Configurar modulo CE Teams en SugarCRM

Tecnología & Opinión
Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM
Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................ 2
1. ANÁLISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ......................................................................... 3
1.1. REQUERIMIENTOS ...................................................................................................................... 3
2. EXPLICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO ...................................................................................... 4
2.1. ACTIVIDAD................................................................................................................................... 5
CONCLUSIONES .......................................................................................................................................... 12
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ................................................................................................................... 13
ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................................................... 13

Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia
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INTRODUCCIÓN
CE Teams es un módulo añade la funcionalidad a SugarCRM Community Edition en el que
los registros pueden ser asignados a un equipo concreto para que ellos tengan el control de
tareas especificas como la modificación o la eliminación.

CE Teams es desarrollado por Marnus van Niekerk.



1. ANÁLISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Al descargar e instalar CE Teams este reconfigura el sistema para que los módulos
disponibles puedan hacer uso de sus funcionalidades.

1.1. REQUERIMIENTOS
• SugarCRM versión 5.5.1 o posteriores.
• Módulo CE Teams.
• Tres usuarios NO administradores.
• Un rol para los usuarios con acceso únicamente al módulo “Project” de SugarCRM,
como se ve en la siguiente imagen.

Ilustración 1



2. EXPLICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO
El siguiente proceso de configuración se utilizaran tres usuarios y un rol predefinido para
explicar el funcionamiento del módulo de CE Teams.

Se crearan dos equipos llamados “Project1” y “Project2”, y se asignaran los usuarios
previamente creados como lo muestra la siguiente tabla.

UsuarioEquipo Project1 Project2
User1 X
User2 X X
User3 X
Tabla 1

De este modo los registros asignados al equipo “Project1” podrán ser modificados por los
usuarios “User1” y “User2”, y “Project2” por “User2” y “User3”. El funcionamiento del
módulo CE Teams se remite a la teoría de conjuntos siendo los equipos una agrupación de
usuarios

Ilustración 2

Al ser agregado “User2” a los equipos “Project1” y “Project2” él podrá modificar tanto los
registros asignados para un equipo como para el otro.

Posterior a la instalación de CE Teams los módulos que sean habilitados para su uso,
añadirán una columna en sus tablas, “team_id”, que relacionara cada registro con el equipo
encargado.1

“Everyone” es el equipo por defecto, este abarca todos los registros, los usuarios añadidos a
este tendrán todos los privilegios sobre los registros.2 Siendo la representación grafica de
los equipos la siguiente.

1
Por defecto el módulo carga la columna “team_id” igual a uno que es el identificador del equipo “Everyone”
2
CE Teams sugiere dejar este equipo sin usuarios.



Ilustración 3
Esto significa que únicamente los usuarios “user1” y “user2” pueden hacer operaciones
extraordinarias sobre los registros asignados al equipo “Project1”, quiere decir que el
conjunto “Everyone” se ha dividido en 3 subconjuntos: los usuarios pertenecientes al
equipo “Project1” y “Project2”, y los usuarios que esta en la intercepción de los dos.

2.1. ACTIVIDAD
Para observar el funcionamiento del módulo se crearan tres usuarios “user1”, “user2” y
“user3”; y un rol “Project”. Todos los usuarios compartirán el mismo rol pero cada uno
pertenecerá a un equipo distinto. Ver Tabla 1. A continuación se habilitara CE Teams para
el uso del módulo “Projects” y finalmente se asignara por lo menos un registro a cada
equipo.

Al final de esta actividad estará disponibles tres registros distintos dentro de proyectos cada
uno con permisos diferentes para cada equipo.

• Entrar al sistema como usuario administrador del CRM.
• Ir a la opción “Admin” en la parte superior derecha de la página.
• En “Usuarios” dirigirse “Administración de Usuarios” y crear 3 usuarios distintos.

Ilustración 4
• Regresar al menu “Admin” y en “Usuarios” seleccionar esta vez “Administración
de Roles”, aginar los tres usuarios al rol “Project”



Ilustración 5
• Regresar a las opciones de administración “Admin” y entrar en “Teams”
• Una vez dentro en la parte derecha de la página entrar a “Crear Team”

Ilustración 6
• En este punto Crear dos equipos diferentes “Project1” y “Project2”, y asignarles los
usuarios según la Tabla1.

Ilustración 7



Ilustración 8

Ilustración 9
• Dentro de “Teams” en el menú en la parte derecha de la página dirigirse a “Enable
Modules” y habilitar el módulo “Project”



Ilustración 10
• Después de grabar SugarCRM hará una reparación rápida, “Quick Repair”.



Ilustración 11
• Terminada la reparación, hay que regresar al menú “Admin” y dirigirse a la sección
“Herramientas de desarrollo” y entrar a “Studio”.

Ilustración 12
• “Studio” mostrara una pantalla a tres columnas, en la primera buscar el módulo
“Projects” y desplegarlo, seleccionar “EditView”.



Ilustración 13
• Una vez dentro mover del campo “Assigned Team” al formulario de la derecha.

Ilustración 14



Ilustración 15
• Guardar y desplegar, “Save & Desploy”
• Entrar al módulo “Projects” y crear uno nuevo, vera que en el formulario se ha
añadido un nuevo campo

Ilustración 16



CONCLUSIONES
• La configuración del módulo CE Teams en SugarCRM se remite a la teoría de
conjuntos. Siendo “Everyone” el conjunto universal.
• La segmentación en equipos se debe efectuar con paciencia ya que inicialmente
puede ser engorrosa y confusa. Antes de configurar el módulo tenga un plan de
trabajo definido en el papel.
• Los roles juegan un papel importante en la configuración ya que los permisos de los
equipos se basan en ellos.



ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1.................................................................................................................................................... 3
ILUSTRACIÓN 2.................................................................................................................................................... 4
ILUSTRACIÓN 3.................................................................................................................................................... 5
ILUSTRACIÓN 4.................................................................................................................................................... 5
ILUSTRACIÓN 5.................................................................................................................................................... 6
ILUSTRACIÓN 6.................................................................................................................................................... 6
ILUSTRACIÓN 7.................................................................................................................................................... 6
ILUSTRACIÓN 8.................................................................................................................................................... 7
ILUSTRACIÓN 9.................................................................................................................................................... 7
ILUSTRACIÓN 10.................................................................................................................................................. 8
ILUSTRACIÓN 11.................................................................................................................................................. 9
ILUSTRACIÓN 12.................................................................................................................................................. 9
ILUSTRACIÓN 13................................................................................................................................................ 10
ILUSTRACIÓN 14................................................................................................................................................ 10
ILUSTRACIÓN 15................................................................................................................................................ 11
ILUSTRACIÓN 16................................................................................................................................................ 11

ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1 .............................................................................................................................................................. 4


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