Malé zamyšlení nad tím, jak by se měla proměnit zejména legislativa spisové služby. předneseno na konferenci IT mezi paragrafy 26. 4. 2022.

1. NÁVRH SYSTÉMOVÝCH ZMĚN V
OBLASTI SPISOVÉ SLUŽBY
Tomáš Bezouška
Praha, 26. 4. 2022

2. SPISOVÁ SLUŽBA NESMÍ SLOUŽIT JEN JAKO
ZDROJ MATERIÁLŮ PRO ARCHIV, JE TO
PŘEDEVŠÍM PÁTEŘ FUNGOVÁNÍ ÚŘADU.

3. Obsah
 Současný stav spisové služby
 Definice pojmů a uvolnění regulace
 Účel a rozsah spisové služby (v digitálním světě)
 Kontrola jako systémový prvek
 Jak dál?

4. Současný stav
• Spisová služba jako základní nástroj správy dokumentů
v organizacích veřejné správy není v dobrém stavu
• Problémy se týkají všech hlavních oblastí (metodika,
nástroje, kompetence, předpisy)
• Nepomáhá také nedostatečná a bezzubá kontrolní
činnost státních archivů, NKÚ a dalších kontrolních
institucí
• Chystané atestace eSSL vyřeší (možná) některé ze
symptomů, ale nevyřeší příčiny současných problémů

5. Redefinice smyslu a účelu
• Existuje zásadní, přesto nepřiznaný střet zájmů
mezi spisovou službou a archivnictvím
• V teorii a legislativě vítězí archivní pohled
• V praxi původců je důležitý ten spisovenský,
ale díky jeho opomíjení prohrávají obě strany

6. Redefinice smyslu a účelu
• Je třeba do legislativy spisové služby vnést
optiku zájmů a potřeb původce a vyvážit ji se
zájmy a potřebami archivu
• Je na čase zvážit, zda není vhodné oddělit
kodifikaci spisové služby a archivnictví jako dvě
svébytné oblasti

7. Definice pojmů: Dokument
• Dokumentem [se rozumí]
každá písemná, obrazová,
zvuková nebo jiná
zaznamenaná informace,
ať již v podobě analogové
či digitální, která byla
vytvořena původcem
nebo byla původci
doručena
(ArchZ)
• Elektronickým
dokumentem [se rozumí]
jakýkoli obsah
uchovávaný v
elektronické podobě,
zejména jako text nebo
zvuková, vizuální nebo
audiovizuální nahrávka
(eIDAS)

8. Definice pojmů: Dokument
• Definice dokumentů pro potřeby výkonu spisové služby
– Ucelená informace zachycená v čase, doplněná o formální
náležitosti a zaznamenaná vč. metadat v evidenci dokumentů
– Např. formalizace právního jednání, dokumentace výkonu
veřejné správy a zachycení stavů významných pro činnost
organizace, komunikace s vnějším prostředím (přijaté i
odeslané)
• Stavů dokumentu (metadata v evidenci dokumentů)
– Rozpracovaný dokument (koncept)
– Finalizovaný dokument (případně s autentizačními a
autorizačními prvky)
– Stornovaný dokument (koncept nepropagovaný do
finalizovaného dokumentu)

9. Definice pojmů: Evidence dokumentů
• Určení původci evidují
dokumenty opatřené
jednoznačným identifikátorem v
evidenční pomůcce.
• Základní evidenční pomůckou
spisové služby vykonávané v
elektronické podobě v
elektronickém systému spisové
služby je elektronický systém
spisové služby.
• Veřejnoprávní původce eviduje
dokumenty stanovené jiným
právním předpisem nebo
spisovým řádem v samostatné
evidenční pomůcce, kterou je
samostatná evidence dokumentů.
• Informační systém spravující
dokumenty (dále jen „ISSD“) je
jakýkoli elektronický systém
obsahující komponenty. V případě
ED v samostatných evidencích
podle právního předpisu
upravujícího podrobnosti výkonu
spisové služby musí splňovat
požadavky na eSSL podle tohoto
standardu nebo dokumenty a
jejich metadata ukládat v eSSL,
který je splňuje. V případě vedení
ED v samostatných ED se jedná o
ISSD.

10. Definice pojmů: Evidence dokumentů
• Jednotné evidenční povinnosti pro systémy, ve kterých jsou
spravovány metadata a komponenty (smazání rozdílu mezi eSSL a
ISSD jako ED)
• Definice požadavků na důvěryhodné evidence (ve smyslu § 562
občanského zákoníku) uplatnitelná na jakékoliv zvláštní evidence a
jejich vyvedení mimo spisovenskou legislativu (např. účetní a
daňová evidence, stavební deník apod.)
– Minimální sada metadat
– Způsoby zajištění důvěryhodnosti
• Retence a výběr pro potřeby archivní správy nad všemi evidencemi,
tj. nejen nad eSSL / ISSD
– Definované okruhy informací (ne jen dokumentů)
– Trvalý výběr jako analogie trvalého skartačního souhlasu
– Zjednodušení procesu skartačního řízení

11. Definice pojmů: Subjekty
• Legislativa eGovernmentu pracuje s celou řadů
překrývajících se množin, a určení, na koho dopadají které
povinnosti je tak někdy v podstatě detektivní práce
– Orgán veřejné správy (zákon č. 365/2000 Sb.)
– Orgán veřejné moci (zákon č. 111/2009 Sb.)
– Veřejnoprávní původce (zákon č. 499/2004 Sb.)
• Redefinice pojmů a povinností tak, aby se povinnosti v
paralelní legislativě pokud možno dotýkaly identicky
definovaných skupin subjektů nebo byla zřejmá logika jejich
členění

12. Skutečná elektronizace
• Spisová služba se musí
stát skutečně digitální
• Nejde jen o zavedení
elektronických
dokumentů a evidence,
ale o akceptaci nových
metod správy a výměny
informací a dokumentů a
skutečné digitální
workflow
• Urgentní témata k řešení:
– Virtuální podatelna
– Výměna velkých souborů a
kolekcí souborů
– Nahlížení a vzdálené
přístupy -> Mandátní
registr
– Inteligentní workflow vs.
spisová služba (interní i
cross-organizační)
– Rozšiřující metadata pro
potřeby agend

13. Kontrola a zpětná vazba
• Kontrola výkonu spisové služby, zejména u
velkých původců kde je výkon spisové služby
zajišťován ve více ED/ISSD, neplní dostatečně
svou funkci
• Možné příčiny?
– Střet motivací (archiv vs. úřad)
– Chybějící kompetence (elektronické systémy vs.
„papíroví“ archiváři)
– Chybějící kapacity
– Kumulace požadavků a funkcí (předarchivní péče,
výběr archiválií vs kontrola)

14. ROZVOJI ELEKTRONIZACE SPISOVÉ SLUŽBY BY
VÝZNAMNĚ PROSPĚLO ODDĚLENÍ SPISOVÉ
SLUŽBY A ARCHIVNICTVÍ DO SAMOSTATNÝCH
DOMÉN, IDEÁLNĚ VČETNĚ ODDĚLENÉ
KODIFIKACE A METODICKÉHO ZÁZEMÍ.

15. Kontrola a zpětná vazba
• Atestace je krok
správným směrem, ale
není (dostatečným)
řešením
• Pravidelný výkon
kontroly nezávislou
kontrolní institucí /
osobou
• Ponechání sankční role
archivu, posílení sankcí
• Rozdělení spisové
služby a archivní služby
na rozhraní oběh /
spisovna
• Uložení a vyřazování v
kompetenční sféře
archivu spolu s výběrem
• Kontrola evidence,
oběhu a vyřizování
auditorem

16. POTŘEBUJEME NOVÝ ZÁKON O SPISOVÉ
SLUŽBĚ, KTERÝ BUDE REAGOVAT NA MĚNÍCÍ
SE POTŘEBY V OBLASTI SPRÁVY DOKUMENTŮ
A ELEKTRONIZACE VEŘEJNÉ SPRÁVY.

17. DĚKUJI ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Macek)