En esta entrega se presenta un resumen sobre los procesos de dirección de proyectos.

1. Gestión de Proyectos
Procesos de Dirección de proyectos
Giovanny Guillén Bustamante
Gerente de Proyectos – Certificado PMP
E-mail: giovanny_guillen_b@Hotmail.com

2. Procesos de Dirección de proyectos
• La gestión de proyectos es uno de los procesos críticos de cualquier
proyecto. Esto se debe al hecho de que la gestión de proyectos es el
proceso central que conecta todas las demás actividades y procesos del
proyecto juntos. Las actividades de gestión de proyectos se pueden
clasificar en cinco procesos principales. En esta parte vamos a echar un
vistazo a los cinco principales procesos de gestión de proyectos en
detalle.
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3. Procesos de Dirección de proyectos
• Iniciación: Autoriza de manera formal el comienzo del proyecto. Se
asigna un gerente de proyecto, se identifican los principales stakeholders
y se genera el Acta de Constitución del Proyecto en el cual se define el
objetivo, el alcance y las principales condiciones y restricciones que se
deben tener en cuenta durante su ejecución.
• Se inicia una vez que la organización identifica una oportunidad o
necesidad de negocio y genera como resultado un proyecto el cuál
solucionará la problemática planteada.
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4. Procesos de Dirección de proyectos
• Iniciación:
Actividades Generales:
o Elaboración del acta del proyecto: Es una pequeña descripción del fin, costos y
beneficios en las opciones de ejecución y soluciones recomendadas. Justifica la
puesta en marcha del proyecto.
o Estudio de viabilidad: Con este se pretende identificar la probabilidad de que una o
más soluciones satisfagan los requisitos. En esta actividad se llevan a cabo
métodos de evaluación hasta dar con una solución a implementar.
o Definición del proyecto: Aquí conocemos la visión, objetivos, alcance y resultados
del proyecto. También es importante conocer los grupos de interés, roles y
responsabilidades.
o Nombramiento del equipo de proyecto: Aquí se deben identificar las habilidades de
la personas para localizarlas dentro de la estructura organizacional, además
asignar funciones y objetivos de cada uno de los cargos.
o Revisión de la fase: Se decide si el equipo ha alcanzados los
objetivos propuestos, si es afirmativo se pasa a la siguiente fase.
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5. Procesos de Dirección de proyectos
• Iniciación: Para iniciar un proyecto se necesita lo siguiente:
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o Caso de Negocio, descripción del producto o
enunciado del proyecto, y como se alinea al plan
estratégico de la empresa.
o Lista de interesados.
o Restricciones, supuestos, estándares de la
industria, y tendencias del mercado.
o Sistema de control.
o Información de proyectos anteriores.
o Procesos y procedimientos o activos
organizacionales.
o Situación actual y futura, y cultura de la empresa.

6. Procesos de Dirección de proyectos
• Iniciación:
La salida del proceso de iniciación es el acta del proyecto: documento donde
se define el alcance, objetivos y participantes del proyecto. Da una visión
preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los
principales interesados y define la autoridad del Project Manager. Sirve
como referencia de autoridad para el futuro del proyecto. Incluye:
o Propósito del Proyecto y descripción del Proyecto
o Alcance, Objetivos y riesgos de alto nivel
o Requerimientos del Proyecto y Entregables
o Costes y Recursos de alto nivel
Lo aprueba el Sponsor del Proyecto y sirve de entrada a los procesos
planificación, ejecución, y seguimiento y control.
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Procesos
de Inicio
Procesos
de Inicio
Entradas Acta

7. Procesos de Dirección de proyectos
• Planificación:
Una vez el proyecto se aprueba se pasa a la planificación detallada donde
se crea el plan que índica de que forma se planificará, ejecutará,
ejecutará, se dará seguimiento y control, y se cerrará el proyecto.
Es un proceso iterativo e incremental que se retroalimenta del seguimiento y
control.
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8. Procesos de Dirección de proyectos
• Planificación:
Actividades generales
o Elaborar el plan de proyecto: aquí se conocen los elementos críticos del proyecto y
se establece el modo en que se va a gestionar.
o Elaborar los planes de gestión subsidiarios:
 Plan de comunicación: establece la forma correcta de como las personas se van a
comunicar en el momento preciso.
 Plan de recursos: especifica las necesidades de mano de obra, equipos y materiales
necesarios para completar el proyecto.
 Plan financiero: identifica la inversión mínima necesaria para los diferentes gastos
como: mano de obra, equipos, materiales y gastos de administración.
 Plan de calidad: establece los objetivos necesarios para que los entregables
producidos cumplan las expectativas.
 Plan de riesgos: se identifican los riesgos para trabajar en su mitigación y se definen
los planes de mitigación.
 Plan de aceptación: identifica criterios y normas por cumplir al
finalizar el proyecto.
 Plan de compras y proveedores: define el proceso de
adquisición para cada producto.
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9. Procesos de Dirección de proyectos
• Planificación: Se generan e integran todos los planes en plan de gestión
de proyecto
o Plan de gestión de Costos
o Plan de gestión del Cronograma
o Plan de gestión del Alcance
o Plan de gestión de Interesados
o Plan de gestión de la Calidad
o Plan de gestión de Recursos
o Plan de gestión de Riesgos
o Plan de gestión de las Adquisiciones
o Plan de gestión de las Comunicaciones
o Plan de gestión de Cambios
o Plan de gestión de la Configuración
Todos estos planes se integran en plan de gestión del proyecto que
permite gestionar de forma eficiente el proyecto.
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10. Procesos de Dirección de proyectos
• Planificación:
Entradas:
o Acta del proyecto o Project Charter.
o Factores ambientales.
o Activos de proceso organizacional.
o Matriz de interesados.
Salidas:
o Plan general de gestión del proyecto
o Planes subsidiarios
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11. Procesos de Dirección de proyectos
• Ejecución:
Una vez que es aprobado el plan del proyecto y se realiza el kick off de
inicio, se da marcha a la ejecución del plan donde se construyen y
desarrollan los entregables.
Consiste en la ejecución de los procesos utilizados para completar los
trabajos definidos en el plan de gestión de proyectos para lograr los
requisitos del programa. El proceso de ejecución implica la coordinación
de personas y recursos, así como la integración y la realización de las
actividades del proyecto, de conformidad con el plan de gestión del
mismo.
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12. Procesos de Dirección de proyectos
• Ejecución:
Actividades generales:
o Asignar paquetes de trabajo asociado a cada actividad a todos los miembros del
equipo.
o Coordinar actividades y recursos: Conocer las prioridades establecidas.
o Conocer los plazos para cada evento de entrega intermedios: Esto con el fin de
evitar retrasos en la entrega global.
o Monitorear el consumo del proyecto: se debe llevar a cabo un control del gasto.
o Hacer seguimiento del uso de los recursos: conocer el estado de los recursos q
generan un impacto relevante en el proyecto.
o Controlar la relación del tiempo: conocer el tiempo consumido al proyectado, con
el fin de no sufrir descompensaciones.
o Detectar desviaciones: implementar una solución que dé respuesta a los
problemas que se originen en el menor tiempo posible.
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13. Procesos de Dirección de proyectos
• Ejecución:
Actividades generales:
o Informar sobre las desviaciones detectadas: se debe poner en conocimiento la
problemática encontrada a los principales involucrados y asi conocer la desviación
en tiempo y recursos.
o Implementar acciones correctoras o modificaciones: Estas deben ser aceptadas
por los involucrados y proporcionar satisfacción.
o Controlar y gestionar cambios: Realizar un feedback.
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14. Procesos de Dirección de proyectos
• Ejecución:
Entradas:
o Plan del proyecto.
o Requerimientos de cambios aprobados.
o Factores ambientales de la empresa.
o Activos de proceso de la organización.
Salidas:
o Entregables.
o Información del rendimiento del trabajo.
o Requerimientos de cambio.
o Actualización del plan del proyecto.
o Actualización de los documentos del proyecto.
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15. Procesos de Dirección de proyectos
• Seguimiento y Control:
Consiste en los procesos realizados para observar la ejecución del proyecto
de modo de identificar en forma oportuna los problemas potenciales y se
puedan adoptar medidas. El beneficio clave es que el rendimiento del
proyecto es observado y medido regularmente para identificar las
variantes del plan de gestión de proyectos. Incluye:
o Medición de las actividades en curso del proyecto.
o Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, etc) con el
plan de gestión del proyecto y la línea de base.
o Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgos
o Influenciar en los factores que podrían eludir el control.
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16. Procesos de Dirección de proyectos
• Seguimiento y Control:
Actividades generales:
o Actualización y gestión de los instrumentos de gestión del proyecto: se
recomienda aplicar diagrama de Gantt, Pert, CPM o método de la cadena critica.
o Definición y establecimiento de los indicadores claves de gestión que aportaran
métricas sobre las variables relevantes a controlar: asignar responsables de
recoger datos y contar con fuentes de verificación.
o Monitorear los indicadores claves de gestión: Realizar esta actividad con
frecuencia periódica.
o Comunicación de desviaciones: Claridad y precisión en la transición del mensaje.
o Planificación y puesta en marcha de acciones correctoras: Economía en el recurso
para cuadrar actividades que lleven al objetivo esperado.
o Creación de un plan de contingencia: Tener un plan B que funcione.
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17. Procesos de Dirección de proyectos
• Seguimiento y Control:
Entradas:
o Plan del proyecto.
o Reportes de rendimiento.
o Factores ambientales de la empresa.
o Activos de proceso de la organización.
Salidas
o Requerimientos de cambios.
o Actualizaciones al plan de proyecto.
o Actualizaciones de los documento de proyecto.
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18. Procesos de Dirección de proyectos
• Cierre:
El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos:
o Cierre de contratos: que consiste en llevar a cabo todas las acciones que
conduzcan a finalizar las relaciones contractuales establecidas durante el
desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso y extrayendo de este las posibles
lecciones aprendidas.
o Cierre administrativo del proyecto: consiste en la revisión de todos los reportes de
avance generados durante el proyecto, para garantizar que se ha cumplido con
todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados.
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19. Procesos de Dirección de proyectos
• Cierre:
Importancia:
o Certifica y oficializa que se ha cumplido con el alcance y los compromisos delante
del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la
aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a
este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un
nuevo proyecto.
o Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo
que estos pueden asumir nuevos proyectos.
o Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos
adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores
y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.
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20. Procesos de Dirección de proyectos
• Cierre:
Actividades generales. Incluye las acciones y actividades necesarias para:
o Satisfacer los criterios de éxito de un proyecto o fase.
o Transferir el producto, servicio o resultado del proyecto a la siguiente fase.
o Recopilar los registros del proyecto, compartir lecciones prendidas, etc. para un
futuro uso.
o Asegurar que:
 Se han alcanzado los objetivos recogido en el acta de constitución.
 Se ha entregado el alcance completo y validado todos los entregables.
o Cerrar formalmente cada contrato de forma individual e independiente con
cada proveedor o subcontratista.
o Verificar la aceptación de todos los trabajos y entregables de los
proveedores.
o Finalizar reclamaciones abiertas, actualizar los registros, el archivo de toda
la información
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21. Procesos de Dirección de proyectos
• Cierre:
Entradas:
o Productos del proyecto.
o Documentos de los productos del proyecto.
o Reflexiones de los colaboradores o lecciones aprendidas.
o Reporte de evaluación de los integrantes del equipo.
Salidas:
o Finiquito del proyecto.
o Carta de recomendación del cliente.
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22. El Autor
Ingeniero Giovanny Guillén Bustamante
 Ingeniero de sistemas certificado PMP, SCRUM MASTER e
ITIL.
 Metodologías de desarrollo de software SCRUM, RUP y
SDLC, estimación de proyectos, aseguramiento de la calidad,
integración de plataformas y gestión de canales electrónicos.
 Experiencia en la gestión de proyectos de desarrollo de
software para el sistema financiero.
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