Sistemas de dirección y control

Sistemas de Dirección y
Control
“Visión, Estrategia, Organización y
Gobierno: Pilares de un Sistema de
Dirección Estratégico”
Patricio Guitart
Socio-Director
Tantum Argentina
p.guitart@tantum.com
© 2009 tantum Group

Introducción


Una Empresa es….
Fases
de
crecimiento

CREATIVIDAD
DIRECCION
DELEGACION
COORDINACION
COLABORACION

grande

Tamaño
de
la
organización

¿?

burocracia

control

autonomía

pequeña

Evolución:
crecimiento

liderazgo

Revolución:
crisis

joven
madura

Edad
de
la
organización


Un Directivo es….

EMPRESARIO

POLÍTICO

TÉCNICO

BURÓCRATA


EMPRESARIO

promover
entender la nuevos
industria y las negocios
promover
la
competencias relacionarse
distribuir
innovación
con
la renta
stakeholders
definir los
desarrollar

negocios
la
visión

y las
actividades
resolver
problemas
TÉCNICO
complejos

establecer negociar
planes y ges5onar
la

unidad
de
la
con clientes y influir en las
metas proveedores
organización
regulaciones

organizar
dirigir POLÍTICO

personas y
tareas y
equipos de
roles
personas

monitorear construir y
performance mantener
red de
contactos

operar
asuntos
de rutina

BURÓCRATA


Lo que no debería pasar…

FRENO
A
LA
FLEXIBILIDAD

DESMOTIVACION
FALTA
DE
RUMBO
E
INNOVACION

MALTRATO

INEFICACIA
INEFICIENCIA

ENGAÑO

FRAUDE


Cuál es el principal objetivo de un
sistema directivo?


Objetivos de un Sistema de Dirección y
Control

Proveer información
Enfocar y comunicar
para la medición y Fijar metas y revisar
los factores críticos de
responsabilización de la desempeño
cada gestión
gestión

Facilitar la asignación
Aplicar políticas y
de recursos a las
normas para asegurar
unidades
eficiencia y coherencia
organizacionales

Contribuir a la
congruencia de Balancear la tensión
objetivos estratégicos, entre la estandarización
y la flexibilidad e
metas de performance
e incentivos innovación


Cómo diseñamos un sistema directivo
efectivo?


Diseño organizacional como base de un
Sistema Directivo

•  Qué es
Diseño de una estructura que define las posiciones claves de
una organización y un sistema formal de
responsabilidades que orienta cómo las personas
deben hacer su trabajo y en qué deben focalizar su atención.
proveer recursos asignar responsabilidades


Diseño organizacional

•  Cómo
Alineando y ajustando las siguientes palancas:

1.  Estructura: Agrupar a los individuos y asignar
tareas para atender los clientes de la mejor
manera.
2.  Sistemas de Diagnóstico y Control: Usar
indicadores e incentivos para gestionar las
responsabilidades.
3.  Redes Interactivas: Facilitar la interacción
humana y el flujo de información.
4.  Responsabilidades Compartidas: Asegurar
que la gente correcta ocupe la posición correcta.


El Sistema de Dirección y Control:
Las Palancas del Diseño Organizacional
ESTRUCTURA
¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos
puedo esperar Alcance
del
Apoyo
Alcance
del
puedo
cuando necesito Control
controlar para
ayuda? hacer mi
trabajo?
Cliente

RESPONSABILIDAD Variables

SISTEMAS DE
ES COMPARTIDAS Compromiso
ESTRATEGIA CríOcas
DIAGNÓSTICO
Y CONTROL

Alcance
de
la
Tensión

Alcance
de
la

Inﬂuencia
CreaOva
Responsabilidad
¿Qué
¿Con quién debo
interactuar y a indicadores se
quién influir, para usarán para
evaluar mi
cumplir con mis REDES desempeño?
responsabilidades? INTERACTIVAS

Visión

La Visión ofrece una guía respecto de la dirección futura de una organización.
Responde a la pregunta: “Hacia dónde vamos?”

Tiene tres importantes componentes:

1.  Cuantificación del indicador del más alto nivel del éxito.

“Estar en el cuartil superior de rentabilidad”

2.  Definición del lugar en el cual compite/ opera. Punto B

“Mercado doméstico”

3.  Un marco temporal para la ejecución. Punto A

“5 años”


Ejemplos de Visión

§  “Tener 1 millón de §  “Llegar a ser la
clientes on-line compañía #1 de
para el 2000” América en
soluciones de
Documentación”

“Llevar un hombre a la luna al final de la
década”
- John F. Kennedy (1961)


Análisis Interno y Externo para Formular
la Estrategia
Macroentorno
Ambiente Tecnológico
Ambiente Legal Competidores
Competidores y Laboral
y Político Potenciales
Potenciales
1- ¿Qué variables clave
impactarán significativamente
Poder del Poder del
en la Industria provenientes Poder del
Proveedor
Proveedor
Rivalidad
Rivalidad
Poder del
Comprador
Comprador
del Macro y Microentorno?
Microentorno

Substitutos
Substitutos
Ambiente
Demográfico, Social Ambiente Macro-
y Cultural Económico

2- ¿Cuáles serán los eslabones clave de mi cadena de valor para poder
diferenciarme en el mercado?

Diseño de
Tecnología Manufactura Marketing Distribución Servicio
Producto


La Propuesta de Valor:
Corazón de la Estrategia

MEJOR ü  Wal Mart
LIDERAZGO ü  Apple
COSTO ü  Dell EN ü  Mercedes
ü  McDonalds ü  Intel
PRODUCTO

TOTAL

INTIMIDAD ESTRATEGIA
ü  IBM ü  Microsoft
CON EL ü Goldman Sachs LOCKING

ü  eBay
CLIENTE

ü  Mobil ü  Mastercard


El famoso Mapa Estratégico

Los Mapas Estratégicos son modelos lógicos y simples para explicar la
manera en que las organizaciones crean valor para la comunidad, sus
clientes y los accionistas
La Estrategia

Perspectiva Resultados
Resultados
Finales “Si tenemos éxito, ¿cómo nos
verán nuestros accionistas?”

Perspectiva del Cliente

Beneficios al “Para lograr nuestra visión,
Cliente ¿cómo debemos presentarnos
frente nuestros clientes?”

Perspectiva de Procesos

Procesos “Para satisfacer a nuestros
clientes, ¿en qué procesos de
Eficientes negocios debemos ser
excelentes?”
Perspectiva de Aprendizaje
Crecimiento
“Para lograr nuestra visión,
Conocimientos, Habilidades, Cultura ¿cómo debe aprender y
mejorar nuestra
organización?”


Mapa Estratégico Genérico
Estrategia de Productividad Estrategia de Crecimiento
Valor sustentable el
Perspectiva accionista
Financiera
Mejorar Mejorar Nuevas
Estructura de Utilización de Crecimiento de
Oportunidades Ingresos
Costos Activos de Negocios

Propuesta de Valor al Cliente
Perspectiv
a de Precio Calidad Disponibilidad Selección Funcionalidad Servicio Alianzas Marca
Clientes
Atributos del Producto/Servicio Relación Imagen

Procesos de Gestión Procesos
Procesos de Gestión Procesos de Regulatorios y
Perspectiva de de Operaciones de Clientes Innovación
Procesos Sociales
Internos Procesos que Procesos que Procesos que generan Procesos que mejoran
producen y entregan aumentan el valor del nuevos productos y las comunidades y el
productos y servicios" cliente" servicios" medio ambiente"

Perspectiva de Capital de Capital
Aprendizaje y Capital Humano + Información
+ Organizacional
Crecimiento
•  Habilidades •  Sistemas •  Cultura •  Alineamiento
•  Conocimiento •  Bases de Datos •  Liderazgo •  Trabajo en
•  Valores •  Redes Equipo


Quién es nuestro cliente?
Ejemplo: Mapa del sector Automóvil

Talleres

Fabricante
de partes I

Tiendas de
repuestos

Fabricante
de partes II Concesionarios

Fabricante
de autos Personas

Fabricante
de chapa
Generadores de
demanda Gomerías
Fabricante
de cubiertas


Tipos de Estructura para cada Propuesta de
Valor

•  Mejor costo total
•  Creación de valor local
•  Estandar global de execelencia
•  Servicio de relacionamiento
•  Experto en conocimiento


1. Alcance del Control

Qué recursos voy a controlar para hacer mi trabajo?

Alcance del Control

Pocos Recursos Muchos Recursos

Recursos:
-  Personas
-  Presupuesto
-  Activos Fijos
-  Stocks
-  Edificios y Equipamiento
-  Patentes, Marcas
-  Cartera de clientes
-  Canales de distribución
-  Etc


2. Alcance de Responsabilidad

Qué indicadores serán usados para evaluar mi desempeño?

Alcance de Responsabilidad

Indicadores poco abarcativos Indicadores muy abarcativos

Involucran pocos procesos y
recursos. Ej: Costos línea de Involucran muchos procesos
producción. Errores de y recursos. Ej:Ventas,
información, etc Resultado, Rentabilidad, etc

Responsabilidad:
-  Indicadores Compañía
-  Indicadores de Área
-  Indicadores personales


3. Alcance de Influencia

Con quién necesito interactuar e influenciar para lograr mis
objetivos?

Alcance de Influencia

Interacciones e influencia Interacciones cruzadas
dentro del área entre áreas

Influencia:
-  Dentro del área
-  Fuera del área
-  Redes de influencia


4. Alcance de Apoyo

Cuánto apoyo puedo esperar cuando pido ayuda a otros?

Alcance de Apoyo

Sin compromiso Fuerte compromiso a
para ayudar a ayudar a otros

otros

Apoyo:
-  Ventas cruzadas
-  Compartir prácticas
-  Servicio al cliente
-  Mejora de procesos


Matriz 1: Recursos & Apoyo

Poca Apoyo Mucha
Muchos 1 2

Muchos Recursos y Poco Recursos y Apoyo Alineados
Apoyo
Recursos

3 4

Recursos y Apoyo Alineados Pocos Recursos y Mucho
Apoyo
Pocos

Nota: A mayor asignación de recursos, se necesita mayor apoyo.
Ejemplo: Directores deberían estar en cuadrante 2, Supervisores en cuadrante 3


Matriz II: Responsabilidad & Influencia

Poca Influencia Mucha
Muchos 1 2

Mucha Responsabilidad y Influencia y Responsabilidad
Responsabilidad

Poca Influencia Alineados

3 4

Influencia y Responsabilidad Poca Responsabilidad y
Alineados Mucha Influencia
Pocos

Nota: A mayor asignación de responsabilidad, se necesita más influencia.
Ejemplo: Directores deberían estar en cuadrante 2, Supervisores en cuadrante 3


Ejemplo: Matriz 1: Recursos & Apoyo

Poca Apoyo Mucha
Muchos 1 2

Director 4
Director 2
Director I
Recursos

Director 3

3 4

Director 6
Director 5
Pocos

Nota: Directores 1, 6 y 5 deben pasar al cuadrante 2 ajustando las 4 palancas


Ajustando las palancas del diseño
organizacional


Ejemplo Director X

Alcance del Control






Alcance de Apoyo


otros


Ejemplo Director X: Cómo Debería ser?

Alcance del Control






Alcance de Apoyo


otros


Ejemplo Gerente de Negocio X

Alcance del Control






Alcance de Apoyo


otros


Ejemplo Gerente de Negocio X: Cómo
debería ser?

Alcance del Control






Alcance de apoyo


otros


El Sistema de Dirección y Control:
Seguimiento y Gobierno
ESTRUCTURA
¿Cuánto apoyo ¿Qué recursos
puedo esperar Alcance
del
Apoyo
Alcance
del
puedo
cuando necesito Control
controlar para
ayuda? hacer mi
trabajo?
Cliente

RESPONSABILIDAD Variables

SISTEMAS DE
ES COMPARTIDAS Compromiso
ESTRATEGIA CríOcas
DIAGNÓSTICO
Y CONTROL

Alcance
de
la
Tensión

Alcance
de
la

Inﬂuencia
CreaOva
Responsabilidad
¿Qué
¿Con quién debo
interactuar y a indicadores se
quién influir, para usarán para
evaluar mi
cumplir con mis REDES desempeño?
responsabilidades? INTERACTIVAS

Definición de Gobierno Corporativo

Gobierno corporativo es el conjunto de principios y normas que
regulan el diseño, integración y funcionamiento de los órganos de
gobierno de la empresa.

Las condiciones que debiera garantizar son:
1.  Proveer los incentivos necesarios para proteger los intereses de
la compañía y los accionistas
2.  Asegurar la guía estratégica de la compañía
3.  Monitorizar la creación de valor y uso eficiente de los recursos
4.  Regular efectivamente la relación entre el equipo de dirección y
el consejo de administración y las responsabilidades del Consejo
de Administración con sus accionistas.

Que nos interesa a nosotros?

Cómo el Modelo de Gobierno
Corporativo de las organizaciones

•  Asegura la guía Estratégica de la
Organización

•  Monitorea la creación de Valor y
el uso Eficiente de los recursos


Que hay que hacer?

Crear un sistema de gestión integrado
que defina:

1.  Roles y responsabilidades esperados de los
distintos stakeholders con respecto a la
definición de la estrategia
2.  Cómo se monitorea la ejecución de la
estrategia (reuniones, agenda, alineamiento
Organizacional)
3.  Cómo se integran las distintas prácticas de la
organización en función de la estrategia
4.  Cómo se gestiona la operación del día a día
(tipo de reuniones, quienes participan en
cada etapa, la frecuencia de realización y el
alcance de la agenda, que herramientas dan
soporte)


Sistema de Gestión Integrado

2
TRADUCIR LA ESTRATEGIA DESARROLLAR LA ESTRATEGIA
1
•  Mapa Estratégico / Temas •  Misión, Valores, Visión
•  Indicadores / Metas •  Análisis Estratégico
•  Iniciativa/ Portfolios •  Formulación de la Estrategia
•  Fondeo / Stratex

TESTEAR & ADAPTAR 6
3 ALINEAR LA ORGANIZACIÓN
•  Análisis de Rentabilidad
•  Unidades de Negocio Plan Estratégico
indicadores de desempeño •  Correlaciones Estratégicas
•  Unidades de Soporte
• Mapa Estratégico •  Estrategias Emergentes
•  Empleados
• Balanced Scorecard
• Stratex

resultados
Plan Operativo
MONITOREAR & APRENDER 5
4 PLANEAR LAS OPERACIONES
• Dashboards indicadores de desempeño
•  Revisión de la Estrategia
• Previsión de Ventas
•  Mejora de procesos claves •  Revisión Operativa
• Requerimientos de Recursos
•  Planeamiento de Ventas
• Presupuestos
•  Plan de Capacidad de
Recursos
•  Presupuestación resultados

EJECUCIÓN
Proceso
Iniciativa


Sistema de Gestión Integrado

Unidades de Apoyo Corporativas

Finanzas
Mapa Mapa TI
estratégico
estratégico
Corporativo
1 Corporativo RRHH Proceso de
Actualización de Actualización de Planeamiento
Directorio 2 la Estrategia 3 la Estrategia Corporativo
Corporativa Funcional
Mapa Mapa
Estratégico del Estratégico
Directorio Funcional
Mapa Mapa
Mapa Mapa Estratégico
Estratégico Estratégico
estratégico 4 Corporativo 8 de la Unidad de
Corporativo de la UEN Negocios Funcional
Funcional

Finanzas
Mapa Estratégico TI Proceso de
6 de la UEN
Clientes ActualizaciónRRHH Planeamiento
Actualización de de Negocios
de la Estrategia
la Estrategia de 5 Integrado
Proveedores y de la Unidad de
Alianzas la UEN
Servicios de la Apoyo
7 Unidad de Unidades de Apoyo
Apoyo

X = Punto de Control de Alineamiento


Tipos de Modelos de Gobierno

•  Por Funciones
–  Directorio
–  Comité Ejecutivo
–  Gerencias
–  Equipos de Trabajo

•  Por Procesos •  Modelo Mixto
–  Directorio –  Directorio
–  Comité Ejecutivo –  Comité Ejecutivo
–  Procesos Claves –  Gerencias de UN
–  Procesos de Apoyo –  Comité de Proyectos, Capital Humano,
Calidad, etc

Ejemplo de Modelo de Gobierno

Ambito
ParOcipan
Frecuencia
Agenda
Herramienta

Directorio Presidente Anual Revisión lineamientos Estratégicos Mapa Estratégico de la
Directores Accionistas Compensación CEO Organización
Directores Independientes
CEO
Comité Ejecutivo CEO – Gerentes de División Semanal Avance de Iniciativas Estratégicas Matriz de Iniciativas

CEO – Gerentes de División Trimestral Avance de la Estrategia Mapa Estratégico
Indicadores

CEO – Gerentes de División Anual Revisión de la Estrategia Análisis FODA –
+ Jefes Escenarios - Analytics
Gerencias Gerente – Jefes de Area Semanal Avance de Operación Presupuesto
PDCA

Gerente – Jefes de Area Mensual Revisión Objetivos del Area Panel de Contribución
del Area

Comité de Mejora Gerente Calidad – Jefes de Mensual Revisión de Procesos PDCA
Continua Area + Coordinadores Análisis de No conformidades ISO 9000


Cómo es el sistema directivo de tu
empresa?

Qué oportundiades de mejora tiene?


Trabajo en Grupo

1.  Reflexione sobre como aplica su organización cada parte del
sistema directivo.
2.  Utilice la plantilla de Palancas de Control y revise las palancas
para cada un gerente de negocio, un gerente de servicio y un jefe
en su organización.
3.  Comparta con su equipo las conclusiones del ejercicio.


Firma de consultoría internacional líder en Gestión de la Estratégica, Innovación y Liderazgo

Qué es lo que hacemos Cómo lo hacemos Con qué contamos
•  Ayudamos a las organizaciones a •  Planeamiento Estratégico •  20 años de experiencia
ser líderes en sus industrias: •  Blue Ocean Strategy •  14 oficinas en América Latina,
•  creciendo en mercados actuales y •  Co-Creación de Experiencias Europa y África y Medio
nuevos •  Balanced Scorecard (BSC) Oriente.
•  siendo eficientes en la gestión •  Gestión de Iniciativas •  500 proyectos en la región
•  alineando y movilizando a las • Alineamiento de áreas y personas •  Robert Kaplan, David Norton,
personas Venkat Ramaswamy y Francis
•  Modelo de Gobierno
•  manteniendo y ajustando el rumbo Gouillart, expertos de tantum.
para el logro de los objetivos • Desarrollo de Líderes
propuestos

Para mayor información:
Patricio Guitart
Director Ejecutivo
Tantum Argentina
p.guitart@tantum.com
www.tantum.com

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