Presentation by Zakari Lire (Conseil Africain et Malgache pour l'Enseignement Supérieur) at the IAALD 2010 World Congress - 26-29 April 2010, Montpellier, France

1. De la numérisation à la diffusion en ligne des thèses et mémoiresafricains : l’expérienceréussied’unegestion de projet de bibliothèquenumérique par le CAMES Zakari LIRE Documentaliste /webmaster Centre d’information et de do documentation du CAMES (CID-CAMES) Conseil africain et malgache pour l’enseignement supérieur (CAMES) www.lecames.org Scientific and Technical Information and Rural Development IAALD XIII thWorld Congress, Montpellier, 26-29 April 2010

2. Plan Présentation du projet II. Le circuit de numérisation et de production III. Les choixopérationnels et techniques IV. Les modalitésd’accès et de diffusion V. La gestion du droitd’auteur VI. Evaluation des ressources du projet VII. Formation et communication VIII. Bilan global IX Perspectives

3. I. Présentation du projet 1. Le Contexte Créé en 1968, le Conseil africain et malgache pour l'enseignement supérieur (CAMES) est une institution régionale africaine de 18 pays dont les siège est Ouagadougou (Burkina Faso). Il œuvre à l'harmonisation et à la promotion des systèmes d'enseignement supérieur à travers 5 programmes : - la reconnaissance et équivalence des diplômes; - les comités consultatifs interafricains (CCI); - les concours d'agrégation en médecine et sciences juridiques, économiques et de gestion; - l'ordre international des palmes académiques

4. I. Présentation du projet 1. Contexte - En plus de ces programmes statutaires et conformément à l’article 3 de la convention portant statuts du CAMES, une de ses missions essentielles est la collecte, le traitement et la diffusion de l’IST - Pour prendre en charge cette mission que le Conseil des ministres, en sa session d’avril 2001 tenue à Ouagadougou, par la résolution n°6, a décidé de créer le Centre d’information et de documentation du CAMES (CID-CAMES).

5. I. Présentation du projet 1.Contexte Pour la mise en œuvre des activités du CID-CAMES, le CAMES a bénéficié de l’appui de partenaires extérieurs : MAE à travers le projet SIST. Ceci s’est traduit par : - l’atelier régional SIST de Madagascar en 2007 de formation à la numérisation et à la diffusion de collections en ligne au cours duquel un plan d’action du projet a été mis en place.

6. I. Présentation du projet 2. Les objectifs - diffuser dans des conditions optimales de communication et de consultation les thèses du CAMES ; - valoriser le fonds documentaire des thèses et des mémoires ; - d’aider et susciter la recherche au niveau de la communauté scientifique et universitaire africaine et/ou francophone.

7. I. Présentation du projet 3. Les résultats attendus - la mise en ligne du catalogue des thèses ; - la création d’une bibliothèque numérique à l’aide de Greenstone ; - la mise en ligne de 500 thèses numérisées pour la phase I et de 1500 thèses pour la phase II, soit un total de 2000 thèses.

8. I. Présentation du projet 4. Besoins -ressources humaines : deux (2) documentalistes à plein temps, 1 ingénieur informaticien à temps partiel ; - équipement : deux (2) scanners de production, un (1) scanner A 3, deux (2) disques externes de stockage et un serveur de diffusion ; - la formation au logiciel adobe acrobat, à la prise en main des scanners et à Greenstone

9. I. Présentation du projet 5. Publics cibles - la communauté universitaire et de recherche africaine francophone d’une manière générale; - les enseignants chercheurs africains et/ou francophones; - les doctorants.

10. I. Présentation du projet 6. Le fonds documentaire - 4 000 thèses - taux de croissance : environ 500 nouvelles thèses - langue des documents : français essentiellement

11. II. Le circuit de numérisation et de diffusion - sélection des thèses ; - massicotage des thèses à l’UO - numérisation ; - océrisation et optimisation par lot ; - vérification et optimisation pour l’affichage web ; - construction de la collection à partir de base de données Winisis ; - publication sur le Web à partir du serveur du CNFO (AUF)

12. II. Le circuit de numérisation et de diffusion Schéma du circuit

13. III. Les choix opérationnels et techniques - Numérisation à 300 dpi pour les documents en noir et blanc et 150 dpi pour les documents en couleur et/ou en niveau de gris - Equipements utilisés : deux ordinateurs de bureau deux scanners de production de marque Fujitsu et un scanner A3; un ordinateur dédié à l’OCR ; une licence d’Adobe Acrobat 8 professionnel, deux licences de la version standard livrées avec les scanners à l’acquisition. - Plan de classement : Pascal

14. IV. Les modalités de diffusion - La bibliothèque numérique du CAMES est en accès libre à partir du site web du CAMES : http://greenstone.refer.bf/cgi-bin/library? - Elle est également référencée sur le site exemples de Greenstone : http://www.greenstone.org/examples

15. IV. Les modalités de diffusion Aperçu de la bibliothèque numérique

16. IV. Les modalités de diffusion

17. IV. Les modalités de diffusion

18. IV. Les modalités de diffusion

19. V. La gestion du droit - sensibilisation des acteurs (enseignants, chercheurs, présidents,recteurs, chancelliers des univerisités et directeurs de centres de recherche des pays membres; - instauration du dépôt électronique en 2008 et appliqué en 2009.

20. VI. Evaluation des ressources du projets - Coût du projet : 18 000 € - 3 mois de travail pour la mise en route du projet avec une phase de traitement documentaire de quelques thèses ; - 2 semaines de formation ; - 14 mois pour la numérisation et la mise en ligne des documents. - Un chef de projet de niveau ingénieur BAC +5 dans les sciences de l’infodoc et TIC; - Deux documentalistes de niveau BAC+2 et BAC - Un ingénieur informaticien à temps partiel

21. VII. Formation et communication - Formation à la création de bibliothèque numérique (Tana, 2007); - Formation à la prise en main d’Adobe Acrobat professionnel et à la gestion de Greenstone; - Sensibilisation des instances du CAMES (CCG, Conseil des Ministres, Secrétariat Général); - Création d’un DVD Bibliothèque numérique et lancement de la bibliothèque numérique lors la 31ème session des CCI à Yaoundé au Cameroun en juillet 2009.

22. VIII. Bilan global du projet Résultats : -Près de 2000 thèses ont été déjà numérisées et océrisées ; - Une bibliothèque numérique comprenant trois collections (thèses et mémoires, pharmacopée et médecine traditionnelle africaines, revues CAMES) a été créée à l’aide de l’outil Greenstone (http://greenstone.refer.bf). - Mise en place d’un atelier de numérisation - Développement d’une expertise dans le domaine des bibliothèques numériques…

23. VIII. Bilan global du projet Difficultés rencontrées: - début tardif des opérations de numérisation compte tenu la mise en œuvre tardive du premier atelier de numérisation (scanners + formation) ; - un équipement insuffisant en ordinateurs de bureau : deux ordinateurs servaient en même temps pour la numérisation et l’océrisation des documents (facteur contre-productif) dans la première phase du projet. - la précarité du contrat étant donné que l’équipe du projet en dehors du chef de projet assurait plutôt des vacations, ce qui n’est pas certainement pas une source de motivation.

24. IX. Perspectives du projet - Mise en œuvre du CID-CAMES; - Renforcement de l’équipe - Donner une meilleure visibilité de la recherche africaine.

25. Conclusion Merci pour votre aimable attention !