Materi ini tentang administrasi GP Ansor

1. SISTEM ADMINISTRASI
GP ANSOR
M. Abdul Basir
Sekretaris PC GP
Ansor

2. Sistem Administrasi Adalah
Seperangkat pranata,
metode dan tata aturan
mengenai administrasi
kesekretariatan GP Ansor.

3. Persuratan adalah
segala sesuatu yang
berkaitan dengan surat
menyurat dalam sistem
administrasi GP Ansor.

4. Pedoman Penyelenggaraan
Administrasi dimaksudkan
sebagai
panduan dan ketentuan teknis
penyelenggaraan dan
pengelolaan administrasi GP
Ansor di semua tingkat
kepengurusan dan berlaku
secara nasional.

5. Pedoman Penyelenggaraan
Administarsi sebagaimana
dimaksud
dalam Pasal 2 bertujuan untuk:
a. Mendukung kinerja
organisasi secara umum;
b. Menjamin penyelenggaraan
administrasi yang teratur;
c. Mengoptimalkan fungsi
kesekretariatan.

6. Aspek adminstrasi yang
menjadi ruang lingkup
sebagaimana yang dimaksud
adalah:
a. Kode tingkat kepengurusan;
b. Persuratan;
c. Laporan;
d. Peralatan adminstrasi.

7. KODE TINGKAT KEPENGURUSAN
Kode PW menggunakan angka
Romawi.
PW. Jawa Tengah = X
Kode PC menggunakan angka
disertai dengan kode PW yang
dipisahkan dengan tanda strip (-).
Kode PC sebagaimana ayat 1
ditetapkan oleh PP.
Contoh = X-31

8. Kode Pimpinan Anak Cabang
Kode PAC menggunakan Format dua angka
 kode PAC yang dipisahkan dengan tanda strip
(-).
 Kode PAC ditetapkan oleh PW.
Contoh : X-31-05
Kode Pimpinan Ranting
Kode PR menggunakan angka dan nomor kode
PAC yang dipisahkan dengan tanda strip (-).
Kode PR sebagaimana ayat 1 ditetapkan oleh
PC.
Contoh : X-31-05-05

9. Kode sebagaimana dimaksud
digunakan pada atribut
organisasi atau peralatan
organisasi.
Penggunakan kode diletakkan
pada bagian bawah lambang
GP Ansor pada pada atribut
organisasi atau peralatan
organisasi, kecuali pada

10. X-31-05-
05

11. PERSURATAN
1. Surat-surat organisasi menggunakan
kertas HVS 70 gram atau 80 gram
warna putih ukuran folio (33 x 22,5 cm)
atau A4
(29,7 x 21 cm)
2. Surat elektronik berformat PDF.

12. Kepala Surat
1. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC dan PR
harus menggunakan kepala surat yang
tercetak.
2. Kepala surat sebagaimana ayat 1 memuat:
a. Lambang GP Ansor;
b. Tingkat kepengurusan organisasi;
c. Tulisan GERAKAN PEMUDA ANSOR;
d. Nama daerah khidmat yang didahului
dengan nama tingkat administrasi
pemerintahan (kecuali untuk pimpinan yang
tidak berkedudukan di ibukota
propinsi/kabupaten/kecamatan);
e. Alamat sekretariat lengkap;
f. Garis dobel melintang;

13. Identitas Surat
Identitas surat terdiri dari:
a. Nomor surat;
b. Lampiran; dan
c. Perihal surat.

14. 1. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda
surat-surat keluar beserta kode-kode yang telah
ditetapkan untuk itu.
2. Nomor surat terdiri dari 5 (lima) komponen yang
masing-masing
dipisah dengan garis miring seperti berikut: a/b/c/d/e.
3. Komponen-komponen sebagaimana ayat 2 adalah
sebagai berikut:
a. Nomor urut surat keluar pada buku agenda;
b. Kode tingkat kepengurusan dengan ketentuan:
- PP untuk Pimpinan Pusat
- PW untuk Pimpinan Wilayah
- PC untuk Pimpinan Cabang
- PAC untuk Pimpinan Anak Cabang
- PR untuk Pimpinan Ranting.

15. c. Kode indeks surat terdiri dari 2 (dua) komponen yang dipisahkan
dengan tanda strip (-) dengan ketentuan sebagai berikut:
c.1. Kode indeks sifat surat, yaitu:
SR : Surat Rutin, yaitu semua surat dengan tanpa kekhususan tertentu
yang terdapat pada semua jenis kegiatan.
SK : Surat Keputusan, yaitu surat yang dikeluarkan organisasi sebagai
ketentuan
organik dari PD/PRT atau kebijakan organisasi.
SM : Surat Mandat atau Surat Kuasa, yaitu surat yang diberikan
kepada anggota/pimpinan organisasi yang mendapat mandat untuk
dan atas nama organisasi melaksanakan tugas tertentu.
c.2. Kode indeks tujuan surat, yaitu:
01 : Surat yang sifatnya ke dalam/internal organisasi.
02 : Surat yang sifatnya ke luar/eksternal organisasi.
d. Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi;
e. Tahun pembuatan surat.

16. 1. Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat
oleh tingkat
kepengurusan, pengaturannya diserahkan sepenuhnya
kepada masing-masing tingkat kepengurusan.
2. Penomoran surat lembaga dan badan semi otonom
GP Ansor diatur dalam aturan lembaga dan badan yang
bersangkutan dengan tetap mengacu pada ketentuan di
atas.
1. Lampiran atau disingkat Lamp. diisi apabila pada
surat itu disertakan lampiran baik berupa surat maupun
berkas-berkas lain sebagai keterangan tambahan
tentang maksud surat disampaikan.
2. Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka;
3. Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/macam
berkas, bukan lembaran halaman;

17. Warna Tinta Stempel Organisasi adalah
Biru

20. TERIMA KASIH