Séptimo Coloquio ALCI 09Administración y liderazgo en el campo informativo “Planeación estratégica: Bibliotecas en tiempo de crisis”USBI Veracruz, Universidad VeracruzanaBoca del Río, Ver., México, Septiembre 23-25, 2009

1. Planeación estratégica en institucionesPlaneación estratégica en instituciones
públicas:públicas:
Caso USBI VeracruzCaso USBI Veracruz
Séptimo Coloquio ALCI 09
Administración y liderazgo en el campo informativo
“Planeación estratégica: Bibliotecas en tiempo de crisis”
USBI Veracruz, Universidad Veracruzana
Boca del Río, Ver., México
Septiembre 23-25, 2009
Dr. Jesús Laujlau@uv.mxwww.jesuslau.com
Universidad Veracruzana / DGB / USBI VER
Boca del Río, Veracruz, Méxicowww.uv.mx/bvirtual

2. TópicosTópicos
• Proceso administrativo
• Planeación estratégica – Concepto
• Instituciones de educación superior públicas
• Planeación USBI VER
• PlanEs 2009 - 2015

3. ConceptosConceptos
administrativosadministrativos

5. Planeación estratégicaPlaneación estratégica
Visión
Acciones
Programas
Metas
Por
objetivo
Objetivos
Misión
y
Valores Costos/
presupuesto
Recursos:
Humanos
Económicos
Materiales
Evaluación
Estrategias
Oportunidades y amenazas
Ambiente externo / entorno
Fortalezas y debilidades
Ambiente interno

6. Instituciones deInstituciones de
educacióneducación
superiorsuperior
públicaspúblicas

7. Planeación IES - ResumenPlaneación IES - Resumen
• Tamaño - Grande
• Objetivos – Generalmente intuitivos
• Continuidad / Discontinuidad
• Presupuesto – Permanente, crece poco
• Evaluación – Casi sin realizar

8. Dirección IESDirección IES
• Políticas gubernamentales – Vanguardia
• Directivos – Más políticos que académicos
• Elección – Candidatos deben ser locales
• Rumbo – Basado en intuición

9. Organización IESOrganización IES
• Mantenimiento – Baja prioridad
• Crecimiento – Alta prioridad
• Recursos humanos – Poca autoridad
• Políticas – Normalmente nebulosas

10. Control IESControl IES
• Centralización – Alta
• Motivación – Sólo en algunas áreas
• Evaluación – Sólo a nivel macro
• Integración - Archipiélagos

11. Resumen – IESResumen – IES
• Planeación – Práctica reciente
• Dirección - Piramidal
• Organización - Lenta
• Control – Polarizado

12. Planeación USBIPlaneación USBI
VERVER

13. Planeación USBI VERPlaneación USBI VER
• Primer ejercicio institucional descentralizado
• Segundo proceso de PlanEs
• Se realizó en un año

14. PreámbuloPreámbulo
• Semblanza
• Dimensión física
• Antecedente organizacional
• Plaza académica
• Demanda informativa
• Servicios- Siete años
• Año anterior
• Personal
• Distribución social del conocimiento

15. Diagnóstico - TendenciasDiagnóstico - Tendencias
• Fortalezas
• Retos
• Análisis FODA
• Análisis interno
• Fortalezas
• Debilidades
• Análisis externo
• Oportunidades
• Amenazas

16. Filosofía organizacionalFilosofía organizacional
• Misión
• Visión
• Valores organizacionales
• Principios de servicio

17. Objetivos, metas, accionesObjetivos, metas, acciones
• Objetivos generales de desarrollo
• Estrategias
• Programas
• Objetivos específicos/particulares
• Metas
• Acciones
• Relación de metas y cronograma
• Seguimiento de evaluación
• Bibliografía
• Anexos

18. ¿Qué hace el plan?¿Qué hace el plan?
• Incorpora creencias, fechas y teorías
• Define una línea de tiempo
• Recoge y analiza datos
• Mira hacia los servicios y a las operaciones actuales

19. Planeación EstratégicaPlaneación Estratégica
• Habilita a la organización para realizar su visión
• Crea las medidas para cumplir la misión
• Define las metas y los objetivos

20. ¿Porqué planear?¿Porqué planear?
• Limita la incertidumbre y prepara para el cambio
• Centra la atención en una dirección clara hacia el
futuro
• Permite ganar certidumbre económica
• Facilita el control y demuestra la responsabilidad en
la gestión

21. Plan estratégicoPlan estratégico
• Realizado por las organizaciones de éxito
• Coloca la organización en el futuro
• Relevante para la reducción y el
reposicionamiento organizaciónal
• La primera etapa es el diagnóstico
• Los trabajos más allá de nuevas iniciativas -
también sirven los servicios actuales
imaginados para el futuro

22. Los pasos del planLos pasos del plan
• Identifique la conducción ideal o el
problema que se solucionará
• Reconozca los factores incontrolables que
influencian la meta o el problema
• El punto de referencia para determinar la
fuerza y los logros de su competencia
• Divida el problema a través de lluvia de
ideas o creación de escenarios,
identificando lo que contribuye al problema

23. Preparar el PlanPreparar el Plan
• Provea de personal al proyecto que realizará la
investigación, o bien…
• Cree un equipo de trabajo y comience a delegar
la investigación
• Determine si los componentes del plan deben
realizarse en serie o simultáneamente
• Reúnase con el equipo regularmente y cree un
cronograma
• Los miembros deben saber qué contribuir y cuándo
debe ser la entrega
• Planee para tener éxito
• Pruebe los resultados

24. Misión y VisiónMisión y Visión
• Misión
• Define el negocio de la organización, sus
objetivos y su logro
• Visión
• Describe el mejor futuro posible que
puede tomar la organización
• Valores
• Principios que tienen importancia óptima
para la organización

25. Misión y Visión /Misión y Visión /
LoLo alcanzable y lo soñadoalcanzable y lo soñado
• La visión se define sobre los valores de la
organización
• Representa un salto cuántico del pasado de la
organización y explora posibilidades
• La misión es una declaración corta del
objetivo de la organización - su razón de ser

26. Declaración de MisiónDeclaración de Misión
• Dirige a los empleados, directivos, clientes,
proveedores y la comunidad hacía lo que desean
ser
• Establece los principios básicos de guía
• Niveles que la organización alcanzará – lo que
desea, y lo que cree la organización
• Debe ser convincente, motivante, y apasionada

27. Declaración de la MisiónDeclaración de la Misión
• Ford democratizó el automóvil. Ford Motor
company
• Darle a la gente ordinaria la posibilidad para
comprar lo mismo que a la gente rica. Wal-Mart
• Conservar y mejorar la vida humana. Merck
• Hacer feliz a la gente. Disney

28. Principio de laPrincipio de la
investigacióninvestigación
Análisis FODA´s
Fortalezas Debilidades
Oportunidades Amenazas

29. Están fuera de PESTSEstán fuera de PESTS
• Cuestiones políticas
• Fuerzas económicas
• Fuerzas sociales
• Fuerzas tecnológicas

30. Planeación de escenariosPlaneación de escenarios
Peter Senge MITPeter Senge MIT
• Identifique el asunto o decisión focal
• Identifique factores claves "locales" que
influyen en la decisión
• Identifique las fuerzas decisivas, los
elementos predeterminados, y las
incertidumbres críticas
• Ordene los factores y las tendencias por
importancia e incertidumbre
• Seleccione elementos lógicos del escenario
• Desarrolle los escenarios
• Identifique las implicaciones de los
escenarios
• Seleccione indicadores principales e
indicadores de éxito

31. Exploración ambientalExploración ambiental
Análisis externo
• Social
• Económico
• Tecnológico
• Cultural
• Demográfico
• Político
Análisis interno
• Personal
• Servicios
• Sistemas
• Recursos
• Estrategias actuales

32. Análisis interno: fortalezas yAnálisis interno: fortalezas y
debilidadesdebilidades
• UNIVERSIDAD
• FACULTAD
• BIBLIOTECA
o Servicios
o Administrativos
o Personal
o Colecciones
o Recursos electrónicos
o Software
o Equipo
o Telecomunicaciones
o Presupuesto
o Instalaciones y mobiliario
o Evaluación, certificación, ISO
• Usuarios
• No usuarios

33. Comunidad a consultarComunidad a consultar
• Usuarios
• No usuarios
• Directivos
• Personal
• Sociedad

34. Análisis Interno – ProcesoAnálisis Interno – Proceso
1. Revisar el cuadro de biblioteca ideal que
creó, para analizar la biblioteca actual
2. Leer también las copias de la presentación
sobre bibliotecas-educación
3. Realizar el análisis desde el punto de vista de
los usuarios y no usuarios

35. Servicios (ejemplo)Servicios (ejemplo)
Fortalezas
1.
2.
3.
4.
5.
Debilidades
1.
2.
3.
4.
5.

36. Matriz de objetivosMatriz de objetivos
• En esta sección se explicará como integrar
la matriz de objetivos que contendrá los
siguientes elementos, que se explicarán en
las siguientes diapositivas:
• Metas
• Objetivos
• Áreas / unidades responsables
• Fechas en que se cumplirá la meta

37. ObjetivosObjetivos
• Los objetivos son aquellas amplias aspiraciones que
son definidas en términos operacionales que
conducen a una táctica mensurable
• Son acciones alcanzables y posibles de medir o
controlar
• Permiten hacer operable la misión
• Estos se derivan de la misión
• Se divide la misión por cada elemento conceptual
• Debe darse a cada elemento una estructura
gramatical en forma de objetivo, pueden usarse
verbos en infinitivo

38. Objetivos: Generales y específicosObjetivos: Generales y específicos
• Los objetivos pueden ser generales y tener
objetivos específicos
• Los objetivos son seguidos por las metas
• Si se tuvieran objetivos específicos o sub-
objetivos, las metas se ponen en este rubro

39. MetasMetas
• Las metas proporcionan, en términos
cuantitativos, lo que se puede lograr a
través de los objetivos
• En pocas palabras cada objetivo debe
tener una o más metas
• Debe consultarse al personal de la
biblioteca que metas se deben y pueden
cumplir
• Para determinarlas, se toma la matriz
FODA y se derivan las metas en números

40. Evaluación de objetivosEvaluación de objetivos
• Cuánta voluntad toma para alcanzar
sus metas
• A quién va a contratar
• Cómo entrenará
• Implica dinero para viajar
• Inversión en tecnología / software
• Va a usted necesitar nueva
instalaciones
• Habrá gastos de tiempo
• Según su respuesta redefina los
objetivos y las metas

41. Áreas responsablesÁreas responsables
• Identificar a que departamento o unidad le
corresponde realizar cada meta
• La responsabilidad puede ser de más de un área
• Usar alguna abreviatura de acuerdo a cada
unidad responsable
• Deben participar todos los responsables de dichas
áreas

42. Cronograma – Objetivos y metasCronograma – Objetivos y metas
• Integrar a la matriz columnas para crear un
cronograma quinquenal o según el periodo que
cubra el plan
• Los periodos de cumplimiento pueden ser anuales
• Véase el modelo de cronograma incluido en el CD,
si desea hacerlo en forma independiente

43. Programa de trabajoPrograma de trabajo
• Un programa es un plan específico de trabajo
• Cada objetivo e inclusive cada meta puede tener
un programa de trabajo
• También puede optar por hacer un documento
general que los incluya todos programas, que sería
denominados sub-programas

44. Programa - ElementosPrograma - Elementos
• Antecedentes
• Justificación
• Objetivos y metas
• Acciones
• Estrategias / Metodología
• Responsables / Personas / Áreas
• Presupuesto / Costos
• Cronograma

45. Plan estratégico - PartesPlan estratégico - Partes
• Cubierta
• Portada
• Introducción (Cómo se hizo, quienes participaron,
partes que lo integran)
• Misión y Visión
• Valores organizacionales
• Valores de servicio
• Objetivos
• Matriz de metas por objetivo, áreas responsables y
fechas de cumplimiento
• Programas (pueden realizarse en otra etapa)

46. Anexos – PlanAnexos – Plan
• Descripción institucional; de facultad; y biblioteca
• Fundamentos legales
• Misión de la universidad y la facultad
• Normas, estándares, directrices
• Definiciones de conceptos de planeación
• Cualquier otro documento importante

47. Otras versiones del planOtras versiones del plan
• Cartel: Crear uno que contenga misión,
visión y valores para publicarlo en su
dependencia, el cual generalmente se
acompaña por la misión de la universidad
• Versión ejecutiva: Crear una versión similar
de ejecutiva de una o dos hojas, que
incluya misión, visión, objetivos y metas
• Intermedia. En esta incluir lo anterior, más la
matriz con áreas responsables
• Cuadro. Incluir misión y valores, seguido de
objetivos, metas, y la visión

48. Antes de presupuestarAntes de presupuestar
...Encontrando el costo unitario)...Encontrando el costo unitario)
• Instalaciones: electricidad,
telecomunica-ciones, precio de
arrendamiento por /m²)
• Materiales: presupuestos para Internet e
impresos
• Personal: actividades, salarios,
beneficios, productividad
• Costo unitario: cuánta inversión toma
para conseguir el trabajo hecho

49. EstrategiasEstrategias
• Ya identificados los objetivos y
cuantificados en metas
• Especifique las estrategias que usará para
lograrlos
• Una estrategia es el “cómo general” para
lograr sus metas
• Puede crear metas de acuerdo a los
factores de una organización: humanos,
materiales, instalaciones, administración
• Las estrategias son un listado corto que se
puede poner después de los objetivos y las
metas en el plan estratégico

50. Los presupuestos son políticosLos presupuestos son políticos
Los presupuestos son establecidos para una
entidad específica, se refieren a una duración
temporal determinada, y se expresan
cuantitativamente.

51. Los presupuestosLos presupuestos
deberían…deberían…
• Oriéntese a ayudar a la organización a
cumplir con metas y objetivos
• Sea realista en sus planes de acción
• Provea un marco de referencia para
evaluar la planeación presupuestal
• Sea participativo
• No bloquee oportunidades
• Modifique la conducta de empleados,
permitiéndoles que cumplan con las metas
organizacionales

52. Tipos de presupuestosTipos de presupuestos
• Formule el presupuesto
• Presupuesto funcional o por funciones
• Presupuesto por programa
• Sistema presupuestal de planeación
programática
• Administración por objetivos
• Presupuesto de base cero

53. Presupuestos: Guía rápidaPresupuestos: Guía rápida
Presupuestos de
Fórmula
•Mecánica
•Se aplica a todas las
divisiones igualmente.
•Cada división es medida
contra algún criterio
•Facilite las comparaciones
entre unidades año tras año
•Reduzca el trabajo
administrativo eliminando
detalles
Presupuestos de
Función
•Destaque al grupo de
trabajo conseguido
•XXXXLos paquetes
relacionaron gastos en el
costo completo de
realizar el proceso
PPBSXXX
•Pasa por alto la base
actual y se concentra en las
actividades futuras
•Combina la realización de
un presupuesto y la
planificación
•Espera un argumento de
alternativas con el
acompañamiento del
análisis de costos
•Mide panoramas contra
funcionamiento
•Clarifica autoridad y
responsabilidad