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La gestión documental
basada en datos:
la experiencia del Consorcio de
Educación de Barcelona (CEB)
Jordi Serra Serra
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LA EXPERIENCIA DEL CONSORCIO DE
EDUCACIÓN DE BARCELONA
El Consorcio de Educación
de Barcelona (CEB)
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Situación inicial (junio 2016)
180 procesos (80% no normalizados)
0 procesos telemáticos plenos
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Gerència del
Consorci d’Educació
de Barcelona
Direcció d’Atenció a
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Educativa (DACE)
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Llevar a cabo la
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procesos del
Consorcio
Y a través de ella
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Objetivos reales
• Conseguir el nivel de control suficiente sobre la
actividad del Consorcio para poder:
• Saber si dicha ...
EL DISEÑO GENERAL DEL SISTEMA
El sistema de gestión documental se ha concebido
como una pieza de un engranaje mayor...
Cuadro de
clasificación
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El sistema de gestión documental se ha concebido
como una pieza de un engranaje mayor...
Mapa de
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...que se configura como un sistema integral
de gestión de la información
Mapa de
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Esto implica integrar cuatro tipos de proyectos:
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Identificación y registro
Mapeo de datos
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Mapeo de sistemas
Mapeo de series documentales
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Análisis y planificación
Reestructuraciones orgánicas o análisis de
dimensionamiento y distribución de competencias
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Análisis y planificación
Reestructuraciones orgánicas o análisis de
dimensionamiento y distribución de competencias
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Análisis y planificación
Reestructuraciones orgánicas o análisis de
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Transformación
Redefinición y
normalización del
proceso
Reestructuración
del circuito
documenal
Definición de
requisitos
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Metodología de transformación
1
• Se analiza el proceso, el circuito documental, y sus vínculos con sistemas de informació...
LA ORIENTACIÓN A DATOS EN LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
• “We’ve entered a new era of RIM, with Big
Data at the forefront.”
Kon Leong, 2016
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Un dato sólo sirve de evidencia
cuando es de calidad (cierto)
Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - ...
¿Qué demandan los científicos de datos
(y por extensión los analistas de datos)?
• Datos de calidad (colectados y depurado...
Factores de calidad de los datos
• Controlados en su captura
• Protegidos ante modificaciones
• Trazables en su orígen (au...
¿Cómo implementamos una
gestión documental
basada en datos?
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Proceso (tramitación)
Acción Acción Acción
Documento o
agregado de datos
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interna: la cultura de silos
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Proceso (tramitación)
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Evidencia
(documento en PDF)
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Gestión de ficheros
Gestión de datos estructurados
Proceso (tramitación)
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Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
Gestión vs explotación
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Recopilación
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La importancia de normalizar y
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La vida de un dato entre trámites
Dato facilitado
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Reconeixement de
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RESULTADOS Y APRENDIZAJES
Sobre el “sistema” de gestión documental:
• La gestión documental es un servicio, no un sistema.
• La gestión documental e...
Sobre la orientación a datos:
• Proporcionar una colección de documentos como
producto de información tiene un límite de
c...
Sobre la sostenibilidad del sistema
• La eficiencia en el desarrollo e implantación del sistema de gestión
documental y de...
Sobre el gobierno integrado de la información:
• Un sistema de gobierno de la información es un
observatorio para el monit...
Sobre los resultados:
• Nuestro objetivo no es construir sistemas, sinó mejorar el
funcionamiento de la organización.
• La...
Sobre el impacto en la toma de decisiones:
• La disponibilidad de un dato único y cierto abre nuevas
perspectivas en lo qu...
Muito obrigado
Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
13º CONGRESSO NACIONAL BAD
Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas
25 ...
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La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB)

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Jordi Serra Serra. La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB). 13º Congresso Nacional BAD (Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas). Fundao (Portugal), 25 de Octubre de 2018.

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La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB)

  1. 1. La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB) Jordi Serra Serra serra@ub.edu 13º CONGRESSO NACIONAL BAD Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas 25 de Octubre de 2018 Fundao (Portugal)
  2. 2. LA EXPERIENCIA DEL CONSORCIO DE EDUCACIÓN DE BARCELONA
  3. 3. El Consorcio de Educación de Barcelona (CEB) Órgano consorciado responsable de toda la educación en la ciudad de Barcelona (excepto la formación universitaria) 60% Generalitat de Catalunya 230 centros educativos públicos 400 centros educativos concertados 200 centros privados 40% Ajuntament de Barcelona 15 servicios educativos especializados 18.000 docentes 200 profesionales (PAS) Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  4. 4. Situación inicial (junio 2016) 180 procesos (80% no normalizados) 0 procesos telemáticos plenos 271 soluciones tecnológicas (62% ofimáticas) Sin sistema de gestión documental Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  5. 5. Equipo de trabajo Gerència del Consorci d’Educació de Barcelona Direcció d’Atenció a la Comunitat Educativa (DACE) Unitat de Sistemes d’Informació i Disseny de Processos (USIDP) Àrea de tecnologies de la informació i les comunicacions (TIC) Soporte externo
  6. 6. Objetivos formales Llevar a cabo la transformación digital de los procesos del Consorcio Y a través de ella mejorar la educación de los menores en la ciudad de Barcelona Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  7. 7. Objetivos reales • Conseguir el nivel de control suficiente sobre la actividad del Consorcio para poder: • Saber si dicha actividad está mejorando la educación de los menores en la ciudad de Barcelona, y en qué medida lo está haciendo. • Saber dónde aplicar medidas (quirúrgicas) para acercar la actividad del Consorcio a su objetivo principal. • Es decir, disponer: • De datos desagregados de actividad en tiempo real. • De una fotografia precisa de los procesos y sistemas. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  8. 8. EL DISEÑO GENERAL DEL SISTEMA
  9. 9. El sistema de gestión documental se ha concebido como una pieza de un engranaje mayor... Cuadro de clasificación Cuadro de productores Reglas de acceso Reglas de conservación Tabla de series y tipos docum. Gestor documental Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  10. 10. El sistema de gestión documental se ha concebido como una pieza de un engranaje mayor... Mapa de procesos Mapa de agentes Reglas de acceso Reglas de conservación Mapa de series documentales Aplicaciones de negocio Reglas de publicidad Reglas de seguridad Mapa de sistemas Mapa de tipos de documento Mapa de datos Soluciones de oficina Entornos de colaboración Banco de datos Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  11. 11. SistemasReglasMapas ...que se configura como un sistema integral de gestión de la información Mapa de procesos Mapa de agentes Reglas de acceso Reglas de conservación Mapa de series documentales Aplicaciones de negocio Reglas de publicidad Reglas de seguridad Mapa de sistemas Mapa de tipos de documento Mapa de datos Soluciones de oficina Entornos de colaboración Banco de datos Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  12. 12. Esto implica integrar cuatro tipos de proyectos: Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  13. 13. Identificación y registro Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  14. 14. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  15. 15. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  16. 16. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  17. 17. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  18. 18. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  19. 19. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  20. 20. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  21. 21. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  22. 22. Sistema de gobierno integral de la información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  23. 23. Análisis y planificación Reestructuraciones orgánicas o análisis de dimensionamiento y distribución de competencias Análisis de optimización de flujos, mejoras en procesos y cambios normativos Análisis de normalización, concentración y supresión de series documentales Análisis de deficiencias en seguridad y trazabilidad, mejora de funcionalidades e interoperabilidad (plan de sistemas) Normalización de documentos, sustitución de documentos por evidencias basadas en datos Análisis de calidad de datos, normalización de datos y detección de necesidades de información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  24. 24. Análisis y planificación Reestructuraciones orgánicas o análisis de dimensionamiento y distribución de competencias Análisis de optimización de flujos, mejoras en procesos y cambios normativos Análisis de normalización, concentración y supresión de series documentales Análisis de deficiencias en seguridad y trazabilidad, mejora de funcionalidades e interoperabilidad (plan de sistemas) Normalización de documentos, sustitución de documentos por evidencias basadas en datos Análisis de calidad de datos, normalización de datos y detección de necesidades de información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  25. 25. Análisis y planificación Reestructuraciones orgánicas o análisis de dimensionamiento y distribución de competencias Análisis de optimización de flujos, mejoras en procesos y cambios normativos Análisis de normalización, concentración y supresión de series documentales Análisis de deficiencias en seguridad y trazabilidad, mejora de funcionalidades e interoperabilidad (plan de sistemas) Normalización de documentos, sustitución de documentos por evidencias basadas en datos Análisis de calidad de datos, normalización de datos y detección de necesidades de información Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  26. 26. Transformación Redefinición y normalización del proceso Reestructuración del circuito documenal Definición de requisitos funcionales Desarrollo e implementación de aplicación Integración de cargas y creación de datamarts y CM Implantación de reestructuración orgánica Mapeo de datos Mapeo de tipos/modelos Mapeo de sistemas Mapeo de series documentales Mapeo de procesos Mapeo de agentes Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  27. 27. Metodología de transformación 1 • Se analiza el proceso, el circuito documental, y sus vínculos con sistemas de información. 2 • Se descomponen los documentos en datos y se mapea la matriz de datos del proceso con el modelo general del Banco de Datos del Consorcio, y con ello se elabora el modelo de datos específico del trámite. 3 • Se transforman los sistemas que dan soporte el proceso en un único sistema normalizado. 4 • Se construyen los formularios para dar cobertura a las entradas y salidas de datos del proceso. 5 • Se desarrolla la integración automática del sistema normalizado con el Banco de Datos del Consorcio. 6 • Se analizan las necesidades de información para el control del proceso transformado y para la definición de políticas de ese ámbito, y se construyen cuadros de mando específicos para dicho proceso y ámbito. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  28. 28. LA ORIENTACIÓN A DATOS EN LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL
  29. 29. • “We’ve entered a new era of RIM, with Big Data at the forefront.” Kon Leong, 2016 Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  30. 30. Un dato sólo sirve de evidencia cuando es de calidad (cierto) Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  31. 31. ¿Qué demandan los científicos de datos (y por extensión los analistas de datos)? • Datos de calidad (colectados y depurados) para: • Análisis (Business intelligence) • Experimentación (Decisions science) • Machine learning/Deep learning • Buenas políticas de comunicación de los datos. • Ética en el uso e interpretación de los datos. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  32. 32. Factores de calidad de los datos • Controlados en su captura • Protegidos ante modificaciones • Trazables en su orígen (auditables) Relativos a la fiabilidad (certeza) • No duplicados ni redundantes • Normalizados (en sus valores) • Temporalizados (actuales o retrospectivos) Relativos a la consistencia (uso) • Disponibles (conservados) • Accesibles (compartidos) • Con acceso controlado Relativos a la funcionalidad Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  33. 33. ¿Cómo implementamos una gestión documental basada en datos? Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  34. 34. Proceso (tramitación) Acción Acción Acción Documento o agregado de datos (evidencia) Documento o agregado de datos (evidencia) Documento o agregado de datos (evidencia) Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  35. 35. Proceso (tramitación) Acción Acción Acción Serie o agregación Documento o agregado de datos (evidencia) Documento o agregado de datos (evidencia) Documento o agregado de datos (evidencia)
  36. 36. Proceso (tramitación) Alumno solicita beca Evaluador valora petición Decano resuelve concesión Expediente Jordi Serra solicito 1700 EUR para cursar MGDIE con fecha 22/10/2011 En relación con la solicitud del Sr. Jordi Serra de 1700 EUR para cursar MGDIE con fecha 22/10/2011, yo, Sara Vidal, valoro positivamente la solicitud con fecha 26/10/2011 En relación con la solicitud del Sr. Jordi Serra de 1700 EUR para cursar MGDIE con fecha 22/10/2011, valorada positivamente por el Sr. Sara Vidal con fecha 26/10/2011, yo, Mònica Gómez, concedo el importe solicitado con fecha 28/10/2011
  37. 37. Jordi Serra Jordi Serra Jordi Serra Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Sara Vidal Sara Vidal Valoro positivamente Valoro positivamente Con fecha 26/10/2011 Con fecha 26/10/2011 Mònica Gómez Concedo Con fecha 28/10/2011 Proceso (tramitación) Alumno solicita beca Evaluador valora petición Decano resuelve concesión
  38. 38. Jordi Serra Jordi Serra Jordi Serra Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Sara Vidal Sara Vidal Valoro positivamente Valoro positivamente Con fecha 26/10/2011 Con fecha 26/10/2011 Mònica Gómez Concedo Con fecha 28/10/2011 Proceso (tramitación) Alumno solicita beca Evaluador valora petición Decano resuelve concesión EXPEDIENTE
  39. 39. El reto de la interoperabilidad interna: la cultura de silos Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  40. 40. Jordi Serra Jordi Serra Jordi Serra Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Sara Vidal Sara Vidal Valoro positivamente Valoro positivamente Con fecha 26/10/2011 Con fecha 26/10/2011 Mònica Gómez Concedo Con fecha 28/10/2011 Proceso (tramitación) Alumno solicita beca Evaluador valora petición Decano resuelve concesión Aplicación o equivalente
  41. 41. Serie o agregación Proceso (tramitación) Acción Acción Acción Evidencia (documento en PDF) <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <evaluador>Sara Vidal</evaluador> <valoracion>True</valoracion> <fecha>26/10/2011</fecha> Aplicación o equivalente Jordi Serra solicito 1700 EUR para cursar MGDIE con fecha 22/10/2011 Órgano: M. Gómez Resolución: Concedo Fecha: 28/10/2011
  42. 42. Gestión de ficheros Gestión de datos estructurados Proceso (tramitación) Acción Acción Acción
  43. 43. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  44. 44. Gestión vs explotación BI (explotación) Recopilación costosa de los datos Sin vínculo con los sistemas productores Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  45. 45. La implantación de un gestor documental no es suficiente BI (explotación) Dificultad para procesarlo como datos estructurados Sin vínculo con los sistemas productores GD (ficheros) Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  46. 46. La gestión de datos forma parte de la gestión documental BI (explotación) GD (ficheros) MD (transaccionales consolidados) Insuficiente a efectos de normalización Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  47. 47. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal) La gestión de datos forma parte de la gestión documental BI (explotación) GD (ficheros) MD (transaccionales consolidados) MD (referenciales) Se necesita: • Entornos tecnológicos controlados • Órgano de gobierno centralizado • Inventario detallado de datos
  48. 48. La importancia de normalizar y documentar los datos recolectados BI (explotación) GD (ficheros) MD (transaccionales consolidados) MD (referenciales) Podemos normalizar aquí... O aquí...O aquí... O aquí. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  49. 49. La vida de un dato entre trámites Dato facilitado (evidencia): dentro de un documento o unidad de significación Dato contextualizado: dentro de un expediente (integrado en una matriz de variables) Dato referencial (dato único): dentro de un registro centralizado (MDM) de datos potencialmente reutilizables para normalización. Dato explotable (desnormalizado): dentro de un datamart que permite explotaciones fuera de la lógica del trámite. Documento o agregado de datos Aplicación de negocio MDMS BI (Datamart) Si tengo que normalizar en este punto Si tengo que normalizar en este punto Si tengo que normalizar en este punto
  50. 50. La vida de un dato entre trámites Dato facilitado normalizado (evidencia verificada e interoperable): dentro de un documento o unidad de significación Dato contextualizado: dentro de un expediente (integrado en una matriz de variables) Dato referencial (dato único): dentro de un registro centralizado (MDM) de datos potencialmente reutilizables para normalización. Dato explotable (desnormalizado): dentro de un datamart que permite explotaciones fuera de la lógica del trámite. Documento o agregado de datos Aplicación de negocio MDMS BI (Datamart) Si estoy normalizando en este punto
  51. 51. Gestió de casos de maltractament Reconeixement de NEE Gestió de reclamacions Gestió d’ajuts menjador Gestió del programa EXIT Fons d’emergència social GEDAC - RALC BDC ... ... Al inicio del proyecto más de un 60% de la información que gestionaba el Consorcio residia en herramientas de oficina. En total se identificaron 168 herramientas, mayoritariamente hojas de cálculo, que almacenaban datos relevantes para el Consorcio. Un 84% de estas herramientas contenian información repetitiva o ya disponible en otros sistemas. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  52. 52. Gestió de casos de maltractament Reconeixement de NEE Gestió de reclamacions Gestió d’ajuts menjador Gestió del programa EXIT Fons d’emergència social GEDAC - RALC BDC ... ... Anna Blanco Anna B.A. Blanco Ana BlacoBlanco, Anna Anna Blanco Blanco, Anna IDALU 544689 Las herramientas de oficina del Consorcio contenían en inicio 707 datos elementales diferentes sobre alumnos, centros educativos... Una parte importante de estos datos eran potencialmente normalizables o ya disponían de sistemas de codificación. Solo un 54% de los datos que se referian a centros educativos iban identificados con el código del registro de centros. Solo un 17% de los datos que se referían a alumnos iban vinculados al código de matrícula del alumno. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  53. 53. Gestió de casos de maltractament Reconeixement de NEE Gestió de reclamacions Gestió d’ajuts menjador Gestió del programa EXIT Fons d’emergència social GEDAC - RALC BDC ... ... Anna Blanco Anna B.A. Blanco Ana BlacoBlanco, Anna Anna Blanco Blanco, Anna IDALU 544689 El objetivo del Banco de Datos del Consorcio ha sido ofrecer un dato único y fiable... ...en un entorno seguro y con control de usuarios... ...relacionado con el resto de datos del Consorcio... ...y como producto listo para el consumo inmediato. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  54. 54. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal) Gestió de casos de maltractament Reconeixement de NEE Gestió de reclamacions Gestió d’ajuts menjador Gestió del programa EXIT Fons d’emergència social GEDAC - RALC BDC ... ... Anna Blanco Anna B.A. Blanco Ana BlacoBlanco, Anna Anna Blanco Blanco, Anna IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Los datos se importan al Banco de Datos con periodicidad regular, en un proceso progresivamente automatizado (robotizado), y en este proceso se normalizan para asegurar el dato único.
  55. 55. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal) Gestió de casos de maltractament Reconeixement de NEE Gestió de reclamacions Gestió d’ajuts menjador Gestió del programa EXIT Fons d’emergència social GEDAC - RALC BDC ... ... Anna Blanco Anna B.A. Blanco Ana BlacoBlanco, Anna Anna Blanco Blanco, Anna IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 A continuación los datos se procesan para permitir consultas por alumno, centro, etc. Ana Blanco IDALU 544689
  56. 56. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal) Gestió de casos de maltractament Reconeixement de NEE Gestió de reclamacions Gestió d’ajuts menjador Gestió del programa EXIT Fons d’emergència social GEDAC - RALC BDC ... ... Anna Blanco Anna B.A. Blanco Ana BlacoBlanco, Anna Anna Blanco Blanco, Anna IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 La transformación progresiva de la ofimática por aplicaciones informáticas normalizadas incrementa la fiabilidad de los datos y permite aumentar la frecuencia de las importaciones de datos. Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689
  57. 57. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal) Gestió de casos de maltractament Reconeixement de NEE Gestió de reclamacions Gestió d’ajuts menjador Gestió del programa EXIT Fons d’emergència social GEDAC - RALC BDC ... ... Anna Blanco Anna B.A. Blanco Ana BlacoBlanco, Anna Anna Blanco Blanco, Anna IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Ana Blanco IDALU 544689 Esto permite generar múltiples visualizaciones de los datos adaptadas a las necesidades de cada unidad operativa Ana Blanco IDALU 544689
  58. 58. RESULTADOS Y APRENDIZAJES
  59. 59. Sobre el “sistema” de gestión documental: • La gestión documental es un servicio, no un sistema. • La gestión documental es un servicio de información. • “No somos una unidad de información... Somos la información”. • El producto de información será mejor en la medida que sea completo (acabado), elaborado y personalizado. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  60. 60. Sobre la orientación a datos: • Proporcionar una colección de documentos como producto de información tiene un límite de calidad. Para sobrepasar este límite es necesario orientar el sistema a datos. • La orientación a datos es preceptiva si se quiere ofrecer productos de información a medida. • Y esto implica librar una segunda batalla: despatrimonializar la información dentro de la organización. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  61. 61. Sobre la sostenibilidad del sistema • La eficiencia en el desarrollo e implantación del sistema de gestión documental y de la información es clave para poder ofrecer servicios potentes. La eficiencia por lo tanto debe guiar la construcción, implementación y mantenimiento del sistema. • Racionalizar el esfuerzo invertido en la construcción del sistema • Justificar la inversión de manera inmediata • Ofrecer mejores y más potentes productos de información • Toda solución tiene fecha de caducidad, y debe ser reevaluada periódicamente. • El cambio no se impone, se asimila. La gestión del cambio necesita tiempo, paciencia, constancia y quemar etapas. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  62. 62. Sobre el gobierno integrado de la información: • Un sistema de gobierno de la información es un observatorio para el monitoreo, el análisis, la planificación y el desarrollo de nuevas soluciones. • El sistema debe aportar una visión global para asegurar: • La normalización y calidad de los datos en origen • La reutilización e interrelación de los datos • Pero al mismo tiempo debe ser capaz de ser implementado en distintos sistemas de información, adaptados a las necesidades de cada trámite y de su resultado documental o informacional. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  63. 63. Sobre los resultados: • Nuestro objetivo no es construir sistemas, sinó mejorar el funcionamiento de la organización. • La gestión documental y de la información debe producir resultados en los procesos clave. • Para conseguir este fin no se trata de analizar documentos, sinó de analizar las decisiones que se toman en el curso de cada proceso y las condiciones en que se toman. • En la toma de decisiones realmente sólo importan los datos (ciertos), no su forma documental. Si los datos se autentifican, el documento deviene una mera formalidad. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  64. 64. Sobre el impacto en la toma de decisiones: • La disponibilidad de un dato único y cierto abre nuevas perspectivas en lo que se refiere: • Al diseño de políticas públicas y la proactividad en los servicios públicos. • A la analítica predictiva y la inteligencia artificial aplicadas a los servicios públicos. • La disponibilidad de datos ciertos y en tiempo real se convierte en una prueba de madurez para las organizaciones y sus equipos, puesto que obliga a repensar de forma integral la definición de políticas, planes estratégicos y operativas de trabajo. • La aplicación de la inteligencia artifical supone una prueba todavía mayor sobre las cargas de trabajo y los perfiles profesionales. • La normalización y concentración de los datos altera las estructuras de poder tácito en las organizaciones. Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)
  65. 65. Muito obrigado Jordi Serra Serra serra@ub.edu 13º CONGRESSO NACIONAL BAD Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas 25 de Octubre de 2018 Fundao (Portugal)

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