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ATLAS
de Gestión de Proyectos
ATLAS Project Management




                     ATLAS
de Gestión de Proyectos




    Activity Project Management Services
                    Madrid, Enero 2007
                            Versión: 3.0
ATLAS Project Management

PRÓLOGO

La primera edición de ATLAS se realizó en 1996. El objetivo de      Razonamiento para continuar el desarrollo
esta primera edición era crear un marco de referencia común y       del ATLAS
claro sobre el trabajo por proyectos. Desde entonces, ATLAS se
ha utilizado con frecuencia tanto para formación interna y exter-   ATLAS es un documento vivo y dinámico. De ahí que sólo
na, como material de estudio personal y en clientes que no dis-     pueda seguir desarrollándose si en Activity se mantiene el
ponían de una metodología propia de gestión de proyectos.           diálogo sobre la especialidad de Gestión de proyectos.

Gracias a estas aplicaciones prácticas se han incorporado           Hay motivos suficientes para ello, de hecho, la especialidad
muchas sugerencias útiles al mismo. Por lo tanto, ahora es          de Gestión de proyectos está en constante desarrollo. Por lo
el momento de realizar una nueva edición. ATLAS ofrece una          tanto, se pueden señalar una serie de cambios sociales y
metodología de aplicación general para la ejecución de pro-         económicos:
yectos. En esta nueva edición hemos prestado especial
atención al desarrollo y puesta a disposición de herramien-             La aceleración de muchos cambios requiere una reac-
tas prácticas de gestión de proyectos.                              ción más rápida en las organizaciones para conseguir la
                                                                    reducción de los plazos en muchos campos.
ATLAS no es la única metodología existente y tampoco                    Por el carácter dinámico de muchos cambios se hace
pretendemos desarrollar la mejor metodología. Lo que sí             indispensable una dirección fuerte en la ejecución de los
perseguimos es proporcionar herramientas prácticas a los            proyectos, centrándonos por ello en un objetivo móvil.
gestores de proyectos, que permitan controlar mejor el                  Desde el punto de vista económico, muchos de estos
complejo campo de trabajo de la gestión de proyectos.               cambios obligan a reducir los plazos de recuperación de la
ATLAS también es utilizado para recopilar y poner en                inversión.
común nuevos conocimientos.                                             El incremento de la competencia y los cambios en la
                                                                    distribución de bienes y servicios. Por ejemplo, seguros en
Este documento incluye los siguientes elementos:                    los supermercados, alimentos en las gasolineras, libros a
                                                                    través de Internet, etc.
    La metodología de ATLAS y sus herramientas.                         Los cambios en la sociedad, tanto en las normas y
    Información acerca de The Project Management Body of            valores, como en la flexibilización y escasez en el mercado
Knowledge-PMBOK® (la versión americana).                            laboral, influyen en las relaciones y en la forma de colabo-
    Una breve descripción de la aplicación de las metodolo-         rar en las organizaciones. Por ejemplo, la continuidad de
gías de gestión de proyectos en general y de Prince 2 en            las personas involucradas en los proyectos.
particular.



                                                                                                                                   5
El mundo se convierte, cada vez más, en un único terre-
    no de juego. Así, debido a la existencia de mayores posibi-
    lidades de comunicación y distribución, tanto los clientes
    como los proveedores desarrollan todo tipo de actividades
    fuera de su región.
        Los cambios en el ámbito de la gestión de proyectos
    parecen seguir, en gran medida, los cambios anteriormen-
    te descritos.                                                 No cabe duda de que la gestión de proyectos es una espe-
        Existe un gran interés por los medios de control más      cialidad amplia y dinámica. Afortunadamente, el método es
    avanzados, como son las herramientas de planificación para    sólo una parte de la gestión y al final, el núcleo es el ges-
    proyectos múltiples, añadiéndose regularmente nuevos pro-     tor de proyectos que conoce los métodos y los aplica con
    veedores.                                                     razonamiento y sensibilidad. Para ello debe, en primer
        Estas herramientas de apoyo se adaptan cada vez           lugar, conocerse a si mismo.
    mejor a las organizaciones que son más virtuales, de este
    modo, los equipos de proyectos virtuales pueden recibir un
    mayor soporte.
        Se demuestra que la gestión de proyectos además de
    tener aspectos muy técnicos presenta "soft skills", siendo
    éstas últimas, en ocasiones, decisivas.




                                                                                                             Redacción ATLAS,
                                                                                                                   Jan Nederlof
                                                                                                                Henk van Soest
                                                                                                             Hans van Leeuwen
                                                                                                           Ronald van Domburg
                                                                                                               Linda Palmehag




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ATLAS Project Management

CONTENIDO


INTRODUCCIÓN                                  9
BIBLIOGRAFÍA                                  10



PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS               11
EVALUACIÓN DE PROBLEMAS                       12
DEFINICIÓN DEL RESULTADO                      13
ANÁLISIS DE RIESGOS GLOBAL                    15
DIVISIÓN EN FASES                             16
DESCOMPOSICIÓN                                19
ORGANIZACIÓN                                  21
HITOS                                         22
PRESUPUESTAR                                  24
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN                     28
GESTIÓN DE CALIDAD                            30
GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO   32
CONTROL DE RIESGOS                            33
APROBACIÓN                                    35
PLANIFICACIÓN DETALLADA                       36
MEDIR Y EVALUAR EL AVANCE                     37
GESTIONAR PROGRESO                            38
ENTREGAR                                      39
TRANSFERENCIA                                 40
EVALUACIÓN                                    41
CIERRE                                        42
INTRODUCCIÓN AL PROJECT MANAGEMENT
BODY OF KNOWLEDGE                             43
INTRODUCCIÓN A PRINCE 2 Y PLANTILLAS PRINCE   44


ÍNDICE HERRAMIENTAS & PLANTILLAS / CD         47



                                                                         7
ATLAS Project Management

INTRODUCCIÓN                                                  Por este motivo, ATLAS va dirigido tanto a los gestores
                                                              principiantes de proyecto como a los gestores más experi-
Activity y ATLAS                                              mentados, así como al personal de apoyo de los proyectos,
                                                              gestores de cuentas, administradores y personal auxiliar.
Activity (APMS) es una organización radicada en España        Cuando en Activity nos referimos a conceptos como el
desde finales del año 2000. En un principio formó parte       cómo o el por qué, es conveniente saber utilizar de mane-
de Activity Holanda (desde 1997), que a su vez es parte       ra esquemática las definiciones y los conceptos, y para ello
de la empresa multinacional Imtech. Es una organización       el punto de partida es ATLAS.
que ha registrado un rápido crecimiento y consolidación,
después de unos años de cambios en el mercado. En la              ATLAS a nivel externo: Apoyo o metodología
actualidad trabajan unos veinticinco profesionales, cada
uno de ellos con una experiencia previa única. En un          El proceso de gestión de proyectos en que se basa ATLAS
futuro próximo, las expectativas siguen siendo de creci-      es un método probado de trabajo esquemático. El conoci-
miento tanto a nivel de clientes, como en el número de        miento y la experiencia que recoge ATLAS, pueden ser utili-
colaboradores.                                                zados por otros gestores de proyectos de ACTIVTY, en la
                                                              ejecución de sus proyectos con otros clientes. Así, si el
Esta evolución ha conducido a una gran diversidad de pro-     cliente carece de metodología propia puede utilizar ATLAS
fesionales, clientes y encargos en Activity. De este modo,    como base para una metodología realizada a medida, esto
ha surgido la necesidad de desarrollar conjuntamente un       es, para la organización correspondiente.
marco de referencia común para la gestión de proyectos,
que nos permita exponerlo cuando sea necesario.               Puntos de partida

Con los años, Activity ha acumulado una amplia experiencia    Para el desarrollo de ATLAS se ha partido de los
en el trabajo por proyectos. Una parte de estos conocimien-   siguientes puntos:
tos se han recopilado en esta nueva edición de ATLAS.
                                                                   Activity no trata de imponer una metodología al clien-
Aplicaciones de ATLAS                                         te, pues la metodología utilizada por él es la que marca la
                                                              pauta. Sin embargo, ATLAS puede ser muy útil y eficaz
   ATLAS a nivel interno: Marco de referencia común           cuando la metodología del cliente sea poco aplicable o el
                                                              cliente prefiera utilizar la metodología de Activity.
Un objetivo fundamental de ATLAS es la creación de un              ATLAS es un modelo genérico, puesto que puede apli-
marco de referencia común, puesto que es muy importan-        carse a todo tipo de proyectos aunque éstos se desarrollen
te para la comunicación interna hablar un mismo lenguaje.     en distintos entornos.



                                                                                                                             9
La aplicación práctica es fundamental. Cuando se desee
     obtener información más detallada sobre distintos temas se
     remite a la bibliografía existente. ATLAS es una guía con
     checklists y herramientas prácticas.

     ATLAS evoluciona

     ATLAS está en constante evolución, puesto que se alimenta
     de experiencias obtenidas en la práctica. El intercambio de
     conocimientos y experiencias hacen que ATLAS esté en per-
     manente desarrollo. De hecho, priódicamente se editará una
     nueva versión de ATLAS.
                                                                   BIBLIOGRAFÍA


                                                                   Las siguientes fuentes están referenciadas en ATLAS:
                                                                       Project Management Institute, A guide to the Project
                                                                   Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Third
                                                                   Edition. Project Management Institute Inc.
                                                                   PMI Standards Committee,
                                                                   ISBN: 1-880410-12-5

                                                                       Dirección y Gestión de Proyectos, 2ª Edición
                                                                   Alberto Domingo Ajenjo
                                                                   Ra-Ma 2005
                                                                   ISBN: 84-7897-662-0

                                                                       The Project Management Process Syllabus
                                                                   Activity Project Management Training, Febrero de 2000

                                                                       Projectmatig Creëren
                                                                   J. Bos en E. Harting (redacción)
                                                                   Scriptum Books, Schiedam, 1998
                                                                   ISBN: 90 5594 122 0 / NUGI 684



10
ATLAS Project Management

PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS




                                                                       Primero piense...
              Evaluación del Problema
 Diseñar




              Definición del Resultado
              Análisis de Riesgo Global
              División en Fases
              Descomposición

                                                                               ...luego planifique...
              Organización
              Hitos                                                                            ...apruebe...
 Consolidar




              Presupuestar                                                                                ...y después ejecute...
              Gestión de Información
              Gestión de Calidad
              Gestión del Equipo de Proyecto y su Entorno                                                   Registrar
                                                                                                            posición
              Control de Riesgos                         Acción:                                            actual
              Aprobación                                 - Ejecutar actividades
 Controlar




              Planificación detallada
              Medir y evaluar avances                      Medidas:
              Gestionar progreso                           - Reconducir
                                                           - No hacer nada
              Entregar                                     - Detenerse                                           Comparar


              Transferir
 Cerrar




                                                                                       Replanificar                       Norma / plan
              Evaluar                                                                                                     con márgenes
              Cierre
                                                                        Cierre y aprendizaje



DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       11
EVALUACIÓN DE PROBLEMAS                                                          ¿Existe un problema detrás del problema?
                                                                                      ¿Cuál es el interés?, ¿es de tipo estratégico?
     PREGUNTAS CLAVE                                                                  ¿Qué posibles causas y soluciones se han considerado
                                                                                      previamente?
         ¿Qué problemas y oportunidades existen?
         ¿Debemos enfocar este encargo como un proyecto?                         Errores frecuentes al determinar el problema:
                                                                                      Los problemas son confusos e incoherentes.
     CONTENIDO                                                                        Las soluciones se plantean prematuramente.
                                                                                      No está claro quién está involucrado en el problema.
     El punto de partida para un gestor de proyectos es infor-                        Se analizan las necesidades del colectivo equivocado.
     marse de cuál es exactamente el problema, y dónde debe                           No se establecen prioridades cuando existen varios
     buscar la solución.                                                              problemas.
                                                                                      Se realiza un filtrado selectivo de problemas.
     PROCESO
                                                                                 RESULTADO
     Definición del problema:
         Solicitar al cliente una especificación del problema, lo                     Descripción general del problema.
         más detallada posible.                                                       Acuerdo de elaboración del proyecto.
         Elaborar una lista con preguntas sobre el problema.
         Resaltar la importancia de la investigación preliminar.                 BIBLIOGRAFÍA
         Una vez realizada la investigación preliminar, describir
         el problema de la forma más concreta posible.                                A guide to the Project Management Body of Knowledge
         Comprobar la definición del problema con el cliente y                        Sección 4.1: Develop Project Charter.
         los usuarios finales. En caso necesario modifique la                         Sección 5.2: Scope Definition.
         formulación.                                                                 Dirección y Gestión de Proyectos
         No introducir exageraciones.                                                 Capítulo 2: Detección de Oportunidades.
         Tratar de resumirlo en una frase.                                            Syllabus Het Projectmanagement Proces
                                                                                      Capítulo 1: Evaluación de problemas.
     Preguntas de apoyo para la evaluación de problemas:                              Projectmatig Creëren
         ¿De quién es el problema?. ¿Del cliente?                                     Capítulo 1: La esencia de la creación por proyectos.
         ¿Por qué es un problema?                                                     Corsé o espina dorsal.
         ¿Cuál es la urgencia del problema?                                           Capítulo 2: Compromiso y creación. De querer a elegir.

     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMAS - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
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ATLAS Project Management

DEFINICIÓN DEL RESULTADO                                                    Preguntas de apoyo para la definición del resultado:
                                                                                 ¿Qué se obtiene cuando se define el resultado?
PREGUNTAS CLAVE                                                                  ¿A quiénes afectan los cambios?
                                                                                 ¿Cuándo se ejecutaría la actividad?
    ¿Qué y por qué debe llevarse a cabo?                                         ¿Qué y a quién se transfiere?
    ¿Cuáles son las precondiciones?                                              ¿Cuáles son los requisitos y deseos más importantes?
    ¿Cuáles son los criterios de éxito?                                          ¿Qué está excluido del proyecto?
                                                                                 ¿Cómo y cuándo sabemos que la actividad ha terminado?
CONTENIDO
                                                                            Errores frecuentes al definir el resultado del proyecto:
Cuando hayamos definido claramente el problema, puede                            Las ideas no están suficientemente elaboradas y son
definirse de forma cuantificable lo que se debe llevar a                         imprecisas.
cabo en el proyecto, y especificarse cuáles son los criterios                    Proponer soluciones antes de haber analizado bien el
de éxito. En primer lugar, se realiza una primera evaluación                     problema.
de los costes y los plazos. El cliente debe dar su aproba-                       Demasiado global (por ejemplo: un sistema que funciona).
ción de manera formal.                                                           Muy específico.

PROCESO                                                                     RESULTADO


Consejos para definir el resultado del proyecto                                  Encargo del proyecto.
    Formular el resultado de la forma más concreta posible
    (con palabras clave).                                                   BIBLIOGRAFÍA
    Indicar claramente cuáles son las precondiciones y los
    criterios de éxito.                                                          A guide to the Project Management Body of
    Señalar lo que se desconoce.                                                 Knowledge.
    Definir según los siguientes criterios                                       Sección 5.1: Scope Planning.
    (SMART en inglés):                                                           Sección 4.2: Develop Preliminary Project Scope
      Específico (S)                                                             Statement.
      Medible (M)                                                                Dirección y Gestión de Proyectos
      Aceptable (A)                                                              Sección 3.2: Evaluación y decisión preliminar.
      Realista (R)                                                               Capitulo 4: Preparación de la Oferta.
      Indicando los tiempos (T)                                                  Syllabus Het Projectmanagement Proces.

DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       13
Capítulo 2: Definición del resultado.
         Projectmatig Creëren.
         Capítulo 3: El contrato del proyecto. Un acuerdo comer-
         cial y psicológico entre el equipo del proyecto y el cliente.
         Capítulo 4: La definición del proyecto. De encargos a
         acuerdos.

     HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


         B-020-Encargo del proyecto.




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ATLAS Project Management

ANÁLISIS DE RIESGOS GLOBAL

PREGUNTAS CLAVE


    ¿Cómo enfocar el proyecto en grandes líneas?
    ¿Qué factores de la gestión requieren atención adicional?
    ¿Qué requisitos debe cumplir el gestor del proyecto?

CONTENIDO


Usando una checklist se realiza un análisis global de riesgos.
De este modo se determina el enfoque más adecuado para
el proyecto. A continuación, se puede definir el perfil del
gestor de proyectos.

RESULTADO


    Conocimiento de los riesgos relacionados con los facto-
    res de control.
    El perfil del gestor del proyecto.                                      BIBLIOGRAFÍA
    Análisis global de riesgos.
                                                                                 A guide to the Project Managemen Body of Knowledge.
                                                                                 Sección 11.1: Risk Management Planning.
                                                                                 Sección 11.2: Risk Identification.
                                                                                 Syllabus Het Projectmanagement Proces.
                                                                                 Capítulo 3: Análisis de riesgo global.

                                                                            HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


                                                                                 T-031-Clasificación del proyecto.




DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
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CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       15
DIVISIÓN EN FASES

     PREGUNTAS CLAVE


         ¿Cómo se puede dividir el ciclo de vida del proyecto?
         ¿Cómo mantener involucrado al cliente?

     CONTENIDO


     Dividir el proyecto en fases, siguiendo un orden lógico y sis-
     temático. La división en fases ofrece una visión ordenada y
     permite una mejor dirección y control. Cada fase se cierra
     con una decisión. Sólo se podrá pasar a la fase siguiente
     cuando el cliente haya dado su aprobación. En función del
     tipo de proyecto que se trate, se puede aplicar una división
     en fases estándar, mínima o a medida.

     PROCESO


     Una división en fases del ciclo de vida del proyecto, incluye las
     siguientes etapas y puntos de decisión:



     a) Fase de inicio                   Arranque: idea/inicio

     Actividades:                           Definir la situación.
                                            Investigar la definición global del problema.
                                            Definición total del resultado deseado.
                                            Delimitación del proyecto.
                                            Indicar la división en fases del proyecto.
                                            Describir la forma de trabajo.
                                            Elaborar el encargo del proyecto.

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ATLAS Project Management

                                      Situación final: documento de decisión aprobado:
                                                - Encargo del proyecto

 b) Fase de definición               Arranque: encargo del proyecto aprobado

 Actividades:                           Recopilar material básico.
                                        Fijar los límites del proyecto.
                                        Determinar los requisitos del proyecto:
                                                    Precondiciones
                                                    Requisitos funcionales
                                                    Requisitos operativos
                                                    Limitaciones de diseño
                                        Elaborar un listado de actividades:
                                        Crear un orden de actividades.
                                        Definir la estructura de trabajo (definir proyectos parciales).
                                        Establecer contactos con terceros (diseñadores).
                                        Elaborar el programa del proyecto.

                                      Situación final: documento de decisión aprobado:
                                                - Plan de proyecto

 c) Fase de diseño                   Arranque: plan de proyecto aprobado

 Actividades:                           Detallar el programa del proyecto.
                                        Contratación de terceros (diseñadores).
                                        Buscar soluciones/diseñar proyecto parcial.
                                        Buscar o diseñar herramientas de proyecto.
                                        Adaptar proyectos parciales y herramientas para proyectos.
                                        Probar diseños parciales.
                                        Ajustar diseños parciales.
                                        Elaborar diseño del proyecto (hasta el nivel más bajo):
                                                  Proyectos parciales

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- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       17
Herramientas

                              Situación final: documento de decisión aprobado:
                                        - Diseño del proyecto.

     d) Fase de preparación   Arranque: diseño de proyecto aprobado

     Actividades:               Elaborar instrucciones de implementación.
                                Comprar/preparar herramientas (cantidad).
                                Contratación de terceros (proveedores).
                                Formación de la organización (de implantación).
                                Elaborar programa de realización (manual).

                              Situación final: documento de decisión aprobado:
                                        - Plan de ejecución.

     e) Fase de ejecución     Arranque: plan de ejecución aprobado

     Actividades:               Entrega del resultado del proyecto.
                                Ejecución según el programa.
                                Ajustar el programa.

                              Situación final:
                                        - Resultado del proyecto aprobado.

     f) Fase posterior        Arranque: documento de decisión aprobado.
                              Programa de seguimiento posterior

                                Cierre del proyecto.
                                Puesta en marcha del proyecto realizado.
                                Mantenimiento del proyecto y de las herramientas&plantillas.
                                Evaluación.
                              Situación final:
                                        - Evaluación del proyecto.


18
ATLAS Project Management

DESCOMPOSICIÓN                                                              ¿Hasta dónde hay que desglosar?
                                                                                 Hasta que todos los elementos puedan asignarse clara-
PREGUNTAS CLAVE                                                                  mente a una sección determinada de la organización.
                                                                                 Hasta que todos los productos estén definidos en
    ¿Cómo pasar del conjunto general a las partes controlables?                  actividades.
                                                                                 Hasta un máximo de cinco niveles de profundidad.
CONTENIDO
                                                                            RESULTADO
Para tener una visión más clara de lo que se necesita hacer y
quién debe estar involucrado, el gestor del proyecto divide el                   WBS (EDT)
resultado del proyecto en unidades manejables. Cuando se                         OBS
trata de proyectos grandes, se divide el proyecto total en pro-
yectos parciales, y se elabora una Work Breakdown Structure                 BIBLIOGRAFÍA
- WBS (Estructura de desglose del trabajo-EDT) por proyec-
to parcial. A continuación, se puede asignar un elemento de la                   A guide to the Project Management Body of Knowledg
organización, o una persona a cada actividad. El resultado de                    Sección 5.3: Create WBS.
todo ello es la Organizational Breakdown Structure - OBS                         Dirección y Gestión de Proyectos
(Estructura de desglose de la organización - EDO). Las activi-                   Sección 3.3.1: Análisis del trabajo a realizar.
dades que se han asignado a una persona o departamento res-                      Syllabus Het Projectmanagement Proces
ponsable se denominan work-packages (paquetes de trabajo).                       Capítulo 5: Descomponer.
                                                                                 Projectmatig Creëren
PROCESO                                                                          Capítulo 5: La estructura del proyecto.
                                                                                 Estructurar, seguir siendo flexible y canalizar la energía.
Condiciones que debe cumplir una WBS:
1: Existe una estricta jerarquía de actividades.                            HERRAMIENTAS & PLANTILLAS
2: No se produce solapamiento de las actividades, pues
    cada actividad es una entidad independiente.                                 T-051-Matriz de planificación (EDT)
3: Cada actividad produce un producto demostrable
    (entregable).
4: Posibilidad de indicar un plazo de tiempo para cada
    actividad.
5: Es posible calcular los costes de cada actividad.

DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       19
Proyecto



   Proyecto parcial                Proyecto parcial               Proyecto parcial



   Act.         Act.       Act.          Act..         Act.      Act.         Act.



 Dep./P.      Dep./P.    Dep./P.       Dep./P.        Dep./P.   Dep./P.     Dep./P.




DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
ATLAS Project Management

ORGANIZACIÓN                                                                BIBLIOGRAFÍA


PREGUNTAS CLAVE                                                                  A guide to the Project Management Body of Knowledge
                                                                                 Sección 7.1: Cost Estimating.
    ¿Cómo obtener las personas y los medios adecuados?                           Sección 9.1: Human Resource Planning.
                                                                                 Sección 9.2: Acquire Project Team.
CONTENIDO                                                                        Dirección y Gestión de Proyectos
                                                                                 Sección 3.1: Análisis del trabajo a realizar.
Se pretende elaborar una organización realizable y controla-                     Syllabus Het Projectmanagement Proces
ble del proyecto. En esta fase se intenta conseguir los recur-                   Capítulo 6: Organización.
sos humanos, los medios necesarios para el proyecto, así                         Creación por proyectos
como la definición de las tareas, responsabilidades y compe-                     Capítulo 10: La organización del proyecto. La estructura
tencias. También se describe cuál es la relación entre el pro-                   de la organización a medida.
yecto y el resto de la organización.
                                                                            HERRAMIENTAS & PLANTILLAS
PROCESO
                                                                            T-051 Matriz de Planificación (OBS /EDO)
Preguntas de apoyo para la organización:                                       Organigrama del proyecto.
   ¿Cuáles son las competencias de cada persona?                               Mapa del entorno del proyecto - informal (relación).
   ¿Cómo organizar la toma de decisiones?                                      Competencias y responsabilidades.
   ¿Cómo es la relación entre la organización del proyecto
   y el resto de la organización?

RESULTADO


    Organización del proyecto.
    Diagrama de relaciones.
    Tareas, competencias y responsabilidades.




DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       21
HITOS                                                                            Estructura de desglose de Trabajo):
                                                                                              Experiencia aportada.
     PREGUNTAS CLAVE                                                                          Percepción colectiva del resultado y el enfoque.
                                                                                              Resumen del reparto de tareas y dependencias.
         ¿Cuándo deben obtenerse los resultados intermedios?                          Redefinir cuidadosamente:
                                                                                              Indicar sólo el qué, sin imponer el cómo.
     CONTENIDO                                                                                Mantener una lista preliminar de actividades.

     Junto con las personas involucradas se describen los obje-                  Descripción de hitos:
     tivos intermedios (hitos) del proyecto, mediante la defini-                    Hitos:           Descripción.
     ción de resultados concretos y medibles. Estos hitos son                       Estatus:         Número de versión.
     puntos fijos y controlables, que permiten evaluar durante el                   Resultados:      Breve descripción de los productos/
     proyecto si éste sigue el plan trazado. En el plan de hitos                                     Servicios que se entregan.
     se indica cuáles son las relaciones internas lógicas entre                     Calidad:         Requisitos que debe cumplir el resultado.
     los hitos, y qué actividades deben realizarse para pasar de                    Tiempo:          Inicio / final.
     un hito a otro.                                                                Dinero:          Costes presupuestados.
                                                                                    Responsabilidad: Parte de la organización más recursos
     PROCESO                                                                                         humanos.
                                                                                    Dependencia: Hitos anteriores
     Características de los hitos:                                                                   (¿quién está esperando el resultado?).
        Representan momentos de decisión importantes.                               Riesgos:         Cuellos de botella previstos y medidas
        Son naturales.                                                                               preventivas.
        Medibles.                                                                   Aprobación:      Firma y fecha de la planificación e hito
        Están progresivamente más cerca del resultado del                                            de la persona responsable.
        proyecto.
        Pueden ser dependientes entre si (plan de hitos).                        RESULTADO
        Los períodos intermedios pueden controlarse.
                                                                                      Plan de hitos.
     Inventario de hitos:
         Tormenta de ideas con las partes involucradas partien
         do de WBS/EDT (Work Breakdown Structure/


     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
22
ATLAS Project Management

BIBLIOGRAFÍA


    A guide to the Project Management Body of
    Knowledge
    Sección 6.5: Schedule Development.
    Syllabus Het Projectmanagement Proces
    Capítulo 7: Hitos.
    Projectmatig Creëren
    Capítulo 7: Planificación de proyectos. Hacer planes
    alcanzables.

HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


    T-071-Hitos.




DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       23
PRESUPUESTAR                                                                     Sirve como base para la toma de decisiones por parte de
                                                                                      la Dirección.
     PREGUNTAS CLAVE
                                                                                 Elaboración del presupuesto del proyecto:
         ¿Cómo presupuestar y hacer el seguimiento de los cos-                   Para la elaboración de un presupuesto se establece la dife-
         tes del proyecto?                                                       rencia entre coste e inversión. Los costes se subdividen en
                                                                                 costes directos e indirectos; y en las inversiones se distingue
     CONTENIDO                                                                   entre bienes muebles e inmuebles.

     El gestor del proyecto elabora un presupuesto realista de                   Paso 1: Inventario de los costes
     costes, que pueda utilizarse como norma para supervisar los
     costes ejecutados. Se parte de los work packages (paquetes                  Costes directos del proyecto:
     de trabajo) para la elaboración del presupuesto de costes -                    Determinar qué costes se pueden imputar directamente al
     Cost Breakdown Structure - CBS (Estructura de Desglose de                      proyecto.
     Coste - EDC (ver también Descomposición).                                      Subdividir estos costes en una serie de grupos principa-
                                                                                    les, que en conjunto cubra todos los costes directos.
     PROCESO
                                                                                 Costes indirectos del proyecto:
     Presupuesto del proyecto:                                                      Indique qué costes pueden imputarse indirectamente
     El presupuesto del proyecto:                                                   al proyecto.
         Incluye los costes en los que el gestor del proyecto                       Tener en cuenta los medios secundarios que resultan
         puede influir:    Recursos Humanos.                                        esenciales para el éxito del proyecto.
                           Medios.
                           Materiales.                                           Bienes muebles
         Constituye la base de control del proyecto.                                Designe los bienes muebles específicos y sus costes
         Se elabora y se aprueba lo antes posible.                                  correspondientes.
                                                                                    Determine el ciclo de vida económico y los costes de
     El precálculo:                                                                 mantenimiento necesarios.
     La estimación incluye el cálculo de todos los componentes                      Los costes de mantenimiento deben contemplarse
     de los costes:                                                                 como costes directos siempre que puedan imputarse
         Proporciona una visión de los costes del resultado del                     directamente al proyecto. En caso contrario se consi-
         proyecto.                                                                  deran costes indirectos.

     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
24
ATLAS Project Management

Bienes inmuebles
   Designe los bienes inmuebles específicos y determine la
   cuantía de los mismos.
   Señale el ciclo de vida económico y los costes de man-
   tenimiento necesarios. Los costes de mantenimiento
   deben considerar costes directos siempre que puedan
   imputarse directamente al proyecto. En caso contrario se
   consideran costes indirectos.

Lo anteriormente expuesto se reflejarse en el esquema siguiente;


                              Costes                                                                 Inversiones
        Costes directos                   Costes indirectos                    Bienes muebles                       Bienes inmuebles

 Consultoría                   Puesto de                                Adquisición de equipos de             Adquisición de edificios de
 Gastos de viaje y alojamiento trabajo(PC/Impresora)                    producción                            producción
 Artículos de oficina                 Espacio de oficina                Precio de compra: 140.000.- €         Precio de compra: 600.000.- €
 Gastos de mantenimiento              Gastos de teléfono/fax            Ciclo de vida económico:              Ciclo de vida económico:
                                                                        4 años                                20 años
                                                                        Gastos de mantenimiento               Gastos de mantenimiento
                                                                        mensuales                             mensuales
                                                                        1.000.- € (ver costes directos)       500.- € (ver costes directos)




Paso 2: Planificación de costes en el tiempo

 A continuación se distribuyen los gastos en el tiempo. Las
unidades de tiempo se reflejan verticalmente en el eje Y,
mientras que las distintas categorías de costes se describen
en el eje X.


DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       25
Inversiones Inversiones
                         Costes directos                              Costes directos                                     Muebles    Inmuebles

      Mes           Consultoría    Gastos de     Artículos     Mante-         Puesto de     Espacio de    Teléfono/      Equipos de     Edificio de
                                   viaje y       de oficina    nimiento       trabajo       oficina       fax            producción     producción
                                   alojamiento

      Marzo             20.000            200           100               0        1.500         2.000         1.000
      Marzo             40.000           400            200         1.000         2.000          2.500         1.250       140.000
      Marzo             50.000           400            200         1.000         2.000          2.500         1.500
      Marzo             50.000           600            400         1.000         2.000          2.500         1.500
      Marzo             50.000           600            400         1.500         2.000          2.500         1.500                      600.000
      Marzo             30.000           400            200         1.500         2.000          2.500         1.500
      Total           240.000          2.600          1.500         6.000        11.500        14.500          8.250      140.000         240.000

     Gastos totales del proyecto, en el periodo comprendido entre                     Determinar las categorías de costes por centro de costes.
     marzo y agosto: 1.024.350.-€                                                     Recopilar información "demostrable”
                                                                                      (horas dedicadas, tarifas, ofertas, listas de precios, etc.).
     Paso 3: Aprobación                                                               Si no se dispone de información "demostrable", permitir
                                                                                      que quienes ejecutan el proyecto elaboren el presupues-
     Una vez elaborado el presupuesto de costes, se presenta al                       to de costes.
     cliente para su aprobación.                                                      Indicar lo que se puede presupuestar con precisión (5%)
                                                                                      y lo que se puede estimar de forma global (10%-30%).
     Paso 4: Análisis periódico                                                       Determinar el margen.
                                                                                      Solicitar aprobación de la estimación de costes para liberar
     Los costes reales y los aún no ejecutados se comparan en                         el presupuesto.
     cada período con el presupuesto aprobado.
                                                                                 Categorías de costes / centros de costes:
     Nota: en los análisis de costes deben añadirse las inversiones y               Dedicación de tiempo del personal propio / personal
     amortizaciones a todos los gastos mencionados anteriormente.                   externo.
                                                                                    Costes de contratación (en función del cálculo posterior
     Elaboración del presupuesto:                                                   o precio fijo).
         Identificar los centros de costes.                                         Costes de materiales (ladrillos, herramientas, etc).

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     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
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ATLAS Project Management


              Centro costes
                                        HA                     HB                      HC                      HD                     Total
 Categoría costes
   Contratista                             20.000                 135.000                   75.000                   15.000             245.000
   Personal                                 1.400                   2.000                    1.800                      800               6.000
   Otro personal                              300                     150                      750                    2.500               3.700
   Material                                 3.000                      500                     600                   1.200                5.300
   Total                                   24.700                  137.650                  78.150                  19.500              260.000

RESULTADO


    Estimación preliminar.
    Presupuesto del proyecto. (CBS - EDC)

BIBLIOGRAFÍA


    A guide to the Project Management Body of
    Knowledge
    Sección 7.2: Cost Estimating.
    Sección 7.3: Cost Budgeting.
    Sección 7.4: Cost Control.
    Dirección y Gestión de Proyectos
    Sección 3.3: Estimación del Coste y el Precio del Proyecto.
    Syllabus Het Projectmanagement Proces
    Capítulo 8: Presupuesto de costes.
    Projectmatig Creëren
    Capítulo 8: Dinero. Las distintas formas en las que se
    puede gastar el dinero en un proyecto.

HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


    T-081 Costes.

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- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       27
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN                                                   Consejos para la gestión de la información:

     PREGUNTAS CLAVE                                                                  Esforzarse para que sea completa y actualizada.
                                                                                      Mantener una estructura sencilla.
         ¿A quién, qué y cuándo se informa?                                           Prestar atención a las necesidades individuales de
                                                                                      información.
     CONTENIDO                                                                        Evitar la estructura personalizada.
                                                                                      Reflejar los acuerdos por escrito.
     El gestor de proyectos para asegurarse que todos tienen                          Buscar una presentación atractiva.
     claro qué se pretende hacer, quién debe hacerlo y con qué
     información, elabora tanto una matriz de información (para                  RESULTADO
     proyectos complejos y grandes), como un plan de comunica-
     ción. Asimismo, es responsabilidad del gestor de proyectos                       Matriz de información.
     encargarse de que la información sea inequívoca, reconoci-                       Plan de comunicación.
     ble (por ejemplo, si se es estado definitivo o borrador), y fácil
     de encontrar en un archivo.

     PROCESO


     La gestión de la información implica supervisar que la infor-
     mación del proyecto sea clara e inequívoca:

         Por medio de documentos codificados.
         Documentos estructurados por contenido y coherencia
         con otros documentos.
         Distribución de documentos.
         Emisión de documentos y modificación de los mismos
         según los procedimientos.
         Archivo de documentos.
         Conservación de los documentos durante el mínimo
         periodo de tiempo requerido (según legislación o/y
         requisitos del cliente).

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     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
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ATLAS Project Management
Matriz de información

                                            Cliente         Gerente de          Cliente        Gestor de          Gestor de          Oficina de
                                                             Cuentas            Interno        Proyectos       Proyecto Parcial      Proyecto

  Encargo de Proyecto                                         Elabora
                                                             Distribuye
  Plan de Proyecto                                                               Define          Elabora                              Archiva

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Diagrama de flujo de la información
                                                                               BIBLIOGRAFÍA
                           Información del
                               proyecto
                                                                                  A guide to the Project Management Body of Knowledge
                                                                                  Sección 10.1: Communications Planning.
                                                no      No establecido            Sección 10.2: Information Distribution.
   No controlado            Establecido?                 (p.e. verbal)            Dirección y Gestión de Proyectos
                                    sí                                            Sección 5.1: Gestión de la Documentación.
                                                                                  Syllabus Het Projectmanagement Proces
                                                no
                                                         Descentralizado          Capítulo 9: Gestión de la información.
 Fácil de encontrar       Gestión central?
                                                      (p.e. archivo privado)
                                                                                  Projectmatig Creëren
                                    sí                                            Capítulo 11: Información. ¿El aspecto más pesado de
                                                                                  la gestión?
     Controlado          Archivo central del
                              proyecto
                                                                               HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


                            Archivo de la                                         T-093 Plan Comunicación.
                              empresa


DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       29
GESTIÓN DE CALIDAD                                                          de que cuanto antes se identifique un error, menos coste
                                                                                 supone su corrección.
     PREGUNTAS CLAVE
                                                                                 Gestión de calidad:
         ¿Cómo responder a los requisitos de calidad acordados?                  El proceso sigue el esquema siguiente:

     CONTENIDO

                                                                                                                GESTIÓN DE CALIDAD
     Al final del proyecto debe entregarse un producto o un ser-
     vicio que cumpla con los requisitos del cliente. El gestor del                                  (Descripción global del resultado del proyecto)
     proyecto se encargará de que la entrega se realice a tiem-
                                                                                    Creación de
     po, por el precio acordado y que cumpla con los requisitos                       la norma
                                                                                                                  Requisitos y deseos
                                                                                   /especificación
     de calidad requeridos (tanto calidad del producto, como
                                                                                                             Especificaciones del producto
     calidad del proceso). Los acuerdos alcanzados en materia
                                                                                     Control del
     de calidad quedan establecidos en las especificaciones del                       progreso                    Pruebas intermedias
     producto y/o en el plan de calidad.
                                                                                                          Aceptación del resultado del proyecto

     PROCESO


     Dentro del proceso de gestión de la calidad pueden diferen-                 Plan de calidad:
     ciarse dos actividades:
     1: Elaboración del plan de calidad:                                              Tareas (conversión de los requisitos en requisitos de
                 Resultado global.                                                    calidad cuantificables).
                 Requisitos / deseos.                                                 Métodos (pruebas).
                 Especificaciones del producto.                                       Procedimientos para informar y autorizar.
                                                                                      Plan de pruebas (quién, qué, cuándo, dónde, cómo).
     2: Control del progreso:                                                         Búsqueda de un diseño exento de errores.
        Controles intermedios y supervisión de la calidad del:
                  Producto                                                       Control de progreso:
                  El proceso de gestión de proyectos
                                                                                      ¿Qué persona es la responsable de comprobar el qué
     Una idea clave en la gestión de la calidad radica en el hecho                    y el cuándo en los requisitos exigidos?

     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
30
ATLAS Project Management

Requisitos de especificación:

    Objetivo.
    Válido.
    Fiable.
    Nivel deseado (cualitativo / cuantitativo).
    Indicación para "costes de medición".

RESULTADO


    Especificaciones de producto.
    Plan de calidad.

BIBLIOGRAFÍA


    A guide to the Project Management Body of Knowledge
    Sección 8.1: Quality Planning.
    Sección 8.2: Perform Quality Assurance.
    Sección 8.3: Perform Quality Control.
    Syllabus Het Projectmanagement Proces
    Capítulo 10: Gestión de calidad.
    Projectmatig Creëren
    Capítulo 9: Calidad. La verdadera calidad reside en las
    personas.




DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       31
GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO                                       Capítulo 15: El equipo del proyecto.
                                                                                       Capítulo 17: El proyecto y la organización matriz.
     PREGUNTAS CLAVE
                                                                                   HERRAMIENTAS & PLANTILLAS
         ¿Cómo consiguir mantener unidas todas las partes
         implicadas?                                                                   T-111-Análisis del entorno del proyecto.

     CONTENIDO


     El gestor del proyecto colabora y lidera el equipo del proyec-
     to, coordinando desde el momento en que se empieza a tra-
     bajar hasta que se finaliza. En este sentido, también son fac-
     tores determinantes del éxito de un proyecto las habilidades
     sociales como el liderazgo, la gestión del equipo, la capacidad
     de negociación y la gestión de conflictos.

     RESULTADO


         Colaboración definida.

     BIBLIOGRAFÍA


         A guide to the Project Management Body of Knowledge
         Sección 9.3: Develop Project Team.
         Sección 9.4: Manage Project Team.
         Dirección y Gestión de Proyectos
         Sección 7.2: Interfaces del Proyecto.
         Syllabus Het Projectmanagement Proces
         Capítulo 11: Gestión del equipo del proyecto y su entorno.
         Projectmatig Creëren
         Capítulo 13: Fuerzas e intereses relacionados con los
         proyectos.

     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
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ATLAS Project Management

CONTROL DE RIESGOS                                                          Preguntas útiles para la mitigación de riesgos:
                                                                            1. ¿Cuál es la causa más probable?
PREGUNTAS CLAVE                                                             2. ¿Qué medidas preventivas se pueden adoptar?
                                                                            3. ¿Es aceptable el componente de riesgo?
    ¿Qué es lo que no puede fallar bajo ningún concepto en el               4. ¿Qué medidas reactivas se pueden acordar?
    proyecto?                                                               5. ¿Quién va a hacer qué y cuándo se va a realizar?
    ¿Cómo prevenir o abordar los problemas?
                                                                            Medición y valoración del riesgo
CONTENIDO


Al principio del proyecto se realiza un análisis de riesgos glo-              Probabilidad de        Gravedad de las          Puntuación     Riesgos
                                                                                producirse           consecuencias
bal (ver el proceso "Análisis de riesgo global"). Una vez que
avanza el proyecto y que la trayectoria del mismo es más
                                                                            Muy improbable 1 Apenas hay consecuencias 1          1-2       Riesgo bajo
concreta, se realiza un análisis de riesgos más detallado. El
                                                                            Poco probable   2 Consecuencias limitadas     2      3-9       Riesgo medio
objetivo es adoptar medidas preventivas. Para evitar proble-
                                                                            Probable        3 Consecuencias bastante      3     10-25      Riesgo
mas, realizar en una fase temprana del proyecto un inventa-                                   serias                                       elevado
rio de medidas correctivas. Un factor de riesgo que merece
                                                                            Seguro          4 Consecuencias muy graves 4
especial atención se encuentra en el área jurídica (por ejem-
                                                                            Impredecible    5 Impredecible                5
plo, cómo están definidas las responsabilidades legales).

PROCESO


Control de riesgos:
El control de riesgos trata de cubrir dos actividades generales.
Así, durante la fase de análisis se identifica el riesgo y en la fase
de reducción se neutraliza. En este sentido, el control del riesgo
constituye un instrumento de gestión particularmente valioso.

Preguntas que ayudan realizar el análisis de riesgos:
1. ¿Qué puede fallar en el resultado del proyecto?, ¿los hitos?
2. ¿Cuáles son las consecuencias potenciales?
3. ¿Qué probabilidad de fracaso existe?

DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                         33
Análisis de riesgo                                                          RESULTADO

     ¿ALGO PUEDE IR MAL?               NO         SIN RIESGO
                                                                                      Acciones preventivas/correctivas.
                                                                                      Plan de proyecto analizado.
     SI


                                                                                 BIBLIOGRAFÍA
     ESPECIFICAR EL PROBLEMA

                                                                                      A guide to the Project Management Body of Knowledge
     ¿PODEMOS ESTIMAR EL RIESGO        NO        MÁS ANÁLISIS DEL PROBLEMA            Sección 11.2: Risk Identification.
                                                                                      Sección 11.3: Qualitative Risk Analysis.
     SI                                                                               Sección 11.4: Quantitative Risk Analysis.
                                                                                      Sección 11.5: Risk Response Planning.
     ¿ES EL RIESGO LO BASTANTE
     IMPORTANTE PARA ABORDARLO?
                                       NO        RIESGO CALCULADO                     Sección 11.6: Risk Monitoring and Control
                                                                                      Syllabus Het Projectmanagement Proces
     SI                                                                               Capítulo 12: Control de riesgos.
                                                                                      Projectmatig Creëren
     ADOPTAR MEDIDAS PREVENTIVAS
                                                                                      Capítulo 19: Gestión de riesgos.
                                                                                      Capítulo 20: Solución creativa de problemas.
     ¿ES ACEPTABLE AHORA EL            SI        RIESGO REDUCIDO
     RESTO DEL RIESGO?                                                            HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


     NO                                                                               T-121-Análisis de Riesgos.
                                                                                      T-122-Análisis causa-efecto.
     CONTEMPLAR PLANES DE                                                             T-123-Análisis de impacto.
     CONTINGENCIA



     ¿SE PUEDEN LIMITAR LOS            SI        RIESGO CUBIERTO
     DAÑOS SUFICIENTEMENTE?



     NO




     RIESGO PERMANENTE




     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
34
ATLAS Project Management

APROBACIÓN                                                                  BIBLIOGRAFÍA


PREGUNTAS CLAVE                                                                  A guide to the Project Management Body of Knowledge
                                                                                 Sección 2.2: Project Stakeholders.
    ¿Cómo obtener la aprobación de los documentos de                             Dirección y Gestión de Proyectos
    decisión?                                                                    Sección 5.5: Gestión de la Configuración.
    ¿Quiénes tienen que aprobar los documentos de decisión?                      Syllabus Het Projectmanagement Proces
                                                                                 Capítulo 13: Aprobación.
CONTENIDO                                                                        Projectmatig Creëren
                                                                                 Capítulo 16: El cliente.
El cliente se mantiene estrechamente involucrado durante
todo el proceso del proyecto. De hecho, debe conceder su                     HERRAMIENTAS & PLANTILLAS
aprobación a las especificaciones, la planificación y aportar
los medios necesarios (recursos humanos, económicos y                            B-130-Plan del proyecto.
materiales). Además, deberá tomar decisiones (continuar,                         B-131 Diseño del proyecto.
reconducir o detenerse) si la realidad se desvía de lo planifi-
cado. Por lo tanto, el papel del cliente debe estar muy bien
definido.

Además del cliente, existen otras personas involucradas en
el proyecto que también deben aprobar el plan. Su papel se
expresa en la aceptación, el compromiso, la motivación y la
participación. Sin esta base será casi imposible completar
con éxito el proyecto.

RESULTADO


    Documentos de decisión acordados.
    Compromiso de las personas involucradas.




DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       35
PLANIFICACIÓN DETALLADA                                                          Capítulo 14: Planificación detallada.
                                                                                      Projectmatig Creëren
     PREGUNTAS CLAVE                                                                  Capítulo 7: Planificación de proyectos.

         ¿Quién tiene que hacer qué y cuándo?                                     HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


     CONTENIDO                                                                        B-140-Programa de ejecución.

     En cuanto se conozca cuándo se pueden iniciar las tareas
     de ejecución, puede empezarse la planificación detallada
     de la primera fase. Para las fases posteriores se mantiene
     la planificación global. Al final de cada fase se realiza la
     planificación detallada para la siguiente fase. Estas planifi-
     caciones pueden reflejarse visualmente en un diagrama de
     planificación.

     RESULTADO


         Plan de actividades.



     BIBLIOGRAFÍA


         A guide to the Project Management Body of Knowledge
         Sección 6.1: Activity Definition.
         Sección 6.2: Activity Sequencing.
         Sección 6.3: Activity Resource Estimating.
         Sección 6.4: Activity Duration Estimating.
         Sección 6.5: Schedule Development.
         Dirección y Gestión de Proyectos
         Sección 3.4: Planificación Temporal del Proyecto.
         Syllabus Het Projectmanagement Proces

     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
36
ATLAS Project Management

MEDIR Y EVALUAR EL AVANCE                                                        Projectmatig Creëren
                                                                                 Capítulo 6: Control de proyectos.
PREGUNTAS CLAVE
                                                                             HERRAMIENTAS & PLANTILLAS
    ¿Sobre qué base se evalúa el avance del proyecto?
    ¿Cómo informar del avance a todas las personas involu-                       T-151-Informe Sintetizado.
    cradas?                                                                      T-081 Costes.

CONTENIDO


Durante la ejecución de las actividades se hace referencia
continua a la planificación. El gestor del proyecto se mantie-
ne informado de la evolución, por medio de los informes de
progreso que contrasta con el plan (o la norma). Para poder
ejecutar correctamente este paso del proceso, deben esta-
blecerse una serie de criterios de medición y debe estar
claro quién reporta qué y cuándo.

RESULTADO


    Criterios de medición.
    Informes de progreso.

BIBLIOGRAFÍA


    A guide to the Project Management Body of Knowledge
    Sección 6.5: Schedule Control.
    Sección 10.3 Performance Reporting.
    Dirección y Gestión de Proyectos
    Sección 3.4: Planificación Temporal del Proyecto.
    Syllabus Het Projectmanagement Proces
    Capítulo 15: Medir y evaluar.

DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       37
GESTIONAR PROGRESO                                                          RESULTADO


     PREGUNTAS CLAVE                                                                  Resultados parciales.
                                                                                      Aceptación.
         ¿Cómo alcanzar el resultado final acordado?
         ¿Cómo conseguir que el resultado final se aplique                        BIBLIOGRAFÍA
         correctamente?
                                                                                      A guide to the Project Management Body of Knowledge
     CONTENIDO                                                                        Sección 4.4: Direct and Manage Project Execution.
                                                                                      Sección 4.5: Monitor and Control Project Work.
     Si el avance no se corresponde con lo planificado, el gestor                     Sección 4.6 Integrated Change Control.
     del proyecto deberá tomar las medidas oportunas para vol-                        Sección 5.4: Scope Verification.
     ver a dirigir la planificación hacia la situación real. Esto se                  Sección 5.5: Scope Control.
     puede conseguir reconduciendo el proyecto, modificando la                        Dirección y Gestión de Proyectos
     planificación o, en el caso más extremo, decidiendo paralizar                    Sección 5: Seguimiento del Proyecto.
     el proyecto. El punto de referencia para el gestor del proyec-                   Syllabus Het Projectmanagement Proces
     to sigue siendo la obtención del resultado deseado.                              Capítulo 16: (Re)conducir.
                                                                                      Projectmatig Creëren
     PROCESO                                                                          Capítulo 6: Control de proyectos, el arte de jugar con el
                                                                                      Triángulo de las Bermudas.
     Contenido del informe de progreso
        Pasado:                                                                   HERRAMIENTAS & PLANTILLAS
        - Situación actual respecto al plan.
        - Contenido y control.                                                        T-161 Informe de Seguimiento.
        Futuro:
        - El enfoque de la próxima fase (en detalle).
        - El enfoque de la siguiente fase (global).
        - Contenido y control.
        Periódico:
        - Vinculado a hitos.




     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
38
ATLAS Project Management

ENTREGAR                                                                         Resumen del resto de obligaciones, trabajos adicionales
                                                                                 o reducidos.
PREGUNTAS CLAVE                                                                  Aprobación por parte del cliente tanto del resultado final
                                                                                 del proyecto (conforme a la oferta realizada), como de la
    ¿Cómo obtener la aprobación del resultado del proyecto                       gestión realizada por el encargado de ejecutar el proyecto.
    por parte del cliente?
                                                                            RESULTADO
CONTENIDO
                                                                                 Documento de entrega.
La entrega del resultado del proyecto al cliente se confirma
a través del denominado "Documento de entrega". Por                         BIBLIOGRAFÍA
medio del mismo, el cliente declara por escrito que se le han
entregado todos los resultados acordados del proyecto. En                        A guide to the Project Management Body of Knowledge
la fase inicial del proyecto fueron determinadas las condicio-                   Sección 4.7: Close Project.
nes por las que se aceptaría el resultado del mismo. La                          Syllabus Het Projectmanagement Proces
firma definitiva del documento de entrega marca el fin del                       Capítulo 17: Entrega.
proyecto, y puede iniciarse la fase de remate.
                                                                            HERRAMIENTAS & PLANTILLAS
PROCESO
                                                                                 B-170-Documento de entrega.
Contenido del documento de entrega                                               B-171-Seguimiento post-entrega.
   Descripción del resultado del proyecto tal y como se
   ha realizado (basado en una oferta, plan de proyecto y
   posibles propuestas de modificación).
   Descripción del programa de atención posterior a la
   entrega, indicando:
         Quién de la organización va a mantener el
         resultado del proyecto
         Plazos de garantía
         Contratos de mantenimiento,
         Posibles modificaciones /ampliaciones


DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       39
TRANSFERENCIA                                                               BIBLIOGRAFÍA


     PREGUNTAS CLAVE                                                                  A guide to the Project Management Body of Knowledge
                                                                                      Sección 4.7: Close Project.
         ¿Cómo garantizar el resultado del proyecto en la                             Syllabus Het Projectmanagement Proces
         organización?                                                                Capítulo 18: Traspaso.

     CONTENIDO                                                                   HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


     Una vez que el proyecto se ha realizado según los requeri-                       T-093 Plan Comunicación.
     mientos, el gestor del proyecto debe traspasar el resultado
     del mismo a una persona que sea responsable de su gestión
     post-proyecto y de su mantenimiento. Esta persona debe
     procurar que el resultado del proyecto se utilice de forma
     óptima en la organización. El gestor del proyecto proporcio-
     nará la información necesaria para poder realizar esta tarea
     de forma eficaz.

     RESULTADO


         Atención posterior a la entrega establecida.

     PROCESO


         Planificar el traspaso junto con las personas involucradas:
         - ¿quién está involucrado?
         - ¿qué formalidades deben tenerse en cuenta?
         Asegurarse de que los usuarios finales aceptan el producto.
         Definir los requisitos de formación para los usuarios finales.
         Solicitar al cliente que firme una declaración de aceptación.




     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
     CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
40
ATLAS Project Management

EVALUACIÓN                                                                  HERRAMIENTAS & PLANTILLAS


PREGUNTAS CLAVE                                                                  T-191-Evaluación.

    ¿Cómo se puede aprender de nuestras experiencias en
    el proyecto?

CONTENIDO


Una evaluación estructurada sirve no solamente para repa-
sar una vez más los éxitos y los errores del proyecto termi-
nado. Más importante es aún si cabe, la utilización de esta
evaluación como base para próximos proyectos, puesto que
permite evitar posibles problemas y obstáculos.

RESULTADO


    Informe de evaluación – Lecciones Aprendidas.

BIBLIOGRAFÍA


    A guide to the Project Management Body of Knowledge
    Sección 4.7: Close Project.
    Syllabus Het Projectmanagement Proces
    Capítulo 19: Evaluar.
    Projectmatig Creëren
    Capítulo 23: Evaluación del proyecto y auditoria, aprender
    de las cosas que van bien y las cosas que van mal.




DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
- HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
                                                                                                                                                       41
CIERRE                                                                           informar al responsable inmediato de ello.
                                                                                      Redactar el último informe de gestión.
     PREGUNTAS CLAVE                                                                  Intentar que el archivo del proyecto esté completo y
                                                                                      traspasado.
         ¿Cómo finalizar mi proyecto?
                                                                                  RESULTADO
     CONTENIDO
                                                                                      Expediente del proyecto cerrado.
     El gestor del proyecto realiza una serie de procedimientos
     por medio de los cuales el proyecto se cierra definitivamen-                BIBLIOGRAFÍA
     te. Los puntos de atención en esta fase son, entre otros, la
     disolución del equipo del proyecto y el cierre del expediente                    A guide to the Project Management Body of Knowledge
     del proyecto.                                                                    Sección 4.7 Close Project.
                                                                                      Sección 12.6: Contract Closure.
     PROCESO                                                                          Dirección y Gestión de Proyectos
                                                                                      Capitulo 6: Cierre del Proyecto.
         Cierre de la parte financiera del proyecto:                                  Syllabus Het Projectmanagement Proces
         - Cuadrar todos los documentos financieros.                                  Capítulo 20: Cierre.
         - Justificar los gastos.
         - Realizar los pagos pendientes.
         - Gestionar y solucionar las cuentas pendientes.
         - Generar y distribuir un informe financiero.
         Cierre de todos los contactos externos:
         - Informar a los proveedores, clientes y personas
           involucradas en el proyecto sobre el cierre del proyecto.
         Devolver todos los materiales prestados y alquilados.
         Disolver el equipo del proyecto:
         - Procurar que todos los miembros del proyecto sean
         “devueltos” al responsable inmediato o re-dirigidos a otro
         proyecto.
         - Evaluar las prestaciones, es decir, evaluar el esfuerzo
         conjunta mente con los colaboradores del proyecto e

     DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN
     - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN
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42
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Atlas Project Management, manual By Henk Van Soest Activity

  • 2. ATLAS Project Management ATLAS de Gestión de Proyectos Activity Project Management Services Madrid, Enero 2007 Versión: 3.0
  • 3. ATLAS Project Management PRÓLOGO La primera edición de ATLAS se realizó en 1996. El objetivo de Razonamiento para continuar el desarrollo esta primera edición era crear un marco de referencia común y del ATLAS claro sobre el trabajo por proyectos. Desde entonces, ATLAS se ha utilizado con frecuencia tanto para formación interna y exter- ATLAS es un documento vivo y dinámico. De ahí que sólo na, como material de estudio personal y en clientes que no dis- pueda seguir desarrollándose si en Activity se mantiene el ponían de una metodología propia de gestión de proyectos. diálogo sobre la especialidad de Gestión de proyectos. Gracias a estas aplicaciones prácticas se han incorporado Hay motivos suficientes para ello, de hecho, la especialidad muchas sugerencias útiles al mismo. Por lo tanto, ahora es de Gestión de proyectos está en constante desarrollo. Por lo el momento de realizar una nueva edición. ATLAS ofrece una tanto, se pueden señalar una serie de cambios sociales y metodología de aplicación general para la ejecución de pro- económicos: yectos. En esta nueva edición hemos prestado especial atención al desarrollo y puesta a disposición de herramien- La aceleración de muchos cambios requiere una reac- tas prácticas de gestión de proyectos. ción más rápida en las organizaciones para conseguir la reducción de los plazos en muchos campos. ATLAS no es la única metodología existente y tampoco Por el carácter dinámico de muchos cambios se hace pretendemos desarrollar la mejor metodología. Lo que sí indispensable una dirección fuerte en la ejecución de los perseguimos es proporcionar herramientas prácticas a los proyectos, centrándonos por ello en un objetivo móvil. gestores de proyectos, que permitan controlar mejor el Desde el punto de vista económico, muchos de estos complejo campo de trabajo de la gestión de proyectos. cambios obligan a reducir los plazos de recuperación de la ATLAS también es utilizado para recopilar y poner en inversión. común nuevos conocimientos. El incremento de la competencia y los cambios en la distribución de bienes y servicios. Por ejemplo, seguros en Este documento incluye los siguientes elementos: los supermercados, alimentos en las gasolineras, libros a través de Internet, etc. La metodología de ATLAS y sus herramientas. Los cambios en la sociedad, tanto en las normas y Información acerca de The Project Management Body of valores, como en la flexibilización y escasez en el mercado Knowledge-PMBOK® (la versión americana). laboral, influyen en las relaciones y en la forma de colabo- Una breve descripción de la aplicación de las metodolo- rar en las organizaciones. Por ejemplo, la continuidad de gías de gestión de proyectos en general y de Prince 2 en las personas involucradas en los proyectos. particular. 5
  • 4. El mundo se convierte, cada vez más, en un único terre- no de juego. Así, debido a la existencia de mayores posibi- lidades de comunicación y distribución, tanto los clientes como los proveedores desarrollan todo tipo de actividades fuera de su región. Los cambios en el ámbito de la gestión de proyectos parecen seguir, en gran medida, los cambios anteriormen- te descritos. No cabe duda de que la gestión de proyectos es una espe- Existe un gran interés por los medios de control más cialidad amplia y dinámica. Afortunadamente, el método es avanzados, como son las herramientas de planificación para sólo una parte de la gestión y al final, el núcleo es el ges- proyectos múltiples, añadiéndose regularmente nuevos pro- tor de proyectos que conoce los métodos y los aplica con veedores. razonamiento y sensibilidad. Para ello debe, en primer Estas herramientas de apoyo se adaptan cada vez lugar, conocerse a si mismo. mejor a las organizaciones que son más virtuales, de este modo, los equipos de proyectos virtuales pueden recibir un mayor soporte. Se demuestra que la gestión de proyectos además de tener aspectos muy técnicos presenta "soft skills", siendo éstas últimas, en ocasiones, decisivas. Redacción ATLAS, Jan Nederlof Henk van Soest Hans van Leeuwen Ronald van Domburg Linda Palmehag 6
  • 5. ATLAS Project Management CONTENIDO INTRODUCCIÓN 9 BIBLIOGRAFÍA 10 PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS 11 EVALUACIÓN DE PROBLEMAS 12 DEFINICIÓN DEL RESULTADO 13 ANÁLISIS DE RIESGOS GLOBAL 15 DIVISIÓN EN FASES 16 DESCOMPOSICIÓN 19 ORGANIZACIÓN 21 HITOS 22 PRESUPUESTAR 24 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 28 GESTIÓN DE CALIDAD 30 GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO 32 CONTROL DE RIESGOS 33 APROBACIÓN 35 PLANIFICACIÓN DETALLADA 36 MEDIR Y EVALUAR EL AVANCE 37 GESTIONAR PROGRESO 38 ENTREGAR 39 TRANSFERENCIA 40 EVALUACIÓN 41 CIERRE 42 INTRODUCCIÓN AL PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE 43 INTRODUCCIÓN A PRINCE 2 Y PLANTILLAS PRINCE 44 ÍNDICE HERRAMIENTAS & PLANTILLAS / CD 47 7
  • 6. ATLAS Project Management INTRODUCCIÓN Por este motivo, ATLAS va dirigido tanto a los gestores principiantes de proyecto como a los gestores más experi- Activity y ATLAS mentados, así como al personal de apoyo de los proyectos, gestores de cuentas, administradores y personal auxiliar. Activity (APMS) es una organización radicada en España Cuando en Activity nos referimos a conceptos como el desde finales del año 2000. En un principio formó parte cómo o el por qué, es conveniente saber utilizar de mane- de Activity Holanda (desde 1997), que a su vez es parte ra esquemática las definiciones y los conceptos, y para ello de la empresa multinacional Imtech. Es una organización el punto de partida es ATLAS. que ha registrado un rápido crecimiento y consolidación, después de unos años de cambios en el mercado. En la ATLAS a nivel externo: Apoyo o metodología actualidad trabajan unos veinticinco profesionales, cada uno de ellos con una experiencia previa única. En un El proceso de gestión de proyectos en que se basa ATLAS futuro próximo, las expectativas siguen siendo de creci- es un método probado de trabajo esquemático. El conoci- miento tanto a nivel de clientes, como en el número de miento y la experiencia que recoge ATLAS, pueden ser utili- colaboradores. zados por otros gestores de proyectos de ACTIVTY, en la ejecución de sus proyectos con otros clientes. Así, si el Esta evolución ha conducido a una gran diversidad de pro- cliente carece de metodología propia puede utilizar ATLAS fesionales, clientes y encargos en Activity. De este modo, como base para una metodología realizada a medida, esto ha surgido la necesidad de desarrollar conjuntamente un es, para la organización correspondiente. marco de referencia común para la gestión de proyectos, que nos permita exponerlo cuando sea necesario. Puntos de partida Con los años, Activity ha acumulado una amplia experiencia Para el desarrollo de ATLAS se ha partido de los en el trabajo por proyectos. Una parte de estos conocimien- siguientes puntos: tos se han recopilado en esta nueva edición de ATLAS. Activity no trata de imponer una metodología al clien- Aplicaciones de ATLAS te, pues la metodología utilizada por él es la que marca la pauta. Sin embargo, ATLAS puede ser muy útil y eficaz ATLAS a nivel interno: Marco de referencia común cuando la metodología del cliente sea poco aplicable o el cliente prefiera utilizar la metodología de Activity. Un objetivo fundamental de ATLAS es la creación de un ATLAS es un modelo genérico, puesto que puede apli- marco de referencia común, puesto que es muy importan- carse a todo tipo de proyectos aunque éstos se desarrollen te para la comunicación interna hablar un mismo lenguaje. en distintos entornos. 9
  • 7. La aplicación práctica es fundamental. Cuando se desee obtener información más detallada sobre distintos temas se remite a la bibliografía existente. ATLAS es una guía con checklists y herramientas prácticas. ATLAS evoluciona ATLAS está en constante evolución, puesto que se alimenta de experiencias obtenidas en la práctica. El intercambio de conocimientos y experiencias hacen que ATLAS esté en per- manente desarrollo. De hecho, priódicamente se editará una nueva versión de ATLAS. BIBLIOGRAFÍA Las siguientes fuentes están referenciadas en ATLAS: Project Management Institute, A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Third Edition. Project Management Institute Inc. PMI Standards Committee, ISBN: 1-880410-12-5 Dirección y Gestión de Proyectos, 2ª Edición Alberto Domingo Ajenjo Ra-Ma 2005 ISBN: 84-7897-662-0 The Project Management Process Syllabus Activity Project Management Training, Febrero de 2000 Projectmatig Creëren J. Bos en E. Harting (redacción) Scriptum Books, Schiedam, 1998 ISBN: 90 5594 122 0 / NUGI 684 10
  • 8. ATLAS Project Management PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Primero piense... Evaluación del Problema Diseñar Definición del Resultado Análisis de Riesgo Global División en Fases Descomposición ...luego planifique... Organización Hitos ...apruebe... Consolidar Presupuestar ...y después ejecute... Gestión de Información Gestión de Calidad Gestión del Equipo de Proyecto y su Entorno Registrar posición Control de Riesgos Acción: actual Aprobación - Ejecutar actividades Controlar Planificación detallada Medir y evaluar avances Medidas: Gestionar progreso - Reconducir - No hacer nada Entregar - Detenerse Comparar Transferir Cerrar Replanificar Norma / plan Evaluar con márgenes Cierre Cierre y aprendizaje DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 11
  • 9. EVALUACIÓN DE PROBLEMAS ¿Existe un problema detrás del problema? ¿Cuál es el interés?, ¿es de tipo estratégico? PREGUNTAS CLAVE ¿Qué posibles causas y soluciones se han considerado previamente? ¿Qué problemas y oportunidades existen? ¿Debemos enfocar este encargo como un proyecto? Errores frecuentes al determinar el problema: Los problemas son confusos e incoherentes. CONTENIDO Las soluciones se plantean prematuramente. No está claro quién está involucrado en el problema. El punto de partida para un gestor de proyectos es infor- Se analizan las necesidades del colectivo equivocado. marse de cuál es exactamente el problema, y dónde debe No se establecen prioridades cuando existen varios buscar la solución. problemas. Se realiza un filtrado selectivo de problemas. PROCESO RESULTADO Definición del problema: Solicitar al cliente una especificación del problema, lo Descripción general del problema. más detallada posible. Acuerdo de elaboración del proyecto. Elaborar una lista con preguntas sobre el problema. Resaltar la importancia de la investigación preliminar. BIBLIOGRAFÍA Una vez realizada la investigación preliminar, describir el problema de la forma más concreta posible. A guide to the Project Management Body of Knowledge Comprobar la definición del problema con el cliente y Sección 4.1: Develop Project Charter. los usuarios finales. En caso necesario modifique la Sección 5.2: Scope Definition. formulación. Dirección y Gestión de Proyectos No introducir exageraciones. Capítulo 2: Detección de Oportunidades. Tratar de resumirlo en una frase. Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 1: Evaluación de problemas. Preguntas de apoyo para la evaluación de problemas: Projectmatig Creëren ¿De quién es el problema?. ¿Del cliente? Capítulo 1: La esencia de la creación por proyectos. ¿Por qué es un problema? Corsé o espina dorsal. ¿Cuál es la urgencia del problema? Capítulo 2: Compromiso y creación. De querer a elegir. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMAS - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 12
  • 10. ATLAS Project Management DEFINICIÓN DEL RESULTADO Preguntas de apoyo para la definición del resultado: ¿Qué se obtiene cuando se define el resultado? PREGUNTAS CLAVE ¿A quiénes afectan los cambios? ¿Cuándo se ejecutaría la actividad? ¿Qué y por qué debe llevarse a cabo? ¿Qué y a quién se transfiere? ¿Cuáles son las precondiciones? ¿Cuáles son los requisitos y deseos más importantes? ¿Cuáles son los criterios de éxito? ¿Qué está excluido del proyecto? ¿Cómo y cuándo sabemos que la actividad ha terminado? CONTENIDO Errores frecuentes al definir el resultado del proyecto: Cuando hayamos definido claramente el problema, puede Las ideas no están suficientemente elaboradas y son definirse de forma cuantificable lo que se debe llevar a imprecisas. cabo en el proyecto, y especificarse cuáles son los criterios Proponer soluciones antes de haber analizado bien el de éxito. En primer lugar, se realiza una primera evaluación problema. de los costes y los plazos. El cliente debe dar su aproba- Demasiado global (por ejemplo: un sistema que funciona). ción de manera formal. Muy específico. PROCESO RESULTADO Consejos para definir el resultado del proyecto Encargo del proyecto. Formular el resultado de la forma más concreta posible (con palabras clave). BIBLIOGRAFÍA Indicar claramente cuáles son las precondiciones y los criterios de éxito. A guide to the Project Management Body of Señalar lo que se desconoce. Knowledge. Definir según los siguientes criterios Sección 5.1: Scope Planning. (SMART en inglés): Sección 4.2: Develop Preliminary Project Scope Específico (S) Statement. Medible (M) Dirección y Gestión de Proyectos Aceptable (A) Sección 3.2: Evaluación y decisión preliminar. Realista (R) Capitulo 4: Preparación de la Oferta. Indicando los tiempos (T) Syllabus Het Projectmanagement Proces. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 13
  • 11. Capítulo 2: Definición del resultado. Projectmatig Creëren. Capítulo 3: El contrato del proyecto. Un acuerdo comer- cial y psicológico entre el equipo del proyecto y el cliente. Capítulo 4: La definición del proyecto. De encargos a acuerdos. HERRAMIENTAS & PLANTILLAS B-020-Encargo del proyecto. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 14
  • 12. ATLAS Project Management ANÁLISIS DE RIESGOS GLOBAL PREGUNTAS CLAVE ¿Cómo enfocar el proyecto en grandes líneas? ¿Qué factores de la gestión requieren atención adicional? ¿Qué requisitos debe cumplir el gestor del proyecto? CONTENIDO Usando una checklist se realiza un análisis global de riesgos. De este modo se determina el enfoque más adecuado para el proyecto. A continuación, se puede definir el perfil del gestor de proyectos. RESULTADO Conocimiento de los riesgos relacionados con los facto- res de control. El perfil del gestor del proyecto. BIBLIOGRAFÍA Análisis global de riesgos. A guide to the Project Managemen Body of Knowledge. Sección 11.1: Risk Management Planning. Sección 11.2: Risk Identification. Syllabus Het Projectmanagement Proces. Capítulo 3: Análisis de riesgo global. HERRAMIENTAS & PLANTILLAS T-031-Clasificación del proyecto. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 15
  • 13. DIVISIÓN EN FASES PREGUNTAS CLAVE ¿Cómo se puede dividir el ciclo de vida del proyecto? ¿Cómo mantener involucrado al cliente? CONTENIDO Dividir el proyecto en fases, siguiendo un orden lógico y sis- temático. La división en fases ofrece una visión ordenada y permite una mejor dirección y control. Cada fase se cierra con una decisión. Sólo se podrá pasar a la fase siguiente cuando el cliente haya dado su aprobación. En función del tipo de proyecto que se trate, se puede aplicar una división en fases estándar, mínima o a medida. PROCESO Una división en fases del ciclo de vida del proyecto, incluye las siguientes etapas y puntos de decisión: a) Fase de inicio Arranque: idea/inicio Actividades: Definir la situación. Investigar la definición global del problema. Definición total del resultado deseado. Delimitación del proyecto. Indicar la división en fases del proyecto. Describir la forma de trabajo. Elaborar el encargo del proyecto. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 16
  • 14. ATLAS Project Management Situación final: documento de decisión aprobado: - Encargo del proyecto b) Fase de definición Arranque: encargo del proyecto aprobado Actividades: Recopilar material básico. Fijar los límites del proyecto. Determinar los requisitos del proyecto: Precondiciones Requisitos funcionales Requisitos operativos Limitaciones de diseño Elaborar un listado de actividades: Crear un orden de actividades. Definir la estructura de trabajo (definir proyectos parciales). Establecer contactos con terceros (diseñadores). Elaborar el programa del proyecto. Situación final: documento de decisión aprobado: - Plan de proyecto c) Fase de diseño Arranque: plan de proyecto aprobado Actividades: Detallar el programa del proyecto. Contratación de terceros (diseñadores). Buscar soluciones/diseñar proyecto parcial. Buscar o diseñar herramientas de proyecto. Adaptar proyectos parciales y herramientas para proyectos. Probar diseños parciales. Ajustar diseños parciales. Elaborar diseño del proyecto (hasta el nivel más bajo): Proyectos parciales DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 17
  • 15. Herramientas Situación final: documento de decisión aprobado: - Diseño del proyecto. d) Fase de preparación Arranque: diseño de proyecto aprobado Actividades: Elaborar instrucciones de implementación. Comprar/preparar herramientas (cantidad). Contratación de terceros (proveedores). Formación de la organización (de implantación). Elaborar programa de realización (manual). Situación final: documento de decisión aprobado: - Plan de ejecución. e) Fase de ejecución Arranque: plan de ejecución aprobado Actividades: Entrega del resultado del proyecto. Ejecución según el programa. Ajustar el programa. Situación final: - Resultado del proyecto aprobado. f) Fase posterior Arranque: documento de decisión aprobado. Programa de seguimiento posterior Cierre del proyecto. Puesta en marcha del proyecto realizado. Mantenimiento del proyecto y de las herramientas&plantillas. Evaluación. Situación final: - Evaluación del proyecto. 18
  • 16. ATLAS Project Management DESCOMPOSICIÓN ¿Hasta dónde hay que desglosar? Hasta que todos los elementos puedan asignarse clara- PREGUNTAS CLAVE mente a una sección determinada de la organización. Hasta que todos los productos estén definidos en ¿Cómo pasar del conjunto general a las partes controlables? actividades. Hasta un máximo de cinco niveles de profundidad. CONTENIDO RESULTADO Para tener una visión más clara de lo que se necesita hacer y quién debe estar involucrado, el gestor del proyecto divide el WBS (EDT) resultado del proyecto en unidades manejables. Cuando se OBS trata de proyectos grandes, se divide el proyecto total en pro- yectos parciales, y se elabora una Work Breakdown Structure BIBLIOGRAFÍA - WBS (Estructura de desglose del trabajo-EDT) por proyec- to parcial. A continuación, se puede asignar un elemento de la A guide to the Project Management Body of Knowledg organización, o una persona a cada actividad. El resultado de Sección 5.3: Create WBS. todo ello es la Organizational Breakdown Structure - OBS Dirección y Gestión de Proyectos (Estructura de desglose de la organización - EDO). Las activi- Sección 3.3.1: Análisis del trabajo a realizar. dades que se han asignado a una persona o departamento res- Syllabus Het Projectmanagement Proces ponsable se denominan work-packages (paquetes de trabajo). Capítulo 5: Descomponer. Projectmatig Creëren PROCESO Capítulo 5: La estructura del proyecto. Estructurar, seguir siendo flexible y canalizar la energía. Condiciones que debe cumplir una WBS: 1: Existe una estricta jerarquía de actividades. HERRAMIENTAS & PLANTILLAS 2: No se produce solapamiento de las actividades, pues cada actividad es una entidad independiente. T-051-Matriz de planificación (EDT) 3: Cada actividad produce un producto demostrable (entregable). 4: Posibilidad de indicar un plazo de tiempo para cada actividad. 5: Es posible calcular los costes de cada actividad. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 19
  • 17. Proyecto Proyecto parcial Proyecto parcial Proyecto parcial Act. Act. Act. Act.. Act. Act. Act. Dep./P. Dep./P. Dep./P. Dep./P. Dep./P. Dep./P. Dep./P. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE
  • 18. ATLAS Project Management ORGANIZACIÓN BIBLIOGRAFÍA PREGUNTAS CLAVE A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 7.1: Cost Estimating. ¿Cómo obtener las personas y los medios adecuados? Sección 9.1: Human Resource Planning. Sección 9.2: Acquire Project Team. CONTENIDO Dirección y Gestión de Proyectos Sección 3.1: Análisis del trabajo a realizar. Se pretende elaborar una organización realizable y controla- Syllabus Het Projectmanagement Proces ble del proyecto. En esta fase se intenta conseguir los recur- Capítulo 6: Organización. sos humanos, los medios necesarios para el proyecto, así Creación por proyectos como la definición de las tareas, responsabilidades y compe- Capítulo 10: La organización del proyecto. La estructura tencias. También se describe cuál es la relación entre el pro- de la organización a medida. yecto y el resto de la organización. HERRAMIENTAS & PLANTILLAS PROCESO T-051 Matriz de Planificación (OBS /EDO) Preguntas de apoyo para la organización: Organigrama del proyecto. ¿Cuáles son las competencias de cada persona? Mapa del entorno del proyecto - informal (relación). ¿Cómo organizar la toma de decisiones? Competencias y responsabilidades. ¿Cómo es la relación entre la organización del proyecto y el resto de la organización? RESULTADO Organización del proyecto. Diagrama de relaciones. Tareas, competencias y responsabilidades. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 21
  • 19. HITOS Estructura de desglose de Trabajo): Experiencia aportada. PREGUNTAS CLAVE Percepción colectiva del resultado y el enfoque. Resumen del reparto de tareas y dependencias. ¿Cuándo deben obtenerse los resultados intermedios? Redefinir cuidadosamente: Indicar sólo el qué, sin imponer el cómo. CONTENIDO Mantener una lista preliminar de actividades. Junto con las personas involucradas se describen los obje- Descripción de hitos: tivos intermedios (hitos) del proyecto, mediante la defini- Hitos: Descripción. ción de resultados concretos y medibles. Estos hitos son Estatus: Número de versión. puntos fijos y controlables, que permiten evaluar durante el Resultados: Breve descripción de los productos/ proyecto si éste sigue el plan trazado. En el plan de hitos Servicios que se entregan. se indica cuáles son las relaciones internas lógicas entre Calidad: Requisitos que debe cumplir el resultado. los hitos, y qué actividades deben realizarse para pasar de Tiempo: Inicio / final. un hito a otro. Dinero: Costes presupuestados. Responsabilidad: Parte de la organización más recursos PROCESO humanos. Dependencia: Hitos anteriores Características de los hitos: (¿quién está esperando el resultado?). Representan momentos de decisión importantes. Riesgos: Cuellos de botella previstos y medidas Son naturales. preventivas. Medibles. Aprobación: Firma y fecha de la planificación e hito Están progresivamente más cerca del resultado del de la persona responsable. proyecto. Pueden ser dependientes entre si (plan de hitos). RESULTADO Los períodos intermedios pueden controlarse. Plan de hitos. Inventario de hitos: Tormenta de ideas con las partes involucradas partien do de WBS/EDT (Work Breakdown Structure/ DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 22
  • 20. ATLAS Project Management BIBLIOGRAFÍA A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 6.5: Schedule Development. Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 7: Hitos. Projectmatig Creëren Capítulo 7: Planificación de proyectos. Hacer planes alcanzables. HERRAMIENTAS & PLANTILLAS T-071-Hitos. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 23
  • 21. PRESUPUESTAR Sirve como base para la toma de decisiones por parte de la Dirección. PREGUNTAS CLAVE Elaboración del presupuesto del proyecto: ¿Cómo presupuestar y hacer el seguimiento de los cos- Para la elaboración de un presupuesto se establece la dife- tes del proyecto? rencia entre coste e inversión. Los costes se subdividen en costes directos e indirectos; y en las inversiones se distingue CONTENIDO entre bienes muebles e inmuebles. El gestor del proyecto elabora un presupuesto realista de Paso 1: Inventario de los costes costes, que pueda utilizarse como norma para supervisar los costes ejecutados. Se parte de los work packages (paquetes Costes directos del proyecto: de trabajo) para la elaboración del presupuesto de costes - Determinar qué costes se pueden imputar directamente al Cost Breakdown Structure - CBS (Estructura de Desglose de proyecto. Coste - EDC (ver también Descomposición). Subdividir estos costes en una serie de grupos principa- les, que en conjunto cubra todos los costes directos. PROCESO Costes indirectos del proyecto: Presupuesto del proyecto: Indique qué costes pueden imputarse indirectamente El presupuesto del proyecto: al proyecto. Incluye los costes en los que el gestor del proyecto Tener en cuenta los medios secundarios que resultan puede influir: Recursos Humanos. esenciales para el éxito del proyecto. Medios. Materiales. Bienes muebles Constituye la base de control del proyecto. Designe los bienes muebles específicos y sus costes Se elabora y se aprueba lo antes posible. correspondientes. Determine el ciclo de vida económico y los costes de El precálculo: mantenimiento necesarios. La estimación incluye el cálculo de todos los componentes Los costes de mantenimiento deben contemplarse de los costes: como costes directos siempre que puedan imputarse Proporciona una visión de los costes del resultado del directamente al proyecto. En caso contrario se consi- proyecto. deran costes indirectos. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 24
  • 22. ATLAS Project Management Bienes inmuebles Designe los bienes inmuebles específicos y determine la cuantía de los mismos. Señale el ciclo de vida económico y los costes de man- tenimiento necesarios. Los costes de mantenimiento deben considerar costes directos siempre que puedan imputarse directamente al proyecto. En caso contrario se consideran costes indirectos. Lo anteriormente expuesto se reflejarse en el esquema siguiente; Costes Inversiones Costes directos Costes indirectos Bienes muebles Bienes inmuebles Consultoría Puesto de Adquisición de equipos de Adquisición de edificios de Gastos de viaje y alojamiento trabajo(PC/Impresora) producción producción Artículos de oficina Espacio de oficina Precio de compra: 140.000.- € Precio de compra: 600.000.- € Gastos de mantenimiento Gastos de teléfono/fax Ciclo de vida económico: Ciclo de vida económico: 4 años 20 años Gastos de mantenimiento Gastos de mantenimiento mensuales mensuales 1.000.- € (ver costes directos) 500.- € (ver costes directos) Paso 2: Planificación de costes en el tiempo A continuación se distribuyen los gastos en el tiempo. Las unidades de tiempo se reflejan verticalmente en el eje Y, mientras que las distintas categorías de costes se describen en el eje X. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 25
  • 23. Inversiones Inversiones Costes directos Costes directos Muebles Inmuebles Mes Consultoría Gastos de Artículos Mante- Puesto de Espacio de Teléfono/ Equipos de Edificio de viaje y de oficina nimiento trabajo oficina fax producción producción alojamiento Marzo 20.000 200 100 0 1.500 2.000 1.000 Marzo 40.000 400 200 1.000 2.000 2.500 1.250 140.000 Marzo 50.000 400 200 1.000 2.000 2.500 1.500 Marzo 50.000 600 400 1.000 2.000 2.500 1.500 Marzo 50.000 600 400 1.500 2.000 2.500 1.500 600.000 Marzo 30.000 400 200 1.500 2.000 2.500 1.500 Total 240.000 2.600 1.500 6.000 11.500 14.500 8.250 140.000 240.000 Gastos totales del proyecto, en el periodo comprendido entre Determinar las categorías de costes por centro de costes. marzo y agosto: 1.024.350.-€ Recopilar información "demostrable” (horas dedicadas, tarifas, ofertas, listas de precios, etc.). Paso 3: Aprobación Si no se dispone de información "demostrable", permitir que quienes ejecutan el proyecto elaboren el presupues- Una vez elaborado el presupuesto de costes, se presenta al to de costes. cliente para su aprobación. Indicar lo que se puede presupuestar con precisión (5%) y lo que se puede estimar de forma global (10%-30%). Paso 4: Análisis periódico Determinar el margen. Solicitar aprobación de la estimación de costes para liberar Los costes reales y los aún no ejecutados se comparan en el presupuesto. cada período con el presupuesto aprobado. Categorías de costes / centros de costes: Nota: en los análisis de costes deben añadirse las inversiones y Dedicación de tiempo del personal propio / personal amortizaciones a todos los gastos mencionados anteriormente. externo. Costes de contratación (en función del cálculo posterior Elaboración del presupuesto: o precio fijo). Identificar los centros de costes. Costes de materiales (ladrillos, herramientas, etc). DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 26
  • 24. ATLAS Project Management Centro costes HA HB HC HD Total Categoría costes Contratista 20.000 135.000 75.000 15.000 245.000 Personal 1.400 2.000 1.800 800 6.000 Otro personal 300 150 750 2.500 3.700 Material 3.000 500 600 1.200 5.300 Total 24.700 137.650 78.150 19.500 260.000 RESULTADO Estimación preliminar. Presupuesto del proyecto. (CBS - EDC) BIBLIOGRAFÍA A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 7.2: Cost Estimating. Sección 7.3: Cost Budgeting. Sección 7.4: Cost Control. Dirección y Gestión de Proyectos Sección 3.3: Estimación del Coste y el Precio del Proyecto. Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 8: Presupuesto de costes. Projectmatig Creëren Capítulo 8: Dinero. Las distintas formas en las que se puede gastar el dinero en un proyecto. HERRAMIENTAS & PLANTILLAS T-081 Costes. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 27
  • 25. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Consejos para la gestión de la información: PREGUNTAS CLAVE Esforzarse para que sea completa y actualizada. Mantener una estructura sencilla. ¿A quién, qué y cuándo se informa? Prestar atención a las necesidades individuales de información. CONTENIDO Evitar la estructura personalizada. Reflejar los acuerdos por escrito. El gestor de proyectos para asegurarse que todos tienen Buscar una presentación atractiva. claro qué se pretende hacer, quién debe hacerlo y con qué información, elabora tanto una matriz de información (para RESULTADO proyectos complejos y grandes), como un plan de comunica- ción. Asimismo, es responsabilidad del gestor de proyectos Matriz de información. encargarse de que la información sea inequívoca, reconoci- Plan de comunicación. ble (por ejemplo, si se es estado definitivo o borrador), y fácil de encontrar en un archivo. PROCESO La gestión de la información implica supervisar que la infor- mación del proyecto sea clara e inequívoca: Por medio de documentos codificados. Documentos estructurados por contenido y coherencia con otros documentos. Distribución de documentos. Emisión de documentos y modificación de los mismos según los procedimientos. Archivo de documentos. Conservación de los documentos durante el mínimo periodo de tiempo requerido (según legislación o/y requisitos del cliente). DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 28
  • 26. ATLAS Project Management Matriz de información Cliente Gerente de Cliente Gestor de Gestor de Oficina de Cuentas Interno Proyectos Proyecto Parcial Proyecto Encargo de Proyecto Elabora Distribuye Plan de Proyecto Define Elabora Archiva Documento de Entrega Acepta Define Elabora Archiva Ofertas Aprueba Elabora Define Distribuye Informes de Progreso Elabora Elabora Archiva Informes de Proyecto Parcial Define Elabora Distribuye Archiva Diagrama de flujo de la información BIBLIOGRAFÍA Información del proyecto A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 10.1: Communications Planning. no No establecido Sección 10.2: Information Distribution. No controlado Establecido? (p.e. verbal) Dirección y Gestión de Proyectos sí Sección 5.1: Gestión de la Documentación. Syllabus Het Projectmanagement Proces no Descentralizado Capítulo 9: Gestión de la información. Fácil de encontrar Gestión central? (p.e. archivo privado) Projectmatig Creëren sí Capítulo 11: Información. ¿El aspecto más pesado de la gestión? Controlado Archivo central del proyecto HERRAMIENTAS & PLANTILLAS Archivo de la T-093 Plan Comunicación. empresa DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 29
  • 27. GESTIÓN DE CALIDAD de que cuanto antes se identifique un error, menos coste supone su corrección. PREGUNTAS CLAVE Gestión de calidad: ¿Cómo responder a los requisitos de calidad acordados? El proceso sigue el esquema siguiente: CONTENIDO GESTIÓN DE CALIDAD Al final del proyecto debe entregarse un producto o un ser- vicio que cumpla con los requisitos del cliente. El gestor del (Descripción global del resultado del proyecto) proyecto se encargará de que la entrega se realice a tiem- Creación de po, por el precio acordado y que cumpla con los requisitos la norma Requisitos y deseos /especificación de calidad requeridos (tanto calidad del producto, como Especificaciones del producto calidad del proceso). Los acuerdos alcanzados en materia Control del de calidad quedan establecidos en las especificaciones del progreso Pruebas intermedias producto y/o en el plan de calidad. Aceptación del resultado del proyecto PROCESO Dentro del proceso de gestión de la calidad pueden diferen- Plan de calidad: ciarse dos actividades: 1: Elaboración del plan de calidad: Tareas (conversión de los requisitos en requisitos de Resultado global. calidad cuantificables). Requisitos / deseos. Métodos (pruebas). Especificaciones del producto. Procedimientos para informar y autorizar. Plan de pruebas (quién, qué, cuándo, dónde, cómo). 2: Control del progreso: Búsqueda de un diseño exento de errores. Controles intermedios y supervisión de la calidad del: Producto Control de progreso: El proceso de gestión de proyectos ¿Qué persona es la responsable de comprobar el qué Una idea clave en la gestión de la calidad radica en el hecho y el cuándo en los requisitos exigidos? DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 30
  • 28. ATLAS Project Management Requisitos de especificación: Objetivo. Válido. Fiable. Nivel deseado (cualitativo / cuantitativo). Indicación para "costes de medición". RESULTADO Especificaciones de producto. Plan de calidad. BIBLIOGRAFÍA A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 8.1: Quality Planning. Sección 8.2: Perform Quality Assurance. Sección 8.3: Perform Quality Control. Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 10: Gestión de calidad. Projectmatig Creëren Capítulo 9: Calidad. La verdadera calidad reside en las personas. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 31
  • 29. GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO Capítulo 15: El equipo del proyecto. Capítulo 17: El proyecto y la organización matriz. PREGUNTAS CLAVE HERRAMIENTAS & PLANTILLAS ¿Cómo consiguir mantener unidas todas las partes implicadas? T-111-Análisis del entorno del proyecto. CONTENIDO El gestor del proyecto colabora y lidera el equipo del proyec- to, coordinando desde el momento en que se empieza a tra- bajar hasta que se finaliza. En este sentido, también son fac- tores determinantes del éxito de un proyecto las habilidades sociales como el liderazgo, la gestión del equipo, la capacidad de negociación y la gestión de conflictos. RESULTADO Colaboración definida. BIBLIOGRAFÍA A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 9.3: Develop Project Team. Sección 9.4: Manage Project Team. Dirección y Gestión de Proyectos Sección 7.2: Interfaces del Proyecto. Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 11: Gestión del equipo del proyecto y su entorno. Projectmatig Creëren Capítulo 13: Fuerzas e intereses relacionados con los proyectos. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 32
  • 30. ATLAS Project Management CONTROL DE RIESGOS Preguntas útiles para la mitigación de riesgos: 1. ¿Cuál es la causa más probable? PREGUNTAS CLAVE 2. ¿Qué medidas preventivas se pueden adoptar? 3. ¿Es aceptable el componente de riesgo? ¿Qué es lo que no puede fallar bajo ningún concepto en el 4. ¿Qué medidas reactivas se pueden acordar? proyecto? 5. ¿Quién va a hacer qué y cuándo se va a realizar? ¿Cómo prevenir o abordar los problemas? Medición y valoración del riesgo CONTENIDO Al principio del proyecto se realiza un análisis de riesgos glo- Probabilidad de Gravedad de las Puntuación Riesgos producirse consecuencias bal (ver el proceso "Análisis de riesgo global"). Una vez que avanza el proyecto y que la trayectoria del mismo es más Muy improbable 1 Apenas hay consecuencias 1 1-2 Riesgo bajo concreta, se realiza un análisis de riesgos más detallado. El Poco probable 2 Consecuencias limitadas 2 3-9 Riesgo medio objetivo es adoptar medidas preventivas. Para evitar proble- Probable 3 Consecuencias bastante 3 10-25 Riesgo mas, realizar en una fase temprana del proyecto un inventa- serias elevado rio de medidas correctivas. Un factor de riesgo que merece Seguro 4 Consecuencias muy graves 4 especial atención se encuentra en el área jurídica (por ejem- Impredecible 5 Impredecible 5 plo, cómo están definidas las responsabilidades legales). PROCESO Control de riesgos: El control de riesgos trata de cubrir dos actividades generales. Así, durante la fase de análisis se identifica el riesgo y en la fase de reducción se neutraliza. En este sentido, el control del riesgo constituye un instrumento de gestión particularmente valioso. Preguntas que ayudan realizar el análisis de riesgos: 1. ¿Qué puede fallar en el resultado del proyecto?, ¿los hitos? 2. ¿Cuáles son las consecuencias potenciales? 3. ¿Qué probabilidad de fracaso existe? DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 33
  • 31. Análisis de riesgo RESULTADO ¿ALGO PUEDE IR MAL? NO SIN RIESGO Acciones preventivas/correctivas. Plan de proyecto analizado. SI BIBLIOGRAFÍA ESPECIFICAR EL PROBLEMA A guide to the Project Management Body of Knowledge ¿PODEMOS ESTIMAR EL RIESGO NO MÁS ANÁLISIS DEL PROBLEMA Sección 11.2: Risk Identification. Sección 11.3: Qualitative Risk Analysis. SI Sección 11.4: Quantitative Risk Analysis. Sección 11.5: Risk Response Planning. ¿ES EL RIESGO LO BASTANTE IMPORTANTE PARA ABORDARLO? NO RIESGO CALCULADO Sección 11.6: Risk Monitoring and Control Syllabus Het Projectmanagement Proces SI Capítulo 12: Control de riesgos. Projectmatig Creëren ADOPTAR MEDIDAS PREVENTIVAS Capítulo 19: Gestión de riesgos. Capítulo 20: Solución creativa de problemas. ¿ES ACEPTABLE AHORA EL SI RIESGO REDUCIDO RESTO DEL RIESGO? HERRAMIENTAS & PLANTILLAS NO T-121-Análisis de Riesgos. T-122-Análisis causa-efecto. CONTEMPLAR PLANES DE T-123-Análisis de impacto. CONTINGENCIA ¿SE PUEDEN LIMITAR LOS SI RIESGO CUBIERTO DAÑOS SUFICIENTEMENTE? NO RIESGO PERMANENTE DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 34
  • 32. ATLAS Project Management APROBACIÓN BIBLIOGRAFÍA PREGUNTAS CLAVE A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 2.2: Project Stakeholders. ¿Cómo obtener la aprobación de los documentos de Dirección y Gestión de Proyectos decisión? Sección 5.5: Gestión de la Configuración. ¿Quiénes tienen que aprobar los documentos de decisión? Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 13: Aprobación. CONTENIDO Projectmatig Creëren Capítulo 16: El cliente. El cliente se mantiene estrechamente involucrado durante todo el proceso del proyecto. De hecho, debe conceder su HERRAMIENTAS & PLANTILLAS aprobación a las especificaciones, la planificación y aportar los medios necesarios (recursos humanos, económicos y B-130-Plan del proyecto. materiales). Además, deberá tomar decisiones (continuar, B-131 Diseño del proyecto. reconducir o detenerse) si la realidad se desvía de lo planifi- cado. Por lo tanto, el papel del cliente debe estar muy bien definido. Además del cliente, existen otras personas involucradas en el proyecto que también deben aprobar el plan. Su papel se expresa en la aceptación, el compromiso, la motivación y la participación. Sin esta base será casi imposible completar con éxito el proyecto. RESULTADO Documentos de decisión acordados. Compromiso de las personas involucradas. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 35
  • 33. PLANIFICACIÓN DETALLADA Capítulo 14: Planificación detallada. Projectmatig Creëren PREGUNTAS CLAVE Capítulo 7: Planificación de proyectos. ¿Quién tiene que hacer qué y cuándo? HERRAMIENTAS & PLANTILLAS CONTENIDO B-140-Programa de ejecución. En cuanto se conozca cuándo se pueden iniciar las tareas de ejecución, puede empezarse la planificación detallada de la primera fase. Para las fases posteriores se mantiene la planificación global. Al final de cada fase se realiza la planificación detallada para la siguiente fase. Estas planifi- caciones pueden reflejarse visualmente en un diagrama de planificación. RESULTADO Plan de actividades. BIBLIOGRAFÍA A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 6.1: Activity Definition. Sección 6.2: Activity Sequencing. Sección 6.3: Activity Resource Estimating. Sección 6.4: Activity Duration Estimating. Sección 6.5: Schedule Development. Dirección y Gestión de Proyectos Sección 3.4: Planificación Temporal del Proyecto. Syllabus Het Projectmanagement Proces DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 36
  • 34. ATLAS Project Management MEDIR Y EVALUAR EL AVANCE Projectmatig Creëren Capítulo 6: Control de proyectos. PREGUNTAS CLAVE HERRAMIENTAS & PLANTILLAS ¿Sobre qué base se evalúa el avance del proyecto? ¿Cómo informar del avance a todas las personas involu- T-151-Informe Sintetizado. cradas? T-081 Costes. CONTENIDO Durante la ejecución de las actividades se hace referencia continua a la planificación. El gestor del proyecto se mantie- ne informado de la evolución, por medio de los informes de progreso que contrasta con el plan (o la norma). Para poder ejecutar correctamente este paso del proceso, deben esta- blecerse una serie de criterios de medición y debe estar claro quién reporta qué y cuándo. RESULTADO Criterios de medición. Informes de progreso. BIBLIOGRAFÍA A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 6.5: Schedule Control. Sección 10.3 Performance Reporting. Dirección y Gestión de Proyectos Sección 3.4: Planificación Temporal del Proyecto. Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 15: Medir y evaluar. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 37
  • 35. GESTIONAR PROGRESO RESULTADO PREGUNTAS CLAVE Resultados parciales. Aceptación. ¿Cómo alcanzar el resultado final acordado? ¿Cómo conseguir que el resultado final se aplique BIBLIOGRAFÍA correctamente? A guide to the Project Management Body of Knowledge CONTENIDO Sección 4.4: Direct and Manage Project Execution. Sección 4.5: Monitor and Control Project Work. Si el avance no se corresponde con lo planificado, el gestor Sección 4.6 Integrated Change Control. del proyecto deberá tomar las medidas oportunas para vol- Sección 5.4: Scope Verification. ver a dirigir la planificación hacia la situación real. Esto se Sección 5.5: Scope Control. puede conseguir reconduciendo el proyecto, modificando la Dirección y Gestión de Proyectos planificación o, en el caso más extremo, decidiendo paralizar Sección 5: Seguimiento del Proyecto. el proyecto. El punto de referencia para el gestor del proyec- Syllabus Het Projectmanagement Proces to sigue siendo la obtención del resultado deseado. Capítulo 16: (Re)conducir. Projectmatig Creëren PROCESO Capítulo 6: Control de proyectos, el arte de jugar con el Triángulo de las Bermudas. Contenido del informe de progreso Pasado: HERRAMIENTAS & PLANTILLAS - Situación actual respecto al plan. - Contenido y control. T-161 Informe de Seguimiento. Futuro: - El enfoque de la próxima fase (en detalle). - El enfoque de la siguiente fase (global). - Contenido y control. Periódico: - Vinculado a hitos. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 38
  • 36. ATLAS Project Management ENTREGAR Resumen del resto de obligaciones, trabajos adicionales o reducidos. PREGUNTAS CLAVE Aprobación por parte del cliente tanto del resultado final del proyecto (conforme a la oferta realizada), como de la ¿Cómo obtener la aprobación del resultado del proyecto gestión realizada por el encargado de ejecutar el proyecto. por parte del cliente? RESULTADO CONTENIDO Documento de entrega. La entrega del resultado del proyecto al cliente se confirma a través del denominado "Documento de entrega". Por BIBLIOGRAFÍA medio del mismo, el cliente declara por escrito que se le han entregado todos los resultados acordados del proyecto. En A guide to the Project Management Body of Knowledge la fase inicial del proyecto fueron determinadas las condicio- Sección 4.7: Close Project. nes por las que se aceptaría el resultado del mismo. La Syllabus Het Projectmanagement Proces firma definitiva del documento de entrega marca el fin del Capítulo 17: Entrega. proyecto, y puede iniciarse la fase de remate. HERRAMIENTAS & PLANTILLAS PROCESO B-170-Documento de entrega. Contenido del documento de entrega B-171-Seguimiento post-entrega. Descripción del resultado del proyecto tal y como se ha realizado (basado en una oferta, plan de proyecto y posibles propuestas de modificación). Descripción del programa de atención posterior a la entrega, indicando: Quién de la organización va a mantener el resultado del proyecto Plazos de garantía Contratos de mantenimiento, Posibles modificaciones /ampliaciones DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 39
  • 37. TRANSFERENCIA BIBLIOGRAFÍA PREGUNTAS CLAVE A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 4.7: Close Project. ¿Cómo garantizar el resultado del proyecto en la Syllabus Het Projectmanagement Proces organización? Capítulo 18: Traspaso. CONTENIDO HERRAMIENTAS & PLANTILLAS Una vez que el proyecto se ha realizado según los requeri- T-093 Plan Comunicación. mientos, el gestor del proyecto debe traspasar el resultado del mismo a una persona que sea responsable de su gestión post-proyecto y de su mantenimiento. Esta persona debe procurar que el resultado del proyecto se utilice de forma óptima en la organización. El gestor del proyecto proporcio- nará la información necesaria para poder realizar esta tarea de forma eficaz. RESULTADO Atención posterior a la entrega establecida. PROCESO Planificar el traspaso junto con las personas involucradas: - ¿quién está involucrado? - ¿qué formalidades deben tenerse en cuenta? Asegurarse de que los usuarios finales aceptan el producto. Definir los requisitos de formación para los usuarios finales. Solicitar al cliente que firme una declaración de aceptación. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 40
  • 38. ATLAS Project Management EVALUACIÓN HERRAMIENTAS & PLANTILLAS PREGUNTAS CLAVE T-191-Evaluación. ¿Cómo se puede aprender de nuestras experiencias en el proyecto? CONTENIDO Una evaluación estructurada sirve no solamente para repa- sar una vez más los éxitos y los errores del proyecto termi- nado. Más importante es aún si cabe, la utilización de esta evaluación como base para próximos proyectos, puesto que permite evitar posibles problemas y obstáculos. RESULTADO Informe de evaluación – Lecciones Aprendidas. BIBLIOGRAFÍA A guide to the Project Management Body of Knowledge Sección 4.7: Close Project. Syllabus Het Projectmanagement Proces Capítulo 19: Evaluar. Projectmatig Creëren Capítulo 23: Evaluación del proyecto y auditoria, aprender de las cosas que van bien y las cosas que van mal. DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 41
  • 39. CIERRE informar al responsable inmediato de ello. Redactar el último informe de gestión. PREGUNTAS CLAVE Intentar que el archivo del proyecto esté completo y traspasado. ¿Cómo finalizar mi proyecto? RESULTADO CONTENIDO Expediente del proyecto cerrado. El gestor del proyecto realiza una serie de procedimientos por medio de los cuales el proyecto se cierra definitivamen- BIBLIOGRAFÍA te. Los puntos de atención en esta fase son, entre otros, la disolución del equipo del proyecto y el cierre del expediente A guide to the Project Management Body of Knowledge del proyecto. Sección 4.7 Close Project. Sección 12.6: Contract Closure. PROCESO Dirección y Gestión de Proyectos Capitulo 6: Cierre del Proyecto. Cierre de la parte financiera del proyecto: Syllabus Het Projectmanagement Proces - Cuadrar todos los documentos financieros. Capítulo 20: Cierre. - Justificar los gastos. - Realizar los pagos pendientes. - Gestionar y solucionar las cuentas pendientes. - Generar y distribuir un informe financiero. Cierre de todos los contactos externos: - Informar a los proveedores, clientes y personas involucradas en el proyecto sobre el cierre del proyecto. Devolver todos los materiales prestados y alquilados. Disolver el equipo del proyecto: - Procurar que todos los miembros del proyecto sean “devueltos” al responsable inmediato o re-dirigidos a otro proyecto. - Evaluar las prestaciones, es decir, evaluar el esfuerzo conjunta mente con los colaboradores del proyecto e DISEÑAR EVALUACIÓN DEL PROBLEMA - DEFINICIÓN DEL RESULTADO - ANÁLISIS DE RIESGO GLOBAL - DIVISIÓN EN FASES - DESCOMPOSICIÓN CONSOLIDAR ORGANIZACIÓN - HITOS - PRESUPUESTAR - GESTIÓN DE INFORMACIÓN - GESTIÓN DE CALIDAD - GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y SU ENTORNO - CONTROL DE RIESGOS - APROBACIÓN CONTROLAR PLANIFICACIÓN DETALLADA - MEDIR Y EVALUAR AVANCES - GESTIONAR PROGRESO - ENTREGAR CERRAR TRANSFERIR - EVALUAR - CIERRE 42