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Curso Básico R/3 
ATTITUD 
INT – 00 Navegación SAP 
Introducción al sistema R/3 de SAP 
Febrero de 2006
Agenda 
 Reglas 
 Metodología 
 Objetivos del Curso 
 Que es un ERP ? 
 Que es significa SAP ? 
 Estructura 
 Módulos 
 Ingreso al sistema 
 Navegación 
 Conceptos Ampliados 
 Evaluación 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Reglas 
 Apagar el celular 
 Evitar salir durante el curso 
 Respetar el horario del curso 
 Respetar los intervalos 
 No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación 
 Tener actitud participativa 
 Preguntar toda duda por más obvia que sea 
 Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso 
 Prestar atención a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas 
 Prestar atención en el curso 
 Tener en cuenta el objetivo del mismo 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Metodología 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
1 
Introducción 
2 
Presentación 
Conceptual 
4 
Preguntas 
y Respuestas 
3 
Demostración 
En SAP 
5 
Práctica y 
Ejercicios 
6 
Preguntas 
y Respuestas 
7 
Evaluaciones 
4 
Cierre
Objetivos del Curso 
Al final del curso el participante será capaz de: 
 Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP 
R/3 
 Identificar los elementos de una ventana típica 
 Navegar por el sistema 
 Personalizar las parametrizaciones del sistema 
 Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3 
 Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3 
 Describir el propósito y definición de los elementos 
organizacionales, datos maestros y transacciones de SAP 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Que es un ERP ? 
El termino ERP significa: Planeación Empresarial de 
Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y 
que controla los recursos necesarios para la gestión 
integral de la misma. Hoy en día llamado ECC. 
(ERP Central Component). 
Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un 
sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que 
soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción, 
ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución, 
contabilidad y recursos humanos, entre otros. 
Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones 
informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones a través 
de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de 
todos los diversos departamentos, incrementando la productividad 
empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de 
decisiones por estar compartiendo información a través de la organización 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Que significa SAP ??? 
Compañía alemana, las iniciales SAP significan: 
Sistemas, Aplicaciones y Productos 
especializados en procesar datos (Systems, 
Applications and Products in Data Processing.) 
Es un sistema integrado que logra incorporar las 
mejores prácticas de negocio a los diferentes 
procesos de industria, optimizando el manejo de la 
información mediante una solución modular, donde 
cada modulo maneja una función diferente (gestión 
financiera, gestión de materiales, entre otros). 
A pesar que cada uno maneja funciones 
específicas, esta totalmente integrado. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Producto R/3 
R/3. Sistema que proporciona funcionalidades 
integradas para apoyar los procesos 
organizacionales. 
Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en 
tiempo real en tres niveles: 
Presentación (GUI  Graphics User Interface) 
Aplicación 
Base de datos 
Versión del software o Release para Gobernación de 
Antioquia es MySAP ERP-2005 (ECC6) 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Beneficios cliente/servidor 
Clientes/Servidor 
Vista orientada al software Vista orientada al hardware 
Presentación 
Aplicación 
Base de datos 
SAPGUI 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
ã SAP AG 1999 
.. .. .. Accesibilidad .. .. .. 
Despachador 
Proceso 
de trabajo 
Proceso 
de trabajo 
BBDD
Sistema Parametrizable 
?? 
?? 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
R/3 base de procesos de negocio 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
MMooddeelloo ddee PPrroocceessooss 
MMooddeelloo ddee DDaattooss 
FFII 
CCOO 
AAMM HHRR 
WWFF 
PPSS 
IISS QQMM 
PPMM 
MMMM 
PPPP 
SSDD 
VViissttaa FFuunncciioonnaall
Estructura 
SD 
Sales & 
Distribution 
MM 
Materials 
Human 
PPrroodduuccttiioonn 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
RR//33 
FFII 
Finance 
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr 
AABBAAPP -- WWEEBB 
CO 
Controlling 
AAMM 
Fixed 
Assetts 
PS 
Projects 
OOCC 
IISS 
HHRR 
Resources 
PPPP 
QQMM 
Quality 
PPMM 
Maintenance 
Offimatics 
Vertical 
Solutions 
Libro Mayor 
Impuestos 
Cuentas por Pagar 
Cuentas por Cobrar 
Tesorería – Caja 
Tesorería – Deuda e 
inversiones
Estructura 
SD 
Sales & 
Distribution 
MM 
Materials 
Human 
PPrroodduuccttiioonn 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
RR//33 
FFII 
Finance 
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr 
AABBAAPP -- WWEEBB 
CO 
Controlling 
AAMM 
Fixed 
Assetts 
PS 
Projects 
OOCC 
IISS 
HHRR 
Resources 
PPPP 
QQMM 
Quality 
PPMM 
Maintenance 
Offimatics 
Vertical 
Solutions 
PS-CD Rentas 
y 
IPS Presupuesto
Estructura 
Procesos de 
Negocios 
SD 
Sales & 
Distribution 
MM 
Materials 
Human 
PPrroodduuccttiioonn 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Tiempo Real 
Arquitectura 
Cliente / servidor 
Sistemas 
Abiertos 
Extensa 
Funcionalidad 
Diseñado para 
soluciones de 
Industria 
Multinacional 
Multimoneda 
Multilenguaje 
Multicompañia 
Internet 
RR//33 
FFII 
Finance 
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr 
AABBAAPP -- WWEEBB 
CO 
Controlling 
AAMM 
Fixed 
Assetts 
PS 
Projects 
OOCC 
IISS 
HHRR 
Resources 
PPPP 
QQMM 
Quality 
PPMM 
Maintenance 
Offimatics 
Vertical 
Solutions
Alcance Gobernación de Antioquia 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
RR//33 
FI 
Contabilidad 
CO 
Costos 
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr 
AABBAAPP -- WWEEBB 
AM 
Activos 
Fijos 
IS 
Soluciones 
Industriales 
MM 
Materiales 
PS-CD Rentas 
y 
IPS Presupuesto 
Libro Mayor 
Impuestos 
Cuentas por Pagar 
Cuentas por Cobrar 
Tesorería – Caja 
Tesorería – Deuda e 
inversiones
Estructura 
FI 
Contabilidad Financiera (FI) 
El modulo de aplicación FI esta diseñado para la 
administración automatizada y reporteo externo de la 
contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas 
por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un 
catálogo de cuentas definible por el usuario. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Estructura 
Libro Mayor - GL (General Ledger ) 
Donde se define el Catalogo de cuentas contables. 
Proporcionar un cuadro general de la contabilidad 
Administración por partidas abiertas para ciertos procesos 
(cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.) 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
GL 
General 
Ledger 
Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las 
correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los 
diferentes módulos de integración. 
Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes 
(Controlling) 
Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de 
contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes 
versiones de balances y análisis adicionales.
Estructura 
Administra el maestro de proveedores-acreedores 
El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los 
datos contables de todos los proveedores. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Cuentas por Pagar - AP 
AP 
Cuentas 
por Pagar 
Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales 
– Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con 
facturas son registradas para cada proveedor. 
El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL 
automáticamente en respuesta a estos movimentos. 
Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas 
abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control 
que pueden ser ejecutados.
Estructura 
Administra el maestro de clientes - deudores 
El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los 
datos contable de los clientes (deudores). 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Cuentas por Cobrar - AR 
AR 
Cuentas 
por 
Cobrar 
Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que 
le efectua registros automáticos en el momento de la facturación . 
Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para 
el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de 
cuentas, cuadros de vencimentos.
Estructura 
Administra los datos maestros de bancos Propios. 
Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la 
liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al 
vencimiento de las obligaciones. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Tesorería 
Gestión de Caja TR-CM 
Deuda e Inversiones TR-LO 
TR 
Tesorería 
Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de 
Tesorería) 
Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de 
inversiones y deuda pública 
Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros 
de cajas 
Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y 
manuales
Estructura 
El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza 
para gestionar y supervisar activos fijos. 
En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de 
libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando 
información detallada sobre los movimientos relacionados 
con activos fijos. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Activos Fijos - AM 
AM 
Activos 
Fijos 
Calcula depreciación y amortización 
Administra y maneja obras en proceso y diferidos 
Maneja diferentes tipos de valoración 
Calcula ajuste por inflación
Estructura 
El Controlling le proporciona la información para facilitar 
las decisiones de gestión. 
Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son 
componentes que funcionan de forma autónoma dentro del 
sistema SAP 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Costos - CO 
CO 
Costos 
Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente 
desde la Gestión financiera hacia el Controlling. 
El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a 
cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes. 
En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la 
Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.
Estructura 
Contiene funciones del sistema de consolidación que se 
pueden usar para presentación de cuentas externa 
(establecida por la ley) así como para gestión de informes 
interna. 
Considera que existan un plan único de cuentas para las 
entidades a consolidar 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Consolidación - EC 
EC 
Consolida 
ción 
Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente: 
Creación de las unidades organizativas de consolidación, 
según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema 
operativo. 
Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen 
métodos de transferencia de datos (Uploads) 
Permite la definición de distintos métodos para trasladar los 
datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o 
automáticos
Estructura 
Gestión de Compras 
Administración de Materiales – MM 
Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o 
servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro 
el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, 
mantenimiento y planificación de necesidades 
Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas 
las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y 
Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, 
Administracion de Stock y verificacion de facturas. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Orden de Recepción Factura 
Compra 
Requisición de 
Compras 
MM 
Admon 
Materiales
Estructura 
La Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar 
todos los ingresos y gastos a través de una dirección 
presupuestal (Datos maestros). 
Permite controlar los futuros movimientos de recursos de 
acuerdo con el presupuesto disponible y prevenir excesos 
en el presupuesto, tanto en el presupuesto de 
comprometido como en el presupuesto de Caja (PAC) 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Control Presupuestario - IPS 
IPS 
Control 
Presupue 
stario 
Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las 
condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y 
traslados 
En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de 
Entidad de Control Presupuestario 
Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al del 
cierre Financiero-contable 
Esta integrado con todos los módulos del sistema
Estructura 
Controla el maestro de la cuenta única del ciudadano 
(Contribuyente) o interlocutor comercial. 
Controla y gestiona las operaciones de facturación y 
recaudos de los contribuyentes a través de cuentas 
contrato, las cuales permiten actualizar la información 
contable. Ej. impuesto de predial, registro, etc. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Ingresos - Rentas - PS-CD 
PS 
CD 
Rentas 
Actualiza el modulo financiero por medio de claves de reclasificación
Pl a n d e 
Estructura 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Cu e nt a s 
Pr e s u t p o 
u e s 
C u e n t a s 
x Pagar 
A c t i v o s 
Fi jos 
Rentas 
Comp r a s 
Cu e n t a s 
ratac i 
Cont ón 
X Cob ra r 
T e s o r e r í a 
Co s t o s 
Contabilidad
Navegación: Ingreso al Sistema 
Hacer doble click en el 
icono de SAP logon 
• Aparecerá la pantalla 
de ingreso a SAP 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Navegación: Ingreso al Sistema 
El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante 
permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos 
empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. 
En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que 
haya seleccionado en el momento de entrar al sistema. 
En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una 
unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su 
propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables 
propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y 
parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento 
de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente 
independiente de datos. 
Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3 
Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en 
cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Ambiente de SAP 
DES QAS PRD 
 DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las 
parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP 
(Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones) 
 QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a 
los reales 
 PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Navegación: Ingreso al Sistema 
Ingrese el mandante 
Ingrese el usuario 
Ingresar password. Por 
seguridad, se mostraran 
asteriscos 
Seleccione el idioma de 
trabajo. Si lo deja en 
blanco, tomara el 
idioma por defecto (en 
este caso Español) 
Si es la primera vez que 
ingresa el sistema le 
pedirá que cambie la 
clave. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Reglas para crear la contraseña: 
1. Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8 
2. Pueden utilizarse letras y/o números; también son 
válidos los signos de puntuación 
3. No debe iniciar con signos de admiración, signos de 
interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres 
idénticos. 
4. No debe ser igual a otra contraseña anterior del 
usuario 
<ENTER>
Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el 
sistema le muestra este mensaje en donde usted 
recibe la información de cuando se ingresó y debe 
seleccionar la acción a seguir. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Navegación: Salir del Sistema 
 Por barra de menú desde 
cualquier pantalla: 
Sistema>Salir del sistema 
 Aparecerá una leyenda para 
confirmar que se perderán los 
datos no grabados. Si está 
seguro presione SI 
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Navegación 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Barra de 
Títulos 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Encabezad 
o de la 
Pantalla 
Cuerpo 
de la 
Pantalla 
Barra de 
Menú 
Barra de 
Herramientas 
Imagen 
Barra de 
Estado 
Menú 
Navegación
Navegación: Barra de Estado 
Sistema de Mensajes 
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Navegación: Barra de Estado 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Sistema de Información
Navegación: Iconos Básicos 
En R/3 las transacciones y acciones que se 
requieran al ejecutar una transacción pueden 
accederse a través de menú o a dando click 
sobre Iconos. 
A continuación se da una breve descripción de 
algunos íconos básicos que le ayudarán en su 
interacción con el sistema. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
[ENTER] 
[Ctrl+S] 
[F3] 
[Shift F3] 
[F12] 
[Ctrl+P] 
[Ctrl+F] 
[Ctrl+G] 
Enter 
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Primera Hoja 
Hoja Anterior 
Hoja Siguiente 
Ultima Hoja 
Crear Modo 
Ayuda 
Navegación: Iconos Básicos
Navegación 
Selección de menú 
Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas 
para el usuario. 
Menú SAP: Estándar del sistema. 
Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de 
Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda 
utilizar el Menú SAP. 
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Transacciones empresariales 
Transacciones empresariales 
ã SAP AG 1999 
11 El usuario ha accedido 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
online con el sistema 
a la transacción 
Pantalla de 
resultado de la 
transacción 
44 22 Duda SQL 
Transferir y 
editar una 
33 
cantidad resultante 
Relacional 
Base de datos 
Aplicación 
Componente 
ABAP Dictionary
Conceptos Ampliados Del Sistema: Transacciones 
Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan 
procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea 
posible, los datos maestros son copiados y los elementos 
organizacionales aplicables deben ser ingresados. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Navegación 
Como seleccionar tareas 
Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de 
transacción. Usted puede acceder a ellas: 
Vía Campo Comando: 
Digitar el código de la 
transacción. 
Vía Menú: 
Navegar hasta llegar a la 
transacción requerida. 
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Navegación 
Modos o Sesiones 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Navegación: Múltiples Modos 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Máximo 6: Tenga en cuenta 
que el rendimiento del 
sistema disminuye a mayor 
número de modos abiertos. 
Para crear un modo: 
1. Desde el menú: 
Sistema> Crear Modo 
2. Por medio del botón
Navegación 
/n Cierra la transacción en la que se está trabajando. 
/o Crea un nuevo modo. 
/i Cierra el modo en el que se está trabajando. 
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Navegación 
Favoritos 
Insertar carpeta para organizar submenus. 
Insertar transacción: si conoce el código. 
Si no la conoce ubicarse en la transacción en el 
Menú SAP y dar click sobre el ícono 
Para borrar 
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Navegación 
Configuración Personalizada 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Navegación: Ayuda 
Campo Ayuda: F1, F4 
Cliente de visualización: Imagen inicial 
CClliieennttee ddee vviissuuaalliizzaacciióónn:: IImmaaggeenn iinniicciiaall 
Cliente de visualización: Imagen inicial 
F1 F4 
Intervalo Restringido de Valores 
Ayuda - Cliente de visualización: Imagen inicial Restricciones 
ã SAP AG 1999 
Cliente 
Sociedad 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
1000 
1000 IDES 
Becker Berlín 
Número de cuenta del cliente 
Una única clave que se utiliza para identificar con 
facilidad al cliente dentro del sistema SAP. 
Procedimiento 
Al crear un registro maestro de cliente, el usuario 
introduce el número de cuenta del cliente o hace que el 
sistema determine el número cuando se ha grabado el 
registro en función del tipo de asignación de números 
que se utilice. 
Ayuda p. aplicación Datos técnicos 
Cliente 
Sociedad 
Nombre de la empresa 
Ciudad 
Moneda 
Entradas 
posibles 
Número restringido a Sin restricción 
LLiissttaa ddee aacciieerrttooss 
Mensaje FD03 iwdf4042 INS
Navegación: Ayuda 
Tecla de Función F1 
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre 
su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación 
que tenga sobre éste. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Navegación: MatchCode 
Búsqueda de datos o posibles entradas: 
Tecla de Función F4 
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una 
entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su 
selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que 
se relacionen con el campo. 
Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda. 
Puede llamar la función 
dando un click sobre el 
Matchcode 
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Funciones del Sistema: Servicios 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Funciones del Sistema: Perfil del Usuario 
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Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos 
Organizativos 
Los elementos 
organizacionales son los 
mecanismos para definir una 
estructura corporativa de una 
compañía dentro del sistema 
SAP para propósitos legales 
y/o relacionados con el 
negocio. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Cada elemento organizacional, 
como el centro, es primero 
definido en la parametrizacion y 
entonces asignado (enlazado) a 
otros elementos 
organizacionales (p.e. Planta a 
Sociedad), de esa manera se 
representa toda la estructura 
corporativa.
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos 
Organizativos 
Es el organismo o entidad cuyo objeto 
esencial es producir bienes y/o prestar 
servicios que satisfagan necesidades de 
una comunidad. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Sociedad FI 
Activos 
xxxxxxx 
xxxxxxx 
______ 
Sociedad FI 
Pasivos 
vvvvvvv 
vvvvvvv 
______ 
Patrimo 
zzzzzzz 
______
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos 
Organizativos 
Agrupaciones dentro de las Compañías 
Representa un Área separada de Operaciones o 
Responsabilidades dentro de una Organización 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
División 
Puede ser compartida entre Compañías o puede ser específica para 
una Compañía en particular 
El más bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de 
Resultados se puede desarrollar
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos 
Organizativos 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
División 
SOCIEDAD FI 
División 
GANT 
División 
DSSA 
División 
FLA
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos 
Organizativos 
Están compuestas de elementos que 
representan la parte legal y las vistas 
organizacionales de una empresa, en 
función de los procesos empresariales, las 
áreas de responsabilidad y los 
requerimientos de informes. Cada módulo 
tiene las propias. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Estructuras Organizativas
Estructuras Organizativas 
Sociedad CP 
Sociedad CO 
Sociedad FI 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
La entidad CP es una unidad organizativa que 
clasifica la empresa desde el punto de vista del 
control de fondos y del control presupuestario. 
La sociedad CO es una unidad organizativa 
que estructura la empresa desde el punto de 
vista de la contabilidad de costos o Controlling. 
Unidad Organizacional para la cual se define un 
Plan de Cuentas, con el propósito de reportar 
tanto interna como externamente los resultados 
de la Empresa y que clasifica la empresa 
conforme a los requerimientos de la legislación. 
Sociedad 
GL
Plan de Cuentas 
Sociedad 
1000 
Sociedad 
2000 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Sociedad 
3000 
Sociedad 
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Plan de cuentas 
Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó 
varias empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada 
sociedad. Este plan de cuentas es el plan de cuentas operativo y se 
usa para las contabilizaciones diarias en esta sociedad
Elementos Organizativos 
Mandante 
Sociedad FI 
Organización de 
Compras 
Centro 
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ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
0002 
SSSA 
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SSSA-Plaguicidas 
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DAPARD 
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Educación 
Mandante 
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GANT 
Gob. de 
Antioquia 
0001 
Gob. de 
Antioquia 
0001 
Gob. de 
Antioquia
Conceptos Ampliados Del Sistema: Datos Maestros 
Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que 
permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. 
Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para 
de esta forma evitar redundancias y para que todas las 
aplicaciones utilicen la misma información. 
Datos maestros 
Ej.: Proveedores 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 
Datos 
generales 
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Conceptos Ampliados Del Sistema: Salida 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes 
Los tipos de reportes disponibles en SAP son: 
 Reportes estándar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos 
(características) para ser seleccionados en la solicitud de reporte. 
Los reportes a través de sistemas de información en las aplicaciones: Análisis estándar desde 
FIS (Finanzas), LIS (Logística), HIS (Recursos Humanos) 
Reportes a través de sistemas de información con bases de datos separadas y herramientas 
para generación flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de información Gerencial) y 
BW (Business Warehouse) 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes (2) 
Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas 
de Información disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como 
Logística, Contabilización, Recursos Humanos). La información detallada de la 
transacción es almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de 
Información para propósitos estadísticos. Los datos de otros sistemas pueden 
también ser ingresados para propósitos estadísticos. 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
Evaluación 
Diligenciar la evaluación del curso/instructor 
ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
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ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT

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  • 1. Curso Básico R/3 ATTITUD INT – 00 Navegación SAP Introducción al sistema R/3 de SAP Febrero de 2006
  • 2. Agenda  Reglas  Metodología  Objetivos del Curso  Que es un ERP ?  Que es significa SAP ?  Estructura  Módulos  Ingreso al sistema  Navegación  Conceptos Ampliados  Evaluación ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 3. Reglas  Apagar el celular  Evitar salir durante el curso  Respetar el horario del curso  Respetar los intervalos  No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación  Tener actitud participativa  Preguntar toda duda por más obvia que sea  Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso  Prestar atención a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas  Prestar atención en el curso  Tener en cuenta el objetivo del mismo ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 4. Metodología ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 1 Introducción 2 Presentación Conceptual 4 Preguntas y Respuestas 3 Demostración En SAP 5 Práctica y Ejercicios 6 Preguntas y Respuestas 7 Evaluaciones 4 Cierre
  • 5. Objetivos del Curso Al final del curso el participante será capaz de:  Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP R/3  Identificar los elementos de una ventana típica  Navegar por el sistema  Personalizar las parametrizaciones del sistema  Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3  Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3  Describir el propósito y definición de los elementos organizacionales, datos maestros y transacciones de SAP ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 6. Que es un ERP ? El termino ERP significa: Planeación Empresarial de Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma. Hoy en día llamado ECC. (ERP Central Component). Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución, contabilidad y recursos humanos, entre otros. Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones a través de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos, incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de decisiones por estar compartiendo información a través de la organización ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 7. Que significa SAP ??? Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.) Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prácticas de negocio a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la información mediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros). A pesar que cada uno maneja funciones específicas, esta totalmente integrado. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 8. Producto R/3 R/3. Sistema que proporciona funcionalidades integradas para apoyar los procesos organizacionales. Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en tres niveles: Presentación (GUI  Graphics User Interface) Aplicación Base de datos Versión del software o Release para Gobernación de Antioquia es MySAP ERP-2005 (ECC6) ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 9. Beneficios cliente/servidor Clientes/Servidor Vista orientada al software Vista orientada al hardware Presentación Aplicación Base de datos SAPGUI ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT ã SAP AG 1999 .. .. .. Accesibilidad .. .. .. Despachador Proceso de trabajo Proceso de trabajo BBDD
  • 10. Sistema Parametrizable ?? ?? ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 11. R/3 base de procesos de negocio ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT MMooddeelloo ddee PPrroocceessooss MMooddeelloo ddee DDaattooss FFII CCOO AAMM HHRR WWFF PPSS IISS QQMM PPMM MMMM PPPP SSDD VViissttaa FFuunncciioonnaall
  • 12. Estructura SD Sales & Distribution MM Materials Human PPrroodduuccttiioonn ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT RR//33 FFII Finance CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr AABBAAPP -- WWEEBB CO Controlling AAMM Fixed Assetts PS Projects OOCC IISS HHRR Resources PPPP QQMM Quality PPMM Maintenance Offimatics Vertical Solutions Libro Mayor Impuestos Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Tesorería – Caja Tesorería – Deuda e inversiones
  • 13. Estructura SD Sales & Distribution MM Materials Human PPrroodduuccttiioonn ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT RR//33 FFII Finance CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr AABBAAPP -- WWEEBB CO Controlling AAMM Fixed Assetts PS Projects OOCC IISS HHRR Resources PPPP QQMM Quality PPMM Maintenance Offimatics Vertical Solutions PS-CD Rentas y IPS Presupuesto
  • 14. Estructura Procesos de Negocios SD Sales & Distribution MM Materials Human PPrroodduuccttiioonn ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Tiempo Real Arquitectura Cliente / servidor Sistemas Abiertos Extensa Funcionalidad Diseñado para soluciones de Industria Multinacional Multimoneda Multilenguaje Multicompañia Internet RR//33 FFII Finance CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr AABBAAPP -- WWEEBB CO Controlling AAMM Fixed Assetts PS Projects OOCC IISS HHRR Resources PPPP QQMM Quality PPMM Maintenance Offimatics Vertical Solutions
  • 15. Alcance Gobernación de Antioquia ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT RR//33 FI Contabilidad CO Costos CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr AABBAAPP -- WWEEBB AM Activos Fijos IS Soluciones Industriales MM Materiales PS-CD Rentas y IPS Presupuesto Libro Mayor Impuestos Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Tesorería – Caja Tesorería – Deuda e inversiones
  • 16. Estructura FI Contabilidad Financiera (FI) El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 17. Estructura Libro Mayor - GL (General Ledger ) Donde se define el Catalogo de cuentas contables. Proporcionar un cuadro general de la contabilidad Administración por partidas abiertas para ciertos procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.) ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT GL General Ledger Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración. Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes (Controlling) Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes versiones de balances y análisis adicionales.
  • 18. Estructura Administra el maestro de proveedores-acreedores El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los datos contables de todos los proveedores. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Cuentas por Pagar - AP AP Cuentas por Pagar Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales – Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con facturas son registradas para cada proveedor. El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL automáticamente en respuesta a estos movimentos. Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control que pueden ser ejecutados.
  • 19. Estructura Administra el maestro de clientes - deudores El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores). ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Cuentas por Cobrar - AR AR Cuentas por Cobrar Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que le efectua registros automáticos en el momento de la facturación . Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimentos.
  • 20. Estructura Administra los datos maestros de bancos Propios. Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Tesorería Gestión de Caja TR-CM Deuda e Inversiones TR-LO TR Tesorería Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería) Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda pública Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales
  • 21. Estructura El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos. En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Activos Fijos - AM AM Activos Fijos Calcula depreciación y amortización Administra y maneja obras en proceso y diferidos Maneja diferentes tipos de valoración Calcula ajuste por inflación
  • 22. Estructura El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Costos - CO CO Costos Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes. En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.
  • 23. Estructura Contiene funciones del sistema de consolidación que se pueden usar para presentación de cuentas externa (establecida por la ley) así como para gestión de informes interna. Considera que existan un plan único de cuentas para las entidades a consolidar ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Consolidación - EC EC Consolida ción Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente: Creación de las unidades organizativas de consolidación, según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema operativo. Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen métodos de transferencia de datos (Uploads) Permite la definición de distintos métodos para trasladar los datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o automáticos
  • 24. Estructura Gestión de Compras Administración de Materiales – MM Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Orden de Recepción Factura Compra Requisición de Compras MM Admon Materiales
  • 25. Estructura La Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar todos los ingresos y gastos a través de una dirección presupuestal (Datos maestros). Permite controlar los futuros movimientos de recursos de acuerdo con el presupuesto disponible y prevenir excesos en el presupuesto, tanto en el presupuesto de comprometido como en el presupuesto de Caja (PAC) ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Control Presupuestario - IPS IPS Control Presupue stario Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y traslados En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de Entidad de Control Presupuestario Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al del cierre Financiero-contable Esta integrado con todos los módulos del sistema
  • 26. Estructura Controla el maestro de la cuenta única del ciudadano (Contribuyente) o interlocutor comercial. Controla y gestiona las operaciones de facturación y recaudos de los contribuyentes a través de cuentas contrato, las cuales permiten actualizar la información contable. Ej. impuesto de predial, registro, etc. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Ingresos - Rentas - PS-CD PS CD Rentas Actualiza el modulo financiero por medio de claves de reclasificación
  • 27. Pl a n d e Estructura ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Cu e nt a s Pr e s u t p o u e s C u e n t a s x Pagar A c t i v o s Fi jos Rentas Comp r a s Cu e n t a s ratac i Cont ón X Cob ra r T e s o r e r í a Co s t o s Contabilidad
  • 28. Navegación: Ingreso al Sistema Hacer doble click en el icono de SAP logon • Aparecerá la pantalla de ingreso a SAP ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 29. Navegación: Ingreso al Sistema El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya seleccionado en el momento de entrar al sistema. En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos. Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3 Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 30. Ambiente de SAP DES QAS PRD  DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones)  QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales  PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 31. Navegación: Ingreso al Sistema Ingrese el mandante Ingrese el usuario Ingresar password. Por seguridad, se mostraran asteriscos Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Español) Si es la primera vez que ingresa el sistema le pedirá que cambie la clave. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Reglas para crear la contraseña: 1. Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8 2. Pueden utilizarse letras y/o números; también son válidos los signos de puntuación 3. No debe iniciar con signos de admiración, signos de interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres idénticos. 4. No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario <ENTER>
  • 32. Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el sistema le muestra este mensaje en donde usted recibe la información de cuando se ingresó y debe seleccionar la acción a seguir. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 33. Navegación: Salir del Sistema  Por barra de menú desde cualquier pantalla: Sistema>Salir del sistema  Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione SI ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 34. Navegación ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 35. Barra de Títulos ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Encabezad o de la Pantalla Cuerpo de la Pantalla Barra de Menú Barra de Herramientas Imagen Barra de Estado Menú Navegación
  • 36. Navegación: Barra de Estado Sistema de Mensajes ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 37. Navegación: Barra de Estado ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Sistema de Información
  • 38. Navegación: Iconos Básicos En R/3 las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre Iconos. A continuación se da una breve descripción de algunos íconos básicos que le ayudarán en su interacción con el sistema. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 39. [ENTER] [Ctrl+S] [F3] [Shift F3] [F12] [Ctrl+P] [Ctrl+F] [Ctrl+G] Enter Grabar Pantalla Anterior Pantalla Inicial Cancelar Imprimir Buscar Continuar Búsqueda ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Primera Hoja Hoja Anterior Hoja Siguiente Ultima Hoja Crear Modo Ayuda Navegación: Iconos Básicos
  • 40. Navegación Selección de menú Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el usuario. Menú SAP: Estándar del sistema. Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar el Menú SAP. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 41. Transacciones empresariales Transacciones empresariales ã SAP AG 1999 11 El usuario ha accedido ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT online con el sistema a la transacción Pantalla de resultado de la transacción 44 22 Duda SQL Transferir y editar una 33 cantidad resultante Relacional Base de datos Aplicación Componente ABAP Dictionary
  • 42. Conceptos Ampliados Del Sistema: Transacciones Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea posible, los datos maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables deben ser ingresados. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 43. Navegación Como seleccionar tareas Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de transacción. Usted puede acceder a ellas: Vía Campo Comando: Digitar el código de la transacción. Vía Menú: Navegar hasta llegar a la transacción requerida. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 44. Navegación Modos o Sesiones ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 45. Navegación: Múltiples Modos ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Máximo 6: Tenga en cuenta que el rendimiento del sistema disminuye a mayor número de modos abiertos. Para crear un modo: 1. Desde el menú: Sistema> Crear Modo 2. Por medio del botón
  • 46. Navegación /n Cierra la transacción en la que se está trabajando. /o Crea un nuevo modo. /i Cierra el modo en el que se está trabajando. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 47. Navegación Favoritos Insertar carpeta para organizar submenus. Insertar transacción: si conoce el código. Si no la conoce ubicarse en la transacción en el Menú SAP y dar click sobre el ícono Para borrar ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 48. Navegación Configuración Personalizada ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 49. Navegación: Ayuda Campo Ayuda: F1, F4 Cliente de visualización: Imagen inicial CClliieennttee ddee vviissuuaalliizzaacciióónn:: IImmaaggeenn iinniicciiaall Cliente de visualización: Imagen inicial F1 F4 Intervalo Restringido de Valores Ayuda - Cliente de visualización: Imagen inicial Restricciones ã SAP AG 1999 Cliente Sociedad ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 1000 1000 IDES Becker Berlín Número de cuenta del cliente Una única clave que se utiliza para identificar con facilidad al cliente dentro del sistema SAP. Procedimiento Al crear un registro maestro de cliente, el usuario introduce el número de cuenta del cliente o hace que el sistema determine el número cuando se ha grabado el registro en función del tipo de asignación de números que se utilice. Ayuda p. aplicación Datos técnicos Cliente Sociedad Nombre de la empresa Ciudad Moneda Entradas posibles Número restringido a Sin restricción LLiissttaa ddee aacciieerrttooss Mensaje FD03 iwdf4042 INS
  • 50. Navegación: Ayuda Tecla de Función F1 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga sobre éste. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 51. Navegación: MatchCode Búsqueda de datos o posibles entradas: Tecla de Función F4 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el campo. Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda. Puede llamar la función dando un click sobre el Matchcode ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 52. Funciones del Sistema: Servicios ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 53. Funciones del Sistema: Perfil del Usuario ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 54. Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos Los elementos organizacionales son los mecanismos para definir una estructura corporativa de una compañía dentro del sistema SAP para propósitos legales y/o relacionados con el negocio. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Cada elemento organizacional, como el centro, es primero definido en la parametrizacion y entonces asignado (enlazado) a otros elementos organizacionales (p.e. Planta a Sociedad), de esa manera se representa toda la estructura corporativa.
  • 55. Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos Es el organismo o entidad cuyo objeto esencial es producir bienes y/o prestar servicios que satisfagan necesidades de una comunidad. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Sociedad FI Activos xxxxxxx xxxxxxx ______ Sociedad FI Pasivos vvvvvvv vvvvvvv ______ Patrimo zzzzzzz ______
  • 56. Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos Agrupaciones dentro de las Compañías Representa un Área separada de Operaciones o Responsabilidades dentro de una Organización ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT División Puede ser compartida entre Compañías o puede ser específica para una Compañía en particular El más bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de Resultados se puede desarrollar
  • 57. Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT División SOCIEDAD FI División GANT División DSSA División FLA
  • 58. Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos Están compuestas de elementos que representan la parte legal y las vistas organizacionales de una empresa, en función de los procesos empresariales, las áreas de responsabilidad y los requerimientos de informes. Cada módulo tiene las propias. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Estructuras Organizativas
  • 59. Estructuras Organizativas Sociedad CP Sociedad CO Sociedad FI ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT La entidad CP es una unidad organizativa que clasifica la empresa desde el punto de vista del control de fondos y del control presupuestario. La sociedad CO es una unidad organizativa que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad de costos o Controlling. Unidad Organizacional para la cual se define un Plan de Cuentas, con el propósito de reportar tanto interna como externamente los resultados de la Empresa y que clasifica la empresa conforme a los requerimientos de la legislación. Sociedad GL
  • 60. Plan de Cuentas Sociedad 1000 Sociedad 2000 ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Sociedad 3000 Sociedad 4000 Plan de cuentas Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó varias empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada sociedad. Este plan de cuentas es el plan de cuentas operativo y se usa para las contabilizaciones diarias en esta sociedad
  • 61. Elementos Organizativos Mandante Sociedad FI Organización de Compras Centro Almacén 0001 Imprenta ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT 0002 SSSA 0003 SSSA-Plaguicidas 0004 DAPARD 0005 Educación Mandante Productivo GANT Gob. de Antioquia 0001 Gob. de Antioquia 0001 Gob. de Antioquia
  • 62. Conceptos Ampliados Del Sistema: Datos Maestros Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información. Datos maestros Ej.: Proveedores ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Datos generales Datos contabilidad Datos compras Vistas
  • 63. Conceptos Ampliados Del Sistema: Salida ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 64. Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes Los tipos de reportes disponibles en SAP son:  Reportes estándar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos (características) para ser seleccionados en la solicitud de reporte. Los reportes a través de sistemas de información en las aplicaciones: Análisis estándar desde FIS (Finanzas), LIS (Logística), HIS (Recursos Humanos) Reportes a través de sistemas de información con bases de datos separadas y herramientas para generación flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de información Gerencial) y BW (Business Warehouse) ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 65. Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes (2) Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas de Información disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como Logística, Contabilización, Recursos Humanos). La información detallada de la transacción es almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de Información para propósitos estadísticos. Los datos de otros sistemas pueden también ser ingresados para propósitos estadísticos. ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 66. Evaluación Diligenciar la evaluación del curso/instructor ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT
  • 67. Muchas gracias por su atención!!! ã SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT

Hinweis der Redaktion

  1. La arquitectura del sistema R/3 le permite separar la aplicación de la presentación y la base de datos. Esto es un requisito para la distribución de carga en distintos servidores de aplicaciones de configuraciones cliente/servidor. Por tanto, el sistema se puede distribuir, en términos de hardware, en tres niveles diferentes. Esta arquitectura significa que el servicio host instalado se puede ajustar sin problemas (accesibilidad), especialmente donde los perfiles de caga se han modificado como resultado del aumento del número de usuarios o porque se han utilizado los componentes adicionales. La accesibilidad del sistema R/3 le proporciona flexibilidad al seleccionar hardware y software. Ejemplos de accesibilidad del sistema R/3: Fábrica de cerveza - 20 usuarios Pequeña empresa de Telecomunicaciones - 415 usuarios Gran empresa de Software - 2000 usuarios Empresa de carburantes - 2500 usuarios Gran empresa de ingeniería - 3200 usuarios Gran empresa de telecomunicaciones - 5800 usuarios
  2. Como medida de protección, se necesita una clave de acceso para entrar al sistema. Mientras escriba la clave de acceso, sólo verá asteriscos. Los sistemas SAP están disponibles en diferentes idiomas. A través del campo de entrada Idioma puede seleccionar el idioma de trabajo para cada modo. El sistema tiene grabados varios tipos de acceso que empiezan por Release 4.6. Esto responde a razones tanto de seguridad como de licencia. Si un mismo usuario intenta entrar en el sistema dos o más veces, aparece un mensaje de advertencia. Este mensaje ofrece tres opciones: Continuar con la entrada al sistema actual y cerrar todas la entradas al sistema restantes. Continuar con la entrada al sistema actual sin cerrar ninguna otra entrada (grabada en el sistema) Cerrar la entrada al sistema actual
  3. Campo de comandos: puede utilizar el campo de comandos para ir directamente a aplicaciones introduciendo el código de transacción. El código de transacción se puede hallar tanto en el árbol de menús de SAP Easy Access (véase la siguiente presentación) como en la correspondiente aplicación situada en Sistema® Status. Barra de menús: la aplicación en la que esté trabajando, aparecerán aquí unos menús u otros. Estos menús contienen opciones de menú en cascada. Barra de herramientas: los iconos en la barra de funciones del sistema aparecen en todas las pantallas del Sistema R/3. Cualquier icono que no se pueda utilizar en una determinada pantalla aparece sombreado. Si mantiene el cursor sobre un icono, aparecerá un pequeño indicador con el nombre (o la función) del icono. Asimismo, también verá la correspondiente tecla de función. La barra de pulsadores muestra qué funciones puede utilizar en la aplicación en la que se encuentra. Barra de título: la barra de título le muestra la posición y actividad actual en el sistema. Casillas de selección: las casillas de selección le permiten seleccionar simultáneamente diferentes opciones dentro de un grupo. Botones de selección: los botones de selección sólo le permiten seleccionar una opción. Barra de estado : la barra de status muestra información sobre el status del sistema actual, por ejemplo, sobre mensajes de advertencia y de error. Una ficha ofrece un resumen más claro de las diversas pantallas de información. Opciones: en este menú se puede configurar el tamaño de fuente, los colores de la lista, etc.
  4. Existen varias formas de seleccionar las funciones del sistema: A través del ratón, seleccionando: Opciones de menú Favoritos Otras opciones de la estructura de árbol (control de árbol) A través del teclado (ALT + la letra subrayada de la opción de menú correspondiente). Introduciendo un código de transacción en el campo de comandos: Existe un código de transacción (Código T) para cada función del Sistema R/3 (no para cada pantalla). Puede acceder al código de transacción asignado desde cualquier pantalla del Sistema R/3. Puede hallar el código de transacción correspondiente a la función en la que está trabajando en la opción Status del menú Sistema. Por ejemplo, para visualizar los datos maestros de la contabilidad de deudores, introduzca “/n” y el código de transacción correspondiente (en este caso, “/nfd03”). Otras posibles entradas: “/n” cierra la transacción en la que se trabaja. “/i” cierra el modo en el que está trabajando.“/osm04” crea un nuevo modo y pasa a la transacción especificada (SM04). Asimismo, puede utilizar el teclado para ir al campo de comandos. Utilice la combinación de teclas CTRL + TAB para que el cursor se mueva de un grupo de campos (de entrada) a otro. Utilice la tecla TAB para moverse por los campos de un grupo.
  5. Una transacción R/3 es una secuencia de pasos de diálogo que son consistentes en un contexto empresarial y que van juntos lógicamente. Al ejecutar una transacción R/3 todos los pasos de diálogo individuales se llevan a cabo y los datos registrados en la transacción se actualizan en la base de datos. Desde el punto de vista de la base de datos, esto es una conversión de un estado consistente al siguiente. Después de que un usuario acceda a la transacción, el sistema R/3 realiza una consulta desde el nivel de aplicación al nivel de base de datos. La consulta se realiza en SQL (Structured Query Language), el lenguaje que es compatible con la mayoría de sistemas de bases de datos. El alcance de SQL permite utilizar la funcionalidad completa del sistema de base de datos, también todas las ampliaciones específicas de proveedor El ABAP (Advance Business Application Programming language) Dictionary contiene las definiciones de campo que están definidas en el sistema estándar SAP. En online, el sistema utiliza la definición de campos de tabla en el ABAP Dictionary para verificar el formato de las entradas de campo del usuario. La verificación a nivel de aplicación de R/3 garantiza la consistencia de datos antes de que los datos se transfieran a la base de datos. Todos los datos y programas en el sistema SAP R/3 se almacenan en la base de datos.
  6. Utilice el comando de ayuda F1 sobre campos, menús, funciones y mensajes. El comando F1 también facilita información técnica sobre el correspondiente campo como, por ejemplo, el parámetro ID, que puede utilizar para asignar valores al campo de usuario. Utilice el comando F4 para obtener información sobre los valores que puede introducir. Asimismo, puede acceder al comando de ayuda F4 a través del pulsador que se encuentra inmediatamente a la derecha del campo en cuestión. Si los campos de entrada están marcados con un pequeño icono que contiene una marca de verificación, sólo puede continuar en esa aplicación introduciendo un valor permitido. Puede añadir un indicador en muchos campos para convertirlos en campos de entrada obligatorios o en campos de entrada opcionales. Asimismo, puede ocultar campos a través de las variantes de pantalla o de transacción o parametrización (Customizing).
  7. El Sistema R/3 proporciona ayuda online muy completa. Puede visualizar la ayuda desde cualquier pantalla del sistema. Siempre puede solicitar ayuda a través del menú Ayuda o el icono correspondiente. El menú Ayuda contiene las siguientes opciones: Ayuda p. aplicación: muestra una ayuda muy completa en la aplicación en la que se trabaja. Seleccionando esta opción de menú en la imagen inicial le resultará más fácil introducirse en el Sistema R/3. SAP Biblioteca: en esta biblioteca se puede encontrar documentación online. Glosario: le permite buscar definiciones de términos. Infos de release: muestra notas que describen modificaciones funcionales que tienen lugar entre releases de R/3. SAPNet: le permite entrar en SAPNet. Respuesta: le permite enviar un mensaje a Front end R/3 de SAPNet, un sistema de servicio de SAP. Opciones: le permite seleccionar opciones para la ayuda.
  8. El menú Sistema contiene opciones como las siguientes: Crear/Borrar modo: le permite crear y borrar modos. Puede trabajar con un máximo de 6 modos simultáneamente. Perfil de usuario: aquí puede introducir opciones propias del usuario. Servicios: le lleva a importantes funciones de servicios (véase más abajo). Lista: contiene funciones de lista importantes, como buscar strings, grabar archivos de PC, imprimir, etc. Status: le permite visualizar datos importantes del sistema y del usuario. Salir del sistema: cierra el modo SAP R/3 con un mensaje de confirmación. El menú Sistema ® Servicios contiene, entre otras, las siguientes opciones: Reporting: inicia los programas (programas ABAP). Control de salida: aquí gestiona las solicitudes de impresión propias del usuario. Actualización de tablas: a través de esta opción, usted puede tratar tablas y vistas. Batch input: administra los modos de batch input y la transferencia de datos. Jobs: a través de esta opción, puede gestionar los jobs que se procesan en batch. Servicio SAP: le permite entrar en el Front end de SAPNet R/3.
  9. A través de la opción de menú Sistema® Valores prefijados® Datos propios, puede configurar su propio perfil personal. Puede elegir entre las fichas Dirección, Valores fijos y Parámetros. Dirección:aquí puede crear y actualizar datos personales como, por ejemplo el nombre, la función, el número de habitación, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, etc. Valores fijos:entre los valores fijos, hallamos el formato de visualización de fecha, el formato de las notación decimal, la impresora por defecto, el idioma de trabajo, etc. Parámetros:aquí puede asignar entradas a los campos que más utilice. Esta opción sólo es válida en los campos de entrada a los que se les ha asignado un ID de parámetro.Procedimiento para encontrar el ID de parámetro de un campo: vaya al campode entrada al que desea asignar un valor. Seleccione el comando F1 y, acto seguido,el pulsador “Datos técnicos”. Esta operación abre una ventana que muestra el ID de parámetro correspondiente (si es que se ha asignado uno al campo) en la sección “Datos de campo”. El menú Valores prefijados contiene, entre otras, las siguientes opciones: Retener datos, en los campos de una aplicación durante el modo de usuario. Cuando vuelva a Fijar datos, Borrar datos. A través de Retener datos, usted puede guardar los datos que haya introducido. Cuando vuelva a llamar la aplicación, puede sobrescribir estos valores. Una vez haya elegido la opción Fijar datos, ya no puede sobrescribir estos valores y tiene que utilizar la opción Borrar datos para introducir valores distintos.