A general overview of the concepts and technologies involved in digitising archival material, presenting it online and sharing it with a wider public.

1. Basic Considerations
Digitisation and Online Presentation
of Archival Material

2. Stages
Connection
Presentation
Storage
Digitisation

3. Monasterium.net
Online
250.000 Charters
10 Countries

4. APE
European Archival Portal
28 Countries & ICARUS
Finding aids / Digital objects
Europeana Aggregator

5. <cei:body>
<cei:idno id="1230_VI_18"
old="218000">1230 VI 18</cei:idno>
<cei:chDesc>
<cei:abstract>Wichard, Bischof von
Passau, bestätiget dem Schottenkloster zu Wien die
vorstehende Erwerbung des Patronatsrechtes der
Pfarre Gaunersdorf.</cei:abstract>
<cei:issued>
<cei:placeName>Passau</cei:placeName>
<cei:dateRange to="12300618"
from="12300618">1230 Juni 18</cei:dateRange>
</cei:issued>
<cei:witnessOrig>
{Digital imaging} {Metadata}
DIGITISATION

6. Digitisation
Images
Metadata

7. Digital imaging

8. Device type
• Fixed Resolution • Relative Resolution
• Fixed maximum size • Fixed image size
• Hard to transport • Might be cheaper
• Probably expensive • Easy to transport
• Easy to handle • Flexible use
• Maybe slow speed • Expert knowledge
Scanner Camera

9. Monasterium.net
Mobile
scanner
Imageware
Bookeye 3
TIF files
400 DPI

10. Bookeye 3
NACR - ŘBB 10
9308 x 13199 Pixel (400 DPI) Detail: 2 x 2 cm (~300 Pixel)
Resolution: 400 DPI

11. Problem: Format

12. Problem: Camera
resolution
Archivio di Stato di Potenza
3008 x 2000 Pixel
Resolution: appr. 150 - 200 DPI
Detail: 2 x 2 cm ( ~180 Pixel)

13. Metadata
Access Create from scratch
Excel Import
XML
Retro-convert
Content

14. Creation from scratch

15. Import
XML
SQL TXT
EXCEL DOC

16. Retro-conversion
Correction
Analogue
Data
Storage
OCR

17. XML
Extensible Markup Language
W3C Human Machine
Hierarchical
Consortium readable readable
Dynamic Schematic
1998 Plain text
contents structure

18. Metadata
Name
First name
Daniel Jeller
Last name

19. Markup
Closing Tag
<name>
<first>Daniel</first>
<name>Daniel Jeller</name>
<name>Daniel Jeller</name>
<last>Jeller</last>
</name>
Opening Tag

20. Charters markup
<plica>
<material>
<issuer>
CEI
<witness>
<date>

21. Different contexts
Texts
TEI
Charter Archives
CEI EAG
Content

22. MOM-CEI
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<cei:text xmlns="http://www.monasterium.net/NS/cei" xmlns:cei="http://www.monasterium.net/NS/cei"
b_name="Schotten, OSB" type="charter">
<cei:front>
<cei:sourceDesc> </cei:sourceDesc>
</cei:front>
<cei:body>
<cei:idno id="1237_III" old="217399">1237 III</cei:idno>
<cei:chDesc>
<cei:abstract>Kaiser Friedrich II. erneuert und bestätiget dem Schottenkloster zu Wien
das Privilegium Herzog Leopold's V. (VI.) von Österreich in Betreff der Befreiung
von der Leistung gewisser landesfürstlicher Abgaben.</cei:abstract>
<cei:issued> </cei:issued>
</cei:chDesc>
<cei:witnessOrig>
<cei:traditioForm>orig.</cei:traditioForm>
<cei:figure n="StAS__12370300">
<cei:graphic url="K.._MOM-Bilddateien._~Schottenjpgweb._~StAS__12370300.jpg"
>StAS__12370300.jpg</cei:graphic>
</cei:figure>
<cei:physicalDesc>
<cei:material>Pergament</cei:material>
</cei:physicalDesc>
<cei:auth>
<cei:sealDesc>goldene Bulle</cei:sealDesc>
</cei:auth>
</cei:witnessOrig>
</cei:body>
</cei:text>

23. MOM-CEI
<cei:abstract> Kaiser Friedrich II. erneuert und
bestätiget dem Schottenkloster zu Wien das
Abstract Privilegium Herzog Leopold's V. (VI.) von Österreich
in Betreff der Befreiung von der Leistung gewisser
landesfürstlicher Abgaben. </cei:abstract>
<cei:figure n="StAS__12370300">
<cei:graphic url="K.._MOM-
Image Bilddateien._~Schottenjpgweb._~StAS__12370300.jpg">
StAS__12370300.jpg</cei:graphic></cei:figure>
Physical <cei:physicalDesc>
<cei:material>Pergament</cei:material>
Description </cei:physicalDesc>

24. {Data bases} {Standards} {Interoperability}
STORAGE

25. Storage system
Queries
Database
Images Metadata

26. Example
Open archival information system
Swiss National Library

27. Monasterium.net
• EAG – Electronic Archival Guide
• EAD – Electronic Archival
XML
Description
• MOM-CEI
• Native XML Database
• Adhering Standards
eXist
• High Performance
• Good for building Web Apps

28. {Online database} {Web technologies}
PRESENTATION

29. MOM-CA
• HTML / PHP • Multiple
• Javascript Locations
• XML
Web- Image
site server
Data- Search
base queries
• HTTP • Prepared
• REST xQueries
Architecture • Fast

30. MOM-CA
Archival landscape
Virtual collections
Powerful search
Collective editing
Metadata markup
Image func tions

31. {Europeana} {APEx}
CONNECTION

32. Connection
MOM-CA
ASPI

33. APE
Mapping
Local Conversion
databases Local data and
and formats format to validation
APE-EAD
Export Import
Aggregation

34. APE
EDM, Digital
METS Objects
EAC-
CPF
Record
Creators EAD, EAG
Archival
Structure Landscape

35. APE
Advantages
• Powerful import
• Correct display of archival landscape
• Search through all archives and fonds
• Standard complience
• Easy further sharing
• Direct link to original data providers

36. Future prospects

37. {Thanks for your attention}
QUESTIONS