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A importância da gestão de documentos nas empresas.

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Estudo de gestão

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A importância da gestão de documentos nas empresas.

  1. 1. São Paulo 2014 CRISTIANE REGINA DE SOUZA ESCOLA TÉCNICA ESTADUAL DA ZONA LESTE TÉCNICO EM CONTABILIDADE A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NA CONTABILIDADE DA EMPRESA.
  2. 2. São Paulo 2014 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NA CONTABILIDADE DA EMPRESA. Projeto de Conclusão de Curso apresentado para avaliação do Curso Técnico de Contabilidade, à disciplina de Planejamento do Trabalho de Conclusão de Curso, ministrada pela Profª. Rosana. CRISTIANE REGINA DE SOUZA
  3. 3. CRISTIANE REGINA DE SOUZA A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NA CONTABILIDADE DA EMPRESA. Projeto de Conclusão de Curso apresentado para avaliação do Curso Técnico de Contabilidade, à disciplina de Planejamento do Trabalho de Conclusão de Curso, ministrada pela Profª. Rosana. Área de concentração: Data da apresentação: 04 de novembro de 2014. Resultado: __________________________. AVALIAÇÃO Rosana Alizete Escola Técnica Estadual da Zona Leste Profª._________________________.
  4. 4. SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO – TEMA E PROBLEMATIZAÇÃO...................................................1 2 JUSTIFICATIVA.........................................................................................................2 3 OBJETIVO.................................................................................................................3 3.1 GERAL................................................................................................................3 3.2 ESPECÍFICOS ...................................................................................................3 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...........................................................................5 ANEXOS......................................................................................................................6 Anexo 1 – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA CFC/CRCs....................................................................................................................7
  5. 5. 1 1 INTRODUÇÃO – TEMA E PROBLEMATIZAÇÃO . Este projeto apresenta a importância de se manter a gestão de documentos de uma empresa, pois através do registro contábil fidedigno é que a empresa tem credibilidade e visibilidade no mercado. As empresas por meios tecnológicos buscam padronizar e adotar procedimentos práticos para administração destes recursos, porém de forma geral nem sempre estes métodos são eficazes demonstrando falta de habilidade nas atividades e gerenciamento contábeis desse segmento. Na administração da empresa o arquivamento de documentos é de grande importância sob o enfoque da preservação de informações e quanto ao seu tempo de guarda, pois com a organização dos arquivos de caráter contábil temos agilidade no caso de consultas futuras sendo de interesse de ambos dos empregados e colaboradores. O intuito desse projeto é mostrar os documentos necessários para gestão documental da empresa, visando à melhoria e a qualidade no gerenciamento contábil.
  6. 6. 2 2 JUSTIFICATIVA Gestão de documentos é um tipo de operação arquivística, ou seja, ‘considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase de corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. ’ (Lei Federal 8.159 DE 8-1-1991). Segundo PAES, Marilena Leite (2004, p. 53) ‘ Assim como a humanidade vem evoluindo técnica, científica e culturalmente através dos séculos, também o conceito de arquivos sofre modificações para atender desafios de um mundo de mudanças. ’ As empresas possuem um ritmo diário atarefado além do fluxo de informações como: emissão de notas de entrada e saída referente à compra e vendas, registros nos livros contábeis entre outros. Documentos trabalhistas dos colaboradores (Recolhimento de contribuições sociais, guias, folhas de pagamento). Documentos dos clientes com a empresa e em contrapartida as atividades internas que por falta de recursos acabam por atrasar e assim por esse motivo o departamento contábil fica prejudicado. Esse projeto proporá a execução de forma organizada deste processo de gestão de documentos com enfoque em quais documentos necessários nesse processo e seu tempo de guarda com a citação dos itens mais importantes.
  7. 7. 3 3 OBJETIVO 3.1 GERAL Este projeto tem como objetivo geral exibir quais os documentos mais importantes na gestão de documentos da contabilidade da empresa e aperfeiçoar as atividades e serviços com destaque. 3.2 ESPECÍFICOS Identificar e organizar os documentos necessários para administração contábil e trabalhista. Definir formas de organização eficazes para que não haja atrasos em relação a qualquer tarefa do departamento contábil a fim de atingir a excelência. Acelerar o acesso aos documentos e informações. Controlar e normatizar com procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento e guarda de documentos. Utilizar os procedimentos bases para a gestão de documentos.
  8. 8. 4 4. METODOLOGIA DA PESQUISA A pesquisa do projeto foi a partir do levantamento de informações através de normas, leis e livros para obtenção de embasamento do assunto abordado.
  9. 9. 5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9 jan. 2001.Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm > Acesso em : 30 nov.2014.
  10. 10. 6 ANEXOS
  11. 11. 7 Anexo 1 – TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA CFC/CRCs CÓDIGO ASSUNTO / DOCUMENTO PRAZO DE GUARDA OBSERVAÇÃO 1 ADMINISTRAÇÃO. 1.1 Tomada de decisão. 1.1.1 Reunião de Câmara. 1.1.1.1 Atos Deliberativos (Deliberação). Pelo tempo do processo Eliminar juntamente c/ o processo. 1.1.1.2 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico 1.1.2 Reunião do Conselho Diretor. 1.1.2.1 Atos Deliberativos (Deliberação). Guarda permanente Valor histórico 1.1.2.2 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico 1.1.3 Reunião Plenária/Presidentes e/ou Presidência do Órgão. 1.1.3.1 Atos Normativos (Ex. Resolução, Norma, Manual, Diretrizes, Instrução Normativa e de Serviço, Súmulas, Regulamento, Regimento). Guarda permanente Valor histórico 1.1.3.2 Atos Deliberativos (Deliberação). Guarda permanente Valor histórico 1.1.3.3 Atos Dispositivos (Portaria, Decisão). Guarda permanente Valor histórico 1.1.3.4 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico 1.1.3.5 Atos Informativos (Projetos, Planos de Trabalho, Plano de Metas, Ação). Guarda permanente 1.1.4 Reunião do TRED/TSED. 1.1.4.1 Atos Deliberativos (Deliberação). Guarda permanente 1.1.4.2 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico 1.1.4.3 Atos Normativos (Ex. Resolução, Norma, Manual, Diretrizes, Instrução Normativa e de Serviço, Súmulas, Regulamento, Regimento). Guarda permanente Valor histórico 1.2 Relacionamento Governamental. Comprovantes Obrigatórios do Manual Administrativo. 1.2.1 Certidões Negativas. 5 anos após a validade Sugestão: CRCRS 1.2.2 Alvará de Localização e Funcionamento. Enquanto vigora 1.2.3 Ata de Eleição do Gestor/Termo de Posse. Guarda permanente Valor histórico 1.2.4 Escritura e Planta do Imóvel. Guarda permanente Valor histórico 1.2.5 Declaração de Bens e Rendas dos Gestores e Conselheiros. 10 anos 1.2.6 Certificado de Registro do Veículo. 2 anos Após a venda. 1.3 Escolha de Dirigentes. Eleição. 1.3.1 Normas. Diretrizes e Procedimentos Referentes ao Processo Eleitoral. Guarda permanente 1.3.2 Processo Eleitoral. Resultado. Recurso. (Ex. Processo Eleitoral, Registro de Chapas, Atas, Resultados, Recursos, Termo de Posse). Guarda permanente 1.3.3 Processamento Eleitoral (Cédulas Eleitorais, Listagens, Sobrecartas, Arquivos Magnéticos). 1 ano 1.3.4 Apuração de Responsabilidade, Sindicância, Comissão de Inquérito (Processo, Auto, Depoimento, Mandado, Relatório, Parecer). Guarda permanente 1.3.4.1 Infrações e Penalidades em Mandato Eletivo (Processo, Carta, Defesa, Relatório). Guarda permanente 1.4 Recursos Documentais. 1.4.1 Documentação Arquivística.
  12. 12. 8 1.4.1.1 Normas, Manuais, Procedimentos, Estudos e Projetos de Gestão Arquivística. Guarda permanente 1.4.1.2 Produção, Levantamento e Fluxo Documental (Inclusive Diagnóstico e Relatórios). Guarda permanente 1.4.1.3 Política de Acesso aos Documentos. 1.4.1.3.1 Instrumentos de Pesquisa (Inventários, Guias, Catálogos, Repertórios). Guarda permanente 1.4.1.3.2 Consultas e Empréstimos (Recibo de Empréstimo). 1 ano Após a devolução. 1.4.1.3.3 Receptação, Tramitação e Expedição de Documentos (Ofícios / E-mails / Memorandos / Cartas de Encaminhamento / Recebimento de Documentos). 2 anos 1.4.1.4 Destinação de Documentos. 1.4.1.4.1 Análise, Avaliação e Seleção (Inclusive Processos, Trabalhos, Atas, Pareceres da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos). Guarda permanente 1.4.1.4.2 Tabelas de Temporalidade e Planos de Classificação. Guarda permanente 1.4.1.4.3 Eliminação e Descarte de Documentos (Termos, Listagens, Listas, Editais e Processos de Eliminação). Guarda permanente 1.4.1.4.4 Transferência e Recolhimento ao Arquivo Central, Termos, Relações e Recibos de Transferência / Recolhimento). Guarda permanente 1.5 Contabilidade e Financeiro. 1.5.1 Fluxo de Recursos Financeiros. Execução Financeira - Receitas e Despesas. 1.5.1.1 Movimento Diário, Inclusive Documentação Respectiva, Balancete Mensal e Cota Parte. 10 anos A contar da aprovação de contas. 1.5.1.2 Livros Contábeis. Guarda permanente Valor histórico 1.5.1.3 Processos de Redução, Isenção, Parcelamentos de Multas e Anuidades. 10 anos A contar da aprovação de contas. 1.5.2 Fluxo Orçamentário, Auditoria e Prestação de Contas. 1.5.2.1 Processos (Orçamentário, Créditos Adicionais, Criação de Fundos Especiais). 10 anos A contar da aprovação de contas. 1.5.2.2 Auditoria (Relatório, Parecer e Outros). 10 anos A contar da aprovação de contas. 1.5.2.3 Prestação de Contas do Exercício (Processo, Parecer, Relatórios). Guarda permanente 1.5.2.4 Auxilio Financeiro. Empréstimo ao Regional. Reembolso. 5 anos 1.5.3 Fundo de Integração e Desenvolvimento da Profissão Contábil (FIDES). 1.5.3.1 Reunião do Comitê Gestor do Fundo de Integração e Desenvolvimento da Profissão Contábil (COFIDES). 1.5.3.1.1 Atas. Guarda permanente Valor histórico 1.5.3.1.2 Projetos e Planos de Trabalho. 10 anos 1.5.3.1.3 Prestação de Contas. Guarda permanente 1.5.4 Órgãos Responsáveis por Recolhimento e Recebimento de Tributos - Fisco (Receita Federal, Secretarias de Fazenda). 5 anos 1.5.4.1 Informações e Solicitações – Declaração Integrada de Informações Econômicas da Pessoa Jurídica (DIPJ). 5 anos 1.6 Recursos Humanos. 1.6.1 Regulamento de Pessoal. Manual. Regimento. Normas. Enquanto vigora 1.6.2 10 anos Após o término. 1.6.3 Fluxo. Movimentação de pessoal. 1.6.3.1 Concurso Público (Processo do Concurso - Elaboração, Edital, Resultado e Publicação de Resultado). Guarda permanente 1.6.3.1.1 Provas e Exames. 5 anos Após a homologação do
  13. 13. 9 concurso. (CRCRS) 1.6.3.4 Assentamentos. Pastas. Dossiês. Prontuários Funcionais. 1.6.3.4.1 Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Recondução, Reintegração. Guarda permanente 1.6.3.4.2 Demissão, Rescisão, Contratual (Inclusive, Aviso Prévio, Carta com Pedido de Demissão, Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho, Seguro Desemprego-Comunicado de Dispensa). Guarda permanente 1.6.3.4.3 Ficha / Livro de Registro de Empregados. Guarda permanente 1.6.4 Direitos, Benefícios, Auxílios e Vantagens. 1.6.4.1 Auxílios (Formulário para Concessão de Vale-Transporte, Recibos de Entrega de Vale-Transporte, Refeição / Alimentação). 10 anos 1.6.4.2 Salário-Família e Termo e Ficha de Responsabilidade para Concessão de Salário-Família. 30 anos 1.6.4.3 Salário-Maternidade. 30 anos 1.6.4.4 Pagamentos (Folha de Pagamento, Recibos de Pagamento de Salários, 13º Salário, Férias, Abono Pecuniário e Relação de Depósitos Bancários). Guarda permanente 1.6.4.5 Férias. Programa Anual de Férias. 2 anos 1.6.5 Rendimentos. Recolhimentos. Retenções (Comprovantes de Rendimentos e Retenções). 1.6.5.1 Imposto de Renda - IR (Declaração de Dependentes para Fins de Imposto de Renda, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF, Documento de Arrecadação na Fonte - DARF, etc.). 10 anos 1.6.5.2 Previdenciários (GFIP (FGTS), SEFIP, Guia de Recolhimento da Previdência Social-GPS, Guia de Recolhimento Rescisório de FGTS e Informações à Previdência Social (GRFC), Retenção dos 11% do INSS). Guarda permanente 1.6.5.2.1 Comprovante de Entrega da Guia da Previdência Social (GPS) ao Sindicato Profissional. 10 anos 1.6.6 Informações Sociais. 1.6.6.1 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). 10 anos 1.6.6.2 Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). 10 anos 1.6.7 Saúde, Medicina e Higiene do Trabalho. 1.6.7.1 Programa de Saúde, Medicina e Higiene do Trabalho. 20 anos 1.6.7.2 Livro de Inspeção do Trabalho. Guarda permanente 1.6.7.3 Exames Médicos e Atestados de Saúde Obrigatórios. 10 anos 1.6.7.4 Comissão Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho (CIPA) (Processos Eleitorais e Atas). 10 anos 1.6.7.5 Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT). Guarda permanente 1.6.7.6 Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMET. 10 anos 1.6.8 Horário de Expediente. 1.6.8.1 Boletim de Horas Extraordinárias. Guarda permanente 1.6.8.2 Controles de Ponto. 10 anos 1.6.9 Desenvolvimento Profissional do Funcionário. 1.6.9.1 Plano de Cargos, Carreiras e Salários (PCCS). Guarda permanente 1.6.10 Responsabilidade e Ação Disciplinar. 1.6.10.1 Processos Administrativos Disciplinares (Inclusive Penalidades Disciplinares). Guarda permanente 1.7 Recursos Informatizados. 1.7.1 Planos e Projetos. Enquanto vigora 1.7.2 Manuais Técnicos e dos Usuários. Enquanto vigora 1.7.3 Programas, Sistemas e Redes (Inclusive Licenças e Registro de Uso e Compra). Enquanto vigora
  14. 14. 10 1.8 Recursos Materiais e Patrimoniais. 1.8.1 Movimentação de Bens. 1.8.1.1 Controle e Autorização de Movimentação de Bens. 2 anos 1.8.1.2 Termo de Responsabilidade. 10 anos 1.8.1.3 Inventários de Almoxarifado e Bens Patrimoniais. 10 anos 1.8.1.4 Processos de Baixa e Alienação de Bens Patrimoniais. 10 anos 1.8.1.5 Processos de Empréstimo, Doação, Cessão e Permuta. 10 anos 1.8.2 Veículos. 1.8.2.1 Controle de Uso de Veículos (Requisição de Veículos, Planilhas de Controle de Uso, Limpeza, Combustível, Estacionamento). 2 anos 1.8.3 Extravio e Danificação de Bens. 1.8.3.1 Ocorrências. 10 anos 1.8.3.2 Acidentes, Infrações e Multas. 10 anos Para acidentes com vítimas, o prazo de guarda é de 20 anos. 1.8.4 Obras - Construção, Reforma, Recuperação e Restauração de Instalações (Planos, Projetos, Memorial, etc.). Guarda permanente 1.8.5 Guarda e Segurança Patrimonial. 1.8.5.1 Controle de Portaria. 1 ano 1.9 Convênios. 10 anos Após a vigência. 1.9.1 Processos, Convênios e Aditivos. 1.10 Licitação. 1.10.1 Cadastro de Fornecedores. 10 anos 1.10.2 Processos, Contratos e Aditivos. 10 anos Após a vigência. 2 ATIVIDADE-FIM 2.1 Fiscalização, Ética e Disciplina. 2.1.1 Comissão Administrativa de Revisão Externa da Qualidade (CRE). 2.1.1.1 Atos Normativos e Testemunhais (Normas, Diretrizes, Manuais, Atas). Guarda permanente Possui Valor histórico 2.1.1.2 Atividades de Revisão Externa da Qualidade – com ou sem Ressalva (Processos, Relatórios, Parecer). 5 anos Se gerar processo judicial é de guarda permanente. 2.1.2 Consultas e Pesquisas (Internas e Externas) - (Ofícios, Cartas E-mails). 2 anos 2.1.3 Atividades de Acompanhamento, Controle e Apoio. 2.1.3.1 Apuração de Responsabilidade, Sindicância, Denúncia (Notificação, Denúncia, Documentos Fiscalizatórios). 2 anos Após a conclusão. Se improcedente 1 ano. Se procedente gera processo. 2.1.3.1.1 Procedimento de Fiscalização (Processo, Parecer, Relatório). 5 anos Após o transito em julgado. Se gerar processo judicial é de guarda permanente. 2.1.3.1.2 Procedimento Ético e Disciplinar (Processo, Parecer, Relatório). 5 anos Após o transito em julgado. Se gerar processo judicial é de guarda permanente. 2.1.4 Atividades de Controle e Fiscalização do Regional/Federal. 2.1.4.1 Normas, Diretrizes e Procedimentos. Guarda permanente 2.1.4.2 Visita e Auditoria (Comunicação, Comunicação, Roteiro de Visita). 2 anos 2.1.4.3 DHP/DECORE (Requerimento, Solicitação, Prestação de Contas). 5 anos 2.1.4.4 Relatório, Parecer, Nota Técnica. 5 anos 2.2 Registro. 2.2.1 Processos e Procedimentos Referentes ao Registro. 2.2.1.1 Registro Cadastral (Assentamentos Cadastrais de Guarda permanente
  15. 15. 11 Organizações Contábeis). 2.2.1.2 Registro Profissional (Assentamentos de Registro do Contabilista). Guarda permanente 2.2.2 Consultas e Pesquisas (Internas e Externas) - (Ofícios, Cartas E-mails). 2 anos 2.2.3 Cadastro Nacional de Auditores Independentes. 2.2.3.1 Assentamentos Cadastrais. Guarda Permanente 2.3 Elaboração de Normas Brasileiras e Internacionais de Contabilidade. 2.3.1 Comitês, Grupos de Trabalho e Cooperação Técnica para Elaboração de Normas Brasileiras e Internacionais de Contabilidade. 2.3.1.1 Internacionais (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação, Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). Guarda permanente 2.3.1.2 Nacionais (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação, Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). Guarda permanente 2.3.1.3 Outros (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação, Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). Guarda permanente 2.4 Desenvolvimento da Profissão Contábil. 2.4.1 Programas e Projetos. 2.4.1.1 Programa de Educação Continuada. 5 anos 2.4.1.2 Programa Contabilizando o Sucesso. 10 anos 2.4.1.3 Programa Excelência na Contabilidade. 5 anos 2.4.2 Provas e Exames. 2.4.2.1 Exame de Qualificação Técnica . 5 anos 2.4.2.1.1 Exame de Qualificação Técnica – Geral. 5 anos 2.4.2.1.2 Exame de Qualificação Técnica – BCB/SUSEP. 5 anos 2.4.2.2 Exame de Suficiência. 5 anos 3 CONSULTORIA JURÍDICA 3.1 Acompanhamento de Processos Judiciais. 5 anos 3.2 Acompanhamento de Processos Trabalhistas. 5 anos 3.3 Assessoria (Parecer, Relatórios). Guarda permanente 4 ASSESSORIA PARLAMENTAR 4.1 Projetos de Lei de Interesse do Sistema. 4.1.1 Aprovados. Guarda permanente 4.1.2 Não Aprovados e Ação Direta de Inconstitucionalidade. 10 anos 5 COMUNICAÇÃO SOCIAL 5.1 Publicações. Guarda permanente 5.2 Entrevistas, Reportagens, Campanhas e Publicidades Diversas. Guarda permanente 6 EVENTOS 6.1 Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos Apresentados (Documentos Históricos). 6.1.1 Congressos, Conferências, Seminários, Simpósios, Encontros, Convenções, Ciclo de Palestras, Mesas Redondas. Guarda permanente 6.1.2 Registros de Solenidade, Comemoração, Homenagem, Festa, Exposição. Guarda permanente 7 SISTEMA DE QUALIDADE ISSO 7.1 Normas, Diretrizes, Processos, Procedimentos Referentes ao Sistema de Qualidade ISO. 7.1.1 Lista Mestra de Documentos (Inclusive Interna e Externa). Guarda permanente
  16. 16. 12 7.2 Auditorias Internas e Externas – Relatórios de Auditoria, não Conformidades (RNC), planos de ação (PAC). Guarda permanente 7.3 Certificados e Renovação dos Certificados da ISO. Guarda permanente OBS.: A guarda dos documentos poderá ser efetuada por meios digitais, com base na legislação vigente.

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