Reuniones efectivas

1. Reuniones efectivas
Publicado en Septiembre 9, 2007 por Editor
La semana pasada tuve la ocasión de presenciar una reunión sobre un evento ocurrido
en una empresa que resultó para mí toda una experiencia.
Los participantes de la reunión incluían personas apenas iniciando en el tema de la
higiene y seguridad industrial y un personaje con amplio recorrido en esto.
Mi expectativa inicial era que en esta reunión se iba a revisar el evento desde una
perspectiva al menos cercana a lo que los protocolos y mejores prácticas recomiendan:
Hacer un recuento de los hechos
Establecer las causas inmediatas
Revisar los procedimientos
Establecer las causas raíz
Definir acciones de mejoramiento
Para mi sorpresa, toda la reunión tomaba la misma ruta: cuales fueron las consecuencias
sin evaluar los hechos y sin establecer las causas. Como era obvio, la reunión se
convirtió en unos pocos minutos en un tribunal sin juez, en el cual cada uno arguyó, se
justificó y en algún momento culpó a unos u otros. De hecho, en un momento de la
discusión alguien tuvo que indicar “estoy narrando los hechos” porque hasta ellos
fueron puestos en duda.
En este punto, la experiencia no pasó de ser simplemente desagradable e incómoda. El
asunto se complicó cuando surgió la pregunta “acaso estamos trabajando con el
enemigo?” y la respuesta fue: “no tome esa actitud defensiva”. Si vemos esas dos frases
fuera de contexto, podrían tener sentido. Pero cuando las enmarcamos en la situación,
vemos que la pregunta ocurre como consecuencia de una reunión cuyo objetivo no era
otro que lanzar reclamos y la respuesta es consecuencia de defenderse de la pregunta
misma.
Mi extrañeza fue mayúscula, pues quien lideraba la reunión es una persona con
experiencia en análisis de accidentes, con buen recorrido profesional y por lo tanto de
quien menos se esperaría que permitiera y mucho menos, promoviera semejante
desorden.
Como era de esperarse, la conclusión de la reunión fue… ninguna! de ella no resultó
ninguna causa raíz y ninguna acción de mejoramiento. Mi esperanza es que alguien se
haya divertido. Por mi parte, tuve contenido para el presente editorial.
Mis conclusiones al respecto, nada nuevo, pero llamo la atención sobre varias fallas
frecuentes:
1. Olvidar que las fallas deben servir para mejorar
2. Hacer reclamos sin objetivos constructivos
3. Organizar reuniones sin una agenda
4. Concluir sin una lista de acciones