El documento habla sobre la gestión del tiempo directivo. Menciona que el tiempo es un recurso escaso e inelástico que debe invertirse de forma constante y eficaz. También analiza las causas más comunes de pérdida de tiempo como la desorganización, las interrupciones y la falta de priorización de tareas. Resalta la importancia de planificar y registrar el uso del tiempo para mejorar su aprovechamiento.

1. La G estión del T iempo D irectivo Profª. Mª Nuria Chinchilla - IESE

7. Vilfredo Pareto (1848-1923), un economista italiano, realizó un estudio sobre la riqueza y la pobreza. Descubrió que el 20% de las personas controlaba el 80% de la riqueza en Italia. Pareto observó muchas otras distribuciones similares en su estudio. A principios de los años 50, el Dr. Joseph Juran descubrió la evidencia para la regla de “80/20” en una gran variedad de situaciones. En particular, el fenómeno parecía existir sin excepción en problemas relacionados con la calidad . Una expresión común de la regla 80/20 es que “el 80% de nuestro negocio proviene del 20% de nuestros clientes”. Por tanto, el Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”. El principio de Pareto

17. Napoleón Bonaparte “ Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos roban lo mas preciado: El Tiempo ”

23. ¿Se interrumpe Ud . a sí mismo? 6. ¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo? 4. ¿Se detiene frecuentemente durante la jornada a charlar con los colegas? 3. ¿Da largas a las cosas? 2. ¿Prolonga a veces el rato para tomar café o para comer? 1. ¿Tiene desordenada la mesa? 7. Internet: Navega sin rumbo, chatea, cadenas de e-mails… 5. ¿Lee artículos que le han tentado cuando debería estar trabajando en otras cosas? No Sí Cuestionario

28. Miguel de Unamuno “ Procuremos más ser padres de nuestro porvenir que hijos de nuestro pasado” Porvenir Presente Pasado

29. Organización a largo plazo / semanal Organización a largo plazo Organización semanal “ Los 7 hábitos de la gente eficaz” -Stephen R. Covey, Ed. Paidós Empresa 16, 1994 Cap. II - 3er. hábito: Establezca primero lo primero - Principios de administración personal Convirtiéndose en un autoadministrador de cuadrante II, pág. 213. Enunciado de la misión Roles Metas Roles Metas Planes Horarios Delegar

30. Matriz de la administración del Tiempo “ Los 7 hábitos de la gente eficaz” -Stephen R. Covey, Ed. Paidós Empresa 16, 1994 Cap. II - Victoria privada - 3er. hábito: Establezca primero lo primero - Principios de administración personal Cuadrante II, pág. 191 Actividades : Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas Pérdidas de tiempo Actividades agradables Actividades : Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas, acuciantes Actividades populares No Importante Actividades : Prevención, actividades de CP Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación, re-creación Actividades : Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen Importante No urgente Urgente

37. Curva de rendimiento Pausa con pausa de reposo a 1/2 jornada Rendimiento Tiempo

38. Curva de rendimiento Prolongación forzada horas EXTRA Horas EXTRA Rendimiento Tiempo

43. Planificación y programación (3) Pirámide de objetivos 2º 3º 1º 2º 3º Planificación y programación Largo plazo Medio plazo Corto plazo 1º Ejecución

51. Ficha control: de llamadas Número Objeto Momento Persona Fecha

57. El método del salchichón, aplicado a la preparación de un informe El método del salchichón, aplicado a la organización personal

58. Método película de cine Organización Personal 05-01 08-01 09-01 10-01 12-01 13-01 15-01 20-01 Limpiar mesa Ordenar archivo Cajón Vertedero Archivo recordatorio Pk asuntos resueltos Instalar Interfono Objetivos LP Objetivos CP 1. Visualizar la película (de forma lógica) 2. Escribir el guión (claro y conciso) 3. Calcular tiempos (reales) 3. Asignar fechas (secuencialmente) 4. Luces, Cámara, ACCIÓN !! 5. Evaluar desviaciones (próxima película)

59. Método película de cine Preparación de un Informe 12-02 15-02 01-03 03-03 04-03 05-03 06-03 1. Visualizar la película (de forma lógica) 2. Escribir el guión (claro y conciso) 3. Calcular tiempos (reales) 3. Asignar fechas (secuencialmente) 4. Luces, Cámara, ACCIÓN !! 5. Evaluar desviaciones (próxima película) Consultas a Expertos Obtención de Datos Redacción Revisión Typing Fotocopias Reparto

61. Registro de interrupciones Categorías : Justificada, Delegable, Rutinaria, Problema de Seguimiento, Preguntas de Empleados, Fallo de Procedimiento. (Dejar en blanco la columna de “categoría” hasta el final del periodo de registro) Código : J D R PS PE FP 2 1 4 3 6 5 8 7 10 9 Categoría Objeto Duración Visita Llamada Quién Semana: ___

69. Asignación de trabajos Impreso para recoger la asignación de trabajos realizada en una reunión ( quién se ha responsabilizado de qué y para cuándo ). __/__/____ Sr./a.: 6. __/__/____ Sr./a.: 5. __/__/____ Sr./a.: 4. __/__/____ Sr./a.: 1. Para cuándo Quién Qué __/__/____ Sr./a.: 3. __/__/____ Sr./a.: 2. __/__/____ Sr./a.: 8. __/__/____ Sr./a.: 7. Fecha: __/__/____ Reunión: __/__/____ Sr./a.: 9. Trabajos asignados

70. Cómo usar el Tiempo Con eficacia y productividad Me parece… que no he concretado mucho. ¡Estupendo! eso me da OTRO mes más de plazo. Prepáreme ese informe lo antes que pueda.

71. Antes de convocar una reunión 3. ¿Hay medios más baratos , más rápidos o más cómodos de obtener los mismos resultados? 2.e ¿Necesito instruir, entrenar o formar al grupo en nuevos métodos? 2.b ¿Necesito tener muchos puntos de vista? 2.a ¿Necesito consejo de todos los que vayan a venir? 2. ¿Tengo claros los objetivos para la celebración de la reunión? 1. El tiempo que se va a invertir en esta reunión, ¿ Vale lo mismo que el rendimiento que se va a obtener de ella? 3.a ¿Puedo enviar un comunicado al equipo? 2.d ¿Necesito el voto del grupo para aprobar una política nueva? 2.c ¿Necesito que el grupo participe para tomar una decisión o resolver un problema? No Sí Cuestionario previo

72. Antes de convocar una reunión 3.b ¿Puedo poner por escrito los asuntos de rutina y dejar que el personal los lea en su tiempo libre? 3.f ¿Podría hablar individualmente con cada uno de ellos en lugar de hacerlo en grupo? 3.e ¿Puedo resolverlo por teléfono ? 3.d ¿Puedo distribuir la información y pedir al personal que conteste por escrito enviándome las respuestas para una fecha determinada? 3.c ¿Se podría enviar a la reunión a algún representante de cada departamento en lugar de que vinieran todos? ¿Se celebra la reunión? 3.g ¿Podría celebrar el departamento menos reuniones ? por ejemplo, ¿Podrían resumirse en una reunión mensual las reuniones de cada semana? No Sí Cuestionario previo (Cont.)

73. Si decide celebrar la reunión: 4. d) ¿Los problemas que resolver? 4. c) ¿Las decisiones que tomar? 4. ¿He anotado los puntos esenciales en el orden del día? 3. ¿Tengo un orden del día ? 2. ¿He pedido asistencia sólo al personal clave : aquellos que contribuirán directamente al cumplimiento del objetivo? 1. Tengo un objetivo claro para celebrar la reunión? Objetivo: 5. ¿Tengo suficiente tiempo por delante para distribuir el orden del día por lo menos con veinticuatro horas de antelación, de manera que el personal pueda estar preparado para colaborar? 4. e) ¿La cantidad de tiempo para tratar cada asunto? 4. b) ¿Los asuntos que tratar? 4. a) ¿Los objetivos de la reunión? No Sí Cuestionario FINAL

78. “ Cómo se manifiesta el estrés” Problemas de estómago 5,9% Dolores de cabeza 33,1% Ira 22,6% Frustración 20,8% Tensión 7,9% Fatiga/cansancio 7,3% Otros 2,4%

94. Gracias por su Tiempo XII III VI IX