futuramb
· ·
framtid insikt strategi
Scenarioplanering
1-dags utbildning för SFIS
Stockholm, 15 sept 2011
Martin Börjesson
martin@futuramb.se
www.futuramb.se
+46 704 262891

Dagens agenda
10.00 - 11.00 Scenarioplanering - varför, vad och hur
11.00 - 12.00 Formulering av case + scenarioutveckling start
12.00 - 13.00 Lunch
13.00 - 15.00 Workshop - scenarioutveckling
15.00 - 15.30 Workshop - konsekvensanalys
15.30 - 16.00 Presentation av gruppernas WS-resultat
16.00 - 16.30 Summering, reflektion och avslutning
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Vad är detta och vilken roll kommer den att ha i framtiden?
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Isberget
Synliga
effekter
Socia
l a me d
ia
or G o o g le Sk o l a
iP h o ne B o k låd
S amhäl le Am a zo n
ts
App le e k o n om i
r l ag
Te kn ik ut ve ck ling M ag a s i n s fö
Fo rs k a re
Bo kför lag
App - U
-län de r
s t o re Dag s t idn ing a
r
In no vatio ns- r
proc es se r Po l i t i k e Ak adem isk a för lag
re L ag s t if t a re
För f at t a
Be te e n de
Underliggande M iljön
Läs a re / r
n te
system- k o n s ume
Värder inga r
relationer futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Omvärldens drivkrafter påverkar utifrån och in
Omvärld
Politiska förändringar,
Sociala förhållanden
nya lagar, internationella
förändras, demografisk
utveckling, värderings- Närvärld överenskommelser,
politiska maktstrukturer
förändringar
Invärld
Staten Ägare
Projekt Admin
Under-
Kunder Effektivitet Kvalitet leverantör
Produktivitet
Finansiering Myndigheter
Teknisk och vetenskaplig Ekonomisk utveckling,
utveckling, innovationer, förändringar hos företag
spridning av kunskaps och branscher, valutor,
konjunkturcykler
Ekologiska samband,
miljöaspekter, råvarutillgångar futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Det s ch mest fö
Hur ser vi på vår omvärld?
minst
om ä
o
r läng rvanskat
Själv i fok
us
st bo
rt blir
Vi väljer själva vilken
futuramb
omvärld vi vill se · ·
framtid insikt strategi

Framtiden är
oförutsägbar
Varför scenarioplanering?
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Framtid = osäkerhet
Wildcards
Osäkerhet
nu
framtid
2015
2025
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Den kaliforniska ön
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Vi ser omvärlden genom våra mentala kartor
• Vi navigerar efter våra mentala kartor
av världen
• Våra mentala kartor är
- aldrig fullständiga
- formade av ett visst perspektiv
- beroende av det sociala
sammanhanget
- centrerade runt oss själva
• Ständig utmaning:
- Vi strävar efter en konsistent bild
av omvärlden vilket gör att vi
filtrerar bort det som bryter mot
den gällande kartan
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Samma mentala karta?
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Organisationers behov av balans
Grupp Individer
Grupptänkande Fragmentering
Närsynthet Handlingsförlamning
Brist på insikt Värmeutveckling
och visioner
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Varför scenarioplanering för biblioteksverksamheter?
• Förändrade relationer till medborgare och kunder
- Ökad individualisering och reflexivitet
• Marknadseffekter och konkurrens allt mer påtaglig
- Den tekniska verkligheten förändras, gränser suddas ut och avstånd
minskar
• Ökade och allt mer komplexa krav på samordning, anpassning till
ekonomisk verklighet, värderingar, miljö m m
• Framtiden är oviss (spec runt böcker och bibliotek)
→ Behov av ökad professionalisering av ledarskap och metoder
→ Behov av att se världen och framtiden som den verkligen är
→ Behov av en gemensam handlingsplan och vision gentemot både
medborgare och politiker
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Hur gör man?
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Auto nomt
sys tem!!
‣ Framtidsminnet
(David Ingvar, 1985)
‣ Hjärnan skapar framtidsbilder
av sammansatta minnesfragment
‣ Grunden för intentioner
och planer
‣ Grundläggande mekanism för
lärande i osäkra miljöer

Scenariologik
Scenario Scenario
drivkraft
nella
A B
Traditio lser
äge
föruts
Osäkerhet
drivkraft
i ämne
Idag
drivkraft
drivkraft Scenario Scenario
C D
Fokus på kritiska
osäkerheter
Osäkerhet
i tid
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Framtiden för amerikansk bilindustri (1980-tal)
Högt bensinpris
Ingenjörernas Gröna
utmaning motorvägar
• protektionism • mindre bilar
• effektivitet • mångsidighet
Nytraditionalistiska Djupare
värderingar värderingar
Länge leve Utländsk
Detroit konkurrens
• stora starka bilar • sportiga bilar
• varumärkeslojalitet • småbussar
Lågt bensinpris
futuramb
futuramb
· ··insikt strategi
framtid insikt strategi

Omvärldens drivkrafter på verkar utifrån och in
Omvärld
Politiska förändringar, nya
Sociala förhållanden lagar, internationella
förändras, demografisk
utveckling, värderings- Närvärld överenskommelser, politiska
maktstrukturer
förändringar
Invärld
Staten Ägare
Projekt Admin
Under-
Kunder Effektivitet Kvalitet leverantör
Produktivitet
Finansiering Myndigheter
Teknisk och vetenskaplig Ekonomisk utveckling,
utveckling, innovationer, förändringar hos företag
spridning av kunskap och branscher, valutor,
konjunkturcykler
Ekologiska samband, miljöaspekter,
råvarutillgångar futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Isberget
Synliga
effekter
E
D
X
C??
B
A
Drivkrafter
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Konsekvensanalys
Scenario A
Scenario B
Scenario C
Scenario D
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Värdet av att arbeta med scenarioplanering
Gemensam och bättre framtidskarta ur
ett större perspektiv baserat på
• integration av flera perspektiv
• förståelse utifrån-och-in
• de underliggande drivkrafterna och
hur dessa samverkar
• insikt om de kritiska osäkerheterna
...som innebär att man kan se klarare
och utveckla robusta strategier inför
framtiden - man inspireras att handla
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Kartors effekter
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Vad är egentligen scenarier?
Är Är inte
Hypoteser Förutsägelser
Berättelser Teorier
Divergerande Konvergerande
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Workshop
Utveckling av scenarier
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

En strategisk scenarioprocess
Nya oförutsägbara faktorer
Påverkan
Analyserbar
tidshorsont
1. Fokusfråga och tidsperspektiv
Orientera
som fångar den centrala strategiska utmaningen Kända förutsägbara faktorer
Omvärld
Avstånd till framtiden
2. Identifiera direkta påverkansfaktorer Närvärld
Invärld
Invärld
och skapa en gemensam bild av dagens situation Omvärld • Sociala frågor, värderingar
och demografi
Närvärld
• Teknik, kunskap och nya
möjligheter
3. Sök omvärldens drivkrafter
Invärld
Invärld
• Ekonomi, företag och
Utforska
branschutveckling
• Ekologii, miljö och råvaror
• Politik, lagar och regleringar
och identifiera de som påverkar situationen i framtiden
4. Prioritera m a p påverkan och osäkerhet
Stor
påverkan Förutbestämda Kritiska
faktorer osäkerheter
och hitta på så sätt de kritiska osäkerheterna Max
Liten
påverkan
Liten osäkerhet Stor osäkerhet
Kritisk osäkerhet 2
5. Sätt upp scenarioramverk
Scenario A Scenario B
Syntetisera
- Kritisk osäkerhet 1 +
- Kritisk osäkerhet 1 +
Min Kritisk osäkerhet 2 Max
som sätter ramarna för de olika scenarierna Scenario D Scenario C Max
Scenario A Scenario B
Kritisk osäkerhet 2
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
Min ⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
6. Utveckla scenarierna
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
- Kritisk osäkerhet 1 +
Scenario D Scenario C
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
Max ⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
genom att fylla ut dem med konsekvenser
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
⁃ Egenskap ⁃ Egenskap
Kritisk osäkerhet 2
Min
7. Analysera verksamheten i scenarierna - Kritisk osäkerhet 1 +
Agera
i syfte att förstå de olika möjliga ytterligheterna
Max
Kritisk osäkerhet 2
8. Formulera de strategiska konsekvenserna
Min
- Kritisk TO DO osäkerhet 1 +
futuramb
som krävs för att organisationen skall kunna möta den osäkra framtiden
Min
· ·
framtid insikt strategi

1. Frågeställning + tidshorisont
Fånga kärnan i framtidens Osäkerhet
strategiska utmaning
• Entydig och begriplig fråga
• Begripligt svar
• En sträckande tidshorisont F S G
- Inte för kort - redan känd
mark för trad planering Påverkan
av förutsägbara
- Inte för kort - ingen stadga, faktorer
bara gissningar
Avstånd till framtiden
42
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

2. Identifiera direkta påverkansfaktorer
Rubrik
Skapa en översiktskarta över vad
Rubrik
som påverkar dagens situation
Rubrik
1. Brainstorm (10 min) Rubrik
• 5 min individuellt +
5 min tillsammans Rubrik Fokusfråga
2. Klustring i områden
Rubrik
• Gruppera de som hör ihop Rubrik
• Sätt rubriker på grupperna
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Exempel: Chalmers Bibliotek
Upplevt värde
för studenter
Upplevt värde
Chalmers tillgängliga pengar
för forskare och
(mängden studenter, volymen
institutioner
forskningspengar)
Chalmers Bibliotek
Utveckling av Regler för och
publiceringsformer Är (upplevs + nyttjas) Chalmers inställning till
Bibliotek en värdefull och upphovsrätt
utvecklingsbar resurs år 2019?
Bibliotekets
Förlagens strategier
tillgänglighet
och beteende (digitalt + fysiskt)
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

3. Identifiera omvärldens påverkande drivkrafter
Sök de stora drivkrafterna som
har potential att forma utfallet D
D
av fokusfrågan
D
D
• Använd STEEP Omvärld
Närvärld
Rubrik
✓ Sociala faktorer Invärld Rubrik
✓ Tekniska faktorer Rubrik
Rubrik
✓ Ekonomiska faktorer Rubrik Fokusfråga
✓ Eko- och miljöfaktorer
D
✓ Politiska faktorer Rubrik
Rubrik
• Gå bakåt i orsakskedjan - fråga D
varför 5 ggr D
• Notera drivkrafter på Post-It D
och relatera till fokusfrågan
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

STEEP-analys (jmfr PESTEL analys)
• Tekniska faktorer
Teknikutveckling
• Sociokulturella faktorer Spridning och användning av teknik
Demografi som ålder, utbildning Innovation
och inkomstfördelning Forskning
Värderingar och livsstil
Social rörlighet • Ekonomiska faktorer
Företag och
branschutveckling
Tillväxt, börsutveckling,
• Politik, lagar och regler
Beskattning konjunkturcykler och
Styrelseskick inflation
Regionalisering
Globalisering • Ekologiska faktorer
Konkurrenslagstiftning Miljöaspekter
Branschregleringar Global uppvärmning
Klimatfaktorer
Råvaror
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

4. Prioritera och rangordna drivkrafterna
Hitta de kritiska osäkerheter Förutbestämda Kritiska
faktorer
vars utfall formar framtiden osäkerheter
mest olika
Påverkan
1. Rangordna drivkrafterna med D D D
avseende på
D D
- Påverkan
- Osäkerhet
2. Identifiera
- de kritiska D
osäkerheterna D
- de förutbestämda
faktorerna Osäkerhet
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

5. Sätt upp scenarioramverket
Bygg upp ramverket som mejslar ut min D max
framtidens ytterligheter
- D +
• Identifiera de 2 största kritiska
osäkerheterna
• Spänn ut dem i sina ytterligheter
• Sätt ihop till ett scenariokors Blade Peter och
• Sätt beskrivande namn på runner vargen
scenarierna
Tumme-
Oeidipus
totten
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

6. Utveckla scenarierna
Fördjupa de olika ytterligheterna
Blade runner Peter och vargen
av framtiden - Lalkakd aa lasl - Lalkakd aa lasl
- Sk ag gaga g - Sk ag gaga g
• Beskriv världarna i de olika - Sklskfs dk sk - Sklskfs dk sk
scenarierna - Sdkks d k sd k - Sdkks d k sd k
Oeidipus Tummetotten
• Vad skiljer scenarierna åt? - Lalkakd aa lasl - Lalkakd aa lasl
- Sk ag gaga g - Sk ag gaga g
- Vilken händelse var - Sklskfs dk sk - Sklskfs dk sk
avgörande för utvecklingen? - Sdkks d k sd k - Sdkks d k sd k
- Dominerade beteende
- Vinnande/förlorande koncept
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

7. Analys av verksamheten i scenarierna
Analysera hur de olika
ytterligheterna skapar olika
förutsättningar för verksamheten
• Svara på fokusfrågan i varje scenario
? ?
• Hur påverkas verksamheten i
respektive scenario -
- Vad fungerar bra?
- Vad fungerar dåligt? ? ?
• Vilka faktorer är robusta dvs vars
påverkan inte är beroende av
scenarierna
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

8. Vad borde man göra? (rekommendationer till ledningen)
Skissa på en robust strategi som
är mest oberoende av hur
framtiden utvecklas
• Vad måste/bör man göra
• idag?
• snart?
• Vad skall man
• Öka/minska?
• Börja/sluta med?
• Vilken väg bör man gå?
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Presentation
av scenarierna och
rekommendationer
till ledningen
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Summering
om användning av
scenarioplanering
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Den strategiska loopen - scenarioversionen
Fas 3: Syntetisera
- Scenarioramverk
- Scenarier
Fas 4: Agera Fas 2: Utforska
- Implikationer - Kritiska osäkerheter
- Strategisk agenda - Förutbestämda faktorer
Fas 5: Bevaka Fas 1: Orientera
- Indikatorer - Kunskapsinsamling
- Bevakningssystem - Fokusfrågeställning
Strategi
Daglig verksamhet
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Att köra ett scenarioprojekt
• Projektets struktur
• liten kärntrupp
• 2d WS i storgrupp
• Deltagare i scenario-WS
• insiktsfulla
• representativa
• diversifierade och breda
• Ett std projekt tar 3
månader och två 2d WS
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Scenarioplanering i olika situationer
Enstaka gång Kontinuerlig
Problemlösning Överleva/utvecklas
Utforska Förståelse Beredskap
Adaptivt
Besluta Utveckling av
organisatoriskt
strategi
lärande
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Arbetets organisation - scenariers roll
Tidsperspektiv
VII
Värderingar Scenarier - verktyg för
och syfte VI att förstå och omdefiniera
V
Anpassning Scenarier - verktyg för
och utveckling IV anpassning och navigering
III
Utförande
och optimering II Scenarier - ramverk för att
förklara sammanhanget
I
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Målsättningar med scenarioplanering
• Accelererat gemensamt lärande
• Sätta den strategiska riktningen
• Integrera olika perspektiv och
skapa en vision
• Katalysator för modiga vägval
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Scenarioreferenser
http://www.well.com/~mb/scenario_planning/
Referenser till artiklar och scenarier på Internet
Scenarios – The art of strategic conversation
Kees van der Heijden
The Art of the Long View
Peter Schwartz
futuramb
· ·
framtid insikt strategi

Avslutning
diskussion, reflektion och frågor
futuramb
· ·
framtid insikt strategi