Clase 1 - Eventos - IC

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Introducción a los Eventos
Lic. Guillermo J. Pedrotti

Carrera de Relaciones Públicas
• Agradecemos su participación en este curso de
Organización de Eventos organizado por la carrera de
Técnico Superior en Relaciones Públicas,
conjuntamente con la colaboración del área de
extensión.
Lic. Guillermo José Pedrotti ©

Presentación de Grupo
De dónde vienen?

Guillermo Pedrotti / Académica
• Lic. Educación Tecnológica (UTN).
• Analista en Relaciones Públicas e Institucionales (IES21).
• Posgrados en Periodismo Económico (UNC), Gestión
de los Recursos Humanos (UNL) y Sociología de las
Organizaciones (UNC).
• Diplomado en Gestión Pública (UCC), Recursos
Humanos (UdM) y Comunicación Política (UE21-en
curso).
• Programa Ejecutivo en Marketing (UE21).
• Estudios en Organización de Eventos (UTN).

Guillermo Pedrotti / Profesional
• Ex Director de Relaciones Institucionales, Ceremonial y
Protocolo de la Municipalidad de Las Varillas.
• Actualmente se desempeña como consultor en
comunicación, capacitador profesional y docente de nivel
superior.
• Ha organizado eventos empresariales, comerciales,
recreativos, deportivos, culturales, políticos, protocolares,
académicos, musicales y de capacitación; entre otros.
• Entre los asistentes se han destacado: Presidente,
Vicepresidente, Gobernador, Vicegobernador, Ejecutivos,
Académicos y Diplomáticos.

Disposición del curso
• Clase 1: Introducción a los eventos.
Lic. Guillermo Pedrotti
• Clase 2: Ceremonial y Protocolo.
Lic. Florencia Larguia y PP. Marcela Cáceres
• Clase 3: Planeamiento para eventos.
• Clase 4: Marketing para eventos.

Pre-acuerdos grupales
• Tratarnos con respeto …
• Asumir nuestra propia experiencia hablando en
primera persona.
• Comenzar y terminar las clases a la hora convenida.
• Zona libre de humo y tecnología.
• Asumir nuestro aprendizaje …

Una aproximación
• Concebimos a la organización de eventos como la
técnica organizativa y comunicacional, cuyo objeto
consiste en lograr la conjugación armónica y correcta
de todas las personas, los elementos y las acciones
que configuran una manifestación institucional.

Un evento es…
• … la reunión de dos o más personas, donde
mediante una correcta planificación, logramos
comunicar lo que nuestro cliente requiere. Es
decir, la finalidad de un evento es lograr
comunicar exitosamente algo.

Toda reunión que comunique algo es un evento?
• Solo consideramos un evento a aquella
reunión destinada a actuar como eje de una
estrategia de comunicación, destinada a
satisfacer los objetivos de manifestación de
una institución o persona.
• Siempre, dependiendo de su naturaleza, un
evento buscará comunicar algo. Según a que
estrategia responda, comunicará un hecho
social, institucional, protocolar o empresarial.

(*) Guillermo Suárez y Ricardo Martínez en “Organización de Eventos” Colegio Universitario IES Siglo 21 y Editorial Copiar.
(*)

Fases de la organización de eventos
• Fase de Conocimiento del cliente y
recolección de información.
• Fase Creativa, de diseño de los diferentes
aspectos del proyecto; definición líneas y
conceptos.
• Fase de Desarrollo e Implementación.
• Supervisión integral.

Argumentos para vender eventos
• Gestionamos las mejores alternativas del
mercado.
• Optimizamos los presupuestos.
• Proveemos los medios logísticos para la
realización de evento.
• Seguimos y evaluamos los resultados y efectos
de cada acción.
• Selección de los mejores proveedores.

Qué tener presente para seleccionar un evento
• Para qué lo realiza el evento nuestro cliente.
Es decir, qué quiere comunicar.
• Cuánto es su presupuesto y hasta que punto
podemos alcanzar su grado de elasticidad.
• A qué público está dirigido el evento.
• Cuál es el rol que jugara nuestro cliente.
• Si es un evento externo, qué estrategias
buscaré para abordarlo exitosamente.

Algunos eventos
Aclarando que oscurece…

Algunos eventos
• Congreso: es una reunión de muchas personas que no se
reúnen habitualmente. Lo hacen para informarse o deliberar
sobre algún asunto. Puede ser de interés general o puntual. La
asistencia deberá ser de más de 50 asistentes y puede poseer
carácter regional, nacional o internacional.
• Convención: es la reunión de un grupo de personas que
comparten intereses similares, ya sean comerciales,
profesionales, políticos, religiosos o de otra índole. Éstas
convergen en una fecha y lugar determinados previamente,
para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar
decisiones.

Algunos eventos
• Curso/Cursillo: reunión con programa determinado
que se repetirá tantas veces como se haga el curso.
El cursillo será de corta duración.
• Simposio: reunión de un grupo de expertos que
dominan un campo, profesión o tema, cuyo
propósito es exponerlo ante un auditorio que
comparte un interés especifico.
• Charlas: reunión informal de varias personas. Pueden
ser temáticas o impartidas por un experto.

Algunos eventos
• Asamblea: reunión formal y reglamentaria de una
institución. Debe poseer fecha fijada, temario,
labrado de actas y quorum para funcionar.
Generalmente son anuales y principalmente sirven
para fijar políticas de acción y renovar autoridades.
• Talleres: reuniones informativas de trabajo práctico o
manual. En el transcurso, quienes participan lo hacen
con la coordinación de otra persona.
• Jornada: es una reunión de trabajo, de investigación,
estudio y/o informativa para resolver un problema
planteado ante un auditorio. Sus resoluciones se
publican posteriormente.

Algunos eventos
• Exposición: exhibición pública de arte, productos,
servicios, materiales, etc. No existe venta de los
productos exhibidos. Requiere de varios expositores.
• Muestra: similar a la exposición pero con un solo
expositor.
• Feria: simil a la exposición pero con venta de los
elementos que se exponen.

Algunos eventos
• Cócteles o Vinos de Honor: se utilizan para
inauguraciones, clausuras o aquéllos que se ofrecen
antes de las comidas o cenas programadas durante la
reunión. El servicio usual consta de vinos, jugos,
gaseosas, bocaditos y sándwiches. Los horarios del
Vino de Honor es entre las 10:30 y 12:00 hs., en
tanto que el Cóctel será a las 19:00 hs.
• Desayunos o Té: se utilizan con el propósito de
realizar reuniones de trabajo o simplemente sociales.

Algunos eventos
• Almuerzo o Comidas: El horario del almuerzo será
entre las 13:00 y 15:00 hs., en tanto que la comida
comenzará a las 21:00 hs.
• Cena: este evento es similar a un almuerzo o comida,
con la diferencia que comenzará después de las
24:00 hs.

Muchas gracias
Hasta la próxima clase.
Los invito a visitar:
www.publicometa.info

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