Municipal and state archives of Vienna

ICARUS - International Centre for Archival Research
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Municipal and state archives
           of Vienna




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Historical development



         „ Diesen Brief soll man hüten wie Gold!“ 1312


Holdings since the Middle Ages
Archive constituted 1863
Departement 1889, Provincial archive 1922
Change from administration to cultur 1939
MA 8 - Wiener Stadt- und Landesarchiv 1973
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Staff
  Archivists Librarians Bookbinder
  Cameraman Cartographer
  Conservator Political scientists
  Historians Staff for administrative
  service



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Construction work




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Das Archiv im Gasometer D
•   6 Archivgeschosse
•   Gesamtfläche ca. 16.000 m²
•   Depotfläche ca. 10.000 m²
•   17 Depoträume




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Facilities
     • Publik sector:

         • Exhibition room
         •researchroom (42 workstations)
         • lecture hall for 130 persons

     • Tecnical facilities:

         • delivery service
         • Storage for contaminated materials
         • Restoration workshop
         • digitisation facilities

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We are the archive for
•   Political bodies
•   Vienna City administration
•   enterprises
•   Federal authorities operating in Vienna
•   Private institutions
•   Privat persons




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Our Holdings
More than 50 Kilometers of shelves
 charters
 records
 books
 manuscripts
  maps
  fotos; films
 electronical records


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Our Holdings


               M u n ic i p a l a n d s t a t e a r c h i v e s


       M u n ic ip ia l            s ta te             C o lle c t io n s




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M u n ic i p i a l a n d s t a t e a r c h i v e s


                  M u n ic ip a l                                              s t a te                                  c o lle c t io n s


                    S t ä d t is c h e Ä m t e r                       P a t r im o n i a l h e r r s c h a f t e n              H a u p t a r c h iv


             H i s t o r i s c h e R e g is t r a t u r e n             S t a a t lic h e V e r w a lt u n g                 K a r t o g r a p h is c h e
                                                                                                                                 S a m m lu n g

               M a g is t r a t s d e p a r t e m e n t s                  S t a a t lic h e G e r ic h te                    F o t o s a m m lu n g
             u n d M a g is tr a t s a b t e ilu n g e n

                       M a g is tr a t is c h e                           S t a a t lic h e A n s ta lt e n                    H a n d s c h r ift e n
                        B e z ir k s ä m t e r                          u n d U n te rn e h m u n g e n

                      L e it e n d e Ä m t e r                                            P o liz e i                             N a c h lä s s e
                       u n d B e h ö rd e n

                    V e rtre tu n g s k ö r p e r                     K o n f e s s io n e lle B e h ö r d e n                       P a te n te
                                                                                u n d A n s t a lt e n

                  S t ä d t is c h e A n s ta lt e n                       P o lit is c h e P a r t e ie n               B io g r a p h . - G e n e a lo g .
                           und Fonds                                                                                             S a m m lu n g

               S tä d t. U n te rn e h m u n g e n                              In n u n g e n u n d                               A d re s s e n
                                                                              H a n d e ls g re m ie n

                   E h e m . G e m e in d e n                             P r iv a t e I n s tit u t io n e n                   A u to g r a p h e n


                          A lt m a t r ik e n                           R e c h t s a n w a lts k a m m e r           B io g r a p h is c h e S a m m lu n g
                                                                               Ä rz te k a m m e r                         u n d D o k u m e n ta t io n

                                                                                                                        T o p o g r a p h . S a m m lu n g
                                                                                                                           u n d D o k u m e n ta t io n

                                                                                                                       H is t o r is c h e K o m m is s io n




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Records on people in Vienna
• Online databases
• How to find birth, marriage, death
  certification
• How to find coroner records
• How to find probate records
• How to find an adress


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When / where …

*≈     born
           baptized

  ∞             married

   ∞                  divorced

    †                   died
                           burried

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Principles of Organisation

Basic rule:
• Provenance
• If possible the files are kept in the same
  order as on the point of origin




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Our main tasks
 • Allocation of duties

     – Vienna archives law 2000
     – Indexing of municipal council
       and regional parliament
     – Historical atlas
     – Historical commission
     – Specialised library




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Our main tasks:

• Appraise
• conserve
• To get available

        ... records
        of the Province and the municipal of Vienna and of
        federals authorities operating in Vienna (mainly the
        courts of law)


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Bestellung


                                                                           0   200   400    600    800   1000   1200   1400   1600   1800
                                                   Städtische Ämter
                                                     Alte Registratur




Orders
                                                     Hauptregistratur
                                                        Alte Ziviljustiz
                                                           Zivilgericht
                                                       Kriminalgericht
                                                Sonderregistraturen
                                                                M.Abt.
                                                           M.Abt. 116
                                                           M.Abt. 119
                                                           M.Abt. 202
                                                           M.Abt. 209
                                                           M.Abt. 212
                                                           M.Abt. 236
                                                                  MBA
                                    Leitende Ämter und Behörden
                                                  Vertretungskörper
                                  Städtische Anstalten und Fonds
                                                           Gemeinden
                                                              Matriken
                               Patrimoniale Verw altung und Justiz
                                                        Grundbücher
                                       Bezirkshauptmannschaften
                                   Stadtschulrat (Landesschulrat)
                                                             Schulen
                                         Franziszeischer Kataster
               Vermessungsamt (Bundesvermessungsamt Wien)
                                                            Klosterrat
                                                  BG Innere Stadt (I)
                                                 BG Leopoldstadt (I)
                                                      BG Landstraße
                                                           BG Wieden
                                                      BG Margareten
                                                          BG Mariahilf
                                                          BG Neubau
                                                       BG Josef stadt
                                                      BG Alsergrund
                                                        BG Favoriten
                                                       BG Simmering
                                                          BG Meidling
                                                          BG Hietzing
                                                        BG Fünf haus
                                                     BG Rudolfsheim
                                                      BG Sechshaus
                                                         BG Ottakring
                                                          BG Hernals
                                                          BG Währing
                                                           BG Döbling
                                                       BG Floridsdorf
                                                           BG Liesing
                                    Merkantil- und Wechselgericht
                                               Handelsgericht Wien
                                                           LGSt Wien
                                                            LGZ Wien
                                                  Jugendgerichtshof
                                          Oberlandesgericht Wien
                                                          Berggericht
                                                       Sondergericht
                                                         Volksgericht
                                            Erbgesundheitsgericht
                       Staatliche Anstalten und Unternehmungen
                       BPD Wien: Generalinspektorat der Wiener
                                                            GESTAPO
                                                               NSDAP
                                    Innungen und Handelsgremien
                                                 Private Institutionen
                                                     H.A. - Urkunden
                                                         H.A. - Akten
                                       Kartographische Sammlung
                                                       Fotosammlung
                                                       Handschriften
                                                           Nachlässe
                                                               Patente
                         Biographisch-Genealogische Sammlung
                                                            Adressen
                                           Autographensammlung
                    Biographische Sammlung und Dokumentation
                  Topographische Sammlung und Dokumentation
                                           Historische Kommission
                                                     Archivbibliothek
                                          Politische Dokumentation




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Municipal and state archives of Vienna

  • 1. Municipal and state archives of Vienna www.archiv.wien.at
  • 2. Historical development „ Diesen Brief soll man hüten wie Gold!“ 1312 Holdings since the Middle Ages Archive constituted 1863 Departement 1889, Provincial archive 1922 Change from administration to cultur 1939 MA 8 - Wiener Stadt- und Landesarchiv 1973 www.archiv.wien.at
  • 3. Staff Archivists Librarians Bookbinder Cameraman Cartographer Conservator Political scientists Historians Staff for administrative service www.archiv.wien.at
  • 5. Das Archiv im Gasometer D • 6 Archivgeschosse • Gesamtfläche ca. 16.000 m² • Depotfläche ca. 10.000 m² • 17 Depoträume www.archiv.wien.at
  • 6. Facilities • Publik sector: • Exhibition room •researchroom (42 workstations) • lecture hall for 130 persons • Tecnical facilities: • delivery service • Storage for contaminated materials • Restoration workshop • digitisation facilities www.archiv.wien.at
  • 7. We are the archive for • Political bodies • Vienna City administration • enterprises • Federal authorities operating in Vienna • Private institutions • Privat persons www.archiv.wien.at
  • 8. Our Holdings More than 50 Kilometers of shelves charters records books manuscripts maps fotos; films electronical records www.archiv.wien.at
  • 9. Our Holdings M u n ic i p a l a n d s t a t e a r c h i v e s M u n ic ip ia l s ta te C o lle c t io n s www.archiv.wien.at
  • 10. M u n ic i p i a l a n d s t a t e a r c h i v e s M u n ic ip a l s t a te c o lle c t io n s S t ä d t is c h e Ä m t e r P a t r im o n i a l h e r r s c h a f t e n H a u p t a r c h iv H i s t o r i s c h e R e g is t r a t u r e n S t a a t lic h e V e r w a lt u n g K a r t o g r a p h is c h e S a m m lu n g M a g is t r a t s d e p a r t e m e n t s S t a a t lic h e G e r ic h te F o t o s a m m lu n g u n d M a g is tr a t s a b t e ilu n g e n M a g is tr a t is c h e S t a a t lic h e A n s ta lt e n H a n d s c h r ift e n B e z ir k s ä m t e r u n d U n te rn e h m u n g e n L e it e n d e Ä m t e r P o liz e i N a c h lä s s e u n d B e h ö rd e n V e rtre tu n g s k ö r p e r K o n f e s s io n e lle B e h ö r d e n P a te n te u n d A n s t a lt e n S t ä d t is c h e A n s ta lt e n P o lit is c h e P a r t e ie n B io g r a p h . - G e n e a lo g . und Fonds S a m m lu n g S tä d t. U n te rn e h m u n g e n In n u n g e n u n d A d re s s e n H a n d e ls g re m ie n E h e m . G e m e in d e n P r iv a t e I n s tit u t io n e n A u to g r a p h e n A lt m a t r ik e n R e c h t s a n w a lts k a m m e r B io g r a p h is c h e S a m m lu n g Ä rz te k a m m e r u n d D o k u m e n ta t io n T o p o g r a p h . S a m m lu n g u n d D o k u m e n ta t io n H is t o r is c h e K o m m is s io n www.archiv.wien.at
  • 11. Records on people in Vienna • Online databases • How to find birth, marriage, death certification • How to find coroner records • How to find probate records • How to find an adress www.archiv.wien.at
  • 12. When / where … *≈ born baptized ∞ married ∞ divorced † died burried www.archiv.wien.at
  • 13. Principles of Organisation Basic rule: • Provenance • If possible the files are kept in the same order as on the point of origin www.archiv.wien.at
  • 14. Our main tasks • Allocation of duties – Vienna archives law 2000 – Indexing of municipal council and regional parliament – Historical atlas – Historical commission – Specialised library www.archiv.wien.at
  • 15. Our main tasks: • Appraise • conserve • To get available ... records of the Province and the municipal of Vienna and of federals authorities operating in Vienna (mainly the courts of law) www.archiv.wien.at
  • 17. Bestellung 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 Städtische Ämter Alte Registratur Orders Hauptregistratur Alte Ziviljustiz Zivilgericht Kriminalgericht Sonderregistraturen M.Abt. M.Abt. 116 M.Abt. 119 M.Abt. 202 M.Abt. 209 M.Abt. 212 M.Abt. 236 MBA Leitende Ämter und Behörden Vertretungskörper Städtische Anstalten und Fonds Gemeinden Matriken Patrimoniale Verw altung und Justiz Grundbücher Bezirkshauptmannschaften Stadtschulrat (Landesschulrat) Schulen Franziszeischer Kataster Vermessungsamt (Bundesvermessungsamt Wien) Klosterrat BG Innere Stadt (I) BG Leopoldstadt (I) BG Landstraße BG Wieden BG Margareten BG Mariahilf BG Neubau BG Josef stadt BG Alsergrund BG Favoriten BG Simmering BG Meidling BG Hietzing BG Fünf haus BG Rudolfsheim BG Sechshaus BG Ottakring BG Hernals BG Währing BG Döbling BG Floridsdorf BG Liesing Merkantil- und Wechselgericht Handelsgericht Wien LGSt Wien LGZ Wien Jugendgerichtshof Oberlandesgericht Wien Berggericht Sondergericht Volksgericht Erbgesundheitsgericht Staatliche Anstalten und Unternehmungen BPD Wien: Generalinspektorat der Wiener GESTAPO NSDAP Innungen und Handelsgremien Private Institutionen H.A. - Urkunden H.A. - Akten Kartographische Sammlung Fotosammlung Handschriften Nachlässe Patente Biographisch-Genealogische Sammlung Adressen Autographensammlung Biographische Sammlung und Dokumentation Topographische Sammlung und Dokumentation Historische Kommission Archivbibliothek Politische Dokumentation www.archiv.wien.at
  • 18. WAIS Wiener Archivinformationssystem www.wais.wien.at Tool for research and acess www.archiv.wien.at
  • 20. Information, enquiries, Access to documents researchroom : 4. Archivgeschoss Open: Monday to Friday 9.00 to 15.30, Thursday 9.00 to 19.00 http://www.wien.gv.at/kultur/archiv/ www.archiv.wien.at

Hinweis der Redaktion

  1. The holdings of the Archives go back to the 13.th century. On the reverse side of a document we found the sentence: This letter has to be guarded like gold It is one of the oldest evidences for the well known value of a document in Vienna, always protected in the townhall of Vienna. In 1863 the archive was seperated from the registration an in 1889 The modern City archives was founded as an institution. Since 1920/1922 , when the City of Vienna also became a province of Austria (Bundesland) with ist own legislation, it got also the function of state archives (Landesarchiv).
  2. 57 persons at the moment; 12 archivists, further on 2 librarians, a cameramann who looks after our more than 700 films from 1905 to 2010, Political scientists for the documentation of theVienna city council and the regional parlament. A lot of staff to fetch and bring back the documents in the depository, we have about 36,000 movements of documents every year.
  3. The Gasometer – the 4 gasometers were built 1896 and they were in use till 1984. Look over the roofs, 8 floors of appartements, no possibility to enter the roof, they want to save their privacy
  4. Decicion of the Municipal council 1998, violett floots belong to the archives Übersiedlung 2000/2001 Architekt: Clemens Holzbauer 21. Mill Euro Space for about 8- 10 years -
  5. I want to give you a small summary over our facilities: you can see them tomorrow on your tour in the archives Back a lorry against a platform forestage (Hebebühne) Expertise how to handle the materials
  6. Mayor and governor of vienna; eight administrative groups; city councillors; Chief executive office/MD; Municipal departements, special assignements; municipal district offices Enterprises: cemeteries, Wienkanal, Gas company, electric company and so on. Nachlass: estates, collections, most of all scientist, politicians, architects and viennese families (Felder, Hugo Breitner, Karl Seitz, Theodor Körner)
  7. Magistratsabteilungen: MA 8; MA 35;
  8. Geschäftseinteilung
  9. Electronic ordering system We have switched to electronic ordering. Orders can be completed from any computer station. This makes ordering more efficient while supporting a data base of user data which provides the Archives with precise information on what is used, the frequency of use, the number of users and what days they attend. Telephone and personal inquiries are also registered this way. First enlightening assessments found that most users visit the Archives for legal information and more than 53 % do not return for more information. A mere 7.9 % return more than six times. This kind of user structure requires a good deal of consultation facilities. There has been a marked increase in the number of written requests, especially via e-mail. At the moment we don’t demand fees for research work, but we are thinking about it.