Procesy správy dokumentů pohledem ISO norem (zejména ISO 15489 Informace a dokumentace - Správa dokumentů). Přednáška z konference eDoq aneb jak na správu digitálních dokumentů, pořádanou 20.4.2017 společností Evrofin v Praze.

1. Procesy správy dokumentů
pohledem (požadavky) ISO norem
Tomáš Bezouška (Institut pro správu dokumentů)
POŘADATEL PARTNEŘI

2. Představení IPSD
• Institut je profesní organizací sdružující specialisty na problematiku správy
informací a dokumentů v České republice.
• Hlavním cílem Institutu je podporovat a propagovat správné postupy správy a
řízení dokumentů a informací a usilovat o zlepšování standardů kvality v této
oblasti.
• Institut je akreditovanou vzdělávací institucí pro vzdělávání úředníků.
• Institut pro správu dokumentů jako jeden z principů své činnosti vidí
navazování úzkých vztahů s orgány státní a veřejné správy.

3. Semináře a školení IPSD
Datum Název semináře/školení Lektor Místo konání
10. 5. 2017
Změny v Národním standardu a jejich dopad pro původce i dodavatele
(Seminář)
Jan Frk Autoclub Praha
16. 5. 2017
Zveřejňování a nahlížení do dokumentů veřejnoprávních původců
(Seminář)
Stanislav Fiala
Tomáš Bezouška
Autoclub Praha
23. 5. 2017 Směrnice GDPR nejen v kontextu spisové služby (Seminář)
Miroslava
Matoušová
Autoclub Praha
24. 5. 2017
Vyhotovování jednoduchých a složitých utajovaných dokumentů dle
platné legislativy (Seminář)
Petr Fík Autoclub Praha
8. 6. 2017 Vše co jste chtěli vědět o eIDAS (a nebojte se zeptat; Seminář)
Martina Macek
Stanislav Fiala
Autoclub Praha

4. Procesy správy dokumentů

5. Procesy spisové služby
SYSTÉM – PROCES – APLIKACE

6. Procesy spisové služby

7. Normy v oblasti správy
dokumentů

8. Normativní rámce správy dokumentů
• Česká legislativa
• Zákon 499/2004 Sb.,
o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška 259/2012 Sb.,
o podrobnostech výkonu spis. Služby
• Národní standard pro elektronické
systémy spisové služby
• Mezinárodní normy
• ISO 15489 Informace a dokumentace
– Správa dokumentů
• ISO 30300 Informace a dokumentace
– Systémy pro správu dokumentů
• MoReq – Modelové požadavky pro
správu dokumentů v digitální podobě

9. Normativní rámce správy dokumentů
• Česká legislativa
• Správa dokumentů je regulována
především v sektoru veřejné správy
• Normativní úprava řeší jak životní
cyklus dokumentů, tak správu
archiválií
• Mezinárodní normy
• Řeší správu dokumentů jako koncept
bez ohledu na typ organizace nebo
jednotlivce
• Řeší pouze životní cyklus dokumentů,
nezabývá se problematikou vzniku a
správy archiválií
• Uvádí problematiku správy
dokumentů do kontextu dalších
standardů, zejména integrovaného
systému řízení kvality (vazba na ISO
9000, 14000, 27000, …)

10. ISO 15489

11. ISO 15489 Struktura normy
• Zásady pro správu dokumentů
• Dokumenty a systémy pro správu
dokumentů
• Dokument a metadata
• Systém pro správu dokumentů
• Zásady a odpovědnost
• Stanovení rolí
• Školení, monitorování
• Posouzení
• Co dokumentovat a na jak dlouho
• Nástroje pro správu dokumentů
• Procesy tvorby, zachycování a
správy dokumentů
• Vytváření dokumentů
• Zachycování dokumentů
• Třídění a indexování dokumentů
• Řízení přístupu
• Uchovávání dokumentů
• Využití a opakovaná použití
• Migrace a konverze dokumentů
• Vyřazování

12. ISO 15489: Zásady pro správu dokumentů
• Vytváření, zachycování a správa dokumentů tvoří nedílnou součást kteréhokoli typu
podnikání.
• Splňují-li požadavky na autenticitu, hodnověrnost, poctivost a použitelnost, jedná se o
věrohodné záznamy podnikatelské činnosti, bez ohledu na formu nebo strukturu.
• Dokument se skládá z obsahu a metadat popisujících kontext, obsah a strukturu
dokumentu, včetně postupů správy dokumentu v čase.
• Rozhodnutí týkající se vytváření, zachycování a správy dokumentů vycházejí z analýzy a
hodnocení rizik pracovních činností v kontextu dané podnikatelské činnosti a jejího
právního, regulatorního a společenského kontextu.
• Systémy pro správu dokumentů, bez ohledu na stupeň jejich automatizace, umožňují
aplikaci nástrojů a procesů pro tvorbu, zachycování a správu dokumentů. Jejich nastavení
vychází z definovaných zásad, povinností a požadavků na monitorování/hodnocení a školení
a jejich účelem je zajistit, aby dokumenty splňovaly veškeré požadavky.

13. ISO 15489: Vytváření a zachycování dokumentů
• Dokumenty jsou tvořeny, přijímány a zachycovány v rámci provádění
pracovních činností.
• Vyplyne-li z posouzení, že je pro splnění požadavků nutné dokumenty
uchovávat a spravovat po určitou dobu, je třeba příslušné dokumenty zanést
do systému pro správu dokumentů.
• Metadata dokumentující kontext dokumentu při jeho zachycení je třeba
uchovávat jako doklad dané transakce.

14. ISO 15489: Třídění a indexování dokumentů
• Díky třídění je možné přiřazovat dokumenty k jejich provoznímu kontextu.
• V průběhu své existence může být dokument zatříděn i několikrát. Dojde-li ke
změně zatřídění dokumentu, je třeba uchovat metadata o předchozím
zařazení.
• Pro usnadnění přístupu oprávněných agentů k dokumentům je také vhodné
provést indexaci metadat.

15. ISO 15489: Řízení přístupu a uchovávání dokumentů
• Přístup k dokumentům je třeba řídit za využití schválených procesů.
• Pravidla pro přístup k dokumentům mohou být nastavena pro poskytování
samotných dokumentů, metadat dokumentů, nebo redigovaných dokumentů
oprávněným uživatelům.
• Bez ohledu na formát a médium je dokumenty nutné uchovávat takovým
způsobem, který je ochrání před neoprávněným přístupem, změnou, ztrátou,
nebo zničením, včetně krádeží či katastrof.

16. ISO 15489: Využití, migrace a konverze
• Dokumenty musí být po celou dobu svého uchovávání použitelné.
• V procesních metadatech by měla být zaznamenávána též metadata o
postupech ke zvýšení použitelnosti dokumentů, jako například konverze.
• Volba formátu dokumentu při jeho tvorbě i rozhodnutí o případné konverzi či
migraci by měly být dány zajištěním použitelnosti dokumentu.
• Migrace či konverze by měly být předem naplánovány, zdokumentovány a
komunikovány interním i externím zúčastněným stranám.
• Postupy migrace či konverze mohou podléhat povinnému auditu, schválení či
certifikaci externím orgánem.

17. ISO 15489: Vyřazování
• Postupy při vyřazování dokumentů musí být v souladu s pravidly uvedenými v
platných skartačních řádech.
• Dokumenty a metadata je třeba uchovávat po dobu stanovenou v příslušném
skartačním řádu.
• Některá metadata bude třeba uchovávat nad rámec minimální lhůty pro
uchování s nimi souvisejících dokumentů. Takovýto požadavek musí být
zohledněn v nastavených procesech pro vyřazování dokumentů.

18. Děkuji za pozornost
Tomáš Bezouška
Institut pro správu dokumentů
bezouska@ipsd.cz
www.ipsd.cz
POŘADATEL PARTNEŘI