Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Die SlideShare-Präsentation wird heruntergeladen. ×

Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Nächste SlideShare
Psicologia ambiental
Psicologia ambiental
Wird geladen in …3
×

Hier ansehen

1 von 60 Anzeige
Anzeige

Weitere Verwandte Inhalte

Ähnlich wie Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid (18)

Weitere von Ida Aalen (20)

Anzeige

Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid

  1. 1. Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid Ida Aalen 27. mai 2013 Sjefens sjefer - Lederassistenten
  2. 2. Senior interaksjonsdesigner hos Netlife Research Mastergrad i Medier, kommunikasjon og IT ved NTNU Hei, jeg heter Ida Aalen
  3. 3. @idaAa ida@netliferesearch.com http://idaaalen.wordpress.com Spørsmål?
  4. 4. Hvorfor sende e-post?
  5. 5. De 3 (eneste?) grunnene: 1. Gi informasjon 2. Be om informasjon 3. Be om at noe skal gjøres
  6. 6. Hva er emnet du vil kommunisere om?
  7. 7. • Forklarer hva e-posten gjelder • Gjør det lett for mottaker å avgjøre om det er relevant for dem eller ikke • Gjør det enklere å gjenfinne e-posten senere Gode emner
  8. 8. Emne: Hei!
  9. 9. Emne: fest
  10. 10. Emne: Sommerfesten
  11. 11. Emne: Meld deg på sommerfesten innen 30. mai
  12. 12. Emne: Sommerfest: Meld deg på innen 30. mai
  13. 13. Emne: Sommerfest: Påmelding innen 30. mai
  14. 14. Noen ganger kan hele budskapet få plass i tittelen.
  15. 15. Emne: ang. neste møte Emne: Flytte møtet på tirsdag fra kl 14 til 15?
  16. 16. • Bør helst signalisere om du gir informasjon, ber om informasjon, eller ønsker å få noe gjort • Hvis det er vanskelig å skrive et godt emne, kan det tyde på at du tar opp for mange tema i én e-post. Del opp i flere e-poster! Gode emner
  17. 17. Ett tema per e-post.
  18. 18. Kutt tåkepraten og sett det viktigste først
  19. 19. Vi har ofte så mye på hjertet at det vi virkelig vil ha frem, drukner i teksten.
  20. 20. • Det er større sjanse for at første avsnitt blir lest • Kortere avsnitt har større sjanse for å bli lest • Det er ikke alltid hele overskriften blir lest • Folk scanner første ordet i hvert avsnitt Hva vi kan lære av eye tracking- studier
  21. 21. Hei alle sammen, og takk for sist! Det ble snakket en del om at vi kanskje burde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper denne vårens aktiviteter. Vi snakket om at vi var litt dårlig koordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte vi kunne ha en workshop for å jobbe mer med dette, f eks på onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen. Er det stemning for dette?
  22. 22. Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks på onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen. Er det stemning for dette? Sist vi møttes ble det snakket en del om at vi kanskje burde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper denne vårens aktiviteter. Vi snakket om at vi var litt dårlig koordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte vi kunne ha en workshop for å jobbe mer med dette.
  23. 23. Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks på onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen. Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2014.
  24. 24. Hei! Kan vi arrangere en workshop enten • onsdag kl 9.00-12.00 eller • torsdag 12.00-15.00? Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.
  25. 25. • Hvis du ber om informasjon eller at noe skal gjøres, gjør det klart i første avsnitt • Sett de viktigste ordene først i setningen • Legg den viktigste setningen først i avsnittet • Legg viktigste avsnittet først i e-posten Det viktigste først
  26. 26. Bør du sende e-post i det hele tatt? Får budskapet ditt plass i emnefeltet? I et avsnitt? I to avsnitt? Da bør du kanskje ringe i stedet.
  27. 27. Formater teksten så den blir enklere å lese
  28. 28. Kulepunktlister Skal vi møtes torsdag kl 10, fredag kl 13, onsdag etter kl 9 eller fredag 14. kl 9?
  29. 29. Kulepunktlister Hvilken av disse tidspunktene skal vi møtes? • torsdag 4. juni kl 10 • fredag 5. juni kl 13 • onsdag 12. juni kl 9 • fredag 14. juni kl 9
  30. 30. Fet tekst Arbeidsfordelingen blir som følger: • Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa • Fredrik skaffer noe å drikke • Mathias pynter • Alle andre sørger for å rydde opp sin egen pult
  31. 31. Fet tekst Arbeidsfordelingen blir som følger: • Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa • Fredrik skaffer noe å drikke • Mathias pynter • Alle andre sørger for å rydde opp sin egen pult
  32. 32. Referanselenker Gir utfyllende informasjon og mulighet for noen til å fordype seg eller undersøke mer Handlingslenker Går til dit du vil at mottaken skal gjøre noe To typer lenker
  33. 33. Referanselenker Årets sommerfest blir arrangert på Stratos ved Youngstorget. Kart: http://goo.gl/maps/cVKSB
  34. 34. Handlingslenker Kort nedl enker ved å bruke http://bit.ly Meld deg på sommerfesten ved å fylle ut skjemaet her: https://docs.google.com/a/netliferesearch.com/forms/d/ 1TG7n97M2hiC8SjnU8RsdCs_evIUxTFf64xOsqzlsjF0/viewform
  35. 35. • Kulepunktlister når du ramser opp noe • Fet tekst for å utheve triggerord • Lenker til dit folk trenger å gå for å gjøre det du ber dem om eller få vite mer • OVERSKRIFTER om du har litt vel mye på hjertet i én e-post Kort sagt:
  36. 36. ...men ikke bli alt for kort
  37. 37. Hvor kort bør en e-post egentlig være?
  38. 38. A, 11:21 Vet ikke helt hva jeg synes... B, 11:25 Skal jeg gjøre det litt kortere, og kanskje finne et bilde i tillegg? A, 12:04 Det må fikses B, 12:13 At jeg fikser det eller at du fikser det? A, 12:14 Jeg. B, 14:38 Fikser du bare bildet eller teksten også? A, 15:39 Fikser bildet A, 16:01 Har du fikset teksten? Jeg går fra jobb nå B, dagen etter: OK
  39. 39. Foto: Flickr-bruker postaletrice CC-BY-NC-ND
  40. 40. Hei! Kan vi arrangere en workshop enten • onsdag kl 9.00-12.00 eller • torsdag 12.00-15.00? Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.
  41. 41. Hei! Kan vi arrangere en workshop enten • onsdag kl 9.00-12.00 eller • torsdag 12.00-15.00? Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013. Bakgrunnen er evalueringsmøtet vi hadde 17. desember, hvor det kom fram at vi i 2012 gikk glipp av mange muligheter fordi vi ikke kommuniserer godt nok oss i mellom og har manglet struktur på arbeidet.
  42. 42. Før du trykker Send
  43. 43. To/Til CC/Kopi BCC/Skjult kopi
  44. 44. • Flytt det viktigste øverst i e-posten • Kutt tåkepraten • Formater teksten med fet tekst, kulepunktlister, mellomoverskrifter og lignende, så den blir mer lettlest • Se om du bør omformulere emnet! Før du trykker Send, gjør dette:
  45. 45. Bonus: Verktøy som kan redusere antall e-post
  46. 46. Doodle.com Når du trenger å ta et valg!
  47. 47. Sosiale intranett For det som alle burde kunne få vite om, men ikke er viktig nok til at alle bør få e-post om
  48. 48. Bonus: Hva noen enkle forkortelser kan gjøre med e-post- hverdagen
  49. 49. Emne: ang. neste møte Emne: Flytte møtet på tirsdag fra kl 14 til 15?
  50. 50. Emne: ang. neste møte Emne: Flytte møtet på tirsdag fra kl 14 til 15? (EOM)
  51. 51. EOM End of message or EOM (as in "(EOM)" or "<EOM>") signifies the end of a message, often an e-mail.
  52. 52. NRN No reply neccesary or NRN signifies that the sender does not require (or would prefer not to receive) a response
  53. 53. RR Reply requiested or RR signifies that the sender wishes a response
  54. 54. Takk for meg! Ida Aalen ida@netliferesearch.com 45 24 24 12 @idaAa slideshare.com/ idaiskald

×