Apresentação realizada no âmbito do cursos de software open-source realizado pela ESOP (Associação de Empresas de Open Source Portuguesas) para a AMA (Agência para a mdoernização Administrativa)

1. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Fernando Fernandez
fernandez@moredata.eu
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2. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Agenda
● Apresentação
● Gestão Documental – Factor Crítico de Sucesso
● 3 Conceitos Fundamentais
● Gestão Documental em Open Source
● Alfresco: Principais funcionalidades
● Alfresco: Interfaces
● Alfresco: Arquitectura
● Alfresco: Casos típicos de utilização
● Alfresco: Referências

3. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Apresentação
● F. Fernández – Dir. Executivo da MoreData
● Profissional de TI desde 1984 – programação, gestão
de projectos, formação, consultoria, gestão
● Associações: ANETIE, APDSI, EURTRADENET,
PT.JUG, ESOP

4. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
A MoreData
● Membro da ESOP desde 2008
● Aposta no Open Source desde 1995
● Serviços:
– Consultoria de Gestão e T.I.
– Formação de Gestão e T.I.
– Sistemas de Informação:
● Integração
● Desenvolvimento
● Manutenção
– Assistência técnica

5. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Gestão Documental
Factor crítico de sucesso

6. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Gestão documental como factor crítico de sucesso
Factor Crítico para o sucesso de qualquer Empresa
Organização e disponibilização atempada de informações
relevantes a todos os intervenientes

7. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Situação Actual
Principais fontes de informação nas Organizações:
● Arquivos de texto
● Relatórios
● Correspondências recebidas por diferentes meios
● Fax, correio, e-mail

8. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Qual a tendência?
Gerar cada vez mais e mais documentos, agravando diversos problemas:
documentos
● Documentos perdidos
● Multiplicidade de versões
● Desconhecimento de existência
● Desconhecimento de autoria
● Falta controlo dos tempos de execução
● Perda de tempo útil de trabalho em busca de documentos
● Custos com o arquivo físico de documentos
● Custos com cópias de documentos
● Perda de controlo sobre informações vitais para o negócio

9. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Sistema de Gestão Documental – o que é
Utilização da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar,
disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no
seio de uma organização de forma digital, integrando as suas
capacidades nos processos diários da organização

10. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Que organizações necessitam de um Sistema de
Gestão Documental?
Qualquer uma onde as pessoas percam tempo
a saírem do seu lugar para irem à procura de
um determinado documento

11. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Gestão Documental como Factor de Eficiência
● Redução do tempo de busca e localização de documentos:
rápido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados
e em texto livre
● Maior segurança no acesso aos documento, através de
mecanismos de controlo de acessos
● Redução de custos
● Tempo
● Papel
● Cópias
● Armazenamento físico

12. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Vantagens
● Possibilidade de recuperação das informações
(Backup),o que não acontece no arquivo físico em caso
de catástrofes
● Redução das probabilidades de extravio de documentos
● Controlo absoluto do fluxo de trabalho
● Possibilidade de consultar documentos fora da
organização
● Maior produtividade

13. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Vantagens
● Potenciar a colaboração no seio da organização através
da partilha de documentos e implementação de workflows
associados aos documentos
● Uniformização e gestão automatizada dos processos da
organização
● Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido
● Redução do processamento manual através da
eliminação de tarefas de registo, catalogação, e arquivo
manual
● Informação acessível a vários utilizadores
simultaneamente

14. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
3 Conceitos Fundamentais da Gestão Documental
● Workflow
● MetaDados
● Rastreabilidade

15. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Conceitos: workflow
Workflow (circuito documental): processos que são repetidos
consecutivamente na organização e que possuem documentos e
intervenientes associados a cada uma das fases.
● Exemplos:
● Validação de facturas
● Marcação de férias
● Reembolso de despesas
● Gestão reclamações

16. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Conceitos: Metadados
Metadados: ”dados sobre os dados”, conjunto de elementos
informativos sobre o documento
Exemplos:
● Autor
● Título
● Descrição
● Código
● Data de criação

17. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Conceitos: Rastreabilidade
Rastreabilidade: possibilidade de saber o histórico do
documento
Exemplos:
● Controlo de versões
● Estado da tarefa
● Quem efectuou alterações ao documento

18. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Gestão Documental Open Source

19. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Open source: um modelo de adopção crescente
● $6 bn de poupança em custos de licenciamento
● Melhor aplicação do investimento (serviço apenas)
● Investimento seguro (à prova de falência/venda)
● Melhor suporte (sem “algemas”, o serviço é o que segura o
cliente)
● Modelo incentiva qualidade e segurança (peer-review)
● Independência do fabricante
● Numa palavra: Escolha

20. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Afinal quem é que manda nos meus dados?
● Quantos anos é possível usar a mesma versão do
software sem ter que comprar um upgrade?
● Que garantias há de o fornecedor continuar em
actividade daqui a dez anos?
● Como aceder aos ficheiros se o fornecedor fechar e não
houver upgrades?

21. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Open Source vs Proprietário
● Modelo de software proprietário:
– Organizações que usam o software não podem
analizá-lo nem modificá-lo
– Concorrentes do fabricante não podem usar o mesmo
software sem pagar licenças ou royalties
– Preços são definidos pelo fabricante, que afasta a
concorrência através de litígios legais
– Grandes fortunas são feitas

22. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Open Source vs Proprietário
● Modelo de software open-source:
– Qualquer um tem acesso ao código-fonte e pode modificá-lo
– Concorrentes do fornecedor original podem usar o mesmo
software
– Utilizadores e fornecedores cooperam na construção de
sistemas fiáveis e seguros, reduzindo custos
– Preços dos serviços são definidos em concorrência e o
cliente escolhe pela qualidade

23. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Open Source é um “stack” empresarial

24. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Origens do Alfresco
● Dos criadores do Documentum e do Business Objects
● Open Source com serviço profissional
● As melhores das mais recentes tecnologias
● CMS/ECM Multiplataforma:
● Linux,Unix,Windows, MacOS

25. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Adopção do Alfresco
● Mais de um milhão de downloads
– Comunidade com 70,000 membros
– Mais de 30,000 instalações activas
– Usado em 75 países, 20 línguas
● Enterprise: mais de 500 clientes em 2 anos
– Grandes bancos, governos, media e serviços
– Crescimento de 320% em 2007
● Reconhecimento pela Indústria
– Gartner: “Cool Technology”,
– Forrester: “Wave Leader”
– World Economic Forum: “Technology Pioneer”
– Prémios da ComputerWorld, Network World, eWeek, eContent
100, Red Herring

26. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Duas opções
● Alfresco Labs
● Alfresco Enterprise

27. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Modelo de serviço, Labs ou Enterprise?
● Onde se aplica Alfresco Labs:
– Para arrancar com um orçamento baixo ou nenhum
– Para um ambiente de exploração com um número reduzido
de utilizadores
– Para usar as mais recentes funcionalidades
– Para um ambiente de desenvolvimento
– Para um ambiente de ensino
● … e Enterprise:
– Centenas de utilizadores, 24x7
– Necessidade de suporte avançado com acesso directo aos
developers

28. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
A Comunidade
● Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela
Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums)
● Fórum em Português
● Comunidade Portuguesa de Alfresco com utilizadores,
profissionais de TI e do Ensino
– Documentação
– Lista de prestadores de serviço (a crescer)
– Mailing-list
– Casos de sucesso (em preparação)
– http://groups.google.com/group/alfresco-pt

29. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Alfresco: Principais Funcionalidades (1)
● Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV,
SMB/CIFS)
● Gestão integrada e inteligente de documentos
● Pesquisa de documentos compatível com o Google
● Pesquisas em Metadados ou Texto livre
● Classificação de Documentos
● Histórico de Versões de Documentos

30. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Alfresco: Principais Funcionalidades (2)
● Automatização de Acções sobre o Documento:
– Conversão para outro formato
– Envio de e-mails de notificação
– Contadores automáticos
– Possibilidade de definir acções personalizadas

31. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Alfresco: Principais Funcionalidades (3)
● Criar espaços e automatizar conteúdos
● Criar e editar conteúdo
● Requisição e Devolução de Documentos (Check-In / Check-
Out)
● Agregar documentos a processos e processos a processos
● Emissão de Relatórios

32. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Alfresco: Principais Funcionalidades (4)
● Definição personalizada de Metadados
● Configuração de Regras e Workflow
● Fóruns de discussão
● Definição de templates com estrutura e regras
● Integração com diversos motores de base de dados:
– PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc.
– Integração com diversos sistemas de autenticação:
– LDAP, Active Directory ou utilização de segurança
interna

33. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interface “Explorador de Ficheiros” Windows

34. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interface Web (v. 2.x)

35. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interface Web (Share - v. 3.x)

36. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interface Web (Share - v. 3.x)

37. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interface Web (Share - v. 3.x)

38. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interface Web (Share - v. 3.x)

39. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interface Web (Share - v. 3.x)

40. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Detalhe de Registo

41. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Edição de Registo

42. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Entrada

43. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Espaços

44. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Tarefa

45. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Desenho de Workflow

46. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Arquitectura
Alfresco Share
Componentes Componentes
WebSites Gente
Colaboração à medida
Alfresco Surf
Templates Páginas Componentes
SharePoint FTP
CIFS WebDAV Java API WS REST
Protocol NFS
Alfresco Content Services
Gestão Documental Gestão de circuitos Colaboração Gestão de conteúdos web

47. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Casos típicos de utilização de Alfresco

48. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Caso 1: Básico
● Instalação default, costumização mínima
● Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:
– Receber documentos digitais ou digitalizados
– Partilhar ficheiros que estão a ser trabalhados com
controlo de versões
● Interface web para:
– Fazer pesquisas
– Colaborar (versões, discussões, workflows)
– Administrar sistema

49. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Utilização básica

50. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Caso 2: Integração LDAP, Fax e Email
● Alfresco é configurado para usar registo central de
utilizadores (LDAP, AD)
● Servidor de Fax (Hylafax) é configurado para gerar PDF e
registar em Alfresco
● Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens

51. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Integração Fax / Email

52. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Caso 4: Interface à medida
● Aplicações podem ser desenvolvidas com:
– Webscripts
– Google Web Toolkit
– Qualquer tecnologia que consuma web-
services ou REST

53. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Interfaces alternativos

54. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Caso 4: Integração
● Aplicações podem usar Alfresco como repositório
documental (com webscripts ou webservices)
● Alfresco pode registar metadados em aplicações
● Componentes desenvolvidos em webscripts são
compatíveis com standard de portlets (JSR-168) para
portais Java

55. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Integração em Portais Java (JSR-168)

56. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Referências
Sector da Educação
Council of Chief School Officers
Massachusetts Institute of
Technology
Harvard University

57. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Referências
Sector Financeiro
Caceis Investor Services
American Stock Exchange
Kneip Communication
Sector Editorial
McGraw Hill

58. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Referências
Sector Governamental
Junta de Andalucia
Departamento dos Serviços Sociais
do Estado de Louisiana
Swansea Housing Association
Comissão Europeia, Parlamento
Europeu
Estado do Nebraska

59. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Referências
Outros Sectores
Reed (Consultoria e Formação
Recursos Humanos)
Japan Airlines
Radio France Internacionale
Royal Dutch Airlines

60. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Alfresco: Pontos chave
● Fácil:
– De usar
– De implementar
– De estender
● Rápida inovação tecnológica
● Standards abertos / interoperabilidade
● Custo baixo
– Implementação
– TCO
● Modelo de suporte
– Escolha entre Labs e Enterprise

61. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Conclusão
Gestão Documental com Alfresco
Procurar, encontrar, partilhar

62. Gestão Documental e Workflow com Alfresco
Links úteis
Sobre Alfresco:
http://www.alfresco.org/
http://groups.google.com/group/alfresco-pt
http://www.esop.pt/
http://www.moredata.eu/ Apresentação realizada com:
http://www.openoffice.org/
http://www.ubuntu.com/
http://www.gimp.org/
http://www.openclipart.org/