1. 1
Rafael António
rafael.antonio@sapo.pt
ROI e questões legais da Gestão Documental
JJJJúúúúlio Rafael Antlio Rafael Antlio Rafael Antlio Rafael Antóóóónionionionio
Mestre em Ciências da Documentação e Informação e
MBA com especialização em Gestão da Informação
Actualmente Consultor em regime liberal.
Docente Faculdade Letras Lisboa
Autor de várias publicações entre a quais "Os desafios
profissionais da Gestão Documental" (prémio Raul Proença
2008 da APBAD) e "A gestão documental na perspectiva do
MoReq2010"

2. 2
$1,410
Monthly total costs for a paper based system
(20 working days/month)
$70.50Daily total costs for a paper based system
$3.0560How many paper copies are generated per day?
$15603How long does it take to file a paper document? (minutes)
20How many new documents are generated a day?
$52.502103How long does it take to retrieve a paper document? (minutes)
10How many times does each person retrieve a document daily?
7How many people handle documents?
$15What is the average hourly salary?
CostTimeValue
Daily Labor Costs for a paper-based
Document Management System
ReturnReturnReturnReturnReturnReturnReturnReturn OnOnOnOnOnOnOnOn InvestmentInvestmentInvestmentInvestmentInvestmentInvestmentInvestmentInvestment
Valor probatórioValor probatValor probatóóriorio

3. 3
representação de acontecimento,
facto ou tomada de decisão.
o valor da palavra…
O queO que éé um documento ?um documento ?
acontecimentoacontecimentoacontecimentoacontecimento documentodocumentodocumentodocumento
Processos organizacionais

4. 4
Escritório Electrónico
Gestão de Correspondência
Aprovisionamentos
Compras Electrónicas
Património
Contabiliddae
Tesouraria
Recursos Humanos
SistemadeInformação
Escritório Electrónico
Correio Electrónico
Aprovisionamentos
Compras Electrónicas
Compras Electrónicas
Contabiliddae
Tesouraria
Recursos Humanos
SistemadeInformação
SistemadeInformação

5. 5
Sistema de Informação
Sistema de Informação

6. 6
Gestão de conteGestão de conteúúdo organizacional (ECM)do organizacional (ECM)
Repositórios
Gestão de Processos
Organizacionais (BPM)
Gestão
Documental
Gestão de
Conteúdos
Gestão de Processos
Organizacionais (BPM)
Gestão
Documental

7. 7
Gestão de Processos
Organizacionais (BPM)
iBPMS – intelligente BPMS (Gartner)
Advanced Case management
SPA – Smart Processs Applications (Forrester)
Modelação
Simulação
Execução
Optimização
BPMN 2.0BPMN 2.0
BPELBPEL
Gestão
Documental

8. 8
Gestão
Documental
DLM Forum
Information Governance across Europe

9. 9
JointJointJointJoint InteroperabilityInteroperabilityInteroperabilityInteroperability TestTestTestTest CommandCommandCommandCommand
http://jitc.fhu.disa.mil/cgi/rma/reg.aspx
JITC performs testing of RMA products
for compliance with DoDDoDDoDDoD 5015.025015.025015.025015.02----STDSTDSTDSTD

10. 10
ÉÉ urgente o estabelecimento de regulamentaurgente o estabelecimento de regulamentaççãoão
para o registo e verificapara o registo e verificaçção de conformidadeão de conformidade
MoReq2010MoReq2010® na Gestão Documental.
JointJointJointJoint InteroperabilityInteroperabilityInteroperabilityInteroperability TestTestTestTest CommandCommandCommandCommand
http://jitc.fhu.disa.mil/cgi/rma/reg.aspx
ROIROI
RRRRepensar a OOOOrganização IIIInteligente
- de ferramenta colaborativa a valor probatório -

11. 11
Questões ?Questões ?