Sensibilizarnos sobre un SGC

1. Escuela de Idiomas
Sensibilización sobre un S.G.C para la
Educación

2. Key words
Historia sobre S.G.C
Bondades de implementar un S.G.C
Etapas para la Implementación y Desarrollo de un
Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008
La Escuela del ayer, hoy y futuro
El SGC de la Escuela de Idiomas
Logros
Comité de Calidad
2
Contenido

3. Key words
• FORMATO
Documento que permite registrar los datos o la información necesaria en un proceso
u otra actividad del Sistema de Gestión de la Calidad de la Escuela de Idiomas.
Dentro del Sistema de Gestión, los formatos se identificarán en el código con la
letra F.
• INSTRUCTIVO
Documento que describe de forma detallada el “cómo” desarrollar una actividad
dentro de un procedimiento, el cual lleva una secuencia lógica que permite evitar
errores en el proceso de ejecución. Dentro del Sistema de Gestión de la Calidad los
instructivos se identificarán en el código con la letra I.
• POLÍTICA DE CALIDAD
Intenciones globales y orientación de la Escuela, relativas a la calidad.
• PROCEDIMIENTO
Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso, dentro del Sistema de
Gestión de la Calidad los procedimientos se identificarán en el código con la letra
P.

4. Key words
• PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. Dentro del Sistema de Gestión
de la Calidad los procesos se identificarán en el código con la letra O.
• REGISTRO
Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de
actividades desempeñadas.
• USUARIO
Estudiantes, profesores, padres de familia, administrativos y personas externas a la
Escuela de Idiomas.

5. Historia sobre S.G.C
• ISO 9001: 2008 - Valora la capacidad de
cumplir con los requisitos del usuario
• La importancia de la calidad para la competitividad de las instituciones es
innegable; la función de calidad dentro de las organizaciones, su impacto
en el mercado, el progresivo aumento del interés de la comunidad
académica, los cambios que ha sufrido en sus principios y prácticas, la
organización de los expertos en la materia son indicadores de su avance.

6. Bondades de implementar un S.G.C
• Potenciar la imagen de la institución para los usuarios tanto los actuales como los
potenciales
• Mejorar la calidad de los servicios: El sistema nos “obliga” a analizar con detalle
todos nuestro procesos y ha procedimientarlos de la forma más detallada posible
con el sentido de estandarizalos y así conseguir fabricar un producto o servicio
uniforme y estable en calidad a lo largo del tiempo. También el SGC nos
proporciona herramientas útiles para analizar ese proceso y mejorarlo según las
tendencias de los datos que se vayan obteniendo. De aquí la importancia de hacer
una correcta identificación de nuestros procesos y todos los controles que se
deban hacer sobre ellos.
• Mejora nuestro sistema de trabajo: podremos ser más eficientes y eficaces y con
ello, más competitivos. Como he indicado anteriormente, si hacemos una correcta
definición de todos los procedimientos de nuestro trabajo, conseguiremos hacer
las cosas cada vez mejor y más rápidas, eliminando de nuestra rutina de trabajo
los fallos y errores.

7. Bondades de implementar un S.G.C
• Incrementar la satisfacción de los usuarios. Este es el fin de toda
institución, que nuestros usuarios estén satisfechos!
• El SGC nos establece que cada determinados periodos de tiempo nos
paremos, recopilemos datos, analicemos esos datos y saquemos
conclusiones.
• Simplificar la interacción y comunicación entre los distintos
departamentos o áreas de la institución

8. Etapas para para la
Implementación y Desarrollo
• Etapa 1. Análisis de la Situación Actual: establecer un punto de
partida, y de este conocer y planear hacia donde queremos llegar
estableciendo los objetivos de calidad y metas para el Sistema de Gestión
de Calidad.
• Etapa 2. Mapa de Procesos: Los procesos nos van a ayudar a tener una
visión clara de lo que queremos hacer para establecer sistemas, controles
e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de cada parte del
Sistema de Gestión de Calidad.
• Etapa 3. Documentación de Política y Plan de Calidad: El Plan de Calidad
es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato específico

9. Etapas para para la
Implementación y Desarrollo
• Etapa 4. Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo: La
documentación de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta
etapa y es donde vamos a plasmar todo lo que hacemos, como lo
hacemos, los alcances y quienes son los responsables de cada actividad
• Etapa 5. Elaboración del Manual de Calidad: El Manual de Calidad es la
descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene
todos los procedimientos documentados de la organización en todos sus
niveles.
• Etapa 6. Capacitación: Esta etapa es la más difícil de todas, ya que
significa cambiar la mentalidad del recurso humano hacia un cambio
basado en normas y procesos controlados

10. Etapas para para la
Implementación y Desarrollo
En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO 9001
como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos
conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administración de
Calidad.
Etapa 7. Implementación: Una vez creado, desarrollado y estructurado todo
lo anterior, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la
implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal
comienza con el uso de esta herramienta.
Etapa 8. Auditorias Interna: En un Sistema de Gestión de Calidad siempre
deben de haber revisiones a dicho sistema para ver como esta operando,
observar las fallas para corregirlas y detectar oportunidades de mejora para
el crecimiento del mismo.

11. Etapas para para la
Implementación y Desarrollo
• Etapa 9. Revisión General: Debemos de hacer una revisión general de
cómo esta resultando la implementación y de cómo esta funcionando el
nuevo sistema. Debemos revisar las fallas encontradas en la Etapa 8, y ver
la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder. Para esto vamos a
realizar acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso
• Etapa 10. Acciones Correctivas y Preventivas: Debemos generar las
Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la primera
auditoria interna y la revisión general, para comenzar a trabajar sobre las
observaciones y/o No Conformidades encontradas en el Sistema de
Gestión de Calidad.

12. Etapas para para la
Implementación y Desarrollo
• Etapa 11. Auditoria Externa: Al llegar a esta etapa del proceso ya
debimos haber pasado por una pre-auditoria externa por parte de un
organismo externo. Esta pre-auditoria nos va a servir para ver como
estamos preparados ante la auditoria externa antes de la certificación por
parte del organismo certificador.

13. La Escuela del ayer, hoy y futuro
Un sistema interactivo y dinámico que permita a
todos los usuarios de la Escuela de Idiomas
gozar de un Sistema que apoye todas las
actividades cotidianas, que favorezca los
quehaceres propios de cada empleado y
satisfaga primero al usuario interno y luego al
externo.

14. ¿Cómo hacerlo?
• Hacer jornadas de sensibilización con todos los empleados.
Escuchar sus inquietudes, preguntas y recomendaciones
• Revisar documentación existente y validarla
• Documentar actividades del proceso Administración
Académica
• Realizar al menos una auditoría Interna al año
• Publicar todo el Sistema en la Página Institucional de la
Escuela.
• Registrar acciones de mejora constantemente, evidenciar
antes y después.

15. El SGC de la Escuela de Idiomas
Política de calidad
La Escuela de Idiomas está comprometida con el
mejoramiento continuo de la calidad de sus
procedimientos administrativos para mantener
la excelencia en la docencia, la investigación y la
extensión en el campo de la traducción, la
enseñanza y el aprendizaje de las lenguas
extranjeras.

16. Objetivos de la calidad
• Optimizar los procesos administrativos de la
Escuela de Idiomas
• Gestionar satisfactoriamente las diferentes
solicitudes y tareas administrativas en la
Escuela de Idiomas
• Incrementar el índice de satisfacción de la
comunidad interna y externa de la Escuela de
Idiomas con los procesos administrativos en la
dependencia

17. Alcance
Prestación de servicios administrativos para la
docencia, investigación y extensión en la
Escuela de Idiomas.

18. Herramientas del Sistema
• Mapa de Procesos
• Soluciones UdeA
• Atención al Ciudadano
• Caracterizaciones
• Procedimientos
• Instructivos
• Formatos
• Encuesta de Satisfacción
• Archivos de control
• Intranet SGC Escuela de Idiomas

19. Logros
• Delimitación clara del alcance del SGC.
• Identificación de los procesos administrativos de la Escuela.
• Documentación de procedimientos administrativos por procesos.
• Construcción de perfiles para el personal administrativo
• Estandarización de formatos.
• Sensibilización al personal administrativo en temas relacionados con el
servicio.
• Generación de cultura en torno a la eficiencia de la prestación de los
servicios.
• Definición de una línea base de medición de la eficiencia de los procesos
administrativos a partir de los resultados de la encuesta de satisfacción y
de los resultados de los indicadores.
• Definición de indicadores para medición.
• Definición de un plan de mejoramiento.

20. Comité de Calidad
• Paula Andrea Echeverri S.
• Ana María Sierra P.
• Claudia Diaz M.
• Diana Isabel Quinchía O.
• Yudy Andrea Jiménez Z.
• Jaime Usma W.
• Carlos Alberto Rivera G.
• Luz Marina Zapata A.
• Raúl Absalón Palma A.
• Diana Marcela Londoño M.
• Maribel Acosta A.
• Juan Felipe Suárez G.