Batasan dan cara mengatasinya dalam usaha memenuhi kebutuhan informasi di sekolah khususnya untuk para tenaga pengajar.

1. Pemenuhan Kebutuhan Informasi Di Perpustakaan Sekolah
Oleh : M. Harfano A, S. Sos
Pada masa sekarang ini telah diketahui secara umum bahwa kebutuhan informasi telah menjad
satu kebutuhan yang mendasar. Adapun kebutuhan informasi dari tiap orang tidaklah sama. Bai
disadari ataupun tidak, setiap orang yang hidup ataupun pernah hidup di dunia ini selalu membaw
informasi di dalam dirinya, hal ini dapat dipahami dengan keberadaan rantai DNA pada tiap makhlu
hidup.
Begitu banyaknya jumlah dan variasi informasi yang tersedia telah menyebabkan sebagian oran
menjadi bingung bagaimana cara untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya
Dikarenakan hal ini juga maka telah tercipta satu lapangan pekerjaan yang baru untuk orang-oran
yang tanggap dengan ketidaktahuan orang lain. Satu lapangan pekerjaan yang menuntu
kemampuan untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi yang kemudian dikelompokkan
untuk disusun berdasarkan sistem penyusunan tertentu sehingga informasi tersebut dapat dengan
mudah ditemukan kembali.
Kemampuan untuk mendapatkan dan menata informasi tidaklah semudah seperti yan
diperkirakan orang secara umum. Kesulitan baru akan dirasakan pada saat seseorang yang
membutuhkan informasi ternyata tidak dapat melakukan tindakan agar dapat memenuh
kebutuhannya tersebut. Ada beberapa hal yang menjadi hambatan, yaitu :
1. Terbatasnya waktu.
2. Terbatasnya dana.
3. Terbatasnya fasilitas.
4. Ketidaktahuan si pencari informasi.
Empat hal di atas dapat dikategorikan sebagai penghambat yang umum terjadi dalam
pemenuhan kebutuhan informasi. Dan diketahui bahwa ada hubungan antara tiap-tiap hambata
tersebut. Berikut ini penulis mencoba untuk mendeskripsikan pemahaman terhadap hambatan
hambatan tersebut.
1. Terbatasnya Waktu
Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya waktu adalah suatu keadaan di mana seseoran
ataupun sekelompok orang yang tidak memiliki banyak kesempatan untuk dapat menyelesaika
suatu pekerjaan agar dapat memenuhi kebutuhannya. Terbatasnya waktu disebabkan ole
tingkat kesibukan yang dimiliki oleh orang-orang tertentu yang telah menghambat oran
tersebut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasinya. Sebagai contoh dapat kita gambarka
kehidupan seorang guru swasta yang mengajar di sekolah menengah tingkat atas. Untuk dapa
memenuhi kebutuhan hidupnya sehari-hari maka guru tersebut harus dapat memanfaatka

2. mungkin tidak hanya dilakukannya pada satu sekolah saja. Dan akan meningkat kesibuka
tersebut jika guru harus menyiapkan soal, memeriksa hasil ujian siswanya, dan menduduki suat
jabatan di sekolah tempat dia mengajar.
Selain memberikan pelajaran pada pendidikan formal, maka kemungkinan guru tersebu
akan memberikan pendidikan tambahan yang bersifat pribadi (less private) atau mengajar d
bimbingan belajar. Jika guru yang bersangkutan telah memiliki isteri dan anak, maka dia jug
harus bertanggung jawab untuk menafkahi lahir dan batin isteri dan anaknya. Nafkah lahir yan
diberikan berupa pemenuhan kebutuhan sandang, pangan, dan papannya, sedangka
kebutuhan batin hanya dapat diberikannya dengan meluangkan waktu agar dapa
berkomunikasi dengan isteri dan anaknya. Selain lingkungan dalam keluarga, guru tersebut jug
harus melakukan sosialisasi dengan kerabat dan sahabatnya.
Setelah melihat gambaran tersebut di atas maka dapat kita lihat betapa sibuknya seorang
guru menghadapi pekerjaannya. Kesibukan yang dijalani telah memungkinkan seorang gur
menjadi tertutup dengan perkembangan yang terjadi di luar dunianya, yang menyebabkan gur
tersebut akan mengalami pengembangan diri yang terhenti.
Informasi yang diperlukannya tidak hanya terbatas pada pengembangan dirinya yang dapa
mempengaruhi pola fikir dan cara mengajarnya, tetapi juga guru tersebut memerlukan informas
yang bermanfaat sebagai bahan tambahan mengajarnya. Dalam gambaran di atas maka guru
tersebut memerlukan sumber-sumber informasi yang dapat dipercayainya.
Dengan banyak mengikuti berita harian dari televisi, koran atau radio, maka guru tersebu
dapat menghindari kemungkinan tertutup dari pengembangan diri tetapi jika guru tersebut ingi
dapat meningkatkan dan mengembangkan bahan mutu pengajarannya maka ia memerlukan
sumber informasi yang cukup luas. Hal ini dapat diatasinya dengan melakukan kontak denga
pusat informasi terdekat, seperti perpustakaan sekolah.
2. Terbatasnya Dana
Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya dana adalah suatu keadaan dimana seseoran
atau sekelompok orang tidak memiliki kecukupan anggaran yang berupa uang agar dapa
memenuhi kebutuhannya. Keterbatasan dana yang dimiliki merupakan hal yang paling umum
dijumpai dan keterbatasan ini mempengaruhi fasilitas yang didapat. Keterbatasan dana dapa
disebabkan karena penghasilan yang kurang memadai, tingkat pengeluaran yang tinggi ata
tidak menyediakan anggaran khusus untuk mendapatkan informasi.
Sebagai contoh dapat kita gambarkan pada seorang guru yang memiliki penghasilan hany
cukup untuk memnuhi kebutuhan pokok sehari-harinya. Dengan penghasilan yang pas-pasa
maka pemenuhan informasi hanya menjadi kebutuhan tambahan baginya.

3. Untuk dapat mengatasinya maka guru tersebut memerlukan sumber informasi yang dapa
memberikan informasi dengan murah atau bahkan gratis. Sumber informasi yang dibutuhkanny
jika mungkin jangan membuat guru itu harus mengeluarkan dana ekstra berupa biay
tranportasi ataupun dana ”terimakasih” kepada yang dapat menyediakan informasi. Untu
dapat memenuhinya maka sumber informasi yang paling murah atau gratis dan tanpa biay
ekstra adalah tersedianya perpustakaan sekolah yang memadai.
3. Terbatasnya Fasilitas
Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya fasilitas adalah suatu keadaan yang dihadap
seseorang atau sekelompok orang dengan perangkat kerja yang minim ataupun tidak memilik
perangkat kerja sama sekali, baik itu berupa perangkat keras (seperti televisi, radio, atau satu se
komputer) maupun perangkat lunak (seperti sistem operasi yang digunakan untuk menjalanka
perangkat keras), dan jaringan yang menghubungkan semua perangkat lunak dan perangka
keras dengan jaringan komunikasi. Keterbatasan fasilitas biasanya disebabkan karena kurangny
dana yang dimiliki atau tidak adanya anggaran yang khusus disediakan untuk menyediaka
fasilitas agar dapat memenuhi kebutuhan informasi. Pada contoh gambaran yang dijabarka
pada poin 2 untuk mengatasi permasalahan adalah dengan memanfaatkan perpustakaa
sekolah. Tetapi pada kenyataannya secara umum diketahui bahwa perpustakaan sekolah
hanyalah ruangan yang berguna untuk menyimpan buku paket ajar sedangkan pegawainy
adalah pegawai yang diperbantukan untuk mengurusi pekerjaan tata usaha dari sekolah
bersangkutan atau yang lebih menyedihkan mungkin merangkap sebagai pesuruh sekolah.
Untuk dapat mengatasi permasalahan ini adalah dengan bersedianya sekolah
mengalokasikan dana untuk mendukung unit yang bersifat pengajaran seumur hidup ini.
4. Ketidaktahuan si pencari informasi
Adapun yang dimaksud dengan ketidaktahuan si pencari informasi adalah suatu keadaan d
mana seseorang atau sekelompok orang tidak memahami atau bahkan tidak mengetahui sama
sekali ”apa”, ”di mana”, ”siapa”, dan ”bagaimana” cara agar dapat memenuhi kebutuhannya
yang berhubungan dengan informasi. Maksud ”apa” adalah terkadang si pencari informasi tida
mengetahui dengan jelas apa yang sebenarnya dibutuhkan sehingga dalam mencari informas
sering si pencari informasi mengumpulkan semua bahan tanpa menyadari bahwa dengan
melakukan hal tersebut dia telah melakukan pemborosan waktu dan bahkan uang. Untuk dapa
mengatasinya bahwa sebelum melakukan pencaharian si pencari informasi sebaikny
merumuskan ke dalam satu catatan informasi apa sebenarnya yang dibutuhkannya.
Pengertian ”di mana” adalah masalah kedua dari ketidak tahuan si pencari informasi yan

4. Setelah mengetahui informasi apa yang dibutuhkannya, maka sering si pencari informas
menjadi bingung kemana dia akan melakukan pencarian informasi. Andaikata si pencar
informasi memiliki fasilitas yang mendukung seperti komputer yang dilengkapi dengan jaringa
internet dan ia ingin melakukan pencarian tentang suatu subjek maka ia akan mulai melakukan
penelusuran di internet, tetapi meskipun punya fasilitas yang memadai jika ia tidak mengetahu
situs apa yang akan dibukanya agar dapat memenuhi kebutuhan informasinya maka yan
terjadi hanyalah pemborosan waktu dan uang (untuk membayar listrik dan sambungan interne
selama melakukan penelusuran).
Setelah mengalami permasalahan ”apa” dan ”di mana”, maka ketidaktahuan yang serin
datang adalah ketidaktahuan akan ”siapa” yang harus dihubungi agar dapat mengatasi dan
memenuhi kebutuhan yang dicari. Untuk mengatasi semua permasalahan ini adalah tersediany
sumber-sumber informasi. Dalam ukuran kecil setidaknya tersedia perpustakaan sekolah yan
didukung dengan fasilitas yang memadai sehingga ketidaktahuan akan ”siapa” dan ”bagaimana
dapat terjawab dan setelah dua hal ini terjawab maka ketidaktahuan akan ”apa” dan ”di mana
juga dapat diatasi. Jika si pencari informasi menyampaikan kebutuhannya akan informasi k
perpustakaan yang terdekat dengannya berdomisili maka menjadi kewajiban untu
perpustakaan tersebut melakukan pelayanan pendidikan pemakai kepadanya.
Setelah melihat penjabaran di atas yang telah dilakukan penulis, maka dapat diketahui bahw
dalam melakukan pemenuhan kebutuhan akan informasi tidaklah selamanya semudah yan
dibayangkan. Hambatan-hambatan selalu membayangi orang-orang yang memerlukan informas
Untuk dapat mengatasi permasalahan yang sering muncul tersebut maka saat ini telah banyak hadi
sumber-sumber informasi yang bersedia melayani untuk memenuhi kebutuhan informasi.
Secara komersialisasi maka sumber-sumber informasi tersebut dapat dikategorikan dua, yait
sumber informasi yang bertujuan mencari keuntungan dan sumber informasi yang tidak mencar
keuntungan (nirlaba). Sumber informasi yang mencari keuntungan dalam melakukan pekerjaan
harus secara efektif dan efisien, hal ini dikarenakan untuk mendapatkan informasi dari mereka maka
si pencari informasi harus membayar. Sedangkan sumber informasi yang nirlaba dalam melakuka
pencarian informasi sama sekali tidak melakukan pungutan kepada si pencari informasi, adapun
pungutan yang diberikan yaitu berupa pengganti biaya cetak informasi yang disediakan.
Sedangkan secara kepemilikan diketahui bahwa sumber informasi terbagi atas sumber informas
yamg menjadi milik pemerintah dan sumber informasi milik swasta. Sumber informasi mili
pemerintah adalah sumber informasi yang berada di bawah naungan lembaga-lembaga mili
pemerintah, seperti Perpustakaan Daerah dan Badan Pusat Statistik. Sedangkan sumber informas
milik swasta adalah sumber informasi yang berada di bawah naungan lembaga swasta.

5. Meskipun sumber-sumber informasi ada yang bertujuan mencari keuntungan ataupun tidak
milik pemerintah atau swasta, tetapi secara intinya adalah bergantung bagaimana car
melaksanakan pemenuhan kebutuhan informasi agar menghasilkan kinerja yang baik. Agar dapa
melakukan fungsinya dengan baik maka sumber-sumber informasi harus memberikan pelayanan
yang prima, yang bergantung dari cara kerja dan mental kerja orang yang melaksanakannya.
Sebagai gambaran yang dapat diambil adalah sebuah perpustakaan sekolah yang berfungs
sebagai sumber informasi dengan ruang lingkup terbatas. Pada dasarnya perpustakaan sekolah
meskipun milik swasta tidak seharusnya melakukan pemungutan biaya kepada pengguna yan
mencari informasi. Perpustakaan sekolah harus dapat dijalankan sesuai dengan tujuan da
fungsinya. Untuk dapat menjalankan perpustakaan sekolah maka diperlukan sumber daya manusi
yang memahami akan pentingnya perpustakaan sekolah sebagai sumber informasi.
Sumber daya manusia yang dapat melaksanakan kegiatan ini adalah yang memiliki kemampuan
untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi yang kemudian dikelompokkan untuk disusun
berdasarkan sistem penyusunan tertentu sehingga informasi tersebut dapat dengan mudah
ditemukan kembali. Untuk dapat melaksanakan kegiatannya ini maka perlu mendapat dukungan
dari sekolah yang menjadi lembaga induknya.
Sumber daya manusia yang dapat digunakan adalah pustakawan yang minimal telah mendapa
pelatihan untuk mengelola perpustakaan sekolah. Dalam mencari informasi maka pustakawan haru
bersifat aktif dengan terus memantau perkembangan dunia pendidikan dan menyesuaikan layanan
yang diberikan dengan keadaan sekolah. Suatu kewajiban untuk terus menyediakan sumbe
informasi baik cetak ataupun tidak. Kemampuan mencari informasi ini harus terus diasah karena
perkembangan pendidikan akan terus mengalami peningkatan. Sistem pengajaran dan tingka
kemampuan siswa harus menjadi acuan dalam menyediakan dan menyebarkan informasi. Hal in
dikarenakan secara umum diketahui bahwa informasi tidak semuanya tersedia dalam keadaan siap
pakai tetapi banyak yang tersedia dalam keadaan mentah ataupun setengah jadi.
Informasi dalam keadaan jadi yaitu informasi yang tinggal digunakan oleh pencari informas
sehingga tidak lagi perlu diolah. Informasi setengah jadi yaitu informasi yang masih harus diolah
sebagiannya agar dapat sesuai dengan kebutuhan si pencari informasi. Sedangkan informasi menta
adalah informasi yang masih harus diolah dari awal agar dapat digunakan oleh si pencari informasi.
Sebagai gambaran yang menunjukkan peranan perpustakaan sekolah dalam menyediakan
informasi dapat dilihat pada diagram berikut,

6. Ada banyak cara untuk mendapatkan informasi. Cara yang paling umum diketahui adalah
dengan melakukan penyediaan dalam media cetak seperti buku, majalah, dan koran yang dapa
diadakan melalui pembelian, pertukaran ataupun melalui penerimaan sumbangan. Selai
penyediaan bahan dalam media cetak sebagai sumber informasi maka perlu juga disediakan bahan
dalam media rekam sebagai tambahan ataupun menjadi sumber utama seperti kaset, CD, VCD, ata
DVD. Sedangkan sumber lain adalah menyediakan sumber informasi dalam bentuk media elektroni
seperti jurnal elektronik dan media-media elektronik lainnya. Penyediaan informasi melalui medi
cetak dapat berupa penyediaan buku ajar yang berfungsi sebagai koleksi inti lalu ditambahakan
dengan buku lainnya sebagai penunjang. Untuk dapat lebih mencukupi kebutuhan informas
pengguna maka lebih baik jika koleksi penunjang lebih banyak disediakan, hal ini disebabka
biasanya murid telah memiliki buku pegangan sendiri sehingga jika perpustakaan sekolah
menyediakan buku yang sama dalam jumlah yang berlebihan akan menyebabkan pemborosan uang
dan tempat.
Penyediaan sumber informasi dalam bentuk media rekam pada saat ini sudah umum dijumpa
Hal ini dikarenakan media rekam lebih banyak menyebabkan penghematan. Penghematan yan
paling utama adalah penghematan uang. Dibandingkan membeli sumber informasi dalam bentu
buku maka akan jauh lebih hemat membeli sumber informasi dalam bentuk rekam. Penghematan
lainnya adalah penghematan tempat. Sebagai contoh, jika satu buku memiliki 1.000 halama
dengan ukuran yang umum dijumpai maka diperkirakan ruang yang harus disediakan untu
penyimpanannya adalah sekitar ± 17 x 25 x 21 cm yang perinciannya 17 cm adalah lebar buku, 2
Informasi mentah Informasi setengah jadi Informasi jadi
Perpustakaan Sekolah
Informasi siap pakai
Pengguna informasi
Pengadaan Pengelompokkan Klassifikasi
PenyimpananTemu balik
Masukan (in put)
Mediator (processing)
Hasil (out put)
Pengguna informasi (end user)

7. harus disediakan untuk 100 buku dengan ukuran yang sama. Sedangkan jika buku tersebut tela
diubah ke dalam media rekam DVD maka ruang yang perlu disediakan adalah ± 0,5 x 12 cm, yan
perinciannya 0,5 cm adalah tebal DVD dan 12 cm adalah diameter DVD. Dan yang perlu diperhatika
lagi adalah daya tampung DVD tersebut, diperkirakan satu keping DVD dapat menampung ± 5 buk
dengan gambaran seperti contoh di atas. Maka dari perkiraan kasar di atas dapat kita hitun
penghematan yang telah dilakukan.
Contoh gambar koleksi perpustakaan dalam bentuk cakram padat (VCD) yang satu kepingny
dapat menampung sekitar 7 buka dengan besar file 100 mb. Sehingga pada gambar sebelah yang
memperlihatkan deretan rak koleksi buku akan dapat dilakukan penghematan tempat.
Sedangkan pengadaan sumber informasi dalam bentuk media elektronik pada saat ini jug
sudah umum dijumpai dan digunakan. Penyediaan sumber informasi dalam bentuk media elektroni
lebih menghemat tempat yang harus disediakan. Tetapi meskipun media rekam dan elektroni
menjanjikan banyak penghematan, perlu untuk dipertimbangkan media pendukung agar informas
dalam media rekam dan elektronik dapat digunakan. Sebagai contoh, untuk dapat membac
informasi dalam media rekam berupa DVD diperlukan seperangkat alat pemutar DVD dan untu
dapat memasuki sumber informasi dalam bentuk elektronik maka diperlukan seperangkat kompute
yang telah disambungkan ke jaringan komunikasi.
Setelah melakukan pengadaan dan mampu meyediakan sumber informasi maka langka
selanjutnya yang diperlukan adalah kemampuan untuk menyusun informasi yang telah dikumpulkan
tersebut. Penyusunan informasi ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, sesuai dengan
kemampuan dan kebutuhan perpustakaan sekolah yang bersangkutan.
Untuk sumber informasi dalam bentuk cetak dan rekam telah banyak sistem penyusunan yan
dibuat. Secara umum diketahui sistem penyusunan menurut DDC, LC, atau UDC. Sistem penyusunan
ini haruslah konsisten dan mudah untuk digunakan (baik untuk pustakawan yang melakuka
penyusunan maupun untuk si pencari informasi). Sebagai contoh adalah sistem penyusunan yan
telah digunakan oleh penulis dalam menata sumber informasi di perpustakaan sekolah tempa
penulis berkerja.
Sistem yang digunakan penulis adalah DDC (Dewey Decimal Classification). Denga
menggunakan sistem ini maka penulis dapat mengelompokkan sumber informasi yang dimilik

8. pedoman DDC (sebanyak 4 volume). Selain itu penulis juga dapat melakukan susunan sesuai dengan
media penyimpanannya. Dalam sistem ini setiap subjek diwakili beberapa angka yang akan
disematkan pada sumber informasi yang dimiliki sehingga pada saat diperlukan telah mudah untu
ditemukan kembali. Untuk mendukung penemuan kembali maka penulis juga telah melakukan
pendataan terhadap sumber informasi yang dimiliki sehingga dalam melakukan pencarian informas
dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Sedangkan penyusunan untuk sumber informasi dalam media elektronik maka sebagai conto
penulis harus menyimpannya terlebih dahulu ke dalam media rekam. Hal ini disebabkan tempa
penyimpanan sumber informasi dalam media elektronik tidak dimiliki secara nyata oleh penulis atau
pencari informasi lainnya. Tetapi penulis juga dengan dukungan sekolah yang menjadi lembag
induk telah menyediakan perangkat untuk pencari informasi agar dapat secara langsung memasuk
sumber-sumber informasi elektronik. Dalam keadaan seperti ini maka penulis berfungsi sebaga
mediator untuk pencari informasi dan sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan sekolah yang
tidak mencari keuntungan maka penulis tidak pernah menerima imbalan untuk setiap informas
yang diminta oleh si pencari informasi. Dan penulis juga harus bersedia memberikan pendidika
kepada si pencari informasi agar ia tidak mengalami kesulitan dalam memenuhi kebutuhannya akan
informasi.
Dengan adanya komitmen dari pihak sekolah sebagai lembaga induk tempat perpustakaan
sekolah bernaung, maka hambatan-hambatan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan akan
dapat dengan mudah dan murah untuk ditemukan. Seperti terlihat pada gambar contoh di atas yan
diambil dari salah satu perpustakaan sekolah yang ada di kota Medan, jika perpustakaan
mendapatkan perhatian yang laik maka pengguna yang merupakan sivitas akademika sekolah akan
dengan senang hati memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
Inspirasi Penulisan :
 Berbagai sumber
 Herring, J. E. Teaching Information Skill in School. London. Library Association Publishing : 1996
 Information Literacy Competency Standards for Higher Education. Illinois : ACRL. 2000
 Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia. 1994