Dokumen tersebut membahas persyaratan organisasi yang baik dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu, meliputi: 1) identifikasi proses kerja yang jelas, 2) penetapan urutan dan hubungan antar proses, dan 3) ketersediaan sumber daya yang mendukung. Organisasi perlu memiliki visi, misi, dan kebijakan mutu yang jelas serta rencana strategis untuk memantau dan meningkatkan kinerja prosesnya."

1. Pelatihan sistem penjaminan mutu Sekolah
Dahlan Ekajaya

2. Persyaratan organisasi
4.1 Persyaratan Umum
Organisasi harus :
Identifikasi proses
Tentukan urutan dan hubungan antar proses
Tentukan kriteria dan metode untuk memastikan operasi dan
pengendalian yang efektif dari proses tsb
Memastikan ketersediaan sumber daya & informasi untuk
menunjang operasi dan pemantauan proses tsb
Memantau, mengukur dan menganalisa proses tsb.
Penerapan tindakan untuk mencapai hasil yang telah
direncanakan, dan secara berkesinambungan meningkatkan
proses tsb.

3. Indentifikasi proses
 Setiap unit kerja harus jelas “core bussiness”, bisnis
utamanya---profil unit
 Menentukan proses nya;
 Identifikasi proses
 Proses/ urutan kerjanya/ urutan proses

4. Menetapkan proses
 Menetapkan urutan dan interaksi antar
proses, urutan dan interaksi antar proses
merupakan langkah demi langkah dalam
menyelesaikan setiap permintaan atau proses
kegiatan.
 Urutan proses ini biasanya disebut proses model
atau standar operasional prosedur (SOP) dan
instruksi kerja (IK).
 SOP merupakan langkah atau proses kegiatan
yang melibatkan beberapa unit dalam
menyelesaikan prosesnya
 sedangkan instruksi kerja merupakan proses atau
tahapan dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu.

5. lanjutan
Sop merupakan standar operasi kerja baku dengan demikian
harus diuraikan secara gamblang supaya tidak terjadi bias
makna oleh pihak-pihak terkait. Secara umum sop yang baik
berisi:
 ada judul SOP dilengkapi dengan no dokumen, revisi, masa
berlaku
 nama perusahaan dan logo perusahaan
 definisi sop
 manfaat sop
 unit terlibat
 dokumen terkait
 prosedur
 pengesahan

7. Dalam implementasi sistem manajemen mutu, struktur
organisasi :
 Harus disusun berdasarkan prosedur yang jelas dan mendapatkan
ketetapan yang jelas dari top manajemen, dalam hal ini dibutuhkan
standar operasional prosedur (SOP) penysusunan struktur organisasi
dan surat keputusan direktur tentang struktur organisasi unit.
 Menetapkan unit kerja berdasarkan struktur organisasi, yang
dimaksud adalah menetapkan secara jelas nama unit kerja serta
pekerjaan utama atau core bussines.
 Masing-masing unit kerja mempunyai penjabaran struktur organisasi
lebih rinci
 Masing-masing jabatan dalam unit kerja mempunyai uraian kerja yang
jelas dan tidak tumpang tindih.
 tersosialisasi dengan baik, melalui papan informasi, papan struktur
organisasi yang berada di ruang kerja unit yang bersangkutan.
 Kebutuhan dokumen adalah dapat berupa “profil unit” untuk setiap
unit dan ditetapkan berdasarkan surat keputusan direktur, yang berisi
nama unit, pekerjaan inti unit, visi dan misi unit, sasaran mutu
unit, strategi pencapaian dan struktur organisasi.

8. Organisasi yang baik mempunyai persyaratan:
 mempunyai visi dan misi serta kebijakan
mutu yang jelas dan tersosialisasi dengan
baik.
 Rencana strategis yang jelas
 Sumber daya tersedia dengan baik
 Mempunyai proses kerja yang jelas
 Memantau dan mengukur proses kerja
 Selalu meningkatkan hasil.

10. Struktur organisasi menunjukkan adanya :
1. pembagian kerja
2. Gambaran cara kerja organisasi
3. menunjukan fungsi koordinasi
4. menunjukan saluran perintah pimpinan
5. menunjukan saluran dan penyampaian laporan.
6. Menunjukan spesifikasi bidang pekerjaan
7. Menunjukan struktur inti dan pendukung
8. Menunjukan luas cakupan kerja organisasi
9. Menunjukan perhatian kerja organisasi

11. Uraian Jabatan
 Uraian jabatan (job analysis) merupakan
penjelasan dari sebuah job tentang pekerjaan yang
seharusnya dilakukan. uraian jabatan ini harus
dibuat untuk semua pimpinan dan staf yang
terlibat serta mendapat persetujuan dari pelaksana
jabatan dan pimpinan unit.

13. Kebutuhan dokumen
 SK penetapan struktur organisasi
 SK penetapkan unit dan bisnisnya / profil unit
 Sop sosialisasi struktur organisasi bisnisnya dan uraian job
 Dokumen uraian job
 Sk dan Dokumen statuta
 Sk dan Dokumen Rencana strategis yang jelas
 Sop peninjauan rencana strategis