Elke dag creëert uw bedrijf tientallen tot zelfs duizenden documenten. Deze correspondentie, contracten, overeenkomsten, presentaties en voorstellen etc. zijn gemaakt, opgeslagen en worden vaak gedeeld met het team. Maar met elk nieuw document komt er een management uitdaging bij.

1. Documenten beheersen blijft een
uitdaging voor organisaties

2. Elke dag creëert uw bedrijf tientallen tot zelfs duizenden
documenten. Deze
correspondentie, contracten, overeenkomsten, presentatie
s en voorstellen etc. zijn gemaakt, opgeslagen en worden
vaak gedeeld met het team.
Maar met elk nieuw document komt er een
management uitdaging bij.

3. Hoe controleer u of de juiste content is gemaakt?
Hoe laat u teams correct samenwerken met
documenten?
Hoe slaat u veilig de documenten op, zodat ze
gemakkelijk te benaderen zijn?
Hoe snel kunt u bij documenten wanneer ze echt
nodig zijn?

4. Document Management Systemen zijn gemaakt om
antwoord te geven op deze uitdaging.
In deze presentatie aandacht voor de volgende punten:
• Documenten creëren
• Proces managen
• Documenten organiseren
• Toegang tot documenten

5. Documenten creëren
De levenscyclus van een document begint vaak met de
inbreng van content, afkomstig van verschillende
afdelingen. Juist door overlap en betrokkenheid van
verschillende afdelingen en verantwoordelijken raakt men
snel het overzicht kwijt.
Dit maakt het belang en voordeel van goed versiebeheer
bij documenten zo zichtbaar, doordat alle stappen kunnen
worden herleid naar afdeling, tijd en uitvoerder.

6. Proces managen
Aangezien documenten vaak gecreëerd zijn door
meerdere mensen, is het belangrijk om de levenscyclus
onder controle te krijgen. Dit betekent dat er workflows
dienen te worden gemaakt. Workflows zorgen ervoor dat
documenten een bepaalde vastgestelde weg afleggen.
Met een document management systeem kunnen
workflows aangemaakt worden, passend bij de
documenten en het bedrijfsproces.

7. Documenten organiseren
Documenten zijn gemaakt om te worden gebruikt. Dit
vereist dat de informatie gemakkelijk en snel opvraagbaar
moet zijn. Om dit voor elkaar te krijgen, dienen
documenten goed gestructureerd opgeslagen te worden.
Dit wordt meestal gedaan door een goede, passende en
bovenal logische mappenstructuur aan te maken.
Document Management Systemen hebben een
uitgebreide mogelijkheid om documenten gestructureerd
op te slaan.

8. Toegang tot documenten
Documenten delen met collega's is een belangrijk
onderdeel binnen het bedrijfsproces. Het is dan ook
belangrijk dat documenten snel opvraagbaar zijn.
Document Management Systemen zorgen ervoor dat
documenten snel toegankelijk en opvraagbaar zijn voor
personen die hiervoor zijn geautoriseerd.

9. Het juiste Document Management Systeem selecteren
Heeft u hulp nodig bij het selecteren van het juiste
Document Management Systeem?
Download dan hier de DMS Selectiegids inclusief handige
selectie en evaluatiespreadsheets.
http://www.ilane.nl/ebook-dms-selecteren/

10. iLane B.V.
Rietveldenweg 54
5222 AS 's-Hertogenbosch
Tel: +31 73 6232935
Fax: +31 73 6232936
E-mail: elo@ilane.nl
Internet: www.ilane.nl
Facebook: www.facebook.com/ilanebv
Twitter: www.twitter.com/ilanebv