1.
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
YULIETT ANDREA VEGA AVILA
Tutora
Luz Marina Arias González
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
ARMENIA - QUINDIO
2015

2.
CARACTERÍSTICASMÍNIMASQUEDEBEREUNIRUN
SISTEMADEGESTIÓNDOCUMENTAL.
Conformidad: Brindar la información que requieren los usuarios de las
diferentes entidades.
Interoperabilidad: Intercambiar información entre entidades, en busca
de un beneficio mutuo.
Seguridad: Confidencialidad y conservación adecuada de los
documentos.
Adición de Contenidos: Ingreso de nuevos contenidos.
Meta descripción: Acceso rápido a la información.
Neutralidad Tecnológica: Tener en cuenta recomendaciones
conceptos y normas, que permitan fomentar la presentación del
servicio.
Disponibilidad de Acceso: Los documentos electrónicos deben
asegurar la integridad.
Gestión Distribuida: La importación y exportación de documentos
debe ser de fácil manejo.
Diseño y Funcionamiento: La creación de documentos es para uso de
los usuarios.

3.
RECURSOS ASIGNADOS AL PROYECTO
Implementación del Sistema de Gestión Documental
Defensoria del Pueblo
AÑO RECURSOS ASIGNADOS
RECURSOS
EJECUTADOS
% EJECUTADO
2013 $582.000.000 $582.000.000 100%
2014 $721.000.000 $721.000.000 100%
Total Recursos Asignados al Proyecto $1.303.000.000

4.
Descripción Cantidades
Cumplimiento de las Actividades Contenidas en el Plan de
Trabajo - Capacitación y Talleres a desarrollar 2013 y 2014
1
Veintiuno (21) - Scanner Kodak i2400 Valor Unitario
$2,485,373 IVA Incluido
21
Veintiuno (21) - Scanner Cama Plana A3 Kodak Valor
Unitario $4,037,670 IVA Incluido
21
Veintiuna (21) Impresoras Zebra GK ETIQ Valor Unitario
$1,682,363 IVA Incluido
21
Veintiún (21) SW Kodak Capture Pro para i2400 Valor
Unitario $1,639,950 IVA Incluido
21
240 Rollos de cinta en cera negra de 110mm x 74
mts.(para (6) meses) Valor Unitario 25,448 IVA Incluido
240
240 Rollos de Etiquetas Adhesiva de 80mm x 30 mm Valor
Unitario $25,448 IVA Incluido
240

5.
Descripción Cantidades
Portal Publico Usuarios (2 Procesadores) Usuarios
Ilimitados
1
Laserfiche Avante Server for Oracle with Workflow 1
Laserfiche Usuario Nombrado 157
Laserfiche Usuario Full de Digitalización 21
Audit Trail - Advanced - Registro de Auditoria 1
Laserfiche Records Management Module (TRD) 1
Laserfiche Forms 1
SW Kodak Capture Pro para i2400 21
Radicador Correspondencia Postal Full 1
Brindar Soporte Técnico 1
Se efectuó por parte del contratista 4-72 la
presentación de la herramienta Laserfiche, la cual le
permitirá a la Defensoría del Pueblo administrar su
contenido empresarial ofreciéndole la búsqueda y
recuperación de imágenes, documentos y correos
electrónicos entre otros, mediante búsquedas
estructuradas o búsquedas por contenido (Full Text).

6.
En las Sedes Regionales relacionadas anteriormente, se
efectuó la instalación de hardware y software (Equipos de
cómputo, scanner, impresoras de sticker e insumos)
necesarios para la implementación y puesta en marcha
del sistema automatizado de gestión documental.

7.
La meta fue cumplida en su totalidad, tanto en el nivel central como
en cada una de las regionales intervenidas, se efectuó la
instalación del hardware y software requerido en cada una de las
Ventanillas Únicas de Correspondencia, así mismo se efectuaron
las capitaciones de los funcionarios responsables del manejo del
software, así como la socialización a los demás funcionarios de la
entidad respecto a los nuevos procedimientos para la gestión de
comunicaciones oficiales.

8.
La solución adquirida por la Defensoría del Pueblo provee una
interface Web (intranet) para permitir ejecutar las actividades
propias de la radicación de correspondencia que ingresa y/o
sale de la entidad.

9.
 De igual manera en el proceso de implementación de la fase la
herramienta implementada se logró la instalación del componente
denominado Post@l ® que provee los mecanismos necesarios para
ejecutar el proceso de Radicación junto con la integración necesaria con
el Administrador Documental y su componente de Flujo de Trabajo o
BPM documental.
 Post@l presenta una interface Web para ejecutar en la intranet de la
entidad, en donde el funcionario de Radicación en ventanilla llena o
alimenta los índices o metadatos que permitirán luego su ubicación,
consulta y trazabilidad dentro del sistema.