en la 2013. La última obviamente para salir o cancelar el uso del mismo. En la parte inferior del menú se podrá ver el nombre del propietario de la licencia junto con información (mas abajo todavía) relativa al número de la revisión y su fecha. Estos datos son importantes al tiempo de verificar actualizaciones efectuadas. Menú de opciones inicial PRESCOM 2013 17
  22. 22. 18
  23. 23. Las bases de datos que utiliza PRESCOM tienen una estructura particular y corresponde a una organización lógica de la información necesaria para calcular análisis de precios unitarios y presupuestos. La carpeta que aloja por defecto a estos datos es: C:PRESCOM_2013DATOS configuración que puede variar como se verá mas adelante. El programa puede trabajar con varias bases de datos, sin tener límite en su número. Cada una de ellas genera 4 archivos y una carpeta. Los archivos tienen el mismo nombre y diferente extensión: NBD (índice), CFG (configuración), DAT (datos), GRP (grupos), OBS (apuntes). La carpeta que tiene el mismo nombre tiene la extensión: _ET, ésta cobija los archivos de las especificaciones técnicas (opcional). Las especificaciones técnicas son almacenadas en formato RTF (formato de texto enriquecido), compatible con otros procesadores de texto y que puede contener diferentes tipos y estilos de letras, inclusive gráficos y fotos. Configuración de la carpeta de trabajo E l p r o g r a m a e m p l e a u n a c a r p e t a p o r d e f e c t o p a r a l a s b a s e s d e d a t o s (C:PRESCOM_2013DATOS), pero es posible que el usuario u operador del programa requiera direccionar su administración hacia otra ruta o carpeta; para ello cuenta con dos alternativas, las ilustraciones señalan gráficamente ambas: a) Pulsar sobre el botón indicado para acceder a la búsqueda y fijación de una nueva ruta. Este método es mas directo y no recurre al diálogo de configuración del programa. b) Acceder a la opción indicada y estando en la ventana de configuración respectiva, oprimir el botón de búsqueda/fijación de una nueva carpeta. Este método es el indirecto y recurre al diálogo de configuración de base de datos/monedas/directorios (tecla F6). Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 19
  24. 24. Gestión de insumos Se entiende por insumos a los tres componentes básicos de un ítem: MATERIALES, MANO DE OBRA y EQUIPO. Este tipo de información es imprescindible en una base de datos, ya que contiene los precios unitarios y sus unidades. PRESCOM organiza sus datos en archivos ordenados alfabéticamente y no recurre a códigos de identificación de los registros. Para gestionar estos datos, el usuario dispone de iconos de acceso directo en la barra de herramientas lateral, opción de: Gestión de la base de datos (INSUMOS) en el menú HERRAMIENTAS y la tecla F3 (método abreviado). Através de esta herramienta, se podrá añadir, modificar, importar y/o imprimir esta información. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 20
  25. 25. El programa cuenta casi siempre con tres formas de acceder a una opción: a) menú, b) botón de la barra de herramientas y c) método abreviado (combinación de teclas o teclas de función). Esta no es la excepción, de hecho la ilustración muestra las tres formas. En el presente caso, estas son: Crear un nuevo registro, para ingresar insumos nuevos. Los campos de información requeridos son: descripción (max. 70 caracteres), unidad (max. 5), costo unitario, fecha de cotización y grupo. Este último sirve para posteriormente filtrar resultados en la elaboración de reportes o informes. Aesta opción también se accede con la tecla INS. Eliminar insumo(s), para borrar en forma temporal los registros marcados por el cursor. Este proceso es reversible de dos formas, la primera empleando la opción incluida en esta herramienta denominada: RECUPERAR REGISTROS BORRADOS y la otra cuando un ítem recurre a este tipo de datos. Imprimir lista, para sacar un copia dura de la lista visible. Ajustar precios unitarios, para ingresar cambios porcentuales en los precios de los insumos, ya sea determinando un porcentaje específico o valiéndose de la variación del cambio monetario con respecto al dólar americano. Ejecutada una alteración ya sea al alza o la baja, los resultados se verificarán instantáneamente en la lista posterior. El botón de DESHACER permite reponer los valores previos. Recordar que los cambios serán confirmados al tiempo de salir de esta herramienta y no podrán retornar a su estado previo. Copiar lista al portapapeles, para exportar información hacia otro programa. PRESCOM hace uso intensivo de la memoria intermedia y de uso temporal que dispone Windows: CLIPBOARD o PORTAPAPELES. Los datos serán recuperados ya sea empleando el método abreviado: CTRL + V o ingresando al menú EDICIÓN, opción: PEGAR. Si el operador señala o marca un grupo de datos de la planilla, solo éstos serán transferidos, mientras que si no se abarca mas de una celda, TODOS los datos visibles serán copiados. Pegar información del portapapeles, para importar o transferir datos desde una hoja electrónica. El operador alternativamente podrá hacer uso de una hoja de cálculo (Ej. Microsoft Excel) para introducir este tipo de información; a su culminación podrá traer estos datos hacia el PRESCOM de manera sencilla si es que cumple estas condiciones: PRESCOM trabaja con las bases de datos distinguiendo la que se utiliza como modelo o fuente y la que se genera junto con el presupuesto. Cuando se hacen uso de estas opciones fijarse siempre en la parte superior de la ventana para verificar de que base de datos se trata. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 21
  26. 26. Estando en la hoja electrónica los datos deberán ser ingresados en columnas, siguiendo este orden: DESCRIPCIÓN, UNIDAD, PRECIO UNITARIO, FECHAy GRUPO. Para empezar, estando en la hoja electrónica deberán copiarse estos datos (CTRL + C), luego pasar a PRESCOM y accediendo a la gestión de base de datos (F3), ingresar a la presente opción. Oprimir sobre el botón de AÑADIR DATOS para culminar. Los datos repetidos no serán incorporados. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 22
  27. 27. Reemplazar insumos en todos los ítemes. Esta opción está orientada a la eliminación de insumos parecidos ya que su descripción es levemente diferente (Ej. CEMENTO vs CEMENTO PORTLAND). A veces se tienen ítemes con estas variantes y esto genera reportes con datos en la práctica repetidos. Para proceder, debe elegirse el insumo a ser reemplazado, luego acceder a esta opción y de la lista elegir el reemplazo, para finalizar oprimir en OK. Confirmada la acción, el programa mostrará en una ventana la cantidad de veces que fue reemplazado. Recuperar registro borrados. Esta opción, tal como se comento líneas arriba, sirve para reponer los registros temporalmente eliminados. Solo requiere de la confirmación de este mensaje. Listar ítemes que contiene el insumos señalado. Permite revisar o comprobar la presencia de algún insumo en el listado de ítemes que contiene la base de datos activa (solo funciona cuando no se está elaborando un presupuesto). Sincronizar listas (presupuesto - base de datos activa). Esta opción tiene como función la de comparar la base de datos activa y la del presupuesto activo, y en función de coincidencias y diferencias, complementar la información de la base de datos con los insumos que están en el Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 23
  28. 28. proyecto. Esto sirve para crear/modificar ítemes donde son necesarios insumos que solo se hallan en el proyecto activo. Gestionar asignación de grupos. Es una opción que facilita el proceso de asignación de grupos a los insumos que están presentes en la base de datos, de manera que los reportes se nutran de la posibilidad de filtrado a partir de ese criterio. Calculadora. En varias ocasiones como la presente, se ofrecerá el acceso a la calculadora del sistema. Cambio de unidades global. Es una variable que controla la modificación individual o global de las unidades de medida. Ej. METRO por m. Esta opción nació con el propósito de permitir al operador efectuar ajustes, cambios y correcciones en las nomemclaturas de las unidades de los insumos de forma ágil y cómoda. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 24
  29. 29. Gestión de ítemes El grupo de datos que complementa funcionalmente a los insumos se denomina: ITEMES. Consisten en grupos de datos que conforman operativamente una actividad en la construcción: Ejemplo: Muro de ladrillo. Para generar un presupuesto su presencia se hace también imprescindible, ya que PRESCOM requiere de dicha información para asumirla como fuente; es decir que no es posible elaborar proyectos sin referencia alguna. Para ver/modificar/elegir ítemes de la base de datos, inicialmente se debe elegir a una de ellas. Las bases de datos disponibles se hallan en una lista en la parte superior derecha de la pantalla. Por defecto se instalará INFORMACION como base de datos modelo básica. Mas adelante se explicará como copiar o crear mas bases de datos. Una vez elegida de esta lista la base de datos a emplear, el operador deberá oprimir el botón titulado: L I S TA R I T E M E S. Esta acción tiene estos equivalentes: CTRL+Ao INS. En seguida se mostrará la lista de ítemes que constituyen la base de datos elegida. A partir de la misma se podrán efectuar cambios, adiciones y la elección de las actividades de construcción (ítemes) necesarias para el presupuesto en ciernes. PRESCOM dispone de métodos flexibles y cómodos como para ejecutar tales acciones. Uso de un menú contextual (botón derecho del ratón) o la barra de herramientas dispuesta al lado derecho de la lista. Opción que activa o desactiva la introducción del cómputo métrico una vez elegidos los ítemes requeridos. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 25
  30. 30. Las opciones destinadas al manejo de la base de datos del segmento ítemes, son: Crear nuevo ítem. Para introducir nuevos datos en esta categoría. Editar ítem elegido. Para modificar, corregir o completar la información contenida en el ítem elegido con el cursor. Borrar ítem(es) marcado(s). Para eliminar temporalmente uno o más ítemes. Ver/ingresar especificaciones técnicas al ítem elegido. Imprimir listado. La creación y edición de ítemes hace uso del siguiente formulario: Este formulario tiene capacidad para cobijar 30 materiales, 10 obreros y 20 equipos/maquinarias. Los cálculos se efectúan de manera automática, situación que se ilustra en la parte inferior de esta pantalla y tienen una precisión de 4 decimales, de los cuales pueden ser adoptados (redondeo) de 0 a 4. Para elegir insumos y adjuntarlos al ítem, se elegirá la primera opción o la tecla INSertar. La lista ofrecerá todo lo contenido de la base de datos activa. Estando en este proceso se podrá cambiar la base de datos para elegir insumos que posiblemente no existan en la de referencia y esto sin importar su tipo de moneda PRESCOM efectúa los cambios necesarios. La elección de los insumos tiene una mecánica de autofiltrado, es decir que las iniciales determinan el contenido de la lista. Si esta ayuda no fuera suficiente, se podrá utilizar el FILTRO Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 26
  31. 31. (tecla F2) y visualizar solo que cumple con las condiciones anotadas. Para retornar a la visualización de todos los registros se pulsa sobre el botón TODO (parte superior de la lista). Filtro del listado (F2) Opciones de la lista: Una vez encontrado y señalado el insumo buscado se oprime la tecla ENTER o se oprime sobre el botón ELEGIR. El insumo se sumará al rubro que se tiene activo. El rubro se activa moviendo el cursor en el formulario del ítem; un tip o ayuda mostrará en el que nos encontramos trabajando y cuantos insumos ya se hallan registrados. Para BORRAR UN INSUMO DEL ITEM se podrá hacer uso de la 2da opción o pulsar la tecla SUPRimir. La tercera opción: REEMPLAZAR INSUMO (CTRL+ R), funciona similar a la 1ra, con la variante de que la cantidad no se altera en el proceso. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 27
  32. 32. En el caso de que el operador no encuentre un insumo en particular, ya sea en la base de datos inicial o en las consultadas posteriormente, podrá CREAR directamente un registro nuevo en el archivo de INSUMOS. Esta opción se encuentra en la parte superior de la lista visualizada. La lógica planteada hace que el nuevo material automáticamente se incorpore al ítem, por lo tanto requerirá del rendimiento correspondiente. Este nuevo insumo también se añadirá de forma automática a la lista de insumos que se analizó en el acápite anterior (gestión de insumos). Nótese que la inserción de insumos puede recurrir a otras bases de datos (ver lista de parte superior). En caso de requerir insumos solo presentes en el presupuesto en elaboración, se debe inicialmente SINCRONIZAR LISTAS recurriendo a la opción respectiva incluida en la edición de las listas de insumos (F3). BORRAR INSUMO. Con su equivalente de teclado (SUPR o DEL), esta opción elimina la presencia de un determinado insumos. Como el programa no advierte ese hecho, si existe necesidad de reponer la estructura previa, EVITEARCHIVAR y solo salga de esta rutina. REEMPLAZAR INSUMOS. Sirve para reemplazar un insumo específico por otro de la base de datos activa o la que se elija. En este proceso no solo cambia la descripción, sino también el precio unitario. La opción MODIFICAR POSICIONES DE INSUMOS, permite la re ubicación de los mismos según el orden que le de el operador. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 28
  33. 33. El trabajo consiste en elegir los insumos en función del nuevo orden junto con la pulsación del botón LLEVAR. En caso de equivocación existe el botón LIMPIAR LISTA ORDENADA para empezar de nuevo. IGUALAR PRECIO UNITARIO. En la necesidad de efectuar una homologación de precios unitarios de referencia, ésta opción hace que el programa modifique los rendimientos de manera que el cálculo resultante se aproxime o iguale a un determinado valor. Alternativamente a la modalidad predeterminada, el operador podrá optar por AFECTAR SOLO A LA MANO DE OBRA Y EQUIPO en lo que respecta a su rendimiento, de forma que las cantidades de materiales queden con sus valores originales, esta posibilidad esta mas condicionada y en consecuencia el resultado pueda que refleja cierta imprecisión, situación que se expresará en un mensaje. Efectuados los cambios o arreglos necesarios se podráARCHIVAR EL ITEM con la 5ta opción. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 29
  34. 34. La dos opciones que continúan son complementarias: COPIAR y PEGAR I N F O R M A C I Ó N; ambas usan el p o r t a p a p e l e s c o m o m e d i o d e transferencia de información dentro del mismo programa o con una hoja electrónica. Internamente sirven para crear nuevos ítemes en base a otro existente; para ello bastará ingresar y ejecutar la opción COPIAR DATOS del ítem de referencia, luego de salir del formulario (ESC), optar por CREAR NUEVO ITEM y dentro del formulario ejecutar la opción PEGAR... introducir los cambios necesarios y luegoARCHIVAR ITEM. Esta ventaja implica que todos los campos de información se hallan completos en el registro origen, caso contrario resultará en error. Tal como se mencionó, este proceso también permite la comunicación desde y hacia una hoja electrónica. Para la importación de datos provenientes de esta última, se deberá estructurar la información bajo este modelo: Nótese que la descripción encabeza el bloque, seguido por su unidad y luego el grupo o capítulo al que pertenece. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 30
  35. 35. Cada insumo será ingresado empezando por su descripción, su unidad, su rendimiento, su precio unitario y la letra que identifica su rubro (M=materiales, O=mano de obra, E=equipo/maquinaria). Para transferir a PRESCOM, en la hoja electrónica se marcará el bloque, tal como se ilustra, pulsar la combinación de teclas CTRL+ C (copiar), en seguida retornar a PRESCOM. Al tiempo de ser pegada esta información (CTRL + V) en el PRESCOM, el programa buscará si los insumos ya se encuentran en el archivo de precios unitarios. Solo registra en esta lista los que no existan o sus descripciones no coincidan. También se añadirá si es necesario el GRUPO. RECORDAR QUE LOS PRECIOS UNITARIOS DEBEN CORRESPONDER A LA MONEDA EN USO. IMPRIMIR ITEM, saca una copia impresa del ítem visualizado. Esta opción no se usa para la extracción de los análisis de precios unitarios de un presupuesto, solo sirve para evaluar en papel los datos, ya que consiste de un borrador del reporte definitivo que se lo obtendrá mediante la elaboración de un presupuesto. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 31
  36. 36. Instalación de la(s) base(s) de datos La inclusión de la base de datos INFORMACIÓN a nivel de la instalación del software, podría ser insuficiente para trabajar con el mismo; en tal caso el usuario dispone de otras bases de datos incluidas en el CD-ROM. Para su instalación se deberá seguir los siguientes pasos: 1.-Acceder a la opción ilustrada por el gráfico (menú: HERRAMIENTAS). 2.- Aparecida la ventana que se muestra en el gráfico, se deberán elegir la ruta ORIGEN y/o DESTINO (directorios de donde y a donde se copiarán las bases de datos). Lo común será sin alterar la ruta DESTINO. Esta variable permite la elección de toda la lista. En este caso se recomienda proceder con el OK para copiar. El botón CREAR CARPETAsolo se activará cuando se elija alterar la ruta DESTINO. 3.- Proceder con la copia o instalación de la base de datos de su preferencia, eligiendo el archivo en la ventana ORIGEN, oprimiendo el botón del ratón y soltando en la ventana DESTINO. Repetir este paso para las demás bases de datos. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 32
  37. 37. 4.- Repetir el paso 3 para otras bases de datos. Para terminar salir de la ventana Crear una base de datos nueva Se había dicho que PRESCOM puede trabajar con varias bases de datos. En el caso de que el usuario requiera utilizar una nueva y empezar todo de cero, podrá seguir estos pasos y crear una: 1.- Ingresar al menú de configuración de bases de datos (F6). 2.- Pulsar sobre el botón de CREAR. Llenar los datos solicitados y finalizar con ACEPTAR. 3.- Luego de aceptar los cambios se debe activar la base de datos recientemente creada para trabajar en ella. 4.- Inmediatamente se podrá empezar a registrar ya sea insumos o ítemes, tal como se explicó en los acápites anteriores. Como la versión 2013 implica cambios estructurales a nivel de la base de datos, se vio por conveniente incorporar una herramienta específica para la transformación de las versiones 2008-2011 a la nueva; denominada CONVERSOR. Esta herramienta permite adaptar y hacer los ajustes necesarios para que la nueva versión pueda reconocer y/o recuperar archivos de versiones previas (bases de datos, presupuestos y seguimiento de obras). Considerando el tiempo transcurrido, se decidió dejar sin mayor soporte información de versiones anteriores a la 2008, aunque haciendo uso de la 2011 (aunque en formato DEMO) se puede leer y llevar datos desde la 2000 si consideramos que ésta puede servir de puente para ese objetivo. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 33
  38. 38. Esta es la interface que hace posible ejecutar las conversiones mencionadas. Su uso es simple, ya que consiste básicamente en elegir si la conversión se concentrará en BASES DE DATOS, PRESUPUESTOS o SEGUIMIENTOS DE OBRAS. Luego elegir la carpeta ORIGEN, es decir el sitio donde se encuentran los archivos en el formato anterior. Luego seleccionar los archivos que deben ser transformados. Opcionalmente el operador decidirá si la carpeta destino será distinta a la predeterminada. Para finalizar o ejecutar el proceso, se deberá oprimir el botón central (PROCEDER) Ya que los ajustes efectuados en la estructura de la información también implicó la revisión de los contenidos, es posible que existan posible conflictos en este proceso, ya que la versión anterior se mantuvo con una estructura que tenía ciertas características menos estables por mucho tiempo. De hecho y como ejemplo se puede mencionar que la nueva versión desechará insumos que tengan el mismo denominativo que los ítemes. Manejo de las bases de datos PRESCOM 2013 34
  39. 39. 35 La principal función de PRESCOM es la generación de presupuestos, justamente de ahí su nombre: PRESupuestos COMputarizados. La versión 2013 propone una administración madura, ágil y flexible de las etapas de cálculo,edición, almacenamiento e impresión. Puede generar presupuestos sueltos o estructurados a través de módulos. Estos últimos en la misma modalidad del manejo de hojas de cálculo, es decir identificados como pestañas en la parte inferior de la pantalla. Los presupuestos se calculan haciendo uso de una o más bases de datos; se configuran a través de parámetros de cálculo; se complementan con hojas de cómputos métricos, y se proyectan en el tiempo con el uso de diagramas GANTT. Configuración de la carpeta de trabajo Tal como se explicó para las bases de datos, el programa puede se configurado respecto a la carpeta o ruta que éste empleará para almacenar los distintos proyectos. Para ello se podrá fijar una ruta de forma directa o indirecta. Para la forma directa se debe oprimir sobre el botón ilustrado por el gráfico (pantalla principal). Estando en la ventana de búsqueda y fijación de la carpeta, establecer la su ruta y luego ACEPTAR la configuración. A partir de ese momento el programa almacenará todo p r e s u p u e s t o e n e s a r u t a (carpeta). La forma indirecta compromete al diálogo de configuración del programa (tecla F6). Debe procederse de la forma como se explicó para la configuración de la carpeta o ruta de trabajo para las bases de datos. Crear un nuevo proyecto Para crear un nuevo proyecto, el operador tiene dos opciones. La modalidad asistida y la modalidad manual. La primera modalidad es en principio asistida; ésta recurre al menú inicial en su 2da opción (NUEVO PROYECTO). El proceso preliminar será guiado por el programa, pasando por la introducción de los datos del proyecto hasta llegar a la elección de los ítemes para el 1er módulo. Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  40. 40. 36 La segunda modalidad recurre a la elección de etapas del operador; para ello deberá ingresar el programa, luego elegir los ítemes o ingresar los datos del presupuesto, etc. En cualquier caso los procesos involucrados son: 1.- Elegir la base de datos que se prefiera (listado de la parte superior de la pantalla). Inmediatamente debajo del listado se encuentran dos datos que identifican la moneda y el tipo de cambio de la base de datos elegida. 2.- Empezar a elegir y añadir los ítemes que se requieran en el módulo. Para esta tarea el operador tiene hasta 4 opciones: pulsar en el primer botón de la barra de herramientas secundarias (lado izquierdo); en el teclado pulsar; CTRL + A o INSertar; en el menú EDICION ejecutar la opciónAÑADIR ITEM(ES) o pulsar LISTAR ITEMES. Optada cualquiera de ellas, aparecerá en el lado derecho de la pantalla el listado de ítemes que contiene la base de datos activa. En la modalidad asistida y solo la primera vez el programa consultará sobre la introducción de los cómputos métricos; responder con una SI para ingresar las cifras a continuación de la elección de los ítemes y con un NO para hacerlo posteriormente en la planilla del presupuesto. Generación de presupuestos Iniciada la elección de ítemes, el presupuesto adoptará la moneda y el tipo de cambio de la base de datos activa El proceso de selección de ítemes permite cambiar dinámicamente la base de datos de donde se extraen, para ello usar el listado de la parte superior. Esc F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 ~ ` ! 1 @ 2 $ 4 % 5 ^ 6 & 7 * 8 ( 9 ) 0 + = # 3 Q W E R T Y A S D F G H Z X C V B U I O P J K L N M { [ } ] : ; " ' < , > . ? / Tab Shift Ctrl Alt Caps Lock Alt Ctrl Shift Enter Backspace Insert Home Page Up Delete End Page Down | 7 8 9 4 5 6 1 2 3 0 . Num Lock Home PgUp End PgDn Ins Del Enter / * + Print Screen Scroll Lock Pause Scroll Lock Caps Lock Num Lock Ctrl Insert A 1 2 3 4 Cuando se utilicen bases de datos con distinta moneda a la del presupuesto, el programa hará los cálculos necesarios para transferir los precios unitarios. Fijarse en la gráfica para darse cuenta de que esta información aparece simultáneamente a la estructura del ítem. PRESCOM 2013
  41. 41. 37 Desde el listado que aparecerá al lado derecho de la pantalla, el operador podrá elegir en forma individual o múltiple los ítemes que requiera. Para el primer caso se utilizará la tecla ENTER, mientras que para el segundo se señalarán los ítemes a través de casillero (lado izquierdo de cada descripción) ya sea utilizando el ratón o la barra espaciadora, para que al final se pulse en el botón deAÑADIR. 3.-Terminada la elección de los ítemes pulsar en la tecla ESC o el botón SALIR. 4.- En la planilla de edición del presupuesto ingresar las cantidades o computo métrico, siguiendo la lógica operativa de una hoja electrónica (escribir la cifra y avanzar a la siguiente celda). Alternativamente el operador podrá hacer doble click en la casilla de la cantidad para que a través de una planilla se calculen/incorporen tales datos; estos serán identificados por un icono característico. 5 .- Completar con la introducción de las referencias del proyecto. Esta herramienta se halla en la parte superior de la pantalla, al lado izquierdo del nombre del proyecto. Aqui también se puede modificar del tipo de cambio y la fecha de elaboración del mismo. El nombre del proyecto sirve también como nombre de archivo. Los proyectos de la versión 2013 tienen la extensión DDP (Ej. RESIDENCIAANTEZANA.DDP) Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  42. 42. 38 La contraseña (4 caracteres) en esta versión tiene la finalidad de bloquear la edición/exportación del proyecto; solo la visualización/impresión será admitida. El presupuesto podrá ser verificado inmediatamente en la parte inferior de la pantalla. Existen dos montos... el primero calculado siempre en dólares americanos (moneda de referencia del programa) y el segundo en el tipo de moneda que se utilizó para el efecto. El presupuesto estará listo para su impresión o su almacenamiento. Prescom 2013 archiva la información completa en un solo archivo que tiene la extensión DDP, con todo consume un espacio mucho menor que sus predecesoras; aproximadamente 1 Kb por ítem, incluyendo especificaciones técnicas y cómputos métricos. Elección de ítemes (formas alternativas) La búsqueda y selección de ítemes básicamente responde al uso de los cursores (arriba, abajo), las teclas de avance de página (Re Pag yAv Pag), y la tecla de la inicial de la descripción (Ej. M para Mamposterías o Muros). Obviamente se hallan disponibles la barra de movimiento vertical y la rueda del ratón como medios implícitos alternativos.Aeste abanico de posibilidades, se suman otros no tan evidentes y muy propios de este paquete: la tecla F2 o FILTRO de visualización y el casillero de verificación lateral para elegir sin añadir. El uso del FILTRO(F2) es un mediador que agiliza simplifica la búsqueda visual de los ítemes requeridos. El filtro tiene la posibilidad de buscar términos dentro la descripción de los ítemes, esto hace más flexible el proceso de selección o búsqueda. Generación de presupuestos Si bien la contraseña añade discreción al uso de estos archivos, implica mucho cuidado, ya que su olvido no podrá ser remediado con método alguno. Del módulo Del proyecto PRESCOM 2013
  43. 43. 39 La selección y adición de los ítemes se ejecuta básicamente mediante tres métodos: a) Ubicación del ítem y pulsación de la tecla ENTER. El ítem pasará a la planilla del presupuesto en elaboración. b) Ubicar ítem, sujetarlo con el puntero del ratón, arrastrarlo y soltarlo en la planilla. Este método es mucho mas intuitivo pero como el anterior es individual. c) Marcar uno o mas a través del casillero de verificación lateral, luego pulsar el botón AÑADIR. Alternativa para llevar varios ítemes al mismo tiempo. El programa respetará el orden de selección. Este último método tiene dos opciones en el menú contextual de la lista que facilitan la elección de TODOS o la INVERSIÓN DE LA SELECCIÓN. Para marcar los ítemes se puede hacer uso de un doble click pausado con el ratón o la barra espaciadora (forma sugerida). Se podrá comprobar que botón añadir registra los ítemes elegidos y después de su pulsación, cómo éstos van siendo sumados Generación de presupuestos Esc F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 ~ ` ! 1 @ 2 $ 4 % 5 ^ 6 & 7 * 8 ( 9 ) 0 + = # 3 Q W E R T Y A S D F G H Z X C V B U I O P J K L N M { [ } ] : ; " ' < , > . ? / Tab Shift Ctrl Alt Caps Lock Alt Ctrl Shift Enter Backspace Insert Home Page Up Delete End Page Down | 7 8 9 4 5 6 1 2 3 0 . Num Lock Home PgUp End PgDn Ins Del Enter / * + Print Screen Scroll Lock Pause Scroll Lock Caps Lock Num Lock PRESCOM 2013
  44. 44. 40 al presupuesto. Simultáneamente a la búsqueda y elección de los ítemes para el presupuesto y sin salir de la lista, el operador podrá acceder al cambio de base de datos. Esta facilidad permite combinar una o mas fuentes de información para el cálculo de un presupuesto. En el entendido de que no siempre las bases de datos consultadas coinciden en su moneda a la del presupuesto en elaboración, el programa efectúa las conversiones necesarias en base al dólar americano. Fijarse en la parte inferior de la información del ítem tales posibles conversiones. En el ejemplo ilustrado, se puede apreciar la equivalencia del costo del CIELO FALSO DE YESO MAS MADERAMEN en dólares (moneda de la base de datos consultada) y bolivianos (moneda del presupuesto). El cálculo definitivo y preciso se efectuará una vez incluido éste ítem en el presupuesto, por tal razón el equivalente mostrado en esta ventana solo es uno aproximado. Cómputos métricos PRESCOM, integra entre sus herramientas planillas de cálculo simples que se ajustan a las necesidades de la elaboración de los cómputos métricos. Estas planillas simulan el comportamiento de las hojas electrónicas a nivel elemental, pero añaden la conveniencia de tener esta información al instante; archivada junto Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  45. 45. 41 El programa asigna de forma automática una hoja de 100 filas a cada ítem. El número de columnas es variable por ser dependiente de la unidad de medida que tiene el ítem (Ej. m2 tiene columnas de largo y ancho, m3 tiene columnas de largo, ancho y alto, etc.). Estas referencias tienen como encabezado el término genérico de DIST en los 3 ejes espaciales. Para ingresar a estas hojas el operador debe hacer doble click en la celda de la cantidad en la planilla de edición del presupuesto. Las opciones principales son: Copiar valores de otro ítem Sirve para transferir cómputos métricos efectuados para otro ítem; muy útil cuando se requiere usar de referencia valores de un ítem para otro similar y/o complementario. (Ej. zócalos para pintura). Imprimir planilla Saca una copia impresa de la hoja de cómputos métricos Calcular formas y volúmenes simples Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  46. 46. 42 Se constituye en una alternativa a la planilla, cuando el usuario enfrenta formas o volúmenes no ortogonales. Prácticamente todas las superficies y los volúmenes simples podrán ser calculados con las 17 variantes incluidas en PRESCOM, cada una posee un gráfico guía con las medidas requeridas y un casillero con el número de veces para efectuar los cálculos. Es necesario destacar que se pueden calcular varias figuras para un mismo ítem, dándole mayor versatilidad al proceso. La opción TRANSFERIR COMPUTOS DESDE ARCHIVO DE TEXTO, nace en la necesidad de vincular información generada en otros programas. El proceso de inicia cuando se elige el archivo de texto separado por “comas”; éste debe contener 6 campos de datos relativos a: parte, descripción, veces, longitud, área y volumen. La ilustración que se adjunta es un buen ejemplo de esta estructura. Ejecutado este primer paso, el proceso le da opciones de filtrar lo importado en base al primer campo (ejem. ambiente) Se podrá elegir ademas el tipo de cómputo métrico a ser transferido Generación de presupuestos FIGURAS 3D FIGURAS 2D PRESCOM 2013
  47. 47. 43 Archivar planilla Se aceptan los cambios y se aplican al ítem. El valor en la celda será destacado por un icono característico. Mediante el menú contextual se podrán acceder adicionalmente a opciones como: Insertar fila (INS) Es una opción vinculada al manejo interno de la hoja e inserta una fila en blanco cuando es necesario añadir datos entre los que ya existen. Eliminar fila Hace lo contrario que la opción anterior. Copiar (CTRL+ C) Copia el bloque de celdas en una memoria temporal interna Pegar (CTRL+ V) Pega e inserta los valores del bloque que se hallan en la memoria temporal interna. Pegar especial (CTRL+ F) Pega e inserta los valores del bloque que se hallan en el portapapeles. Esta opción esta dirigida a transferir valores desde una hoja electrónica. Edición del presupuesto La modificación de los datos en el proceso de elaboración de los presupuestos propone procesos intuitivos y directos en lo que respecta a PRESCOM. Se podrían dividir en dos grupos las posibles intervenciones: 1) De contenido - Precios unitarios - Rendimientos - Porcentajes de las incidencias - Fórmulas de las incidencias - Formatos predeterminados 2) De forma - Orden de los ítemes (mover, copiar, borrar, reemplazar) - Descripción de los ítemes -Apuntes u observaciones Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  48. 48. 44 - Especificaciones técnicas - Datos del proyecto - Formato de los reportes (esto será explicado en detalle en el capítulo: REPORTES) De contenido (precios unitarios) Para introducir cambios en los precios unitarios, el operador tiene dos alternativas claramente definidas y ambas con ventajas y desventajas. La primera alternativa es ingresar a la Gestión de la base de datos (insumos)... Tecla F3. Esta plantea una opción ágil pero se concentra en los insumos (materiales, obreros y/o equipo).Accedida a la ventana respectiva, el operador deberá ingresar los cambios en los precios directamente en las celdas que los contienen (como en una hoja electrónica), esto implica moverse con los cursores, escribir las cifras y aceptar los cambios con la tecla ENTER. Los cambios son automáticamente almacenados al tiempo de salir de esta planilla. Para cambiar de rubro se debe utilizar al lista superior izquierda. Las listas desplegadas pueden variar en función de la magnitud del proyecto... A más módulos/ítemes seguramente mayor la cantidad de insumos empleados. Esto confirma la forma que tiene PRESCOM de diferenciar las bases de datos: una es la utilizada como modelo (BDM) y otra la generada en el proyecto. La segunda alternativa acompaña a la edición de los ítemes en forma individual, por ello requiere del doble click o uso de la opción Editar ítem del menú EDICION (CTRL+ E). Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  49. 49. 45 Esta acción desplegará el formulario del ítem: En el se podrán ingresar los cambios de la misma forma que en la primera alternativa, con la variante de poder efectuar alteraciones directas y simultáneas en la descripción del insumo, su unidad, rendimientos y precios unitarios; fuera de verificar las afectaciones a nivel de costo total del ítem. Recordar que los precios unitarios son globales por lo que afectan a “todos” los ítemes, mientras que los rendimientos son locales y afectan sólo al ítem que los contiene. El otro aspecto importante cuando se trata de afectar resultados del cálculo de presupuestos, se denomina INCIDENCIAS. Consisten en factores adicionales a los costos directos que deben incorporarse a las matemáticas de los precios ya sea por normativa o n e c e s i d a d . L a s i n c i d e n c i a s e n PRESCOM se dividen en pasivas y activas. Las pasivas son resultados parciales (Ej. Subtotal); las activas incluyen a su fórmula un porcentaje d e d u c i b l e d e o t r o s p a r á m e t r o s . E n P R E S C O M 2 0 1 3 , haciendo doble click en las planillas de la parte inferior se puede acceder sin contratiempos a la configuración del formato de cálculo Generación de presupuestos DOBLE CLICK Esta acción desplegará el formulario del ítem: En el se podrán ingresar los cambios de la misma forma que en la primera alternativa, con la variante de poder efectuar alteraciones directas y simultáneas en la descripción del insumo, su unidad, rendimientos y precios unitarios; fuera de verificar las afectaciones a nivel de costo total del ítem. Recordar que los precios unitarios son globales por lo que afectan a “todos” los ítemes, mientras que los rendimientos son locales y afectan sólo al ítem que los contiene. El otro aspecto importante cuando se trata de afectar resultados del cálculo de presupuestos, se denomina INCIDENCIAS. Consisten en factores adicionales a los costos directos que deben incorporarse a las matemáticas de los precios ya sea por normativa o n e c e s i d a d . L a s i n c i d e n c i a s e n PRESCOM se dividen en pasivas y activas. Las pasivas son resultados parciales (Ej. Subtotal); las activas incluyen a su fórmula un porcentaje d e d u c i b l e d e o t r o s p a r á m e t r o s . E n P R E S C O M 2 0 1 3 , haciendo doble click en las planillas de la parte inferior se puede acceder sin contratiempos a la configuración del formato de cálculo PRESCOM 2013
  50. 50. 46 PRESCOM 2013 posee un esquema bastante flexible para la organización y manejo de las incidencias, tanto así que pueden cambiar su denominación, sus porcentajes, sus fórmulas, su orden aparición en los análisis de precios unitarios, etc. Este esquema muestra los parámetros predeterminados. La asignación de tipo (ACTIVO o PASIVO) no es definitiva; dependiendo de las necesidades del presupuesto, el operador podrá convertir el activo en pasivo y viceversa, esto solo depende de que el parámetro incluya un porcentaje para su cálculo (ACTIVO) o no (PASIVO). Para ingresar a la fase de configuración de las incidencias, se debe ingresar a las opciones que aparecen en los gráficos o en su caso oprimir la tecla de función: F9. La ventana de configuración se vera así: Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  51. 51. 47 Para cambiar la denominación bastará con hacer doble click en la descripción vigente y después de escribir la variante pulsar la tecla ENTER. La pulsación de la tecla ENTER será imprescindible en todos los cambios, ya que su acción no solo introduce el cambio, sino que valida la información. De igual forma se procederá si es necesario con los porcentajes y las fórmulas. Si en lugar del porcentaje se ingresa el valor: -1, el parámetro desaparecerá de la impresión en la hoja de análisis de precios unitarios. En el caso de las fórmulas, éstas deberán escribirse siguiendo estas sencillas reglas: - Utilizar como variables solo a las letras que representan a los parámetros (Ej. A = materiales). El programa no admitirá letras mayores a la “Q”. - Los únicos operadores admitidos son las suma (+) y la resta (-). - No será posible ingresar cálculos recursivos, situación que provocaría cálculos sin fin. (Ej. F= D+G, cuando G = D+F) Fuera de esas simples premisas, el operador tiene la libertad de configurar a su criterio las fórmulas que sustentas inicialmente los precios unitarios de los ítemes y en consecuencia todo el presupuesto. Para alterar el orden de impresión de los parámetros en la hoja de análisis de precios unitarios, el método es mas bien implícito, es decir acude la uso del ratón... Bastará con elegir, arrastrar y soltar el parámetro en la ubicación que le corresponda. Al lado derecho de cada parámetro existe un casillero de verificación que afecta el destaque o no del mismo en la impresión. En la parte inferior se encuentran listas que permiten el cambio de la cantidad de decimales en distintos datos. Por añadidura se encuentran también otras dos alternativas. La primera determina si el cálculo de los tiempos será en función del promedio del rendimientos (mano de obra y equipo) o será en función del valor máximo. La segunda opción controla el cálculo del precio final del ítem. De asumirse este variante, el programa introducirá una formula matemática que afectará básicamente 3 valores... 2 relativos a los impuestos y el Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  52. 52. 48 tercero obviamente al precio final. Se sugiere emplear éste procedimiento en presupuestos de orden particular pero que requieran reservar un presupuesto para los impuestos (valor agregado y de transacciones) y evitarlo en proyectos de orden público, ya que éstos tienen un formato sujeto a las normas básicas para el sistema de adjudicación de bienes y servicios (vigente en BOLIVIA). La ventaja de configuración de los parámetros de cálculo tiene 4 botones al lado derecho que controlan el destino de los cambios efectuados. Este se utiliza para cancelar los cambios y salir de la configuración. Este otro para aceptar los cambios y salir de la configuración. Si el operador se encuentra elaborando un presupuesto, los cambios solo afectarán a la sesión en curso. Este otro sirve para retomar los valores previos a los cambios introducidos Este último sirve para reponer los valores y esquema de cálculo original (el que se instala con el programa). A esas posibilidades se añade un recurso bastante importante, detalle que se accede y utiliza en la parte inferior central de la ventana. Su uso faculta al usuario a generar, almacenar y reutilizar distintos formatos.De h e c h o , e l p r o g r a m a v i e n e c o n 6 predeterminados: 1) Formato completo mas IVA, 2) Formato completo SIN IVA, 3) Formato MEJORAMIENTO DE BARRIOS, 4) Formato muy básico, 5) Formato PRESCOM 2000 y 6) Normas básicas del SABS. La versión 2013 permite una lectura y activación instantánea del formato a partir de la elección de uno de los de la lista. Para almacenar un nuevo formato bastará introducir los cambios necesarios en los parámetros, escribir un nombre en esta lista y pulsar el icono deACEPTAR. Para Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  53. 53. 49 eliminar un formato a su vez, pulsar el botón con la cesta de basura. Orden estético En el orden estético, los cambios afectan la apariencia y referencias empleadas en el presupuesto. Las opciones básicas en ese sentido son: borrar, reemplazar y mover ítemes. Estas opciones se encuentran en forma de botón en la barra de herramientas lateral o en el menú EDICION. Estas opciones se destacan con una flechas en las ilustraciones. Las opciones de copiar y pegar ítemes, serán abarcadas con mayor detalle con el acápite de MANEJO DE MODULOS. Para mover, el operador debe elegir en principio del ítem a mover y luego elegir una fila para éste. Esta acción empuja los ítemes que están debajo de la nueva posición del ítem desplazado. Para eliminar uno o más ítemes, se deberá marcar un bloque continuo de celdas luego elegir la opción respectiva. Saldra una advertencia en ese sentido y confirmada la acción se procederá a borrar definitivamente los mismos. Para reemplazar un ítem, se procederá inicialmente a elegir el ítem en cuestión (de la planilla), una vez en la lista de ítemes de la base de datos empleada, marcar el casillero de elección (barra espaciadora) y luego oprimir REEMPLAZAR (botón en la parte superior de la lista). Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  54. 54. 50 En el reemplazo de ítemes, se debe tomar en cuenta que las acciones solo involucran a sus contenidos específicos, básicamente a sus insumos, sus rendimientos y sus especificaciones técnicas; salvo que exista la inclusión de un nuevo insumo, los precios unitarios de materiales, obreros y equipo corresponderán a los establecidos en el presupuesto. Fuera de utilizar el formulario del ítem (EDITAR ITEM), se puede modificar su descripción directamente en la planilla, pulsado ENTER sobre su nombre. Archivar / recuperar proyectos Para almacenar el contenido completo de un proyecto, el usuario tendrá el cuidado de verificar si los datos del mismo se registraron. Los datos requeridos son varios, pero solo el nombre es imprescindible, ya que el mismo sirve de nombre del archivo. Para archivarlo definitivamente se debe elegir una de estas opciones: El botón con el ACEPTAR junto con la opción GRABAR PROYECTO se activarán solo si el programa detecta que existe la necesidad de archivar el trabajo, caso contrario se mantendrán deshabilitados. La opción GRABAR PROYECTO COMO..., se hallara en todo momento habilitada ya que se usa por lo general para archivar el trabajo con otro nombre y por lo tanto generar un proyecto en base a otro a partir de variantes que el usuario vio por conveniente introducir en el segundo. PRESCOM utiliza el diálogo estándar de Windows para efectuar el almacenamiento de archivos. A través de esta ventana uno puede elegir el destino ya sea mediante los iconos del lado izquierdo o buscando una ruta un tanto menos convencional. Inclusive permite la adición de Generación de presupuestos En PRESCOM 2013 el nombre del archivo y el nombre del proyecto NO ESTAN VINCULADOS como en anteriores versiones. PRESCOM 2013
  55. 55. 51 carpetas y eliminación de éstas junto con los archivos. La extensión empleada es DDP. Para recuperar proyecto se emplean métodos similares a los explicados líneas arriba. PRESCOM dispone de un método conveniente y eficiente para recuperar los trabajos recientes. Una manera es ingresar al menú ARCHIVO a su opción PROYECTOS MAS RECIENTES; otra al oprimir el icono de búsqueda de esos archivos (parte superior de la barra estándar); y otra al elegir la tercera opción del menu inicial. La ventana que posteriormente surgirá es la siguiente: Contiene opciones como para recuperar el presupuesto, buscar otros proyectos en la misma ruta del elegido, limpiar este listado o salir. La tabla permite ver un máximo de 20 registros. Esta despliega los proyectos ordenándolos según su fecha y hora de acceso. Los encabezados orientan el tipo de archivo; bloqueo del proyecto; si el proyecto señalado esta en la fase de seguimiento; el título del proyecto; la moneda; fecha y hora; número de módulos y número de ítemes. En la parte inferior además se refuerza con datos relativos a la carpeta que contiene el archivo y datos adicionales complementarios. Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  56. 56. 52 Bloquear proyectos Es una opción aparecida en la versión 2007 a través de que se bloquea o desbloquea un proyecto a nivel de su edición o exportación. Muy útil para darle discreción y seguridad al manejo de los datos de un presupuesto. Para activar el bloqueo, el operador debe ingresar a los datos del proyecto y escribir una contraseña de 4 caracteres. Una vez archivado el trabajo, éste quedará bloqueado. La recuperación de este tipo de proyectos tiene algunos indicios de su estado en la ventana de los mas recientes. Para desbloquear el proyecto, bastará con ingresar nuevamente a los datos del proyecto y después de pulsar en el botón del candado ingresar la contraseña. En caso de requerir retirar la contraseña, luego de ingresar a los DATOS DEL PROYECTO, el operador deberá eliminar manualmente los caracteres de esa casilla, aceptar los cambios y archivar el proyecto. Manejo de módulos Uno de los mayores aportes a la comodidad y lógica de los procesos, fue introducir la Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  57. 57. 53 administración de los módulos o subpresupuestos en PRESCOM, ya que versiones previas debían lidiar con rutinas poco naturales como la “integración” de archivos para lograr ensamblar un proyecto con esas características. Los módulos se comportan como hojas de cálculo y se identifican a manera de pestañas que llevan su nombre, sitúandose además de forma conveniente en la parte inferior de las planillas de edición. Para administrar estos componentes, se tienen varias opciones, todas accesibles a través del menú contextual (botón derecho sobre las pestañas). Las primeras 6 están también representadas en la barra de herramientas lateral. El programa no tiene límites establecidos para trabajar con los módulos, pero en dependencia de la capacidad del ordenador y su velocidad se recomienda un promedio máximo de 30. Las opciones de COPIAR y PEGAR ITEMES, cobran real importancia cuando se trata de manejar módulos, ya que en la mayoría de los casos, los módulos contienen los mismos ítemes, por ello y evitando buscarlos en las listas de la bases de datos, bastará con utilizar estas opciones a requerimiento del operador. Para copiar se elegirá el o los ítemes, luego se pulsara CTRL + C (modo abreviado) y en seguida se pegarán (CTRL+ V) ya sea en el mismo módulo o en otro. El cambio del denominativo se logra eligiendo la opción descrita como: CAMBIAR NOMBRE DEL MÓDULO Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  58. 58. 54 La eliminación de módulos, requiere de la confirmación a la siguiente advertencia: No se podrá ejecutar esta opción cuando el proyecto contenga un solo módulo. Para mover, al igual que los ítemes, se deben atravesar dos fases... 1) la elección del módulo a moverse y luego 2) la elección del nuevo sitio. En el propósito de enriquecer las opciones de manejo de módulos, además se añadieron otras de intercambio e integración. Para transferir información de un módulo completo (ítemes, cantidades y especificaciones técnicas) a otro módulo vacío del mismo proyecto o de otro, se deberá utilizar la opción titulada: MEMORIZAR MODULO COMPLETO. En la ilustración se ha memorizado el contenido del módulo INSTALACIONES. Comprobar el uso de ésta opción fijándose el mensaje de la barra de procesos en la parte superior de la pantalla. Opciones de inserción o integración: 1) CREAR UN NUEVO MODULO EN EL MISMO PROYECTO 2) INICIAR UN NUEVO PROYECTO 3) RECUPERAR UN PROYECTO Y CREAR UN NUEVO MODULO EN EL MISMO En todo caso solo se puede integrar el contenido de la memoria en un módulo nuevo (vacío). En seguida se deberá buscar la opción: INTEGRAR MODULO DE LA MEMORIA EN Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  59. 59. 55 PROYECTOACTIVO y responder al cuestionario que aparecerá. La versión 2010 aportó con la posibilidad de integrar módulos con la alternativa de unir 2 o todos en uno solo. Como estos procesos implican cambios en la estructura de módulos, se recomienda ARCHIVAR o GUARDAR previamente el proyecto, ya que en el caso de arrepentimiento se podrá recuperar el trabajo original. Apuntes y Especificaciones técnicas Otra característica mejorada de PRESCOM es el manejo de apuntes y especificaciones técnicas; ambos aspectos orientados a detallar la información contenida en un proyecto. Los APUNTES tienen el objetivo de reforzar o especificar algún detalle no incluido en la descripción del ítem, y se ubican en la impresión como pié de página (parte inferior izquierda de la hoja). Si existiese la necesidad de ingresar alguna información adicional compartida por todos los ítemes del módulo, el operador deberá pulsar el botón que se encuentra la lado del cajón de texto en la presente opción. También se puede borrar esa información con el botón respectivo. Para profundizar detalles técnico-operativos de los ítemes, se tiene a las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Este componente se accede a través de esta opción: Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  60. 60. 56 Activada esta opción, se desplegará este editor de texto interno. El editor mostrado gestiona la información en formato RTF (formato de texto enriquecido), el cual permite tipos de letras, estilos y gráficos. Aprovechando el portapapeles (CLIPBOARD) de Windows, también se pueden transferir estos contenidos entre un procesador de texto y PRESCOM de ida y de vuelta (CTRL+ C - CTRL+ V). Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  61. 61. 57 Ya sea para los apuntes o las especificaciones, la planilla utilizará dos iconos que exteriorizan la existencia de uno o ambos datos en el ítem. Como detalle de flexibilidad, el operador podrá optar por usar el MICROSOFT WORD como editor predeterminado para los textos de las especificaciones técnicas. Debe empezar por acceder a la configuración de la interface (F7) y elegir la opción que se muestra. Cambio de moneda Ya que el programa tiene la facilidad de manejar 18 tipos de monedas, el menú HERRAMIENTAS cuenta con una opción para hacer las conversiones requeridas. Si se activa ésta opción, el programa solo hará una alteración de la nomenclatura sin ejecutar ningún cálculo, por lo tanto los valores quedarán intactos. Generación de presupuestos Click (sin soltar) PRESCOM 2013
  62. 62. 58 Cada uno de estos factores puede ser modificado individualmente. Los rendimientos obviamente al tiempo de modificar el contenido del ítem (EDICION - EDITAR ITEM) Las variables que afectan el promedio de duración de cada actividad (hrs/día, días/mes, etc) se pueden fijar en forma general a nivel de la configuración de la generación del cronograma (ver mas adelante) La gestión del diagrama de barras en el formato GANTT se accede con cualquiera de estas opciones: El proceso debe ser iniciado con la elección del tipo de moneda y la actualización de su cambio respecto al dólar americano. Cronograma PRESCOM posee una herramienta con el fin de complementar el presupuesto monetario con el cronograma propuesto para la ejecución de la obra. El cálculo de tiempos está sujeto a varias condiciones y variables, éstas son: - Rendimiento de la mano de obra y el equipo/maquinaria que componen el ítem - La jornada de trabajo diaria (hrs/dia) - La cantidad de días promedio de trabajo por mes (días/mes) - La cuadrilla de trabajo por ítem - El cómputo métrico Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  63. 63. 59 Inicialmente el programa solicitará configuración general del cálculo: El parámetro denominado CUADRILLA PROMEDIO en lo que toca a PRESCOM funge como un factor multiplicador de la fuerza laboral, por lo tanto el promedio de horas de trabajo por ítem será dividido por este factor, reduciendose en consecuencia el tiempo total requerido por cada ítem. El parámetro: HORAS/DIA, determina la jornada de trabajo en obra. El valor predeterminado es 8, pero el operador podrá subirlo en función de las condiciones de trabajo requeridas. Valores mayores a 8 obviamente reducen el tiempo total de ejecución de obras. SE TRABAJA HASTA... es un parámetro que controla el último día laboral. PRESCOM sugiere entre Viernes y Domingo. Este factor afecta directamente el total de días calendario a ser empleados en obra. Pulsado el botón de ACEPTAR el programa generará el diagrama de barras (Gantt) que representará el cronograma base a ser empleado: Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  64. 64. 60 El cronograma solo puede manejar un módulo a la vez. Como es lógico, al empezar con esta rutina, el programa mostrará todas las actividades empezando un mismo día (fecha de creación del proyecto); el operador deberá manualmente fijar las actividades que preceden a unas y otras para construir el diagrama en el propósito de generar la secuencia que mejor le parezca. Los algoritmos internos controlarán hasta cierto punto inconsistencias en la lógica, pero se advierte que el único responsable de los resultados finales es el usuario. En la parte superior existen varias opciones y mensajes incorporados con el propósito de facilitar el manejo de este reporte. Uno de ellos sirve para fijar el número de días laborables en la semana, entendiéndose que generalmente el sábado es el último. Cada barra contiene información sobre el número de actividad que representa y las fechas de inicio y fin; información visible a la pulsación del botón izquierdo del ratón sobre su gráfica. En la parte superior del gráfico, se despliega la información mas importante de este reporte: Fechas de inicio y culminación de la obra, duración (en días laborables y calendario) de la misma y número del ítemes con los que se inician/culminan las actividades. L a o p c i ó n d e COPIAR INFORME AL PORTAPAPELES, sirve para exportar este cálculo (actividad, duración y fechas) hacia el Microsoft Project. Para pegar la información se debe elegir la primera celda en la columna TAREA, luego oprimir la combinación CTRL+ V. Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  65. 65. 61 Se recomienda evitar las comillas (”) y las comas (,) en el nombre del ítem, éstos caracteres son separadores naturales de campos de información, situación que complicaría la exportación de datos hacia otros programas. Respecto a los tiempos, PRESCOM hace una deducción automática de la unidad (días u horas) para que MICROSOT PROJECT integre a su planilla estos datos de forma correcta y precisa (salvo que los calendarios no se correspondan). Una variable importante de confección, ajuste y cálculo del cronograma, se denomina PREDECESOR. La lógica subyacente al uso de esta, implica ingresar el número de la actividad que precede a otra y lograr en consecuencia una ejecución de obra dependiente. (Ej. Actividad 1 precede a 2). En la columna correspondiente se mostrará con -1 la actividad inicial. El programa internamente controla posibles errores de operación y recursividad, evitando construir el diagrama en tales casos. Si la dependencia completa no es un indicador eficiente, se podrá cambiar la fecha de inicio de una actividad libremente, haciendo boble click sobre la barra gráfica que representa la duración de la misma. En este caso, la columna de predecesor mostrará un “0". Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  66. 66. 62 La fecha de inicio prevista también podrá ser modificada. La actividad que define esta fecha es la que tiene como predecesor el valor -1. Cualquier cambio de fechas que implícitamente afecta el límite inferior previo, resultará en una alteración de la actividad inicial y por lo tanto la fecha de inicio de obras. Es posible que se requiera salir y reingresar a este diagrama para actualizar su visualización, especialmente cuando las modificaciones sean grandes. La escala de visualización permite alteraciones de generación de la gráfica en pantalla e impresora. El 100% por lo general acomoda un cronograma de 1 año en una página tamaño oficio (22 x 33 cm) y el 25% para 2 años. Una variable adicional que flexibiliza el uso de los días laborables en la semana, esta emplazado en esta lista. Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  67. 67. 63 Los cambios introducidos en esta variable no afectan directamente el tiempo o plazo total para la conclusión de obras, pero si la fecha de culminación (plazo calendario) La impresión, por lo dicho antes, esta sujeta a la escala de visualización y tiene una apariencia similar a la presente: En el caso de que la gráfica se desplace al lado izquierdo, impidiendo ver la pertenencia de las barras respecto a las actividades, se puede utilizar esta opción. Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  68. 68. 64 El botón de la impresora, incluye opciones para flexibilizar el reporte. Todas activan o desactivan la presencia de algunas referencias. La exclusión del calendario real, resultará en la desaparición de los meses y años de calendario empleado, apareciendo en su lugar una escala genérica de meses. Elija esta opción (del menú contextual) para copiar la fecha final o de culminación de otro módulo para convertirla en fecha inicial del módulo activo. El cronograma de movilización de equipo, hace un resumen sistemático de fechas de ingreso y salida de tales componentes, según el cronograma elaborado y la constitución de los ítemes. Arequerimiento se podrá empezar de cero sobre un cronograma ya elaborado. Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  69. 69. 65 Es posible que algún problema interno, de compatibilidad o contingencia con el cronograma elaborado, provoques errores o inconsistencias en su composición; ahí resulta muy útil activar esta opción. Mas arriba de la tabla de actividades, encontrará la lista de módulo; la misma sirve para cargar el cronograma sin salir de este proceso. Siendo una herramienta manual, el usuario oprimirá el botón CARGAR para terminar. Diagramas complementarios al cronograma Una vez elaborado el cronograma se podrá acceder a varios diagramas y planillas que complementan la utilidad del programa en relación a lo que se pueda programar anticipadamente. Generación de presupuestos RUTA CRITICA FLUJO DE PERSONAL Imprimir Exportar Salir PRESCOM 2013
  70. 70. 66 Generación de presupuestos FLUJO DE INVERSION REQUERIMIENTO DE INSUMOS PRESCOM 2013
  71. 71. 67 Ver un presupuesto simultáneo a otro Un característica interesante es la introducida en la versión 2013 que permite visualizar e inclusive transferir determinada información de un presupuesto a otro. Para poder ver de forma simultánea otro presupuesto se debe acceder a la opción VER OTRO PROYECTO que se encuentra en el menú ARCHIVO. Una nueva ventana permitirá interactuar con el operador para cargar (solo lectura) cualquier proyecto previamente almacenado. El uso por defecto de esta utilidad de ver diferencias entre el presupuesto en ejecución y el que se está visitando. Pero se añadieron algunas opciones de intercambio de información y parámetros. La primera permite la transferencia de los precios unitarios de los insumos (costo elementales) desde el proyecto visitado hacia el proyecto en elaboración, de forma que se actualicen dichos datos en la base de datos destino. La segunda transfiere el formato de cálculo (parámetros y fórmulas) La tercera permite usar el contenido de algún ítem y copiarlo a uno nuevo que podría eventualmente integrar el presupuesto que se diseña. Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  72. 72. 68 Incorporar COSTOS NO PRODUCTIVOS Con el propósito de darle versatilidad añadida al programa, éste cuenta con facilidades para incluir COSTOS NO PRODUCTIVOS en insumos que tienen que formar parte de un presupuesto pero representan componentes que no afectan o no deben afectar el cálculo de las incidencias indirectas (ej. impuestos). Se debe empezar cambiando el GRUPO del o los insumos de esa categoría, ingresando a la edición de la base de datos (insumos) o pulsando la tecla F3. Verá en la lista de opciones de grupo que existe prefijado: «NO PRODUCTIVO». Luego se debe comprobar que éstos cambios dejan huella en el cálculo de los precios unitarios. De todas formas su inclusión final en el PRECIO UNITARIO ADOPTADO queda sujeta a la decisión del operador a partir de la configuración de esta opción (menu REPORTES). De hecho esta situación alternativa afectará a todos los reportes que directa o indirectamente tengan que ver con los costos elementales (insumos). Generación de presupuestos PRESCOM 2013
  73. 73. PRESCOM posee una interfase dedicada para la gestión e impresión de los reportes en base a la inclusión de los siguientes atributos: - Previsualización dinámica Los reportes (en su totalidad) podrán ser visualizados previa a su impresión - Manejo La visualización de los reportes posee características ágiles respecto a su despliegue, tanto así que se podrá navegar ya sea con el teclado, ratón (rueda) y las herramientas iconográficas, de forma interactiva... para mostrar las distintas páginas, saltar a la primera o última página y/o mostrar en detalle (scroll) parte de su contenido, efectuar acercamientos, etc. Los reportes disponibles en la presente versión se muestran en el menú: Fuera del conjunto de opciones agrupadas en el menú REPORTES, el programa permite mostrar los informes mas solicitados mediante el uso de estos botones (barra de herramientas lateral), las mismas que alternativamente ofrecen accesos directos para los 3 primeros grupos mostrados en el menú. Para el despliegue dinámico de las hojas en los reportes, el programa posee opciones en forma de botón (barra de herramientas) y/o su equivalente teclado ratón tal como se ilustra en el gráfico: Reportes Ctrl Ir a 1º página Avanzar a la siguiente página Retroceder la siguiente página Ir a la última página Ir a la página No... Acercarse Alejarse Ver escala 1 a 1 Graficar reporte Salir del reporte Shift Control Rueda COMBINACION PRESCOM 2013 69
  74. 74. Para administrar el contenido de los reportes respecto a los módulos componentes del proyecto, el operador deberá saber que la opción MOSTRAR SOLO EL MODULO ACTIVO alterna la generación de los informes, aislando resultados del módulo elegido o de todo el proyecto. Este menú, siendo del tipo contextual, también aparece al oprimirse el botón derecho de ratón sobre el reporte. Para manejar los módulos, tal como ocurre en la planilla de edición del presupuesto, el programa habilita las pestañas inferiores y también la barra de selección de módulo en la parte superior de la pantalla. : Reportes PRESCOM 2013 70
  75. 75. En la parte superior se encuentran 3 botones específicamente orientados a los reportes, los dos primeros definen la salida o destino del informe y el tercero accede a la configuración global de los mismos. Siendo estas opciones específicamente orientadas, solo se habilitarán al momento de haberse generado un reporte. La IMPRESORA en principio propone un diálogo adicional previo a la impresión definitiva. Este diálogo contiene parámetros ligados al tipo de reporte visualizado; en ese sentido serán explicados mas adelante, haciendo énfasis en las opciones que responden a los distintos reportes ilustrados en esta parte del manual. La TRANSFERENCIA de los reportes tiene tres destinos alternativos: 1) Excel, 2) portapapeles y 3) archivo de texto separado por comas. La CONFIGURACION GLOBAL sirve para determinar los parámetros generales de la generación de reportes. Reportes IMPRESORA TRANSFERIR REPORTE CONFIGURACION PRESCOM 2013 71
  76. 76. Este segmento nos permite configurar la impresora y las características básicas del formato de la impresión: El tamaño del papel es determinado por PRESCOM, superponiendo lo establecido por Windows. La CALIDAD de la impresión agiliza o ralentiza la salida de la hoja, pero no todas las impresoras admitirán con éxito su función. De forma categorizada se tienen variables que controlan el aspecto de las hojas impresas. La primera controla el contenido del membrete, la segunda se concentra en el logotipo y marca de agua, la tercera el contenido en sí y la última los valores del formato ISO (esta variante fundamentalmente orientada a la manufactura) La del logotipo y la del membrete se habilitarán una vez ACTIVADO EL PROGRAMA, dándole la posibilidad al usuario no solamente la modificación de su contenido, sino también de su presencia en el reporte. El membrete podrá ser cambiado las veces que se quiera (una vez ACTIVADO el programa), inclusive cada proyecto podrá tener el suyo propio. Hay opciones para modificar la apariencia del texto, su posición y justificación en relación a la hoja. También se podrá optar por la NO INCLUSION de este componente en los informes o reportes. Reportes PRESCOM 2013 72
  77. 77. Para cambiar el logotipo/marca de agua predeterminados se oprimirá sobre el único para tal efecto (buscar logotipo). El nuevo símbolo, gráfico o foto deberá tener el formato JPG y poseer un aspecto cuadrado para evitar deformaciones en su incorporación. Reportes PRESCOM 2013 73
  78. 78. 74 La parte denominada CUERPO contiene todas las variables que controlar la apariencia y algunos componentes extras que constituyen el reporte. Con relación a las letras se puntualiza que solo se pueden cambiar las fuentes o tipografías, pero no así el tamaño. Siendo informes de orden técnico, ese detalle podría afectar sin querer el resultado final y ocasionar en su caso retrasos no deseados. En la parte inferior, se podrá hallar opciones de activación de complementos auxiliares del reporte, entre ellos uno especial es que controla la FOLIACION (paginado consecutivo de las hojas de los distintos reportes). Su uso le añadirá una opción adicional a todos los diálogos de impresión. Reportes PRESCOM 2013
  79. 79. 75 La inclusión de C O D I G O S L I C I TA N T E UNIFICADOS es una opción reservada a los casos en los cuales es imprescindible imprimir PRESUPUESTO y ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS haciendo relacionando los ítemes a un código alfanumérico. Este caso requiere inicialmente del registro de dichos códigos en la pantalla de edición del presupuesto (lado derecho de la planilla). Reportes PRESCOM 2013
  80. 80. Las NORMAS ISO son condiciones de impresión ajustadas a lo exigido a la industria y manufactura. Reportes PRESCOM 2013 76
  81. 81. Este otro botón, amplia las habilidades del programa para configurar la generación de los reportes, dándole al operador las herramientas necesarias para modificar los encabezados de los reportes mas importantes. Se pueden almacenar formatos predefinidos, con el fín de crear una fuente de opciones para distintos esquemas o inclusive idiomas. Los botones del lado derecho determinan la situación de las modificaciones. Esto ya se explicó en el capítulo de configuración de parámetros de cálculo (pag. 43) Acontinuación se ilustrarán todos los reportes previstos en PRESCOM, sus características y parámetros locales de impresión. Reportes PRESCOM 2013 77
  82. 82. Presupuesto general. Este reporte resume el cálculo que da origen al monto requerido para la futura obra. Sus variantes parten del cambio de los parámetros de impresión locales y de la activación o no de la opción: MOSTRAR SOLO MODULOACTIVO. Reportes PRESCOM 2013 78
  83. 83. Los parámetros locales de impresión se podrán modificar al tiempo de pulsar sobre el botón de la IMPRESORA. En todos los reportes y con ciertas variantes, se podrá cambiar en principio el contenido de los subtítulos. Las opciones vienen prefijadas. La opción: IMPRIMIR CÓDIGOS LICITANTE, alterna la posibilidad de incluir (opcionalmente) la codificación introducida en la planilla de edición del presupuesto (ver pag. 67) La exclusión de los precios hace que éstos datos sean temporalmente eliminados de la impresión, situación que favorecería la emisión de éstos informes en una licitación. La VERSION RESUMIDA, funciona solo en el caso de estar visualizando el PRESUPUESTO POR MODULOS La NUMERACION CORRELATIVA controla el formato de las series numéricas que referencias a los distintos ítemes (SOLO UTIL CUANDO EL PRESUPUESTO ES POR MODULOS). Si se activa esta opción los números tendrán una serie única para TODO EL Reportes PRESCOM 2013 79
  84. 84. PROYECTO, caso contrario se iniciará para cada módulo. La opción GLOBALIZAR ITEMES, es empleada para desechar la aparición de los ítemes duplicados (misma descripción) en el presupuesto y presentar un listado unificado excluyendo además el agrupamiento denominado: MÓDULO. El programa tiene el cuidado de sumar de ser así los cómputos métricos de los ítemes repetidos. En Bolivia, para licitaciones públicas, es necesario ajustar la emisión de reportes a los formularios estandarizados por las NORMAS BASICAS del Sistema de Adjudicación de Bienes y Servicios. PRESCOM 2013 tiene la capacidad de generar 4 de los mismos (B1, B2, B3 yA8). Cuando se trata del formulario B1, el menú contextual de impresión del presupuesto ofrece la posibilidad de generarlo a través de la opción correspondiente: Reportes NUMERACION NO CORRELATIVA PRESUPUESTO POR MÓDULOS NUMERACION CORRELATIVA PRESUPUESTO GLOBALIZANDO ITEMES PRESCOM 2013 80
  85. 85. Esta guía sirve para calcular e imprimir proyectos que deben ajustarse y cumplir las normas básicas reglamentadas en el D O C U M E N T O B A S E P A R A L A C O N T R ATA C I Ó N D E O B R A S d e l SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS vigente en Bolivia. 1.- Antes o después de la elaboración del proyecto, ingresar a la configuración de los parámetros de cálculo (F9). 2.- De la lista de formato predefinidos, elegir NORMAS BASICAS del SABS 3.- En seguida y SI ES NECESARIO, modificar SOLO los porcentajes de cálculo y terminar ACEPTANDO los cambios. Es importante recordar que SOLO se deben hacer cambios a nivel de los PORCENTAJES de ser necesario y ABSTENERSE de modificar las FORMULAS. 4.- Luego de comprobar y ajustar el presupuesto, pulsar el botón deACEPTAR 5.- Para el formulario B1; acceder a REPORTES, a la opción PRESUPUESTO GENERAL 6.- Oprimir el botón de la IMPRESORA y ACTIVAR la opción denominada: NORMAS BASICAS (Form. B1) De ser necesario se puede cambiar también algunos componentes de este formulario ingresando al botón que se ilustra, de forma que la emisión del formulario se ajuste a los Documentos Base de Contratación específicos de la institución licitante. Finalice pulsando el botón de la impresora que se halla en la ventana de configuración. Reportes PRESCOM 2013 81
  86. 86. 82 El formulario B1 saldría aproximadamente asi: Entre el grupo de opciones que manejan los literales, podemos optar por anular su aparición; generar literales para los unitarios y para los parciales. En ambos casos (unitarios o parciales), la orientación de la hoja cambiará al formato apaisado u horizontal de forma automática. Reportes Literal de los unitarios Literal de los parciales PRESCOM 2013
  87. 87. 83 La última columna en este reporte puede alternar su contenido para mostrar el equivalente del monto en dólares americanos o el porcentaje de incidencia que tiene cada ítem con relación al presupuestos total. Otras opciones están destinadas al tratamiento estético de los encabezamientos de las columnas en las planillas y la forma de resaltar resultados. Reportes PRESCOM 2013
  88. 88. Análisis de precios unitarios.. Es el reporte generalmente mas ampuloso por su cantidad de hojas. Cada una de ellas contiene todo el detalle de insumos, incidencias y cálculo que precede al precio unitario de cada ítem. Al igual que el PRESUPUESTO, éste reporte tiene varias opciones contenidas en el menú contextual de impresión que hacen posible varios cambios en el resultado final. Reportes PRESCOM 2013 84
  89. 89. El grupo de opciones locales son: A través de la ilustración se verificará que dos de los subtítulos (1º y 4º) están reservado a la descripción y unidad del ítem, por lo tanto no podrán cambiar su contenido. Por defecto se excluye la impresión comparativa de los precios en dólares americanos, esto puede cambiarse mediante esta opción. La parte terminal del análisis de precios contendrá el precio adoptado y éste a su vez podrá ser interpretado literalmente a través de esta opción. Si es que las circunstancias así lo requieren, se podrá adjuntar los cómputos métricos junto con la unidad usando esta opción. El PRECIO ADOPTADO es la representación del precio final del ítem matemáticamente redondeado al número de decimales fijados por el operador. Este detalle podrá ser impreso o no a través de esta opción. También se puede optar por numerar o nó los parámetros de cálculo contenidos en un ítem; normalmente éstos se identifican o LETRAS. Dos opciones controlan la aparición y formato de la numeración de los ítemes. Activada la numeración también se podrá optar por mostrarla como valores o códigos del licitante (ver. pag.67) La opción: NORMAS BÁSICAS tiene como objetivo el ofrecer la posibilidad de imprimir estos reportes en el formato exigido por el Viceministerio de Inversión Pública de Bolivia para las licitaciones públicas. Tal como advierte su aplicación, se requiere del uso simultáneo del formato de cálculo que tiene el mismo nombre, el cual se encuentra contenido de FORMATOS PREDETERMINADOS en la configuración del cálculo. (F9). Esta explicación fue efectuada con detalle en la pag.73. Este formato no se puede PREVISUALIZAR, pero recurriendo a la impresión digital este sería el resultado aproximado: Reportes PRESCOM 2013 85

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