1.
PRODUKTBESCHREIBUNG
Die Aufgabe in den Mittelpunkt stellen heißt,
Dinge zu tun und nicht nur sich darüber zu besprechen!
Dezember 2008
Produktbeschreibung der Software ABDok - GB KOMMUNIKATION GmbH - www.gb-komm.de 1

2.
I N H A LT S V E R Z E I C H N I S
Die Idee 3
Kernfunktion Protokoll 4
Kernfunktion Aufgabenliste 5
Kernfunktion Aufgabe verwalten 6
Kernfunktion Aufgabenhistorie 7
Usecases: 8
Usecase 1 - Überblick 9
Usecase 2 - Effiziente Kommunikation 10
Kontakt 11
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3.
ABDok steht für
AufgabenBasierte Dokumentation
Die Idee
ist ein einfach verständliches webbasiertes Collaboration-Tool zur verbindlichen Dokumentation von
vernetzten Aufgabenlisten zwischen Kollegen und Teams.
ABDok konzentriert sich auf das Wesentliche, Aufgaben übersichtlich und transparent zu verwalten.
So sorgt die Software dafür, dass alle den aktuellen Status kennen und wissen was zu tun ist.
1. Aufgaben beliebig tief vernetzen.
2. Den Überblick über alle Teilaufgaben und Verantwortlichen immer aktuell.
3. Sofort sehen, was bereits erledigt ist.
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4.
Kernfunktion Protokoll
Die Protokollmaske ist funktional. Sie ermöglicht die schnelle Eingabe von Besprechungsinhalten,
die man anschließend oder sofort in Aufgaben übertragen kann.
Alle wichtigen Informationen, Datum, Thema, Teilnehmer, Gremium werden im Protokollkopf festge-
halten. Drei Protokollpunkte können gleichzeitig bearbeitet werden. Beliebig viele weiter Punkte wer-
den über die Seitenleiste verwaltet.
1. Schnell Inhalte dokumentieren und später verteilen.
2. Informationen von Besprechungen sofort im Netzwerk zur Einsicht für alle bereit stellen.
3. Protokollpunkte sind bereits Vorlagen, die per Mausklick im selben System zu Aufgaben werden.
4. Persönliche Inhalte/ Kommentare festhalten und für andere User per Checkbox unsichtbar schal-
ten; „Privatisierung“.
5. Jederzeit im Netzwerk auf Protokolle zugreifen.
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5.
Kernfunktion Aufgabenliste
Die Aufgabenliste ist die Schaltzentrale des Tools. Sie gibt den Überblick über die aktuell aktiven
Aufgaben und ermöglicht die Verwaltung der eigenen Aufgaben, wie auch, sich über die Aufgaben
der anderen zu informieren.
Alle zentralen Informationen, Betreff, Bearbeitungsstatus, Aufgabeninhalt, Fertigstellung, Priorität
und Verantwortlicher sind direkt einsehbar. Die erste Spalte zeigt zudem, ob es sich um eine Teilauf-
gabe handelt.
1. Einfaches Listenformat für den schnellen Überblick.
2. Drei Standardlistenansichten („Meine Aufgaben“, „Teamaufgaben“, „Alle Aufgaben“), 5 Stan-
dardfilter und eine individuelle Filter-/ Suchfunktion.
3. Dynamische Darstellung mit Sortierfunktion nach Listenüberschrift, Statusänderung direkt in der
Liste, Zugriff auf die Vernetzungsdarstellung sowie verschiedene Aktionsmöglichkeiten mit
Checkboxen.
4. Verschiedenfarbige Zeilen heben Aufgaben in Ausnahmezuständen (z.B. geteilt) hervor.
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6.
Kernfunktion Aufgabe verwalten
Die Maske zur Aufgabenverwaltung ist übersichtlich. Sie ermöglicht die vollständige Verwaltung aller
relevanten Informationen, während die Aufgabe umgesetzt wird.
Alle Belange zum Inhalt der Aufgabe werden im ersten Block administriert. Der zweite Block bezieht
sich auf Personen (Kunde u. Verantwortlicher), Gremien, Prioritäten und Termine. Im dritten Block
werden die Stati verwaltet und im vierten können allgemeine Informationen gespeichert werden.
1. Ein in übersichtliche Blöcke geteiltes Layout.
2. Alle sich wiederholende Informationen (Betreff, Gremium, Kunde, Priorität) werden über Menüs
ausgewählt. Der User kann die Aufgabe für sich privatisieren.
3. Im Kommentarfeld werden Informationen hinterlegt, die während der/ zur Umsetzung der Auf-
gabe relevant sind.
4. An die Aufgabe können beliebige Dokumente angefügt werden, die über die Aufgabe für alle
User zugänglich sind.
5. Aus der Aufgabe heraus werden Teilaufgaben erstellt oder per Email Informationen an beliebige
Empfänger versendet.
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7.
Kernfunktion Aufgabenhistorie
Die Aufgabenhistorie wird als automatisches Logbuch geführt. Hier werden alle Schritte gespei-
chert, die zum Verwalten der Aufgabe umgesetzt wurden.
In der Aufgabenhistorie finden sich alle Texte, die als Mail oder als Kommentar im Zusammenhang
mit der Aufgabe versendet wurden. Im Ausdruck von Aufgaben kann die Historie als Detail mit an-
gewählt und ausgedruckt werden.
1. Alles was im Zusammenhang mit der Aufgabe verwaltet wird, wird mit Name und Zeitstempel
automatisch geloggt.
2. Aus der Historie heraus kann direkt auf verlinkte Teilaufgaben, versandte Mails oder Anhänge
zugegriffen werden.
3. In der Druckfunktion mit ausgewählt sind alle Informationen als Protokoll zur Aufgabe übersicht-
lich mit aufgelistet.
4. Zu jedem Zeitpunkt kann nachvollzogen werden, wann was passiert ist und von wem es doku-
mentiert wurde.
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8.
Usecases:
Die Software wurde in Kooperation mit der Forschung der Daimler AG entwickelt. Konzeptionierung,
die Leitung des Entwicklungsprojekts sowie die Implementierung, Weiterentwicklung, Wartung und
Pflege lag/ liegt in der Verantwortung der GB KOMMUNIKATION GmbH.
Im Rahmen der Zusammenarbeit wurde eine Rechteteilung zwischen der Daimler AG und Gebhard
Borck (Geschäftsführender Gesellschafter der GB KOMMUNIKATION GmbH) vereinbart. Ausgehend
von dieser Vereinbarung kann Gebhard Borck und die GB KOMMUNIKATION GmbH die Software frei
vertreiben, produzieren und weiterentwickeln.
Bisher wurden diese Möglichkeiten nur innerhalb der Daimler AG umgesetzt, weshalb beide Use-
cases aus dem Umfeld der Daimler AG entstanden sind.
Im Folgenden werden verkürzt die Aufgabenstellungen und Lösungen in der Umsetzung mit ABDok
geschildert.
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9.
Usecase 1 - Überblick
Bereichs-, Abteilungs- oder auch Teamleiter bei Daimler sind häufig in der Situation, dass sie auf
die Zuarbeit von Kollegen und Kooperationspartnern angewiesen sind. Die reine Anzahl der Aufga-
ben und die damit verbundene Vernetzung von Zusammenhängen bindet die Kapazität der Füh-
rungskraft zu einem erheblichen Maß, so dass die eigentliche Arbeit kaum noch erledigt werden
kann.
In dieser Situation möchte die Führungskraft die Aufgaben nicht nur bei sich dokumentieren. Sie
möchte die Aufgabenverteilung direkt bei den Verantwortlichen bekannt wissen und direkt sehen
können, wenn und was sich im Status der Aufgabe verändert.
Aufgaben:
- Trotz einer Vielzahl von Aufgaben, die von unterschiedlichsten Kollegen und Partnern zu erledigen
sind den Überblick behalten und dabei nichts übersehen oder vergessen.
- Die Aufgaben direkt beim Verantwortlichen wissen, so dass dieser Statusänderungen sowie wich-
tige Zusatzinformationen (Dokumente, Absprachen, Delegation von Teilumfängen usw.) selbst do-
kumentieren kann.
Lösung mit ABDok:
- Aufsetzen des Systems mit Userzugriff für die direkten Kollegen und einem Adressverzeichnis aller
notwendiger interner und externer Kooperationspartner.
- Führungskraft und Administrationsunterstützung als „Koordinatoren“ festlegen, die für alle Kolle-
gen Aufgaben anlegen und verwalten können.
Nutzen:
- Der Teamleiter hat den Kopf frei.
- Auch ohne gemeinsame Besprechungen wissen die Kollegen sofort über neue Aufgaben be-
scheid.
- Die Aufgaben von allen Führungsteammitgliedern sind zentral koordiniert.
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10.
Usecase 2 - Effiziente Kommunikation
Führungskräfte bei Daimler haben eine Vielzahl von unterschiedlichen Besprechungen (unterschied-
liche Bereiche, Themen und Orte). Aus diesen Besprechungen nehmen sie Aufgaben für sich und
für Kollegen mit. Diese Aufgaben sollen direkt dokumentiert sein und an die Kollegen „delegiert“
werden können.
Um den Überblick zu bewahren und Besprechungszeiten zu verkürzen soll die Vernetzung der Auf-
gaben transparent sowie die Administration der Aufgaben auch während Besprechungen direkt im
System möglich sein.
Aufgaben:
- Aufgaben in Besprechungen schnell dokumentieren und später für die Kollegen im Themenzu-
sammenhang verfügbar machen.
- Aufgabenliste als Protokoll in Besprechungen nutzen.
- Vernetzung der Aufgaben und Teilaufgaben sowie der Delegationsstrukturen pro Aufgabenblock
transparent darstellen.
- Direkter Zugriff auf die Aufgaben und Protokolle während Besprechungen.
Lösung mit ABDok:
- Aufsetzen des Systems mit Userzugriff für die direkten Kollegen und einem Adressverzeichnis aller
notwendiger interner und externer Kooperationspartner.
- Freischalten der Funktionen Attatchments, Gruppendelegation und Mail für Informationen und
Aufgabendelegation.
Nutzen:
- Zugriff auf die Aufgaben und Anhänge via Inter-/ Intranet unabhängig vom Aufenthaltsort.
- Zentrale Speicherung der Informationen mit Zugriff durch alle Bevollmächtigten auf die selbe In-
formation.
- Um bis zu 60% verkürzte Besprechungszeiten durch vorherige Kenntnis über den Bearbeitungssta-
tus der Aufgaben und durch die Konzentration auf das Machbare während der Besprechung.
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11.
Kontakt
GB KOMMUNIKATION GmbH
Geschäftsführender Gesellschafter: Gebhard Borck
USt-ID: DE255422810
Anschrift: Fritz-Neuert-Str. 13a
75181 Pforzheim
Tel: 07231 78 65 52
Web: www.gb-komm.de
Mail: info@gb-komm.de
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