Ein Warenwirtschaftssystem, das mit Scannern, Waagen und
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FileMaker in einem Industriebbetrieb
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Mitarbeitern kommuniziert

Vorstellung Heike Landschulz:
- (Uni)Studium zum Dipl. Ing. Verfahrenstechnik chemische Industrie
- EDV-Abteilung eines Düngemittelwerkes:
- ab 1990: Vertrieb bei einem Apple-Händler in Hamburg
• hier erster Kontakt mit FileMaker II
• sowie Werbeagenturen
Aussergewöhnlichste Kunden:
- Hutmacher
- Firma, die die Quartettspiele der Fussballbundesliga vertreibt
- eine hamburger Schokoladenmanufaktur
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• Programmierung für Nebenprozesse
• Schulung der Anwender
- ab 1995: Selbständig als FileMaker Programmierer
- Kunden: Agenturen und projektabarbeitende Dienstleister
- FiBu-Schnittstellen
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Vorstellung Klaus Kegebein:
– Späteinsteiger (erst seit FileMaker Pro 2.1 dabei)
– Mitbegründer des FileMaker Magazins
– (lieh dem K&K Verlag das zweite „K“)
– Motto: „GUI – Das Auge arbeitet auch mit.“
Außergewöhnliche FileMaker-Projekte:
– Segelmacher
– Putzfrauenvermittlung
– Seligsprechung der Lübecker Märtyrer
– „Edgar auf der Karte“ (Gratispostkarten)
– Wirtschaftbehörde / Amt für Strom- und Hafenbau
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In meinem Teil des Vortrags geht es um die
„menschliche“ Kommunikation mit Hilfe von FileMaker:• zwischen Anwender
und Anwendern• zwischen Programmierern und Anwendern• zwischen der
Datenbank und den Anwendern
Wir zeigen das anhand der Datenbank der Firma Kosmetik Konzept.
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Überblick
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• eine junge Firma mit Sitz in Pönitz bei Lübeck• Lohnhersteller für Kosmetik
und Medizinprodukte• ca. 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter• spezialisiert
auf kleine und mittlere Chargen (bis 1 t)• zertifiziert nach EN DIN ISO 9001,
13485, 22716 und FDA.
•
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Kosmetik Konzept GmbH
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Die KoKo-Datenbank
… umfasst neben den typischen Anwendungen
wie Adressen, Aufträge, Fakturierung usw. viel
spannendere Bereiche:
• Rezepturentwicklung• Kalkulation•
Produktionsplanung• Chargenprüfung• Investitionen•
Finanzplanung• Qualitätsmanagement
und vieles andere mehr.
In diesem Vortrag geht es nicht um spezielle FileMaker-
Techniken, sondern um Anregungen,
wie Sie Ihre Datenbank dazu nutzen können, die
Kommunikation in Ihrem Betrieb zu verbessern.
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Layoutobjekte mit Verfallsdatum
• Kleine Symbole oder farbige Textobjekte im Layout weisen den Anwender
auf neue oder geänderte Funktion hin oder geben wichtige Hinweise zur
Bedienung der Datenbank.
• Solche Objekte verlieren ihren
Aufgepasst!-Effekt, wenn sie auf
Dauer im Layout sichtbar sind.
• Mit der Funktion Objekt ausblenden, wenn können solche Objekte nach
einer bestimmten Zeit automatisch unsichtbar gemacht werden. In der
Formel muss das Datum angegeben werden, an dem das Objekt zuletzt
sichtbar sein soll:Hole(SystemDatum) > LiesAlsDatum("24.12.2014")•
Wenn ein Hinweis nur für eine bestimmte Abteilung interessant ist oder
wenn nur Frau Görtemöller eine Funktion immer wieder vergisst, kann das in
der Formel berücksichtigt werden:user::Abt_EK ≠ 1 oder user::Name ≠
"Erna Görtemöller"
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Das Info-System
• Mit dem Info-System informieren wir Programmierer die Anwender über
neue Neuerungen in der Datenbank.
• Es könnte aber auch dazu verwendet werden, Informationen der
Geschäftsleitung, von Abteilungsleitern, vom Systemadministrator, vom
Betriebsrat usw. zu den Mitarbeitern zu bringen.
• Es können Texte und zur Illustration Screenshots hinterlegt werden.
• Der Autor kann angegeben, wer die Info lesen soll: die gesamte
Belegschaft, einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen.
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• Die Anwender werden auf der Startseite optisch darauf hingewiesen, dass
neue Infos vorliegen.
• Im halbstündigen Rhythmus werden die Mitarbeiter durch eine
eingeblendete Meldung daran erinnert. •Wer mehr als drei ungelesene Infos
hat, wird alle fünf Minuten erinnert.
• Nach dem Lesen einer Info muss es
der Anwender als „gelesen“ markieren.
Es verschwindet dann aus der Liste der ungelesenen Infos.
(Um den Anwender dazu zu bringen, die Infos nicht nur weg zu klicken,
sondern tatsächlich zu lesen, zeigt das Programm eine augenzwinkernde
Meldung, wenn der Anwender das Info verdächtig
schnell als „gelesen“ markiert…)
• Auch die bereits gelesenen Infos können nachträglich aufgerufen werden.
Mit der Möglichkeit der Volltextsuche kann die Info-Datei als
Nachschlagewerk oder Handbuchersatz benutzt werden.
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Das Todo-System
• Ursprünglich war das Todo-System nur dazu bestimmt, sich selbst oder anderen
Mitarbeitern Erinnerungen „auf Termin“ zu legen. Diese Erinnerungen erscheinen für jeden
Mitarbeiter auf der Startseite der Datenbank.
• Wenn ein Todo als „erledigt“ gekennzeichnet
wird, trägt das Programm User-ID, Datum und
Uhrzeit ein. Es verschwindet in der Todo-Übersicht,
kann aber im „Todo-Archiv“ nach-träglich
aufgerufen werden.
• Es ist jetzt aber auch möglich, Todos an mehrere
Kollegen (oder ganze Abteilungen) zu schicken –
wenn es nicht darauf ankommt, wer sich darum
kümmert. (Wenn jemand das Todo erledigt, ist es
auch für alle anderen Empfän-ger erledigt.)
• Optional kann eine Bemerkung zur Erledi-gung
eingetragen werden, z.B. was getan wurde.
• Auf Wunsch kann diese Bemerkung als neues
Todo an den Auftraggeber zurückgeschickt werden
(mit der Original-Nachricht im Anhang, wie beim
Beantworten einer E-Mail).
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• Todos können mit Datensätzen anderer Dateien verknüpft werden.
Wenn z.B. in einem Todo ein Kollege gebeten wird, einen Kunden zurückzurufen, kann eine
Verknüpfung zu diesem Kunden hergestellt werden, so dass der Todo-Empfänger mit einem
Mausklick dessen Adressdatensatz aufrufen kann.
• Diese Verknüpfungen werden automatisch eingetragen, wenn das Todo vom be-treffenden
Bezugsdatensatz aus aufgerufen wird: Wenn ein Todo in der Adressdatei
angelegt wird, übernimmt das Programm die aktuelle Adress-ID; wenn ein Todo von der
Bulkcharge aus angelegt wird, übernimmt FileMaker die Chargen- und die Rezeptur-ID usw.
• Besonders wichtige Todos können ein Prioritätskennzeichen bekommen. Dadurch
erscheinen sie unabhängig von ihrem Fristtermin ganz oben in der Übersicht; außerdem
sind sie farbig hinterlegt.
• Todos, die den Bereich Qualitätsmanagement betreffen, werden mit einer weiteren Farbe
hervorgerufen.
• Es können in der Übersicht nicht nur die eigenen, sondern auch Todos der Kollegen
angezeigt werden – damit wichtige Aufgaben nicht liegen bleiben, wenn ein Mitarbeiter
krank oder im Urlaub ist.
• Es ist aber möglich, Todos als „vertraulich“ zu kennzeichnen. Sie können dann nur vom
Absender und vom Empfänger gelesen werden.
• Ein Todo kann einfach weitergeleitet werden, indem ein anderer Empfänger eingetragen
wird. (Das ist bei vertraulichen Todos natürlich nicht möglich.)
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• Es ist möglich, in einem Containerfeld Dateianlagen mitzuschicken. Wenn ein Todo
erledigt wird, löscht FileMaker automatisch evtl. vorhandene Anlagen, um die Datenbank zu
entlasten.• Viele Todos werden nicht manuell von Anwendern erzeugt, sondern
automatisch von der Datenbank.
• Halbautomatisch: Wenn z.B. die Logistik-Abteilung einen Rohstoff- oder Teile-
Wareneingang verbucht, bekommt die Abteilung Qualitätssicherung ein Todo mit der Bitte,
die neuen Chargen zu prüfen. Wenn ein Investitionsantrag genehmigt oder abgelehnt
wurde, erhält der Antragsteller per Todo eine Benachrichtigung.
• Vollautomatisch: Der FileMaker-Server verschickt täglich / wöchentlich / monatlich
Informationen, z.B. über Rohstoffe, deren Mindesthaltbarkeit demnächst abläuft, über
Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten wurde, über neu erstellte Artikel und Teile
usw.
• Damit bei der Masse der automatisch erstellten Todos die (meist wichtigeren) manuell
erstellten Todos nicht übersehen werden, können die automatischen in der Übersicht
ausgeblendet werden.
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Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
Manchmal sind Todos nicht der richtige Weg, um Informationen zu verteilen,•
weil manche Mitarbeiter zu viele Todos bekommen,
• weil sie so langsam bei der Bearbeitung der Todos sind
• oder weil sie zu selten mit FileMaker arbeiten.Es besteht dann die Gefahr,
dass wichtige Informationen per Todo nicht schnell genug bei Ihnen
ankommen. Darum werden bestimmte Dinge per E-Mail verschickt.Das
geschieht wie bei den Todos halb- oder vollautomatisch, • also durch
Auslösen eine Scripts durch einen Anwender• durch ein nachts gestartetes
Serverscript.Vorteil der E-Mail-Benachrichtigung: Im Textfeld eines Todos
sind die Formatierungsmöglichkeiten begrenzt; mehr Möglichkeiten habe ich,
wenn ich die Infos als PDF speichere und der E-Mail als Anlage anfüge.
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Intelligente Übersichten
Viele Anwender brauchen immer wieder aktuelle Statusinformationen aus
ihrem Arbeitsbereich:• Bei welchen Rohstoffen wird der Lagerbestand
knapp?• Welche Produktionen sind in den kommenden Tagen geplant?•
Welche Stabilitätstests müssen wann bearbeitet werden?• Wie ist der
Auslieferungsstand bei den Jahresaufträgen?• Mit welchen Wareneingängen
haben wir morgen zu rechnen?Solche Fragen lassen sich in den Dateien
beantworten, in denen diese Daten gespeichert werden. Entweder selektiert
der Anwender die benötigten Daten von Hand – oder der Entwickler stellt
ihm Scripts zur Verfügung, die ihm die Arbeit abnehmen.Bei der Kosmetik
Konzept bin ich einen anderen Weg gegangen, der sich bewährt hat.
Hier gibt es eine ganze Reihe „Übersichtslayouts“ mit Ausschnitten, die ohne
weitere Eingabe die gesuchten Daten zeigen.
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Von hier können die gewünschten Dateien direkt aufgerufen werden.In der
Benutzerdatei kann eingestellt werden, welche der Übersichten der
Anwender direkt nach dem Einloggen sehen soll.
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Vielen Dank unseren Sponsoren
Danke für das Bewerten dieses Vortrages
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