1. Proyecto Documenta
Implantación de un sistema de gestión de documentos
electrónicos para el Sistema de Garantía Interna de Calidad
de la Universitat Oberta de Catalunya

2. AUTORES
José Alberto Alonso
ebla Gestió Documental | jalonso@eblagestiodocumental.cat
M. Rosa Lloveras i Moreno
ebla Gestió Documental | mrlloveras@eblagestiodocumental.cat
Montserrat Garcia Alsina
UOC - Estudios de Ciencias de la Información y la Comunicación | mgarciaals@uoc.edu
Isabel Solà Albareda
UOC - Oficina de Planificación y Calidad | isola@uoc.edu
Proyecto Documenta

3. RESUMEN
Implantación de un sistema de gestión de documentos electrónicos para el Sistema de
Garantía Interna de Calidad de la UOC.
a) Diseño del sistema de gestión de documentos:
– mapa de procesos;
– cuadro de mando documental (clasificación, acceso y disposición);
– esquema de metadatos;
– procedimiento de gestión de evidencias electrónicas.
b) Selección y puesta en funcionamiento de la aplicación de gestión documental:
– requisitos técnicos y funcionales;
– especificaciones y parametrización de la aplicación.
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4. MAPA DE PROCESOS
Proyecto Documenta

5. CUADRO DE MANDO DOCUMENTAL
Proyecto Documenta
Título Tipo Definición Modo de gestión Evidencias Acceso Conservación
[02.03] Despliegue,
seguimiento, evaluación y
mejora del programa [P5]
Carpeta
padre
Documentación
sobre el despliegue,
seguimiento,
evaluación y mejora
anual del programa
formativo.
Una subcarpeta
para cada curso
académico.
--- M = Planificación y
Evaluación /
Estudios /
Operaciones de
Gestión Docente
L = General
---
[…] […] […] […] […] […] […]
[02.03.03] Seguimiento
del programa
Carpeta
temática
Documentación
sobre el
seguimiento del
programa.
Se crea
automáticamente.
Se pueden crear
subcarpetas para
cada programa.
-Informes de
seguimiento del
programa
semestrales
-Informes de
seguimiento del
programa anuales
M = Planificación y
Evaluación /
Estudios /
Operaciones de
Gestión Docente
L = General
Permanente
[02.03.04] Evaluación y
mejora del programa
Carpeta
temática
Documentación
sobre la evaluación
y mejora del
programa.
Se crea
automáticamente.
Se pueden crear
subcarpetas para
cada programa.
-Informes de
acciones de mejora
-Informes del
programa de inicio
del semestre
[…]
M = Planificación y
Evaluación /
Estudios /
Operaciones de
Gestión Docente
L = General
6 años

6. ESQUEMA DE METADATOS >> Perfil de aplicación de documento
Proyecto Documenta
Nombre del elemento Definición Valores
Tipo de
datos
Repetición Comentarios Ejemplo
Identificador único
documento
Código que identifica el
documento
- Texto 1:1 Identificador alfanumérico
exclusivo asignado
automáticamente por la
aplicación
-
Título Descripción breve del
documento
Libre Texto 1:1 - -
Tipo de documento Identificación de la
tipología documental
Lista controlada de
tipos documentales
Texto 1:1 Se implementa como lista
desplegable en la aplicación
Plan docente
Unidad elaboradora Nombre de la unidad de
gestión a la cual pertenece
la persona que elabora el
documento
Lista autorizada de
unidades de gestión
Texto 1:1 Se implementa como lista
desplegable en la aplicación
Estudios de
Derecho y Ciencia
Política
Fecha de elaboración Fecha de elaboración del
documento
- Fecha 1:1 Se implementa como un
calendario en la aplicación.
La fecha se muestra con el
formato <dd/mm/aaaa>
15/03/2010

7. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE EVIDENCIAS ELECTRÓNICAS
Establece:
a) Responsables de la gestión de documentos y sus funciones específicas.
b) Procesos y controles de gestión documental:
– incorporación y registro;
– clasificación;
– almacenamiento;
– acceso;
– trazabilidad;
– disposición.
c) Mecanismos de evaluación y mejora de la gestión de documentos del SGIC.
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8. SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN DE LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Fases:
a) Definición de los requisitos técnicos y funcionales de la aplicación.
b) Selección de la solución informática entre las ofertas presentadas.
c) Implantación de la solución informática.
d) Revisión del cuadro de mando documental, del esquema de metadatos y del
procedimiento de gestión de evidencias electrónicas.
Proyecto Documenta
Documentación elaborada/revisada
– Manual de parametrización
– Documento de especificaciones de proyecto
– Plan de formación
– Manuales de uso
– Informe de revisión de las funcionalidades de la aplicación

9. CONCLUSIONES
• La elaboración del sistema de gestión de documentos electrónicos a partir de los
procesos de negocio ha facilitado tanto el desarrollo del proyecto como la utilización
del sistema por parte de los usuarios.
• La implementación de la aplicación de gestión documentos sobre la base del mapa de
procesos y los instrumentos de gestión de documentos (cuadro de mando documental
y esquema de metadatos) ha hecho posible aunar la consistencia de la información
almacenada y la usabilidad, permitiendo además la integración con otras aplicaciones
de gestión de la Universidad.
• La mejora continua de las funcionalidades del sistema de gestión de documentos
electrónicos y su adecuación a los nuevos requisitos de las agencias de evaluación de
calidad son factores clave para su evolución.
Proyecto Documenta

10. Muchas gracias por su atención
www.uoc.edu www.eblagestiodocumental.cat