Das Intranet Performance Cockpit

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Das Intranet Performance Cockpit

  1. 1. November 2016 Steuerung und Bewertung von Social Intranets DAS INTRANET PERFORMANCE COCKPIT
  2. 2. SOCIAL INTRANETS: RAUM UND STRUKTUR FÜR KOMMUNIKATION & KOLLABORATION 2 • Top-Down-Kommunikation • Nachrichtenkanal • Statisch/Dokumentenzentriert • Abteilungsporträts • Linksammlungen • ... • Themenabonnements • Aktivitätenstrom/Newsfeed • Personalisierung • Virtuelle Projekt- und Teamräume • Persönliche Nutzerprofile • ...
  3. 3. DER MOMENT DER WAHRHEIT ... 3 Aber was bringt das unserem Unternehmen ganz genau?! Herzlichen Glückwunsch, es ist toll geworden! Unser neues Intranet ist live gegangen!
  4. 4. DEN WERTBEITRAG DES SOCIAL INTRANETS SICHTBAR MACHEN 4 Kernfragen des Managements beantworten – mit dem Intranet Performance Cockpit • „Wie stark wird das Intranet genutzt? Für was?“ • „Worin liegt der Nutzen für unser Unternehmen?“ • „Wie hilft uns das Intranet, unsere strategischen Ziele zu erreichen?“
  5. 5. 5 PROJEKTABLAUF IM ÜBERBLICK I. (optional) Analysephase und Interviews mit ausgewählten Stakeholdern II. Workshop zur Steuerung und Bewertung des Social Intranets inkl. Zielableitung und Identifizierung der Werttreiber III. Entwicklung der Scorecard IV. Daten-Erhebung und Auswertung, grafische Aufbereitung (Cockpit) und Kommentierung/Management Summary à Fortlaufende Weiterentwicklung/Optimierung des Social Intranets
  6. 6. I. (OPTIONAL) ANALYSEPHASE UND INTERVIEWS MIT AUSGEWÄHLTEN STAKEHOLDERN 6 Sichtung und Auswertung von Strategiedokumenten und Konzepten für die interne Kommunikation Vertrauliche und anonymisierte Aufbereitung der Ergebnisse für den Workshop zur Steuerung und Bewertung des Social Intranets 8-12 strukturierte Einzelgespräche als Leitfaden-Interviews (persönlich oder telefonisch) Einschätzungen von Status bzw. Zielen des Social Intranets Abgleich mit Erwartungen und Einschätzungen aus anderen Unternehmen
  7. 7. II. WORKSHOP ZUR STEUERUNG UND BEWERTUNG EINES SOCIAL INTRANETS 7 Intranet-Zielbild und Projektrahmen Intranet-Aktivitäten: Bestandsaufnahme und Analyse Bezug zu Zielen des Managements Entwicklung von Wirkungs- und Leistungszielen des Intranets sowie von Messgrößen (Long List) Auswahl von Erhebungsformaten für Messgrößen der Intranet-Scorecard 1 2 3 4 5 Beispielhafte Workshop-Agenda
  8. 8. II. GENERISCHE WERTTREIBER VON SOCIAL INTRANETS 8 Kenntnis der Vorteile und Funktionsweise des Social Intranets Output Gute Usability des Social Intranets Gute Aktualität und Qualität von Inhalten Gute Reichweite des Social Intranets Outflow Verbesserung der Qualität Steigerung der Effizienz Steigerung von Innovationsstärke und Wettbewerbsfähigkeit Strategieunterstützung und Veränderungsbereitschaft Wirtschaftlicher Einsatz von finanziellen und personellen RessourcenInput Outcome Hohe Bereitschaft zu Kooperation und Wissensaustausch Offene Feedback-Kultur Führungskräfte unterstützen Social Collaboration Mitarbeiter erkennen Nutzen für eigene Arbeit Wertschätzung von Engagement im Social Intranet
  9. 9. III. INHALTE UND OPTIONEN ZUR GESTALTUNG EINER SCORECARD 9 Inhalt Beschreibung Kommunikationsziel Aus den Unternehmenszielen abgeleitetes Ziel der Unternehmenskommunikation Funktion Verantwortung für die Erreichung des Kommunikationsziels Wirkungsstufe Wirkungsstufe, auf der das Kommunikationsziel zu verorten ist Messgröße Formel zur Berechnung der Kennzahl Messeinheit Einheit, mit der die Messgröße angezeigt wird (z. B. %) Erhebungsmethode (Empirische) Methode, mit der die Messgröße erhoben wird Erhebungsfrequenz Frequenz, mit der die Messgröße zu erheben ist Anspruchsgruppe(n) Stakeholdergruppe(n), auf die sich das Kommunikationsziel bezieht Ist-Wert(e) Ergebnis der Erhebung, tatsächlicher Wert der Kennzahl Soll-Wert Angestrebter Wert der Kennzahl Durchschnitts-Wert Durchschnitt der Ist-Werte in einem definierten Zeitraum Abweichung/Status Differenz zwischen Ist- und Soll-Wert (ggf. mit einem Status hinterlegt) Trend Entwicklung des Ist-Werts im Vergleich zur letzten Erhebungsperiode Mit Beitrag von Prof. Dr. Ansgar Zerfaß und Dr. Jan Sass zur Communication Scorecard
  10. 10. III. SCORECARD FÜR EIN SOCIAL INTRANET 10 Scorecard Social Intranet (Muster) Kommunikationsziel Messgröße Ist Soll Trend Vgl. 2015 Q1 Q2 Q3 Q4 Kommentare Wirkungsziele Unterstützung der Veränderungsbereitschaft Top 2-Boxes (Befragung) … … … Höherer Wissenstransfer Intensität des von Dialog/Austausch … … … Erkennen des Nutzens für eigene Arbeit Top 2-Boxes (Befragung) (…) … … … Leistungsziele Hohe Nutzungsintensität Zugriffe, Kommentare … … … Gute Usability Top 2-Boxes (Befragung) … … … Hohe Funktionalität Nutzungstiefe (…)
  11. 11. IV. DATEN-ERHEBUNG UND AUSWERTUNG 11 Umfassende Datenbasis/ Analyse- Grundlage System-Statistiken Nutzergenerierte, anonymisierte Daten Nutzer-Befragungen/ Pulse-Checks
  12. 12. IV. COCKPIT-DARSTELLUNG FÜR SOCIAL INTRANET-ZIELE I 12 50% 60% 70% 45% 66% Kategorie Kategorie Kategorie Kategorie Kategorie 50% 60% 70% Kategorie Kategorie Kategorie 50% 60% 70% Kategorie Kategorie Kategorie 50% 60% 70% Kategorie Kategorie Kategorie • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. • Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. • At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren. Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Rezeption strategischer ThemenUsability Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam Reichweite Qualität der Inhalte VeränderungsbereitschaftNutzen für die eigene Arbeit Wissenstransfer Feedbackkultur LeistungszieleWirkungsziele 1,221,22 1,221,22 InnovationsstärkeEffizienz
  13. 13. IV. COCKPIT-DARSTELLUNG FÜR SOCIAL INTRANET-ZIELE II 13 35% 25% 20% 20% Verbessert Leistung sehr Verbessert Leistung Verschlechtert Leistung Verschlechtert Leistung sehr 55% 10% 20% 15% Sehr glaubwürdig Glaubwürdig Unglaubwürdig Sehr unglaubwürdig 0,82 0,77 0,87 0,73 -2 -1 0 1 2 Q1 Q2 Q3 Q4 Strategieunterstützung: Strategische Bereitschaft | Glaubwürdigkeit Innovationsstärke: Veränderungsbereitschaft | Feedbackkultur Usability | Reichweite | Qualität der Inhalte 64% 61% FY 2014 FY 2015 -3%- pts. Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr 0,53 0,27 0,42 0,43 -2 -1 0 1 2 Q1 Q2 Q3 Q464% 36% Passive Nutzer Aktive Nutzer Effizienz: Nutzen für die eigene Arbeit | Wissenstransfer Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr 85 110 90 85 120 80 90 70 0 100 200 300 Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 256 135 132 203 89 112 205 0 100 200 300 Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014 1,22 Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr 1,22 1,22 85 110 90 85 0 100 200 300 Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014
  14. 14. WIR BIETEN IHNEN EINE PASSGENAUE LÖSUNG AUS EINER HAND 14 Deutschlands einzige reine Full-Service Intranet Agentur Auf Kommunikationsmanagement spezialisierte Unternehmensberatung • Konzeption und Beratung bei der Auswahl von Zielen und Messgrößen • Erfassung und Erhebung der relevanten Daten • Auswertung und Aufbereitung der Daten in Social Intranet-Scorecard und Cockpit • Kommentierung und Handlungsempfehlungen Unser Leistungsangebot Mission Wir unterstützen Unternehmen dabei, die Effizienz und die Effektivität ihrer Unternehmens-kommunikation zu verbessern. Leistungsspektrum • Strategie & Positionierung: Kommunikation strategisch ausrichten und steuerbar machen • Organisation & Prozesse: Strukturen optimieren, Qualität verbessern • Controlling & Reporting: Kommunikation steuern und bewerten Mission Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Arbeits- und Kommunikationslandschaft in die digitale Welt zu transformieren. Leistungsspektrum • Strategie und Informationsarchitektur: Den Bauplan für das Intranet ausarbeiten • Technische Umsetzung: SharePoint, Coyo, Just, Bitrix, IBM, Interact, Staffbase – schlüsselfertige Intranets • Kommunikationsmanagement: Einführung, Verankerung, dauerhafte Nutzerakzeptanz
  15. 15. KOMPETENZ IM KOMMUNIKATIONS-CONTROLLING MIT SPEZIALISIERTEM KNOW-HOW BEI SOCIAL INTRANETS 15 • Langjährige Praxiserfahrung • Ausgeprägte Expertise in Kommunikationsmanagement und Social Intranets • Direkte Projekteinbindung der Partner • Pragmatische, flexible Arbeitsweise • Hohes Qualitätsbewusstsein • Effiziente Abstimmungsprozesse Unser Versprechen Dr. Jan Sass ist Partner von LAUTENBACH SASS. Seine Beratungsschwerpunkte sind die strategische Ausrichtung der Unternehmenskommunikation und die Optimierung von Strukturen und Prozessen in der Kommunikationsfunktion. Außerdem unterstützt er Konzerne und öffentliche Organisationen bei der Einführung von Steuerungslösungen für die Unternehmenskommunikation. Sass ist Ko-Leiter des DPRG Arbeitskreises „Kommunikations- steuerung und Wertschöpfung“. Er hat zahlreiche Fachbeiträge zum Thema Kommunikationsmanagement veröffentlicht und zuletzt mit Prof. Dr. Lothar Rolke den Sammelband „Kommunikationssteuerung. Wie Unternehmens- kommunikation in der digitalen Gesellschaft ihre Ziele erreicht“ veröffentlicht (de Gruyter 2016). Vor der Gründung von LAUTENBACH SASS war Sass Partner bei Kohtes Klewes (heute Ketchum Pleon) Lutz Hirsch ist Executive Partner bei HIRSCHTEC und seit 1996 in der IT- und Internetbranche aktiv. Nach Stationen bei d.d. synergy (Bereichsleiter Intranet/Groupware) und der IBM Global Services (Principal Consultant) gründete er 2003 die Firma HIRSCHTEC, die heute über 45 Mitarbeiter hat. Oliver Chaudhuri ist Principal Consultant Kommunikation von HIRSCHTEC. Er unterstützt Unternehmen dabei, Schwellen auf dem Weg zum Social Workplace durch Kommunikation zu überwinden und den kulturellen Wandel gemeinsam mit den Mitarbeitern erfolgreich zu gestalten.
  16. 16. www.HIRSCHTEC.EUwww.lautenbachsass.de WIR FREUEN UNS AUF DIE ZUSAMMENARBEIT! Dr. Jan Sass sass@lautenbachsass.de +49 (069) 257 82 65 10 Lutz Hirsch l.hirsch@hirschtec.eu +49 173 54 44 707 Oliver Chaudhuri o.chaudhuri@hirschtec.eu +49 160 99 79 62 19

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