Non ho tempo per guardare la intranet! Quante volte ci siamo sentiti dire questa frase nelle interviste ai dipendenti? Spesso, infatti, le intranet sono viste dai nostri colleghi più come un disturbo che come una risorsa a disposizione. E sono in buona compagnia: anche una chat su Teams o un messaggio su Whatsapp possono costituire altrettante distrazioni inopportune se ci sollecitano nel momento sbagliato. Ma qual è il momento giusto? Per capire come le intranet ci possono aiutare e in quali fasi delle nostre attività dobbiamo fare un passo indietro e distinguere, nella nostra giornata lavorativa, tra attività “superficiali” e “profonde”, nei tre ambiti dell’informazione, dell’azione e della relazione. In questo webinar proporremo un framework che vi aiuterà a capire meglio come posizionare correttamente la vostra proposta intranet all’interno del quotidiano dei colleghi, a seconda del loro ruolo in azienda. Argomenti del webinar - Lavoro superficiale e lavoro profondo - Informazione, azione, relazione - Intranet, digital workplace e i loro impatti sui diversi ambiti - Un framework evolutivo per il progetto

2. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 2/33
A proposito di me
Consulente, filosofo, formatore, mi
occupo dal 2000 di comunicazione
digitale.
Fondatore di Intranet
Management, curo da più di 20
anni la progettazione di intranet e
sistemi di comunicazione interna.
Tengo corsi in tutta Italia su
intranet management, scrittura
digitale, presentazione efficace.
Organizzo l’Intranet Italia day e
l’Intranet Italia Champions

3. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 3/33
https://www.intranetitaliaday.it/
https://www.intranetitaliaday.it
/intranet-italia-champions/
Iniziative intranet in Italia
18-19 maggio 2023 - Live

4. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 4/33
Community
e social
I vincitori dell’edizione 2021

5. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 5/33
Intranet 8020
https://www.intranet8020.it/

6. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 6/33
Alcune affermazioni di partenza
Eh, guardi, io vorrei andare sulla intranet, ma non ho mai
tempo…
Da numerose interviste a colleghi in varie aziende
In fondo la intranet supporta il lavoro superficiale, per
consentirci di concentrarci sul lavoro profondo...
Sam Marshall, IID 2021
Io detesto la chat su teams, mi distrae e basta: se hai
bisogno di qualcosa mandami una mail e quando posso ti
rispondo
Partecipante a un panel a Intra Team, Stoccolma 2022

7. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 7/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Tempo totale di
lavoro
Alcune definizioni di partenza
La parte centrale del nostro lavoro, la
missione che ci è stata affidata, quello per cui ci
definiamo, quello per cui siamo pagati, quello
di cui dobbiamo rendere conto (dall’AD, al
designer, al portalettere, all’operatore di call
center, al quadro HR)
La parte periferica del nostro lavoro, gli
adempimenti amministrativi (le scartoffie), le
comunicazioni di servizio, le attività
preparatorie, le informazioni di contesto
periferico
centrale

8. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 8/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Tempo totale di
lavoro
Il nostro lavoro non è mai omogeneo
Chiedere un numero di telefono
Fare al volo una domanda su Whatsapp
Regolarizzare la timbratura
Leggere l’avviso sul malfunzionamento
Compilare il modulo permesso
Aggiornare il timesheet
Approvare le ferie
Rispondere al telefono al collega
Ricevere i clienti allo sportello
Partecipare al SAL settimanale
Creare la presentazione
Redigere il verbale
Disegnare il nuovo logo
Inserire il nuovo ordinativo
Caricare i documenti in piattaforma
Gestire il ticket aperto
Studiare la procedura
Riparare il guasto dal cliente
Compilare il software
Aggiornare i colleghi sul progetto

9. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 9/33
Diversi casi
Giornate in cui «siamo
produttivi»
Giornate in cui «non
riusciamo a combinare
niente»
La media
«fisiologica»
(30-70)
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Lavoro superficiale
Lavoro profondo

10. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 10/33
N.b. Qui stanno le
Le news su intranet
Telefono di Carla Rossi
FAQ Buoni pasto
Avviso chiusura Pasqua
Accesso sede Bari
Progetto Nexus
Modulo colonie estive
Come chiedere la 104
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Tre tipi di attività: collaborazione, azione, informazione
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Ragazzi, a che ora
era il SAL?
Risposta nella
community venditori
Aprire un ticket
Richiedere lo smart working
Prenotare una sala
Organizzare la trasferta
Chat su teams
Call di allineamento
del GDL
Telefonata col
fornitore
SAL settimanale
Colloquio col capo
Brief mattutino
Gestire lo sportello clienti
Creare la presentazione
Redigere il verbale
Disegnare il nuovo logo
Inserire l’ordinativo
Caricare i documenti in rete
Gestire il ticket aperto
Risolvere il guasto dal cliente
Sviluppare codice software
Lavorare in cassa
Consultare la procedura
Formazione sul prodotto
Aggiornamento listini
E mail di aggiornamento
Documenti operativi sui
progetti
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

11. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 11/33
La designer
Avviso chiusura Pasqua
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Ragazzi, a che ora
era il SAL?
Prenota una sala
Timesheet su Jira
Call di allineamento
del GDL
Avanzamento task
Utilizza Figma
Utilizza Photoshop
E mail di aggiornamento
Documenti operativi e
deliverables grafici
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

12. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 12/33
L’operatore di call center
FAQ Buoni pasto
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Risposta nella
community operatori
Apre un ticket
Scarica il cedolino
Brief mattutino Utilizza Zendesk
Fogli excel per
consuntivare alcuni dati
Consulta la procedura
reclami
E mail di aggiornamento
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

13. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 13/33
La manager
Telefono di Carla Rossi
Rassegna stampa
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Carlo, a che punto è
la presentazione per
il SAL?
Organizza la trasferta
Approva le ferie dei collaboratori
Telefonata col
fornitore
SAL settimanale
Utilizza PPT per preparare
la presentazione al
meeting
Utilizza Word per rivedere
la nuova policy
Consulta la procedura
acquisti
Documento di
aggiornamento
statistiche web
Legge le mail dei
collaboratori
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

14. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 14/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Anche se naturalmente in genere è tutto più incasinato
complesso
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

15. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 15/33
Il lavoro profondo ( o «centrale») richiede:
Concentrazione
Flusso
Presenza
Organizzazione
Riflessione
Linearità
Routine

16. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 16/33
Concentrazione
Flusso
Presenza
Organizzazione
Riflessione
Linearità
Routine
E, no, le notifiche della chat di
teams non aiuteranno in questi
momenti
Vale anche per le persone di front-line

17. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 17/33
Il lavoro superficiale (o «periferico») richiede:
Multitasking
Flessibilità
Velocità
Intuizione
Improvvisazione
Pensiero laterale
Designer freelance che cerca di
capire dove scaricare l‘F24 dal sito
INPS

18. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 18/33
Dove si inserisce la intranet in
tutto questo?

19. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 19/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
La situazione di partenza
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

20. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 20/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
La portata delle «vecchie» intranet
News
Modulistica
Link ad applicativi
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

21. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 21/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
La prima direttrice evolutiva: supportare il lavoro superficiale
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
• News
• Avvisi
• Notifiche
• Sezioni informative
• FAQ
• Modulistica
• Form online
• Accesso SSO
• Workflow
• API applicazioni di servizio
• Rubrica
• Ricerca
• Instant messaging
• Chat
• Community
periferico
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive
Intranet moderne

22. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 22/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
• Documenti di lavoro
• Procedure
• Notifiche da sistemi
• Ricerca integrata
• Integrazione
applicativa
• Gruppi di lavoro
• Strumenti collaborativi
• News
• Avvisi
• Notifiche
• Sezioni informative
• FAQ
• Modulistica
• Form
• Accesso SSO
• Workflow
• API applicazioni
• Rubrica
• Ricerca
• Instant messaging
• Chat
• Community
È qui che troviamo i problemi grossi
(distrazioni, sovrapposizioni, abitudini…)
La nuova sfida: supportare il lavoro profondo
centrale
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive
Intranet moderne

23. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 23/33
https://www.steptwo.com.au/papers/establish-four-circles-of-collaboration-governance/
La governance del lavoro profondo secondo Steptwo

24. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 24/33
Tagliare a fette l’elefante del lavoro profondo
Documenti
Applicazioni
Collaborazione

25. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 25/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Le aree di copertura del digital workplace
• News
• Avvisi
• Notifiche
• Sezioni informative
• FAQ
• Modulistica
• Form
• Accesso SSO
• Workflow
• API applicazioni
• Rubrica
• Ricerca
• Documenti di lavoro
• Procedure
• Notifiche da sistemi
• Ricerca integrata
• Instant messaging
• Chat
• Community
Accesso alle applicazioni
• Gruppi di lavoro
• Strumenti
collaborativi
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive

26. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 26/33
Supportare il lavoro periferico: considerazioni
• Già a questo livello emergono fattori di
efficienza notevoli rispetto al modello
mail-cartelle-telefono-app sparse
• Questa intranet richiede comunque
l’integrazione con applicazioni esterne
(es. sportello, ticket, prenotazioni)
• Anche a questo livello è necessaria la
intranet mobile
• Anche a questo livello è necessario un
sistema di governance articolato
• Anche a questo livello comunicatore
interno esce necessariamente dalla sua
zona di comfort (news, campagne…)

27. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 27/33
Supportare il lavoro centrale: considerazioni
• Più la intranet vuole supportare il lavoro
profondo e più deve essere profilata e
targhettizzata (G2L, L2L,)
• Va garantita una buona dose di
personalizzazione e di autonomia
nell’utilizzo
• Dobbiamo essere aperti
all’appropriazione creativa e
all’ibridazione con altri strumenti
• Va pianificata una fase di
accompagnamento e formazione https://www.steptwo.com.au/papers/find-your-
handover-line-from-internal-comms-to-
collaboration/

28. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 28/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Con la intranet non arriviamo ovunque, e va bene così
La «bolla» applicativa di ciascuno

29. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 29/33
Ma quindi l’engagement, le
news, le iniziative, il contest,
la fotogallery, la community,
il Question time con l’AD?
Sono tutte cose che restano. Ma il
nostro compito non è solo di
realizzarle, ma anche di farle diventare
(più) centrali nella vita lavorativa di
tutti

30. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 30/33
Lavoro superficiale
Lavoro profondo
Collaborazione
• Aggiornamento
• Coordinamento
• Relazione
Azione
• Uso di applicativi
• Lavoro creativo
• Routine produttive
Informazione
• fornita
• ricevuta
• ricercata
Occupare nuovi spazi
La «bolla» applicativa di ciascuno

31. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 31/33
Io Lavorare
• Form
• Aggesso SSO alle applicazioni
• Workflow inegrati
• Notifiche integrate
Ecosistema Contribuire
• Wikipedia aziendale
• Idea box
• Q&A
• Iniziative di engagement
Team
• Canali chat
• Task management
• File cloud
• wiki
• Calendar e milestones
Collaborare
Community Condividere
• Comunità di pratica
• Comunità extralavoro
• Bacheche annunci
Dipartimenti
• Pagine informative
• News e avvisi
• Come fare per
• FAQ
• Procedure
• Campagne
Informarmi
Impegno
e
coinvolgimento
Uno spazio ibrido e polifunzionale

32. Intranet tra lavoro superficiale e lavoro profondo / Novembre 2022 / Giacomo Mason 32/33
Corso online «Intranet management in pratica»
Preiscrizioni aperte
https://www.uxuniversity.it/11/c_4/intranet-management-in-pratica

33. Grazie
☺
Giacomo Mason
Mob. 335 1340371
giacomo.mason@intranetmanagement.it
www.intranetmanagement.it