El mapa de series y sus formas de implantación
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The introduction of records management requirements into business process automation projects are two challenges for records management and archival teams. First, tools developed by these teams must be enough consistent to be present in tecnological projects from its starting point, making significant contributions and adding value to the final product. And second, it is important to succeed in the moment, the context and the extent to which such contributions are made. The aim of this paper, based on experiences from the Generalitat de Catalunya, is to provide elements of discussion in both directions: the design of the records management system and the consolidation of its components for a general use, and the criteria to choose when and how is better to participate in different kinds of tecnological projects. The paper proposes the use of the records series map as the main tool of the records management system, and four strategies to implement this system into different tecnological scenarios.
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El mapa de series y sus formas de implantación
- 1. La inclusión de requisitos archivísticos en proyectos de tramitación electrónica: el mapa de series y sus formas de implantación Jordi serra Serra VI Jornadas de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians Valencia, 7 de mayo de 2010
- 7. Obligaciones legales Obligaciones 11/2007 56/2009 4/2010 Conservar en formato electrónico los documentos electrónicos, evidencias firmadas y otra información original que forme parte de un expediente, garantizando en todo momento su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. 1.2 6.2.f 16.3 31 Utilizar la firma electrónica y el sellado de tiempo para la creación de documentos electrónicos y copias válidos. 29 30 30-34 39 Mantener un catálogo unificado y en línea de todos los expedientes. 37.4 Mantener un inventario de información administrativa, procedimientos y servicios clasificados en familias. 17-18 9.1 Mantener una relación actualizada de órganos administrativos, codificados de forma unívoca. 9.1
- 8. Obligaciones legales Obligaciones 11/2007 56/2009 4/2010 Crear expedientes electrónicos, y garantizar su integridad mediante el foliado electrónico. 32 37 21.1.b Definir una política corporativa de gestión de documentos y expedientes. 37.3 21.1.a Identificar los documentos electrónicos mediante un sistema de clasificación funcional y normalizado. 37.3 21.1.e Identificar los documentos electrónicos mediante un identificador único e inequívoco. 21.1.c Identificar los documentos electrónicos mediante los metadatos mínimos obligatorios y complementarios. 37.3 21.1.d
- 9. Obligaciones legales Obligaciones 11/2007 56/2009 4/2010 Aplicar un período de conservación establecido por la comisión calificadora competente. 38.1 21.1.f Garantizar el acceso completo en línea a los documentos, sus firmas y metadatos, durante todo el período de conservación. 38.1 21.1.g Borrar la información y destruir físicamente de los soportes dejando registro. 21.1.k Transferir los expedientes a repositorios electrónicos a efectos de conservación. 38.4 21.1.j Adoptar medidas para asegurar la conservación de los documentos y su valor probatorio a lo largo de su ciclo de vida mediante transformación. 31 38.5 21.1.h Validar mediante firma electrónica de las transformaciones realizadas con finalidades de preservación. 38.5
- 10. Obligaciones legales Obligaciones 11/2007 56/2009 4/2010 Rediseñar los procedimientos con anterioridad a su automatización. 34 9 Garantizar la coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes servicios interesados. 21.1.i Documentar los procedimientos y de las medidas de identificación, recuperación, control y tratamiento de los documentos electrónicos. 21.1.m Asegurar la formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión de documentos, de su tratamiento y de su conservación en archivos. 21.1.l Mantener un catálogo de estándares. 11.3
- 14. El diseño
- 15. Diseño e implantación de un sistema de gestión documental PROCESOS ISO 15489 COMPONENTES Clasificación (func., seg., disp.) Subsistema de clasificación Disposición Subsistema de valoración Utilización Subsistema de control de acceso Captura y registro Subsistema de descripción Almacenaje y preservación Subsistema de conservación
- 24. El rol de la serie documental en la definición del sistema de gestión documental
- 25. El rol de la serie documental en la implantación del sistema de gestión documental
- 26. La serie como recurso de gestión: el mapa de series documentales Documentos y sistemas de información Unidades operativas Funciones y actividades
- 29. La perspectiva organizativa Què es fa Processos Què en resta Sèries Qui ho fa Actors Com es fa Circuits Com es fa Guies Com es fa Models Com s’agrupa Classificació Com es fa Sistemes Quan es conserva Calendaris Què es fa Tràmits
- 30. La perspectiva documental Què es fa Tràmits Què es fa Processos Què en resta Sèries Qui ho fa Actors Com es fa Circuits Com es fa Guies Com es fa Models Com s’agrupa Classificació Com es fa Sistemes Quan es conserva Calendaris
- 31. La perspectiva tecnológica Què es fa Processos Què en resta Sèries Qui ho fa Actors Com es fa Circuits Com es fa Guies Com es fa Models Com s’agrupa Classificació Com es fa Sistemes Quan es conserva Calendaris Què es fa Tràmits
- 32. La perspectiva integral Què es fa Processos Què en resta Sèries Qui ho fa Actors Com es fa Circuits Com es fa Guies Com es fa Models Com s’agrupa Classificació Com es fa Sistemes Quan es conserva Calendaris Què es fa Tràmits
- 33. De la gestión de distintos catálogos… Convocatòries Terminis Llocs de presentació Òrgans tramitadors Activitats Diagrames de flux Indicadors Rols i participants Expedients Codis de classificació Terminis d’eliminació Règims d’accés Formularis i plantilles Criteris normalització Criteris accessibilitat Imatge corporativa Catàleg de tràmits Catàleg de processos Catàleg de models de documents Catàleg de sèries documentals
- 34. … a una gestión integrada Formularis i plantilles Criteris normalització Criteris accessibilitat Imatge corporativa Expedients Codis de classificació Terminis d’eliminació Règims d’accés Convocatòries Terminis Llocs de presentació Òrgans tramitadors Activitats Diagrames de flux Indicadors Rols i participants Quin procediment cal seguir? Quants tràmits es tramiten igual? Quins models s’utilitzen per cada tipus de document? Quins documents genera cada procés? Quin formulari cal utilitzar?
- 35. Precedentes
- 41. Modelo de datos
- 44. El mapa de series documentales
- 45. La descripción de serie documental
- 46. El cuadro de clasificación
- 47. La descripción de clase
- 48. El cuadro de procedencias
- 49. La descripción de procedencia
- 50. El mapa de procesos
- 51. La descripción de procedimiento
- 52. El catálogo de modelos de documentos
- 53. La descripción de modelo de documento
- 54. La guía de procedimiento
- 57. Integración con la Intranet
- 58. La implantación
- 61. Niveles de implantación Automatización de un procedimiento (reglado o no reglado) Automatización de la gestión documental (con o sin gestor documental) Carácter sectorial. Carácter global. El reto más habitual. El reto real o final. Fàcil en la planificación. Difícil en el detalle y la ejecución. Asequible en la gestión del cambio. Planificación compleja. Gran coste en gestión del cambio. Reto de justificar los beneficios. La oportunidad de participar depende de que haya proyecto. El proyecto es propio (del archivo o unidad de gestión documental).
- 62. Empezando con un plan estratégico... ISO 15489 ISO 23081 Análisis de los procedimientos Análisis de los sistemas de información Automatización de la gestión documental Identificación y normalización del sustrato documental Aplicación a proyectos concretos
- 63. ...o mediante proyectos concretos ISO 26122 Análisis del procedimiento X Análisis del sistema de información X Desarrollo de una solución tecnológica Identificación y normalización del sustrato documental Aportación a la solución transversal
- 65. Sistemas de información Herramientas de oficina Entorno de colaboración Gestor de procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Aplicaciones Sistema de archivo permanente
- 66. Soluciones orientadas a procesos o trámites concretos Herramientas de oficina Entorno de colaboración Gestor de procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Aplicaciones Sistema de archivo permanente
- 69. Método
- 72. Un ejemplo de implementación
- 73. Soluciones de colaboración y trabajo en grupo Herramientas de oficina Entorno de colaboración Gestor de procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Aplicaciones Sistema de archivo permanente
- 75. Un ejemplo de implementación
- 76. Soporte orientado a la gestión autónoma de los usuarios finales Herramientas de oficina Entorno de colaboración Gestor de procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Aplicaciones Sistema de archivo permanente
- 78. Criterios de organización Personal De grup de treball Corporatiu
- 80. Criterios de denominación
- 82. Un ejemplo de implementación
- 83. Soluciones transversales de gestión documental y archivo Herramientas de oficina Entorno de colaboración Gestor de procesos (BPM) Gestor documental (DM) Gestor documental (RM) Aplicaciones Sistema de archivo permanente
- 85. Un ejemplo de implementación
- 86. Muchas gracias. jordiserra @ gencat.cat http://bd.ub.es/pub/serra/ VI Jornadas de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians Valencia, 7 de mayo de 2010
Notas del editor
- Esta ponencia bebe de la experiencia acumulada en diversos proyectos realizados a lo largo de más de diez años en la Generalitat de Catalunya, una experiencia acumulativa que ha llevado a desarrollar soluciones de gestión como el mapa de series, que a continuación vamos a exponer, y que ha permitido a los equipos que hemos participado consolidar un cierto patrón de actuación. Son soluciones guiadas por dos principios: Simplicidad en el desarrollo (inteligibles y próximas a los usuarios, aunque sea a costa de sacrificar rigor archivístico, priorizando que los usuarios lo utilicen masivament y de forma naturalmente integrada en su dinámica de trabajo habitual) Adaptabilidad a los recursos disponibles (evitar la paràlisis que provoca la normativa, la excesiva pulcritud o las restricciones económicas): hacer algo con los recursos que tenemos, no esperar a tener los recursos para hacer algo. ¿Porqué esta ponencia se plantea la inclusión de los requisitos archivísticos en los proyectos de tramitación electrónica? Porque desgraciadamente todavía no es frecuente (al menos en nuestro caso), aunque debería serlo, del mismo modo que ya lo és el rediseño de procesos previo a la automatización. El concepto de tramitación electrónica incluye tanto la tramitación externa (front-office) como la tramitación interna (back-office). Ninguna se puede desligar de la otra, pero en todo caso el back-office siempre es imprescindible, haya o no servicio externo.
- La experiencia se va a exponer desde tres casos particulares (3 departaments de la Generalitat de Catalunya): Cultura DURSI Vicepresidència Presidencia Numerosos entes autónomos dependientes Sin embargo, esto no es óbice para que se pueda extrapolar a otros organismos de características similares.
- Intervenir en el sentido de introducir requisitos archivísticos en los proyectos de tramitación electrónica. Hablaré desde la perspectiva de la Generalitat de Catalunya y de los proyectos a los que he hecho referencia.
- La primera vez que hay un encaje visible y explícito entre la función archivística y la Administración electrónica és la Ley 11/2007. Esto quiere decir que antes del 2007 se ha trabajado sin referentes normativos, excepto la propia regulación de archivos de la Generalitat. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) Aplicable a la Administración estatal, autonómica y local. Superior a cualquier otro criterio de interoperabilidad. De acuerdo con los principios de la Ley 11/2007 (art. 4) y los siguientes: La interoperabilidad como cualidad integral . La IOP se tendrá presente a lo largo del ciclo de vida completo de los servicios y sistemas, desde la concepción hasta la sustitución. Carácter multidimensional de la interoperabilidad . La IOP se manifiesta en: Acuerdos interadministrativos Despliegue de sistemas y servicios Determinación y uso de estándares Infraestructuras y servicios básicos de las AAPP Publicación y reutilización de aplicaciones, de la documentación asociada y de otros objetos de información Garantía del acceso a la información a lo largo del tiempo Enfoque de soluciones multilaterales . Se buscará obtener las ventajas del escalado, de las arquitecturas modulares y multiplataforma, de compartir, de reutilizar y de colaborar.
- La normativa no archivística: ISO 27000 ISO 9000 LOPD: Legalización Identificación y declaración de ficheros lógicos Asociación de ficheros lógicos a físicos Determinación de la sensibilidad de la información contenida y de los requisitos de tratamiento Legitimación Definición de procedimientos Elementos de comunicación y compromiso en modelos de documentos (normalización) Seguridad Sistemas de control de acceso físico/lógico Sistemas de registro y trazabilidad
- Beneficios documentales Conseguir que los documentos de la organización sean auténticos, fiables, íntegros y accesibles. Beneficios funcionales Gestionar la organización de forma más eficiente Dar soporte a la toma de decisiones directivas Proporcionar continuidad y productividad a la gestión Garantizar la continuidad en caso de desastre Beneficios de seguridad ( compliance ) Cumplir los requisitos de legalidad Proporcionar protección en litigios (seguridad jurídica) Proteger los intereses y derechos de la organización Beneficios patrimoniales Dar suporte a la futura investigación histórica Fijar la identidad corporativa y la memoria colectiva
- Important la dependència orgànica: esto se ha podido hacer en buena medida cuando el archivo ha dependido del Servicio de Organización. Pero… ¿Hasta qué punto nos interesa la mejora estratégica del archivo si mejora la operativa de gestión documental? (No estarem defensant la bandereta corporativista?) Cuando se convoca al archivero/a a la reunión de kick-off con el equipo de desarrollo del proyecto… Sabemos qué se nos pide? Lo podemos hacer? Lo tenemos hecho? Lo que podemos aportar lo tenemos claro, pero… es realmente esto lo que se nos está pidiendo? Es importante saber: Qué debemos tener preparado para intervenir (CÓMO) En qué momentos debemos aportarlo (CUANDO)
- Objetivo: Que el archivo (y el archivero/a) consiga los objetivos antes expuestos.
- El sistema de clasificación: ¿Un único instrumento? Habitualmente el subsistema de clasificación se basa en un cuadro monojerárquico, en algunos casos con facetas o subdivisiones, y con un criterio funcional o orgànico-funcional. En un archivo histórico, el cuadro de clasificación es un instrumento de descripción, que recoge (incluye) las series documentales. En un archivo administrativo, el cuadro de clasificación es un instrumento que permite identificar características de documentos, es decir series, pero no las incluye. El cuadro de clasificación ha pasado de ser un instrumento de descripción archivístico a ser una taxonomía funcional abstracta ( business classification scheme ). Esto lo ha sumido en una indefinición conceptual sobre lo que debe ser el cuadro de clasificación funcional: F. Foscarini (pag. 196) dice que se necesita no sólo una taxonomia funcional sinó también una taxonomia de actividades recurrentes . El modelo canadiense BASCS ha adoptado el análisis secuencial como base para el establecimiento de los niveles funcioneles y sus relaciones. La norma ISO 26122 (AS 5090), complemento de la ISO 15489, establece dos niveles de análisis: funcional y secuencial o de procesos. MoReq2 distingue entre Business classification scheme y Records classification scheme . “ It is essential that the classification scheme (technically, a records classification scheme) is closely aligned with the business needs of the organisation. Good practice suggests that the organisation first identifies a business classification scheme before designing a records classification scheme. ” Es necesario un instrumento que permita vincular de forma implementable las funciones y actividades a los procesos, sistemas y tipos documentales. Este es precisamente el esquema de implantación que se ha aplicado en DURSI i VCP: Elaboración del cuadro de clasificación (funciones y actividades) de acuerdo con el modelo corporativo. Utilizando el cuadro, identificación de series asociadas a productores, procesos, sistemas, etc. (mapa de series). Herencia por parte de las series de los ciclos de vida y políticas definidos para el cuadro funcional corporativo. Corresponde a los siguientes referentes (aunque no se consultaron previamente): ISO 26122 (AS 5090), complemento de la ISO 15489. Manual de Elisabeth Sheperd and Geoffrey Yeo. Manual DIRKS. Modelo de análisis BASCS (Archivos Nacionales de Canadá).
- ¿De qué me sirve tener un cuadro de clasificación como el del primer recuadro, si desde la perspectiva del proceso la realidad la del segundo recuadro? Una clasificación monojerárquica aporta poco a representar fielmente esta realidad. Sí lo hace, en cambio, una estructura en forma de red (mapa). En una jerarquia todas las relaciones son de dependencia o inclusión. En un mapa (u ontología) se puede asignar un significado particular a cada una de las relaciones , y al mismo tiempo establecer axiomas de relación. Nuestro mapa de series reconoce distintos tipos de relaciones entre series (utilizando terminologia propuesta por Lluís-Esteve Casellas): Relaciones de continuidad (antecedente/consecuente) Relaciones de dependencia (subprocesos o procesos transversales) Relaciones de contenido (subject, objeto o destinatario de la acción) Hacia dónde evolucionan los instrumentos de representación del conocimiento? Estamos en un mundo en red (Web 2.0), pero en nuestra clasificación seguimos prisioneros de una estructura monojerárquica. Internet no és jerárquico, aunque pueda parecerlo. Se ha experimentado con sistemas de clasificación de representación tridimensional, donde la jerarquía se desarrolla a distintos niveles (Alejandro Delgado). Hay también ejemplos de elaboración de ontologías para la clasificación de la documentación administrativa ( Palacios, J.P.; Cremades, J. y Costilla, C. (2005) ). La clasificación avanza desde una semántica débil (taxonomias simples) hacia una semántica fuerte (redes semánticas, lógica descriptiva, ontologías formales). Y dos argumentos más de carácter interno: ¿En base a qué se estructura la actividad de las organizaciones? En base a procesos. ¿Las unidades de organización qué hacen? Mapas de procesos, no taxonomías de procesos. El cuadro de clasificación se aproxima cada vez más a los instrumentos que utilizan las unidades de organización para reflejar la realidad funcional de las organizaciones. Se automatizan procesos, no funciones. Introducir requisitos archivísticos en un sistema de información requiere trabajar a nivel de proceso. Sin embargo… ¿Cuándo es relevante la jerarquía? Para la herencia de atributos cuando no se han definido otros tipos de relaciones. MoReq2 lo deja claro: “ The use of a hierarchical classification scheme is mandatory for compliance with MoReq2. This is in order to enable the inheritance of retention and disposition schedules and other metadata and also to facilitate navigability.”
- Parece que el concepto de serie está en crisis . La literatura técnica considera más indicado hablar de funciones y de procesos. A menudo la serie se interpreta como un simple nivel de clasificación (no de agrupación documental), y esto diluye su importancia. MoReq2 incluso elude el concepto de serie, y lo asimila explícitamente al concepto de clase. Pero al mismo tiempo introduce el de record type (o tipo de expediente). Y cuando plantea la definición del sistema de clasificación, lo define como: “ A classification scheme is the foundation of any ERMS. It allows an electronic record to be stored together with other records that provide its context, by defining the way in which the electronic records will be organised into electronic files, and the relationships between the files. ” ¿Para qué nos debe servir el sistema de clasificación? Obviamente para identificar (describir de forma normalizada) conjuntos de documentos. Pero también para: Identificar y aglutinar el sustrato documental de los procesos. En las dos direcciones: recoger cómo se documenta un proceso, y vincular los documentos a su proceso generatriz. Dotar de significación documental a todo tipo de evidencias electrónicas. Aunque no tengan forma documental (datos en DB o SOAP). Aunque no sea posible agruparlos en unidades documentales simples o compuestas. Gestionar de forma unificar entidades documentales híbridas. En múltiples soportes, formatos y ubicaciones. Sistematizar la gestión por entidades documentales de la información generada por todo tipo de procesos. Identificar de forma sistemática actividades documentadas de múltiples formas. Tanto si se trata de actividades regladas como no regladas. Poder gestionar por expedientes todo tipo de tramitaciones. Geoffrey Yeo afirma: “Hasta las actividades creativas son instancias de tipos de actividades que se puede esperar que se repitan” (Sheperd & Yeo, 2003). Identificar ficheros lógicos y físicos con datos personales y asignarles regímenes especiales de protección. Definir las condiciones de gestión y de tratamiento de todos los documentos Mediante políticas heredables.
- Hasta dónde llega el vínculo de la clasificación y el concepto de serie con la aplicación de políticas lo ejemplifica el hecho de que los Archivos Nacionales de Canadá iniciaron la revisión integral del sistema de clasificación corporativo a causa de un replanteamiento que tuvo lugar pocos años antes en sus metodologías de valoración (Sabourin). ¿Qué diferencia hay entre ciclos de vida, calendarios y políticas? Lo de las fases activa, semiactiva e inactiva ya no és aplicable a los documentos electrónicos (no tiene sentido). En el proyecto SIGeDA se ha aplicado el ciclo de vida centrado en la vigencia. Sobre el criterio de clasificación y la aplicación de políticas El modelo de sistema de clasificación no es trivial: debe ser un sistema funcional y compatible con un mapa de procesos. De lo contrario, será inaplicable o irrelevante para la gestión de los documentos electrónicos. ¿Son las funciones y actividades lo mismo que los procesos? ¿Se aplica realmente un criterio 100% funcional? ¿Hay cuadros funcionales “puros”? ¿Són factibles en una organización de más de cien mil trabajadores? (Foscarini, 2006)
- La serie como recurso de gestión necesita, por lo tanto, un instrumento propio para su gestión, y este instrumento es el mapa de series.
- El mapa de series relaciona el componente orgánico, el componente funcional y el componente de implementación (documental e informacional). El procés d'implantació proporciona a les persones usuàries una gran quantitat de criteris per a la gestió documental. Malgrat això, quan l'usuari es queda sol davant necessitats informatives, el més habitual és que se li plantegin un munt de preguntes, des de les més senzilles (Quin codi de classificació he de posar en aquest expedient? Quant de temps l'he de conservar?) fins a les més complexes (com ara, qui té els originals d'allò que jo tinc en còpies? Qui més a l'organització té documentació sobre aquest assumpte? O bé, quin sistema d'informació conté dades d'aquesta sèrie documental?). L'usuari sempre trobarà a faltar un sistema que li satisfaci amb rapidesa les necessitats. Aquests dubtes no afecten, però, només l’usuari final. El gestor de documents, l'analista de processos o l'informàtic poden necessitar saber en qualsevol moment quants sistemes de nominalització s'apliquen sobre un determinat tipus d'expedient, quines sèries documentals són producte d'un mateix procés, o quin impacte pot tenir la modificació d'una aplicació informàtica sobre el substrat documental que s'hi relaciona. I els mateixos professionals sovint necessiten també una base d'anàlisi sobre la qual puguin prendre decisions en relació amb la definició de cicles de vida, la utilització de determinats criteris de classificació, la normalització de documents o l'automatització de procediments. Ambdues necessitats han donat origen a solucions diverses: des de llistes personalitzades de codis de classificació fins a inventaris de sèries documentals o taules comparatives de sèries relacionades. La convergència de tantes necessitats informatives ens va fer pensar en la conveniència de disposar d'un únic instrument que fes possible donar solució a totes aquestes peticions. I així va néixer el mapa de recursos d'informació administrativa. QUIEN DOCUMENTA (unidades), CÓMO DOCUMENTA (documentos y sistemas) Y QUÉ DOCUMENTA (actividades): en la intersección se encuentra la serie documental. El mapa combina tres dimensions de la informació i la documentació administratives: els òrgans i unitats operatives que la creen o reben (qui); les funcions, activitats i transaccions que la generen (què), i els sistemes que la gestionen segons els formats i suports (com), tot ubicant en la intersecció les sèries documentals, que esdevenen així l'eix de la planificació documental.
- Para satisfacer estas necesidades, es imprescindible tener conectados todos los elementos que habitualmente se gestionan por separado, incluyendo en ellos los aspectos documentales.
- Durant la implantació del sistema DursiGED, el mapa de recursos d'informació administrativa ha servit per identificar, analitzar i descriure el 90 % de les sèries documentals del Departament (en total, 1.098 sèries) i elaborar els plans personalitzats corresponents per als arxius de gestió.
- Sistema multiperspectiva: orientación simultánea a procesos, a documentos, a sistemas de información, etc. Modelo de datos consolidado: responde a necesidades comunes a cualquier organización. Disposición en red: el mapa se construye con identificaciones específicas, procesos de implantación y aportaciones libres puntuales. Herramienta referencial de mantenimiento continuado: si la organización es un ente dinámico, su información referencial también lo es. Sostenibilidad del mantenimiento: facilidad de actualización de la información y publicación inmediata en la Intranet. Independiente de ningún sistema de información concreto: modelo de datos escalable, exportable e integrable con cualquier sistema. Reutilizable: potencial para explotación de datos a partir de información estructurada. Integración total con la Intranet: acceso transparente para el usuario final.
- El mapa de recursos d'informació administrativa pren el format d'una solució tecnològica que gestiona, per a cada sèrie documental, informació de caràcter intern (relativa a la classificació normalitzada, al caràcter primari o secundari, a la procedència i a les sèries que s'hi relacionen), informació pública (relativa a la classificació, les descripcions, els criteris de nominalització i les agrupacions virtuals), informació de cicle de vida (relativa als criteris i terminis de conservació, eliminació, transferència i accés) i informació sobre els vincles, especialment pel que fa als procediments i als sistemes d'informació.
- Objetivo: Que el archivo (y el archivero/a) consiga los objetivos antes expuestos.
- A partir de una mesa redonda del último Tecnimap, surgió un debate en el que se afirmaba que las administraciones funcionan en forma Top-Down (las iniciativas se impulsan de arriba hacia abajo, desde el segmento directivo hacia el ejecutivo), mientras que las redes sociales funcionan en forma Bottom-Up (el impulso proviene de las personas, y este impulso crea redes y estructuras). En el ámbito de los archivos de la Administración pública este axioma no es frecuente que se cumpla. A menudo el interés del segmento directivo (político) por la gestión documental es tendente a cero, y su desconocimiento todavía superior. Por este motivo hace tiempo que los archivos entienden y configuran sus servicios de un modo similar a las redes sociales, provocando el cambio desde abajo hacia arriba, extendiéndose por contagio entre los segmentos más receptivos a sus soluciones, lo que ha determinado enormemente sus formas de intervención. Es evidente que si se quiere implantar una visión integradora y global, se debe tener previamente una idea global, y esta idea debe estar definida con suficiente detalle como para ser implementada localmente, de forma coyuntural, en condiciones adversas y resolviendo problemas.
- Opció 1: muntar primer les solucions transversals i després sincronitzar-hi els procediments.
- Opció 2: aprofitar que s’intervé en procediments o projectes concrets, i anar muntant per peces les solucions transversals. És importante disponer de un plan estratégico y de una visión global, aunque la forma de actuar sea mediante planes específicos. Esto permite mantener la coherencia del sistema, en lugar de construir sistemas paralelos.
- En una reciente ponencia en Tecnimap (veure post eFuncionario a carpeta groga i citar-la), Andrea di Maio afirmaba que las administraciones funcionan en forma Top-Down (las iniciativas se impulsan de arriba hacia abajo, desde el segmento directivo hacia el ejecutivo), mientras que las redes sociales funcionan en forma Bottom-Up (el impulso proviene de las personas, y este impulso crea redes y estructuras). En el ámbito de los archivos de la Administración pública este axioma no es frecuente que se cumpla. A menudo el interés del segmento directivo (político) por la gestión documental es tendente a cero, y su desconocimiento todavía superior. Por este motivo hace tiempo que los archivos entienden y configuran sus servicios de un modo similar a las redes sociales, provocando el cambio desde abajo hacia arriba, extendiéndose por contagio entre los segmentos más receptivos a sus soluciones, lo que ha determinado enormemente sus formas de intervención. Es evidente que si se quiere implantar una visión integradora y global, se debe tener previamente una idea global, y esta idea debe estar definida con suficiente detalle como para ser implementada localmente, de forma coyuntural, en condiciones adversas y resolviendo problemas.
- Oscar Ríos proposava les següents: Módulo DM 1. Tipos y categorías documentales 2. Fichas de metadatos 3. Modelos de Expedientes 4. Reglas y flujos de trabajo con documentos 5. Indexación 6. Recuperación y búsqueda 7. Publicación 8. Política de seguridad y acceso Módulo RM 1. Gestión de calendarios de retención 2. Gestión del ciclo de vida de los documentos 3. Destrucción controlada de documentos
- Explicar com funcionava el procediment: grup de treball, seqüència, etc. Posar exemples concrets extrets de: Subvencions EXTERNET Certificats de català
- Posar exemples concrets extrets de: Subvencions EXTERNET Certificats de català
- Oscar Ríos proposava les següents: Módulo DM 1. Tipos y categorías documentales 2. Fichas de metadatos 3. Modelos de Expedientes 4. Reglas y flujos de trabajo con documentos 5. Indexación 6. Recuperación y búsqueda 7. Publicación 8. Política de seguridad y acceso Módulo RM 1. Gestión de calendarios de retención 2. Gestión del ciclo de vida de los documentos 3. Destrucción controlada de documentos
- Citar els següents referents: Actuacions nostres a Cultura (article Arxius) Actuacions meves a DURSI Actuacions Isabel a Presidència i EAPC (article Lligall) Recomanacions publicades per TNA
- Oscar Ríos proposava les següents: Módulo DM 1. Tipos y categorías documentales 2. Fichas de metadatos 3. Modelos de Expedientes 4. Reglas y flujos de trabajo con documentos 5. Indexación 6. Recuperación y búsqueda 7. Publicación 8. Política de seguridad y acceso Módulo RM 1. Gestión de calendarios de retención 2. Gestión del ciclo de vida de los documentos 3. Destrucción controlada de documentos
- El concepto de tramitación electrónica incluye tanto la tramitación externa (front-office) como la tramitación interna (back-office). Ninguna se puede desligar de la otra, pero en todo caso el back-office siempre es imprescindible, haya o no servicio externo.