Trabajo de investigacion

Diseño de Gestión documental 2014
Jeymi Acosta Terán.
Danitza Barraza Otero.
Leidy Bermúdez Terán.
Kevin Blanco Escorcia.
Jenifer González Ruiz.
Yuleisy Medina Suarez.

PASOS A:
1. Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los
que la organización es conocida).
 Corporación Universitaria Americana.
 CORUNIAMERICANA.
 Universidad Americana.
2. ¿De qué tipo de organización se trata?
Esta organización es de educación superior.
3. ¿Cuáles son sus características definitorias?
Formar seres humanos competentes e integrales, mediante procesos
académicos e investigativos con proyección social y empresarial, para
liderar la construcción de una sociedad más incluyente, justa y equitativa.
4. Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del
establecimiento de la organización y los principales cambios
producidos).
En el año 2003, un grupo de profesionales, con vocación altruista y
dedicada a diferentes procesos de formación, ven que desde la Educación
Superior, aplicando nuevas estrategias educativas, resumidas en la
flexibilidad, movilidad, competencias, créditos académicos y ciclos pueden
contribuir en la construcción de un nuevo país incluyente, equitativo y con
verdadera justicia social.
Con este propósito, se realiza un estudio que permite concretar la
creación de la Corporación Universitaria Americana
CORUNIAMERICANA, inicialmente en la ciudad de Barranquilla
(Atlántico) y posteriormente en la ciudad de Medellín (Antioquia), como
una nueva alternativa de Educación Superior para facilitar el acceso a
jóvenes de todo el país.

En reconocimiento a su propuesta académica y social, recibe personería
jurídica mediante Resolución del Ministerio de Educación Nacional, Nº
6341 del 17 de octubre del 2006, del Ministerio de Educación Nacional.
Así mismo, recibe autorización para ofrecer los programas profesionales
en: Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas y Derecho. La
CORUNIAMERICANA, es de las pocas organizaciones educativas que ha
construido paso a paso su consolidación como Institución Educativa
Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años, han cimentado
procesos de formación en educación para el trabajo y el desarrollo
humano, con programas que por su pertinencia, calidad y objetivo social,
se han extendido a lo largo del país. Después de todos estos años de
incansable labor, presentamos al país una institución transparente en su
administración y en su responsabilidad social, donde su mayor
preocupación ha de ser la atención y prestación de servicios a sus
estudiantes y a la comunidad.
CORUNIAMERICANA, consciente de las necesidades del país, en lo que a
Educación Superior se refiere, mantiene como fortaleza de su acción, la
formación por ciclos, considerando que la articulación de la educación para
el trabajo y el desarrollo humano, la educación media, la educación técnica
profesional, la tecnológica y la profesional, es la solución requerida con
urgencia para enfrentar los retos del siglo que comienza.
CORUNIAMERICANA, piensa en la sociedad del futuro, por ello no solo
enseña, EDUCA, forma individuos con ética, profesionales con
compromiso, con responsabilidad, cerrando así la brecha que alejaba la
Educación Superior de la realidad del país.

5. ¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las
hay, y cuál es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas?

6. ¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras
organizaciones?
Esta organización si mantiene enlace administrativos, con otras
organizaciones como el SENA, CENSA, Wesleyan College, Tecnológico
Monterrey, etc.
7. ¿Cuál es el objetivo de la organización?
 Estructurar una organización inteligente.
 Desarrollar e implementar programas de Educación Superior
abiertos y flexibles, a partir de la identificación de los núcleos
problemáticos en las comunidades.
 Prestar los servicios de apoyo a la educación media técnica y a la
educación para el trabajo y el desarrollo humano, en las

modalidades relacionadas con las áreas del conocimiento
desarrolladas por la Corporación Universitaria Americana.
 Fomentar la investigación en las áreas técnicas laborales y
profesionales desarrolladas por la Corporación Universitaria
Americana.
 Crear el ambiente y desarrollar las actividades que propicien en la
comunidad educativa, la capacidad para identificar y avanzar en su
proyecto de vida.
 Generar y consolidar convenios, alianzas estratégicas y venta de
servicios.
 Fomentar el uso y aprovechamiento de herramientas tecnológicas
de la información y las comunicaciones (TIC), en todas las
actividades que se desarrollen en la Corporación Universitaria
Americana.
 Desarrollar programas de transferencia, ajuste y validación de
paquetes tecnológicos de punta en las áreas objeto de la
Corporación Universitaria Americana.
 Desarrollar programas de divulgación y promoción de las
tecnologías y actividades que se lleven a cabo en la Corporación
Universitaria Americana.
8) ¿Ha sido la organización o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna
auditoria interna o externa?
Si

PASOS B:
PROGRAMA DE BIENESTAR
UNIVERSITARIO
AREA FORMATIVA
DEPORTIVO
CULTURAL Y
ARTISTICO
LUDICO
AREA SOCIAL E
INSTITUCIONAL
SOCIAL
INSTITUCIONAL
AREA DE SALUD
PROMOCION Y
PREVENCION
SERVICIO MEDICO
ESTUDIANTIL
INVESTIGACION
CLIMA ORGANIZACIONAL
ORIETACION Y
PERMANENCIA EDUCATIVA
FUNCION

EL ÁREA FORMATIVA: Tiene como objetivo promover el desarrollo de
las potencialidades humanas, el sentido de pertenencia y el
aprovechamiento del tiempo libre, propio y colectivo. Este objetivo se
cumple a través de diferentes actividades organizadas en proyectos, cada
uno de ellos con un objetivo específico:
 Deportivo: Fomenta la práctica deportiva y la actividad física como un
medio para el desarrollo y formación en valores y el mejoramiento de
la actividad física, a través de proyectos como: grupos y talleres
formativos y de integración social: busca ofrecer espacios para la
integración y la socialización de la comunidad Areandina, favoreciendo
la relación entre individuos y el reconocimiento del entorno social.
 CULTURAL Y ARTÍSTICO: Genera espacios de acercamiento de la
comunidad educativa al arte y la cultura, a través de proyectos como:
Grupos culturales y artísticos de representación, intercambios
institucionales, presentaciones de grupos de representación e
invitados, espacio de aprendizaje de diversas formas de cultura y arte.
 LÚDICO: Brinda espacios de sano esparcimiento y expresión a partir
de actividades de libre y espontánea participación a través de:
desconcentración de actividades recreativas, eventos de integración
en la sede recreativa, encuentros socioculturales, festivales, entre
otros.
ÁREA SOCIAL INSTITUCIONAL
El área de salud tiene como objetivo generar espacios y oportunidades
para el reconocimiento y fortalecimiento del sentido de comunidad
institucional.

 SOCIAL: Busca ofrecer espacios para la integración y la socialización
de la comunidad institucional favoreciendo la relación entre
individuos y el reconocimiento del entorno social, no solo de la sede
de Bogotá sino de la totalidad de la comunidad.
 INSTITUCIONAL: Tendiente a reconocer el compromiso, la gestión
destacada, el esfuerzo y apoyo de los miembros de la comunidad
institucional, , en actividades como el día del profesional, para cada
programa académico que existe en la Fundación, así como fechas de
relevancia social, por ejemplo el día de la Mujer, el día de la Madre, el
ms de amor y amistad y el mes dulce.
ÁREA DE SALUD
El área de salud tiene como objetivo generar las condiciones necesarias
para el logro de un equilibrio físico y psicológico de la persona,
desarrollando programas de promoción y prevención de la salud. Desde
está área se llevan a cabo los siguientes programas:
 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD: Busca alcanzar el mayor
grado de bienestar físico, mental y social del individuo a través de
campañas educativas y de diagnóstico precoz de las patologías y los
factores de riesgo individual y colectivo que afectan con mayor
frecuencia a la comunidad estudiantil. Los estudiantes participan en
forma activa en los alcoholismo y adicciones”, “Hábitos nutricionales
saludables”, “Sexualidad responsable”
 SERVICIO MÉDICO ESTUDIANTIL: Ofrece una alternativa de
atención básica a las necesidades en salud de los estudiantes de la
universidad, sirviendo como complemento a los servicios de salud
(Empresas Promotoras de Salud, servicios de Medicina privada) de la
población estudiantil. Todos los estudiantes son valorados en una

consulta médica general al ingresar en la institución, el propósito de
esta actividad está centrado en la identificación de factores de riesgo
de enfermedad y/o accidente, y en la obtención de un registro médico
de base para conocer la evolución y desarrollo del individuo durante.
INVESTIGACIÓN
El área de investigación tiene como objetivo desarrollar e implementar
proyectos de investigación relacionados con el mejoramiento de la calidad
de vida educativa y la concepción de bienestar.
PARTE C:
Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Documentos que utilizan en el departamento de bienestar:
 Historias Clínicas
 Incapacidades
 Reporte de emisiones
 Formato de Auxilio de Transporte
 Seguimiento de cada aprendiz
 Evidencias de eventos
Estos documentos en el departamento de bienestar los archivan de
manera alfabética y cronológicamente (por mes).

LAS NECESIDADES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Las necesidades del entorno económico y del mercado laboral, en continuo
cambio, y de forma interna en las empresas los procesos de innovación y
rediseño a los que se ven sometidos sus sistemas de producción precisan
de una educación, formación y cualificación de la persona de carácter
permanente.
Por ello, uno de los principales factores estratégicos para el desarrollo de
una organización, actividad, territorio, etc. es la aplicación de programas
formativos que busquen mejorar los niveles de cualificación de los
recursos humanos y que implique la trasferencia directa de lo aprendido al
puesto de trabajo.
Así, el desarrollo del talento humano a través de la formación depende en
gran medida de la capacidad de la Organización para describir las tareas
que han de realizarse, orientar a las personas sobre su potencial y su
carrera profesional, motivarles y valorar su contribución al logro de los
objetivos, pero, además, se hace necesario partir de una labor que
permita detectar las necesidades de formación, concebidas como
necesidades de capacitación que debe atender la organización respecto
del personal que le presta servicios.
PASO D:
Si es necesario mantener evidencias para entregarla en una auditoria, es
necesario mantener los formatos de flujo de información, debe estar
retenido por cinco años.
Esta forma de archivar los documentos es muy buena, debido a que son de
una manera ordena, para así la búsqueda de estos documentos sea de
manera fácil y eficaz

PASO E
La CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA como Institución de
Educación Superior ha velado por la confidencialidad de todos los datos
personales de sus estudiantes, proveedores y terceros desde todos los
procesos. A fin de darle cumplimiento al artículo 10 del decreto 1377 de
2013, que reglamentó la Ley 1581 de 2012, la Corporación Universitaria
Americana informa que previa la expedición de la norma. Se han
organizado los datos personales de los estudiantes, proveedores y
terceros, que son adecuados para el desarrollo de la actividad de
formación y consultoría continua de la institución.
Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos
El proyecto de la SGD para las unidades del Área de Investigación está en
estos momentos en esta fase. Es un hito crítico para el conjunto del
proyecto, ya que se debe definir el modelo de Administración electrónica
para la documentación de investigación. Ciertamente es imprescindible
disponer de una aplicación –gestor documental– que tenga en cuenta los
requisitos y las políticas de gestión hasta ahora mencionadas.
La aplicación básicamente debería:
Fomentar la eficiencia y la eficacia en el desarrollo del proceso de
investigación: reduciendo el papel, fomentando el trabajo cooperativo,
utilizando la firma electrónica, etc.
Ser capaz de trabajar cooperativamente con las aplicaciones que
gestionen los procesos de apoyo.
Automatizar la captura, el almacenamiento y la recuperación de la
documentación resultante de los procedimientos de investigación.

Ser capaz de asegurar la plena integridad, disponibilidad, fiabilidad y
accesibilidad a largo plazo de los documentos, tanto esenciales como de
apoyo, que resultan del proceso de investigación.
Asegurar que la Universidad pueda hacer sin esfuerzo un proceso de
auditoría.
PASO F
Objetivos
1- Aumentar el grado de conformidad con los requisitos del SGC.
2- Mejorar el cumplimiento de los indicadores de los programas
académicos frente al modelo de autoevaluación institucional.
3- Fortalecer la producción investigativa de la Institución.
4- Fortalecer las actividades de extensión y proyección social.
5- Custodiar y recuperar la documentación generada eficientemente.
6- Coordinar y controlar actividades específicas que afecten a la
creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los
documentos
7- Permita el funcionamiento de la Administración y cumpla con los
derechos de los ciudadanos.
Diseño de Procesos
Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de
archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del
sistema.
● El software va a ser una pieza clave, solamente es un instrumento, no es
ningún fin.
● Antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura
organizacional adecuada para lograr el éxito.

● Los profesionales de los archivos ante este entorno se encargan de
controlar procesos y factores de calidad en la gestión documental
(metadatos, acceso, formatos, custodia, seguridad....)
PASO G
Enfoque de Sistemas para la Gestión
El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general,
gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a
la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus
objetivos.
Mejoramiento Continuo.
Mejorar continuamente el desempeño organizacional implica que los
estándares de desempeño sean cada vez más exigentes, que en lo posible
se vaya más allá de los requisitos de los clientes y que esto se vea
reflejado en unos indicadores de gestión que demuestren la mejora en
términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
Enfoque basado en hechos para la Toma de Decisiones
En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el
análisis de los datos y la información y no simplemente en la intuición.
PASO H
Podemos implementar un archivo de manera cronológica, grupal dividido
por carrera y dependiendo de la actividad desarrollada, de esta manera
sabremos o soportaremos ante cualquier auditoria o ente controlador.
Esto nos daría más eficacia ante estos requerimientos de un ente
controlador y así de manera organizada.

INICIO
INRESO DE
DOCUMENTOS A
CORUNICAMERICA
REGISTRO DE
DOCUMENTOS
RADICACION Y
REGISTRO DE
ENTRADAS DE CADA
DOCUMENTO.
ENTREGA DE
DOCUMENTOS A
CADA
DEPARTAMENTO
EVIDENCIA DE
ENTREGA A CADA
DEPARTAMENTO
¿SE LLEV A A
C A BO DE UN
REGISTRO DE
DOCUMENTACIO
N?
SI
EL ARCHIVO DE LA
DOCUMENTACION SE
REALIZA DE MANERA
ALFABETICA Y
CRONOLOGICA
NO
LA DOCUMENTACION
NO ES ARCHIVADA DE
FORMA
CORRESPONDIENTE A
CADA CARRERA.
FIN

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