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Wie man aus 37 Intranets eines macht... (IA-Konferenz 16.5.09)

Über Jahre gewachsene Massen an Content auf zig Servern sind das Ergebnis der ersten Generation von Intranets. Die Aufgabe, ein Intranet auf einen modernen technischen Stand zu bringen scheitert oft genug an einem unüberschaubaren Contentberg, den es abzutragen gilt und am Widerstand der Contentowner, die es zur Mitarbeit zu überzeugen gilt. Der Vortrag befasst sich mit diesen beiden Problemen und wie sie praktisch in den Griff zu bekommen sind.

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Wie man aus 37 Intranets eines macht... (IA-Konferenz 16.5.09)
Wie man aus
37 Intranets
eines macht…




Jens Scholz
IA-Konferenz, Hamburg
16.05.2009




16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 2
WTF

   Die Aufgabe
   Was schon schief gelaufen ist
   Die kritischen Faktoren
   Das Vorgehen




16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 3
Die Aufgabe

   Wir haben da ein Problem…




16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 4
16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 5
Die Aufgabe




                                                            Ein Intranet
                                                            für alle HR-
                                                              Themen




  Reduzierung der Seiten von 10.000 auf ca. 2.000
  Komplett neue Struktur nicht nach Anbieter sondern nach Nutzersicht




16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 6

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Wie man aus 37 Intranets eines macht... (IA-Konferenz 16.5.09)

  • 2. Wie man aus 37 Intranets eines macht… Jens Scholz IA-Konferenz, Hamburg 16.05.2009 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 2
  • 3. WTF Die Aufgabe Was schon schief gelaufen ist Die kritischen Faktoren Das Vorgehen 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 3
  • 4. Die Aufgabe Wir haben da ein Problem… 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 4
  • 6. Die Aufgabe Ein Intranet für alle HR- Themen Reduzierung der Seiten von 10.000 auf ca. 2.000 Komplett neue Struktur nicht nach Anbieter sondern nach Nutzersicht 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 6
  • 7. Was schon schief gelaufen ist Es gibt jede Menge Gründe… Konzeptionelle Probleme sind Kapitulation vor der Masse des Contents Widerstand der Content-Owner Wettlauf gegen die Zeit wird verloren 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 7
  • 8. Die kritischen Faktoren Überblick behalten Fachseite integrieren Keine Zeit verlieren 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 8
  • 9. Das Vorgehen – Überblick behalten Listen Listen Checklisten 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 9
  • 10. Das Vorgehen – Überblick behalten Alte Welt: Sitemap mit kurzer Beschreibung des Inhalts und des Inhalttyps 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 10
  • 11. Das Vorgehen – Überblick behalten Arbeitsergebnisse: Jeden Schritt dokumentieren 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 11
  • 12. Das Vorgehen – Überblick behalten Contentmatrixen als zentrale Arbeitsgrundlage 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 12
  • 13. Das Vorgehen – Fachseite integrieren Mit der Tür ins Haus: Der Fragebogen Der 1. Workshop Helfen, richtige Entscheidungen zu treffen 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 13
  • 14. Das Vorgehen – Helfen, Entscheidungen zu treffen Fachlichkeiten klären: Die Struktur vorgeben Themenorientiert arbeiten: Content bleibt unberührt Kein Zurück: Abnahmerunden bei jedem Schritt 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 14
  • 15. Ist-Analyse Intranets Anforderungsworkshops Konsolidierung der Workshops Content bestimmen, der Nutzergruppen und übernommen wird Nutzeranlässe Events definieren, für bestimmen den Aufbau die der Content relevant Aller Content wird in den Inhalte katalogisieren ist Aufbau einsortiert HR-Intranet 1 … Zielgruppe Event Inhalt 2 Arbeitszeit Mitarbeiter … … MA FK Exp. Über HR 2.1 Altersteilzeit Beendigung … 2.1.1 Inhalt 1 Altersteilzeit … Beendigung 2.1.2 Inhalt 2 Inhalt 1 2.1.3 Inhalt 3 Inhalt 2 … Altersteilzeit 3 … Inhalt 3 Inhalt 1 Inhalt 2 Contentliste Neue Contentliste Struktur- und Navigationskonzept 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 15
  • 16. 1 2 3 4 Review der Neustrukturierung Konsolidieren HR-Intranet bestehenden Inhalte und Anforderungs- der Workshop- Styleguide (Ist-Analyse) definition Ergebnisse Erstellung Struktur- und Navigationskonzept 5 6 7 8 Inhalts- Inhalts- Qualitätssicherung Content Load vorbereitung erstellung und Go Live! Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 16
  • 17. Der Anforderungs-Workshop Der Fragebogen-Trick: Ein wenig Druck am Anfang Das Card-Sorting: Generalentscheidungen statt Detaildiskussionen Die Priorisierung: Muss, soll, kann, braucht nicht 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 17
  • 22. Das Card-Sorting Ziel: Neustrukturierung der Inhalte in eine Navigation, die die Nutzersicht widerspiegelt Methode Card Sorting: Inhalte auf Karten werden durch möglichst einfache Filter in Cluster vorsortiert Cluster werden in Themen und Unterthemen unterteilt, die eine vorläufige Navigation ergeben Wichtig: Intuitiv und schnell antworten! Cluster 1 Cluster 2 Name 1 Name 2 Name 3 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 22
  • 23. Das Card-Sorting Runde 1 Wir finden heraus, welche Inhalte den Zielgruppen zugeordnet werden können: Mitarbeiter Vorgesetzte HR-Spezialisten Wir finden heraus, welche Inhalte keinen Bezug zu einem Mitarbeiteranlass haben nach Informationen über HR Wir sortieren veraltete Informationen aus 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 23
  • 24. Das Card-Sorting Runde 2: Die im Card-Sorting strukturierten Inhalte werden bewertet 1. Priorisierung mit Noten 1-4: 1 = „Muss“ 2 = „Soll“ 3 = „Kann“ 4 = „Braucht nicht“ 2. Identifikation von Lücken: = „Bei dieser Seite sind die Inhalte (derzeit) nicht vollständig“ 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 24
  • 25. 1 2 3 4 Review der Neustrukturierung Konsolidieren HR-Intranet bestehenden Inhalte und Anforderungs- der Workshop- Styleguide (Ist-Analyse) definition Ergebnisse Erstellung Struktur- und Navigationskonzept 5 6 7 8 Inhalts- Inhalts- Qualitätssicherung Content Load vorbereitung erstellung und Go Live! Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 25
  • 26. Ergebnisse der Inhaltsvorbereitung Inhaltserstellung Anforderungsworkshops Struktur- Anforderungs- Content- baum listen listen Content HR-Intranet Styleguide Matrix Noch Schreiben Quellen Externe Dokumente Intranet 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 26
  • 27. Inhaltsvorbereitung Inhaltserstellung Content Load Texte DOC DOC DOC DOC DOC DOC Struktur- baum Grafiken / GIF GIF GIF GIF GIF GIF Filme Download- Content Dokumente Eingabe der Inhalte Matrix in das CMS Prüfung Qualität Vollständigkeit Aktualität 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 27
  • 28. Keine Angst vorm Streichen 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 28
  • 29. Keine Angst vorm Streichen 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 29
  • 31. Vielen Dank! Fragen? Jens Scholz Senior Concept Developer LBi Germany AG Hansaring 97 50670 Köln Tel: +49 (0)221. 168 89 192 Fax: +49 (0)221. 168 89 193 jens.scholz@lbi.com http://www.lbi.com http://www.lbi.de 16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 31