Mantenimiento bienes

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo
NIVEL 4: PROGRAMAS N°: PRG-SST-016
SG-SST
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Fecha:
Versión: 001
Página 1 de 7
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Código: PRG-SST-016
Fecha de modificación:
1. OBJETO
Establecer las actividades necesarias para el mantenimiento preventivo y
correctivo de bienes muebles e inmuebles de la organización“AQUÍ SU
EMPRESA”.
2. ALCANCE
Comprende desde la identificación de necesidades, elaboración y ejecución del
programa de mantenimiento anual hasta la implementación de controles de las
actividades realizadas y aplica a los bienes, recursos, elementos e infraestructura
que afecta la calidad de los procesos.
3. DEFINICIONES
3.1. Mantenimiento preventivo: Conjunto de acciones tomadas para eliminar
la (s) causas (s) de una noconformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable. Tiene lugar antes de que ocurra unafalla o avería,
se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún error en el
sistema. Serealiza a razón de la experiencia y pericia del personal a cargo, los
cuales son los encargados dedeterminar el momento necesario para llevar a
cabo dicho procedimiento; el fabricante también puedeestipular el momento
adecuado a través de los manuales técnicos. Presenta las siguientes
características: o Se realiza en un momento en que no se está produciendo,
por lo que se aprovechalas horas ociosas de la planta. O Se lleva a cabo
siguiente un programa previamente elaborado dondese detalla el
procedimiento a seguir, y las actividades a realizar, a fin de tener las
herramientas yrepuestos necesarios “a la mano”. O Cuenta con una fecha
programada, además de un tiempo de inicioy de terminación preestablecido y
aprobado por la directiva de la empresa. O está destinado a un áreaen

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particular y a ciertos equipos específicamente. Aunque también se puede
llevar a cabo unmantenimiento generalizado de todos los componentes de la
planta.
3.2. Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones tomadas para eliminar
la(s) causa (s) de una no conformidad detectada o presentada u otra situación
indeseable. Es una Acción de carácter puntual araíz del uso, agotamiento de
la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes,
piezas,materiales y en general, de elementos que constituyen la infraestructura
o planta física, permitiendo surecuperación, restauración o renovación, sin
agregarle valor al establecimiento. Es la actividad humanadesarrollada en los
recursos físicos de una empresa, cuando a consecuencia de una falla han
dejado deproporcionar la calidad de servicio esperada.
4. RESPONSABLES
4.1. Responsable por el mantenimiento y control de este programa:
Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
4.2. Responsable por la ejecución de este programa:
Gerente General.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Legislación vigente.

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6. DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO
1.IDENTIFICACIÓN
DE NECESIDADES
Identifica los recursos, elementos,
infraestructura o ambiente de trabajo que pueda
afectar la calidad de cada uno de los procesos.
Identifica las necesidades de
mantenimiento preventivo y/o correctivo de los
bienes muebles e inmuebles de la organización,
y envía a la secretaria generalpara la siguiente
vigencia fiscalen el tercer trimestre delaño
inmediatamente anterior.
Subdirectores, Jefes
de Oficina y
Directores
Territoriales
Memorando
identificación
necesidades de
mantenimiento
2. ELABORACIÓN
DEL PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
ANUAL
Define los cuidados de mantenimiento
de cada uno de los bienes identificados.
Elabora en el mes de agosto el
programa de mantenimiento preventivo y
correctivo anualde la vigencia siguiente de los
bienes muebles e inmuebles de la organización.
Envía para aprobación de Gerencia.
Funcionario de
Servicios Generales
Programa de
Mantenimiento
Preventivo y
Correctivo Anual
3. ASIGNACIÓN DE
RECURSOS
Recibe y revisa el Programa de
Mantenimiento anual para su respectiva
aprobación y asignación de recursos necesarios
para su incorporación en el presupuesto de la
respectiva vigencia.
Comité Asesor
Consejo Directivo
Programa de
Mantenimiento
Preventivo y
Correctivo Anual
4. CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS
‘identifica las necesidades de
contratación.
Solicita las propuestas para la
adquisición de bienes y servicios para realizar
las actividades d mantenimiento.
Elaborar estudio previo de acuerdo a
la modalidad de contratación y envía al área de
contratación.
Funcionario de
Servicios Generales
/ Área de
Contratación
Estudios previos
Propuestas
5. EJECUCIÓN DEL
PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
Verifica elcumplimiento del programa
de mantenimiento anual de acuerdo a los
términos estipulados dentro de cada contrato
perfeccionado.
Consolida la información referente a la
contratación con el fin de elaborar informes de
Mantenimiento y austeridad del gasto.
Envía mensualmente a la oficina de
controlinterno los informes de austeridad del
gasto para la gestión pertinente.
Funcionario de
Servicios Generales
Autorización de
Mantenimiento
Informes de
Mantenimiento
Preventivo y/o
Correctivo y de
Austeridad del
Gasto
6. CANCELACIÓN
DE IMPUESTOS
Recopila la documentación necesaria
para tramitar el pago a las tesorerías de los
impuestos de los bienes Muebles e Inmuebles
propiedad de la organización.
Envía a centralde cuentas
Funcionario
Servicios Generales
Soportes de Pago

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ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO
7. CONTRATACIÓN
DE SEGUROS
Realiza la contratación de las pólizas
de seguros para las vigencias con el fin de
salvaguardar los bienes de la organización, de
acuerdo al procedimiento establecido.
Ordenador del
Gasto
Expediente de
Pólizas
Mantiene las pólizas debidamente
organizadas, elabora un informe semestralcon
novedades de las mismas.
Realiza la contratación de seguro
obligatorio contra accidentes de tránsito SOAT
para vehículos.
Funcionario
Almacén – Servicios
Generales
8. RECLAMACIÓN
DE SINIESTROS
Efectúa la reclamación de los
siniestros con los documentos requeridos a la
aseguradora que corresponda en coordinación
con el área de almacén.
Secretario General
Denuncio
Oficio Informe
Entrada Almacén
Factura -
Cotización
Obtenido el reconocimiento por parte
de la aseguradora se traslada copia a
contabilidad para el correspondiente registro
contable.
Archiva de acuerdo a la serie
documental correspondiente.
Funcionario
Almacén
9.
IMPLEMENTACIÓN
DE MEDIDAS DE
CONTROL Y
SEGUIMIENTO PARA
LOS BIENES
MUEBLES E
INMUEBLES
Elabora y envía a la Secretaria
General la programación semanal de los
vehículos.
Consolida la programación semanal.
Realiza el seguimiento y control
mediante los formatos preestablecidos de
controlde salidas y autorización de
mantenimiento preventivo y/o correctivo.
Realiza el controlde salidas y
entradas de bienes muebles y equipos de la
organización.
Informa a la aseguradora
correspondiente la salida del bien.
Diligencia las planilla de control
correspondiente.
Subdirectores y
Jefes de Oficina
Funcionario de
Servicios Generales
- Vigilante
Documento de
Programación
Semanal
Control Salida y
Entrada de
Vehículos
Control Entrada Y
Salida de Equipos
Autorización Salida
de Vehículos
Oficio Salida de
Equipos
Planillas de Control
Mantenimiento
Preventivo y
Correctivo

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6.1. Flujograma

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7. REGISTROS
PRC-SST-031 Procedimiento de Administración y Mantenimiento de Bienes
Muebles y Inmuebles
FT-SST-119 Formato Cronograma de Mantenimiento
FT-SST-120 Formato Planilla Mantenimiento Mensual
FT-SST-121 Formato Autorización de Mantenimiento

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8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES
Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de
documento obsoleto.
REV. Apartado Modificado Descripción Fecha
001 Todas las páginas Creación del Documento

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