Este documento describe los conceptos básicos de bases de datos relacionales en Microsoft Access 2010, incluyendo cómo crear tablas, formularios e informes. Explica los tipos de relaciones, propiedades de campos y cómo establecer relaciones entre tablas. El documento también contiene un ejemplo práctico de creación de una base de datos para una empresa.

1. BASES DE DATOS RELACIONALES
ACCESS 2010
JUAN DIEGO ROMERO DIAZ
903
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA/INFORMATICA
BOGOTÁ
2014

2. BASES DE DATOS RELACIONALES
ACCESS 2010
JUAN DIEGO ROMERO DIAZ
903
TRABAJO PRESENTADO COMO
Requisito Del Tercer Periodo Académico
JOHN ALEXANDER CARABALLO ACOSTA
Docente De Tecnología/Informática
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA/INFORMATICA
BOGOTÁ
2014

3. Tabla de contenido
1. INTRODUCCION............................................................................................................. 4
2. Microsoft Access 2010.................................................................................................. 5
2.2 conceptos básicos .................................................................................................... 5
3. Empresa.......................................................................................................................... 7
4. Mapa conceptual ..........................................................................................................11
5. CONCEPTOS BASICOS DE BASES DE DATOS: .........................................................12
5.2 CREACION DE BASES DE DATOS: ........................................................................12
5.3 COMO SE HACE UNA BASE DE DATOS: ...............................................................12
5.4 ¿QUE SON LAS TABLAS? ........................................................................................13
5.5 MODIFICACION DE TABLAS: ...................................................................................13
5.6 VISTA DE DISEÑO: ....................................................................................................13
5.7 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS: ..........................................................................14
5.8 LAS RELACIONES: ....................................................................................................14
5.9 PARA CREAR LA RELACIÓN:..................................................................................15
5.10 COMO SE MODIFICAN LAS RELACIONES:..........................................................15
5.11 LAS CONSULTAS: ...................................................................................................15
5.12 FORMULARIOS: .......................................................................................................15
5.13 INFORMES: ..............................................................................................................15
6. FORMULARIOS .............................................................................................................17
6.1 Para crear un formulario:..........................................................................................17
7. INFORMES .....................................................................................................................24
7.1 ¿COMO CREARLOS?.................................................................................................24
8. OBJETIVOS ...................................................................................................................27
8.1 Objetivo general:.......................................................................................................27
8.2 Específicos: ................................................................................................................27
9. CONCLUCIONES ..........................................................................................................28

4. 1. INTRODUCCION
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos.
Este programa tiene una extensión ACCDB para que el computador lo reconozca.
La base de datos de Access 2010 se usa para almacenar datos sobre un tema o
asunto particular.
La importancia de una base de datos es fundamental para que una empresa o
institución mantenga sus relaciones. Por este motivo se le brinda una gran
importancia al mantenimiento de la base de datos y también al constante
crecimiento de la misma.
Para la organización de una empresa ya sea desde su inventario, empleados,
productos, ventas, etc.

5. 2. Microsoft Access 2010
2.2 conceptos básicos
Bases de datos:
Es un conjunto de datos que están organizados para el uso determinado y el
conjunto de los programas que permite gestionar estos datos.
Tablas de datos:
Es un objeto que se utiliza para almacenar datos sobre un tema o asunto
particular.
Consultas:
Es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas.
Formularios:
Es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y
modificación de los datos de las tablas.
Informes:
Es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato.
Paginas:
BASES DE DATOS
Tablas de datos
Consultas
Formularios
Informes
Paginas

6. Es un tipo especial de página web diseñada para ver datos y trabajar con ellos
desde internet.
Macros:
Es un objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales.

7. 3. Empresa
3.1 Crear una base de datos Access 2010
3.2 Crear una base de datos Access 2010 con el nombre de la empresa
3.3 Crear tablas en Access 2010

8. Haga clic en vista de
Diseño, y asigne el
Nombre la tabla
3.4 Asignamos nombre a la tabla; clientes
Asignamos el nombre
Dela tabla 1; clientes
3.5 Asignamos el nombre de los campos
Asigne los nombres
Propuestos en la guía
# 1

9. 3.6 Modificamos el tipo de dato
Modificamos el tipo
de dato que llevara el
registro acorde al
dato
En este momento el diseño de la tabla debe quedar así.
Guardamos cambios realizados a la tabla.

10. 3.7 Vista hoja de datos; procedemos entonces a llenar los registros

11. 4. Mapa conceptual
ma
<e
Conceptos básicos sobre relaciones
Bases de datos relacionales
Una base de datos permite la utilización
simultánea de datos procedentes de más de una
tabla.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la
duplicidad de datos, ahorrando memoria y
espacio en el disco, aumentando la velocidad de
ejecución y facilitando al usuario el trabajo con
tablas.
Tipos de relaciones
Relación uno a uno
Cuando un registro de una
tabla soló puede estar
relacionado con un único
registro de la otra tabla y
viceversa.
Relación uno a varios
Cuando un registro de una
tabla soló puede estar
relacionado con un único
registro de la otra tabla y
un registro de otra tabla
puede tener más de un
registro relacionado en la
Relación varios a varios primera tabla.
Cuando un registro de una
tabla puede estar
relacionado con más de un
registro de otra tabla y
viceversa.

12. 5. CONCEPTOS BASICOS DE BASES DE DATOS:
Una base de datos es un conjunto de datos organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos
es lo que se denomina sistema gestor de bases de datos.
5.2 CREACION DE BASES DE DATOS:
Se mostraran las opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La
opción base de datos en blanco es la que debe seleccionar si queremos parir
de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una
plantilla.
5.3 COMO SE HACE UNA BASE DE DATOS:
5.3.1 Para empezar abrimos nuestro ACCESS 2010, en las plantillas
escogemos base de datos en blanco.
5.3.2 Después hacemos clic en crear.
5.3.3 Ahora nos saldrá la presentación principal de ACCESS 2010, nosotros
le hacemos clic en ver y después nos saldrán dos o tres opciones
nosotros escogemos vista diseño Ahora nos saldrá la presentación
principal de ACCESS 2010, nosotros le hacemos clic en ver y después
nos saldrán dos o tres opciones nosotros escogemos vista diseño.
5.3.4 Inmediatamente nos saldrá una ventana donde nos pedirá que
pongamos el nombre a nuestra primera tabla, en nuestro caso le
pondremos el nombre de clientes.
5.3.5 Ahora por defecto se crea el campo ID y en su derecha tiene una llave
y además es de tipo auto-numeración como se muestra en la anterior
imagen, la llave significa que es la clave principal que es por medio de
este datos que ACCESS controlo que no haya repetidos y el tipo de
datos auto-numeración significa que automáticamente cada vez que
Llenemos un registro este se enumerara con 1, 2, 3, etc.
5.3.6 Ahora creamos más campos en la primera columna escribimos el
NOMBRE DEL CAMPO en la segunda escogemos el TIPO De DATO.
5.3.7 Cuando pongas un nombre de campo no puedes poner palabras
separas es por eso que a nuestro segundo campo lo llamamos
NOMBRE_COMPLETO que está unido por un guion bajo, si no lo hace
así a la hora de usarlos de causaran muchos errores.

13. 5.3.8 La mayoría son de tipo TEXTO existen varios tipos de datos como
numéricos, fechas y otros, pero por ejemplo ponemos tipo numérico
cuando tengamos que sumar o restar u otra operación matemática,
nuestro campo teléfono guarda números pero son para leer y no vamos
a hacer ningún operación matemática con ellos es por eso que son de
tipo texto.
5.3.9 Ahora para poder llenar nuestra base de datos y usarla primeramente
tenemos que guardarla en ARCHIVO->GUARDAR.
5.3.10 Después cambiamos la vista de forma DISEÑO a VISTA HOJA DE
DATOS.
5.4 ¿QUE SON LAS TABLAS?
Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas
basadas en asuntos que contienen datos organizados en registros). Por
ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de
nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono.
En este artículo se proporciona información general acerca de las tablas en
Microsoft Access 2010 y se describen las características de tabla nuevas y
las que ya no se incluyen. Además, se explica cómo crear una tabla, agregar
campos a una tabla, establecer la clave principal de una tabla y establecer las
propiedades de campo y de tabla.
5.5 MODIFICACION DE TABLAS:
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por
ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar
una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de
que no lo estuviera.
5.6 VISTA DE DISEÑO:
La vista Diseño le permite crear una tabla desde el principio y establecer o
cambiar todas las propiedades disponibles para cada campo. También puede
abrir las tablas existentes en la vista Diseño y agregar, quitar o cambiar los
campos.
1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
2. En la columna Nombre del campo del diseñador, escriba los nombres
de los campos de la tabla. Como regla, el primer campo que se cree
debe ser el campo de clave principal. Recuerde que no debe agregar
ningún campo de clave externa por ahora. Puede hacerlo al crear las
relaciones

14. 3. En la columna Tipo de datos, use la lista junto a un nombre de campo
para elegir un tipo de datos para ese campo.
4. Como opción, use el panel Propiedades del campo para establecer
propiedades para campos individuales. Por ejemplo, puede usar el
panel para cambiar los valores en un campo de búsqueda; tendrá la
oportunidad de hacerlo en la sesión de práctica.
Como siempre, guarde los cambios y asigne un nombre a la nueva tabla que
describa los datos que ésta contiene.
5.7 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde
indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en
la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última
ya ha sido explicada en un avanzado del tema de creación de tablas, de forma
que en esta unidad profundizaremos en la primera.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u
otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el
tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo
después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos
introducidos.
A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los
diferentes tipos de datos.
5.8 LAS RELACIONES:
Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
Botón Relaciones En caso de que tengas una tabla abierta, también
encontrarás este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos
en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en
la Vista Hoja de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué
tablas queremos relacionar. Mostrar tabla - Relaciones
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre

15. ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la
vez pulsando CTRL.
Hacer clic sobre el botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales
queramos efectuar relaciones.
5.9 PARA CREAR LA RELACIÓN:
Ir sobre el campo de relación de la tabla principal.
Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el
campo código paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
Soltar el botón del ratón.
5.10 COMO SE MODIFICAN LAS RELACIONES:
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
1. Hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación
a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que
aparecerá,
2. Modificar relación - contextual sobre línea de relación o bien, hacer clic
sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones
que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado
anteriormente.
4. Realizar los cambios deseados.
5.11 LAS CONSULTAS:
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar
datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
5.12 FORMULARIOS:
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de
registros y cambiar su diseño.
5.13 INFORMES:
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,

16. generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es
que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir
(no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la
información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo
cambiar su diseño una vez creado.

17. 6. FORMULARIOS
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
6.1 Para crear un formulario:
1. Ir al menú crear y seleccionamos el asistente para formularios.
2. Seleccionamos la tabla a la que le vamos a crear el formulario.
Hacer clic en este botón para añadir el formulario
3. Hacemos clic en siguiente.

18. 4. Seleccionamos la opción columnas.

19. Queda un formulario de la siguiente forma.
Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la
vista de diseño
Diseño del informe:
Muestra las siguientes opciones
Grupo de controles:
Se muestra la siguiente tabla

24. 7. INFORMES
7.1 ¿COMO CREARLOS?
1- Damos clic en crear y luego en asistente de informes:
2- Seleccionamos los campos que se necesiten pasar y damos clic en
siguiente :
3- De nuevo damos clic en siguiente:

25. 4- Y volvemos a dar clic en siguiente:
5- Se selecciona cualquiera de los tipos de distribución, en nuestro caso será
columnas y damos clic en siguiente:

26. 6- Y por último damos clic en finalizar:

27. 8. OBJETIVOS
8.1 Objetivo general:
 Saber usar los sistemas de gestión de bases de datos
relacionales.
8.2 Específicos:
 Comprender como crear una base de datos de ACCESS 2010.
 Saber cómo crear una tabla de datos.
 Crear consultas.
 Comprender como crear formularios.
 Crear informes.
 Realizar páginas.
 Crear macros.
 Comprender como crear módulos.

28. 9. CONCLUCIONES
9.1 Bases de datos:
Es un conjunto de datos que está organizado para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar
estos datos.
9.2 Tablas:
Es el objeto que se utiliza para almacenar datos sobre un tema o
asunto particular.
9.3 Relación:
Es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es
el modulo más utilizado en la actualidad para implementar bases de
datos ya planificadas.
9.4 Formularios:
Es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
9.5 Informes:
Es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato. Al usar una
base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y
resumir datos.