Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous spécialisé pour les collectivités locales. Ses avantages : - Les citoyens planifient eux-même leurs rendez-vous et obtiennent une réponse immédiate. - Les assistant.e.s ont du temps supplémentaire pour aider l'élu.e ou l'agent et accueillir les citoyens. - L’outil se cale sur l'activité et la réglementation des élu.e.s et des agents. - Il systématise le processus administratif de planification.

1. Joël Pastré – Directeur – joel.pastre@tsoon.org - 06 73 38 69 82
TSOON : 53 Avenue Hoche 75008 Paris – www.autonome.tsoon.org
Avril 2019
Portail de planification de RDV
pour les collectivités locales

2. TSOON : POUR QUOI FAIRE ?
◼ Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous
spécialisé pour les collectivités locales
• Pour tous les types de rendez-vous
• Individuel et collectif, avec les élu.e.s ou les différents services
• Permet aux citoyens (parents, résidents…) et autres
interlocuteurs (associations, entreprises) de planifier
leurs RDV
• Selon des règles et un processus bien définis par la collectivité
• Soulage les assistant.e.s dans la planification de ces RDV
• En automatisant toutes les tâches répétitives et chronophages
• Soutient les élu.e.s et agents dans la gestion de leurs activités
• Des bonnes pratiques dans la gestion des horaires
• Et un accès simple avec l’application mobile par les professionnels.
• Optimise les temps et historise tous les échanges.
◼ Le paramétrage fait toute la richesse de Tsoon
Présentation de Tsoon aux collectivités Page 2

3. PROCESSUS DE PLANIFICATION
Présentation de Tsoon aux collectivités Page 3
Elu.e ou
agent
Assistant.e
Citoyen.ne
0) l'assistant.e saisit pour chaque élu ou agent:
- ses vacations : lieu, jours, horaires, plage des
RDV prioritaires
1) Depuis le portail de la collectivité, le citoyen clique sur un bouton
pour obtenir son RDV.
- Tsoon lui envoie un SMS ou un mail avec un lien pour le planifier
3) L’assistant.e valide certains
rendez-vous en fonction :
- du demandeur
- du type de RDV
- etc.
2) Le citoyen clique sur le lien :
- sélectionne le type de RDV
- saisit les infos requises et planifie
- choisit les créneaux parmi ceux
proposés
4) Tsoon envoie au citoyen :
- un mail ou SMS pour confirmer le RDV
- Et pour lister les pièces éventuelles à fournir
Logiciel métier
5) Les RDV sont mis à jour
immédiatement dans le
logiciel métier

4. PROCESSUS DE RAPPEL
Présentation de Tsoon aux collectivités Page 4
Assistant.e
1) Tsoon envoie un SMS ou un mail de
rappel au citoyen :
- En rappelant les pièces
manquantes éventuelles
- Et avec toutes les informations
pratiques utiles
3) Le citoyen se rend à son RDV
- avec les informations pratiques
4) l'élu.e ou l’agent reçoit le citoyen
pour son RDV:
- son dossier est dans logiciel métier
Citoyen.ne
Logiciel métier
2) En cas d’impossibilité, le citoyen
peut répondre par la négative
Dans ce cas :
- Le créneau libéré est disponible pour
d’autres demandeurs
- Tsoon renvoie un SMS ou un mail au
citoyen pour replanifier son RDV
Elu.e ou
agent

5. LA RÉPONSE IMMÉDIATE À CHAQUE DEMANDE DE RDV
(… ce que les logiciels métier ne savent pas faire)
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La demande
du citoyen
(via Internet)
La réponse
de Tsoon
(immédiate
et
automatique)
votre personnalisation vos règles vos processus e-mails
documents
réglementaires
rappels
Planifiée en fonction de Sécurisée par
Présentation de Tsoon aux collectivités

6. LES AVANTAGES DE TSOON POUR l’ASSISTANT.E
gain de temps, recentrage
◼ L'assistant.e a du temps supplémentaire pour aider
l'élu.e ou l'agent et accueillir les citoyens
• Il.elle prépare les agendas des élu.e.s et agents
(vacations)Tsoon se charge d’écrire dans les agendas
(Outlook ou Google)
• Avec moins de téléphone et de mails
sources d’interruption dans leur activité
◼ Se concentre sur les tâches à plus haute valeur ajoutée
• Les planifications prioritaires (interlocuteurs stratégiques,
VIP) et complexes qui nécessitent de connaître le contexte
• Moins de mails, de téléphone et de clics !
◼ Garde la main sur le logiciel
• Sur les professionnels et les lieux de RDV qui leur sont affectés
• Pour forcer les dates, valider demandes urgentes ou atypiques
◼ Bénéficie de deux outils qui sont interfacés
• Sans double saisie des données unités, citoyens et plannings (échangées
automatiquement)
• Pour offrir le meilleur des deux mondes !
Présentation de Tsoon aux collectivités Page 6

7. LES AVANTAGES DE TSOON POUR l’ELU.E OU L’AGENT
la relation citoyens (1/2)
Présentation de Tsoon aux collectivités Page 7
◼ Tsoon contribue à replacer le citoyen au cœur de
sa relation et de ses échanges avec sa smart city :
• La relation citoyen s’étend au-delà des TLM (“Toujours
les mêmes”) pour
- valoriser les actions de la collectivité à tous les citoyens
- proposer par SMS des événements collectifs
• Les règles sont paramétrées pour tenir compte de
critères qui peuvent s’enrichir progressivement :
- le type de rendez-vous
- le demandeur : citoyen, association, entreprise…
- le service sollicité : crèche, scolaire, sportif, jeunesse…
- la structure : lieux, équipes, permanences, rotations
- etc.
• Les vacations sont :
- définies par lieu de RDV
- positionnées en avance (2 mois ou plus)
- définies par défaut puis ajustées au cas par cas en systématisant les jours et les horaires
• L’organisation par période et par collectivité
- quel type de RDV par citoyen, par professionnel
- quel temps consacré à chaque type de RDV
- quelle priorité accordée à chaque demande (quotas, priorités)

8. LES AVANTAGES DE TSOON POUR l’ELU.E OU L’AGENT
…et l’optimisation des ressources (2/2)
Présentation de Tsoon aux collectivités Page 8
◼ L'élu.e ou l'agent continue d’utiliser son logiciel métier
• Tsoon se charge d’injecter les RDV planifiés dans son
agenda principal
◼ Tsoon réduit l’absentéisme et optimise les agendas
• Un SMS de rappel est envoyé 48 heures avant la RDV
• Les RDV annulés sont remplacés plus rapidement
• L’outil répond aux aléas : absence imprévue et
remplacement de l'élu.e ou l'agent
◼ Tsoon garantit la confidentialité des informations
• Les données personnelles respectent les exigences du RGPD :
Par exemple, les téléphones mobiles ne sont pas affichés à la collectivité
• La qualité des données est contrôlée lors des échanges avec le logiciel et lors des saisies
par le citoyen pour mieux l’améliorer : coordonnées, historique…
◼ Tsoon permet un meilleur pilotage des ressources grâce à :
• un processus formalisé et appliqué à tous les services de la collectivité
• un reporting fiable par métier et par agent : liste de contacts, nombre de RDV (demandés,
planifiés, effectués, annulés)...

9. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE.LA CITOYEN.NE
Lien direct et fidélisant
◼ Le lien avec le citoyen ou le parent est essentiel pour qu’il soit
acteur de sa relation et de ses échanges avec sa « smart city »
◼ Dans son agenda (Outlook ou Google), s'il en a un, pour y inscrire la RDV
• par mail : le citoyen reçoit son invitation avec un lien qui lui permet
d'autoriser l'usage de son téléphone portable pour les rappels de RDV
• par SMS : le citoyen reçoit le rappel de son RDV 48 h avant
• par web app accessible depuis un lien dans le SMS pour planifier
un nouvel RDV en fonction de ses préférences de jour et d'horaire.
◼ Le téléphone portable – lorsqu’il est connu – permet
d’authentifier le citoyen sans imposer d’identifier tous les citoyens
comme utilisateurs du logiciel Tsoon.
◼ Le citoyen peut annuler ou replanifier lui-même son RDV
• Il annule par réponse au SMS de confirmation et peut replanifier son RDV avec un lien vers
une web app
• Il indique ses préférences de jours et d’horaire, motive sa demande et transmet les
document nécessaire
• Il obtient une réponse immédiate sans devoir appeler l'assistant.e, sauf cas particulier.
Présentation de Tsoon aux collectivités Page 9

10. Présentation de Tsoon aux collectivités Page 10
UN CHANGEMENT À PRÉPARER ET ACCOMPAGNER
1/ MOBILISER
les principaux acteurs
• Présentation aux collectivités
• Démonstration aux assistant.es
• Implication du responsable informatique = interlocuteur principal
2/ PRÉPARER
le planning, les données
• Définir le planning en incluant la communication aux unités et aux citoyens
• Personnaliser pour le service : design, règles (droits d’accès, délais, quota,
équipes, remplacement, facturation), formulation (mails, convocations, SMS)
• Réceptionner, activer les interfaces : web services
• Tester les données
3/ BASCULER
les pilotes
• Choisir les élu.e.s et agents pilotes et leurs équipes parmi les plus motivés
pour expérimenter une solution et en devenir les ambassadeurs
• Paramétrer vacations, répartitions, urgence et durée des RDV
• Former les assistant.es et administrateurs
• Informer les citoyens : progressivement, par mail
4/ DÉPLOYER
le service complet
• Accompagner les assistant.es
• Mettre en place le support 1er
niveau (hotline) et 2e
niveau (tutoriel, FAQ)
• Suivre les tableaux de bord
• Dresser un bilan après 3 mois
TSOON
3à6mois

11. DES BÉNÉFICES MESURABLES ET DES COÛTS MAÎTRISÉS
◼ Le gain doit se mesurer factuellement
• Réduire de 50% l’absentéisme
• Augmenter de 100% le taux de remplacement des RDV après annulation
• Gagner 10% de temps en moins et d’occupation en plus des professionnels
• Viser le retour sur investissement dès la deuxième année
◼ Les coûts sont prévisibles
• Abonnements : par professionnel et par mois
1 professionnel (élu.e ou agent) = 1 agenda
• Service : par jour pour l’initialisation, la formation et le support
Facturé au temps passé et selon vos demandes.
Page 11Présentation de Tsoon aux services médicaux
◼ Joël Pastré
Directeur
Ingénieur informatique INSA Lyon
A travaillé successivement à Buenos-Aires,
Paris et Chicago. Il parle couramment
anglais et espagnol et adooore
l’entreprise.
◼ Jérôme Verdiell
Directeur commercial
Diplômé INSEC
Directeur commercial Sagem
Communications
Dirigeant fondateur Linkeom
Joël Pastré : 06 73 38 69 82 - joel.pastre@tsoon.org