Membina surat menggunakan mail merge

1. Projek 2 : Membina Surat Menggunakan Kaedah Mel Cantum
Contoh Surat yang bakal pelajar bina.

2. Projek 2 merupakan susulan dari Projek 1 menggunakan format surat yang sama. Sekiranya anda
mempunyai surat yang ingin dihantar kepada lebih dari seorang penerima, kaedah mel cantum
(mail merge) adalah lebih sesuai digunakan.
A. Membina Dokumen Utama
1. Buka fail surat pengesanan graduan.doc dan padamkan nama serta alamat penerima.
Simpan sebagai nama lain iaitu graduan main.doc.
Rajah Namakan fail kepada nama baru graduan main.doc
2. Projek 2 melibatkan perubahan pada nama dan alamat penerima sahaja. Klik Mailings
> Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard
Rajah Fitur mel cantum (mail merge)

3. B. Membina Senarai Penerima
1. Penggunaan Mail Merge Wizard memudahkan senarai penerima dibina menggunakan
fitur mel cantum yang dipaparkan di sebelah kanan. Proses seterusnya memerlukan
anda mengikuti langkah demi langkah dengan betul. Pada Select document type, pilih
Letters dan klik Next: Starting document.
Rajah Langkah pertama – Select document type
2. Memandangkan Projek 2 menggunakan surat yang sedia ada, anda hanya perlu klik
pada Use the current document dan seterusnya klik pada Next: Select recipients.

4. 3. Memandangkan senarai nama dan alamat penerima masih belum ditaip, pilih Type a
new list dan klik Create. Kotak dialog New Address List akan dipaparkan.
Rajah Langkah ketiga – Next: Select recipients
4. Jadual dalam kotak dialog New Address List mengandungi banyak medan data.
Memandangkan maklumat penerima bagi surat ini hanya memerlukan beberapa medan
data, anda boleh memilih medan data yang diperlukan. Untuk tujuan modul ini, pilih
Customize Columns dan pilih Field Names yang tidak diperlukan. Hanya perlu Select
> Delete. Setelah selesai, klik OK. Medan data yang diperlukan adalah seperti jadual
di bawah.
Rajah Bina medan bagi rekod senarai penerima

5. Jadual medan data
5. Anda dikehendaki memasukkan data-data nama dan alamat penerima (empat rekod)
berdasarkan jadual yang diberikan di bawah. Klik New Entry untuk memasukkan
rekod seterusnya. Klik OK apabila selesai.
Jadual Rekod nama dan alamat penerima-penerima
Rajah Tambah maklumat penerima

6. 6. Anda perlu simpan senarai ini dengan menamakannya senarai penerima dan disimpan
dalam folder projek pengesanan graduan.
Rajah Simpan senarai penerima
7. Fail senarai penerima akan disimpan menggunakan format Microsoft Access (.mdb)
dan boleh diambil semula untuk tujuan penambahan atau kemaskini rekod. Sekiranya
senarai penerima telah lama disediakan, pilih Use an existing list > Edit recipient list.
Rajah Kemaskini senarai penerima

7. 8. Contohnya, terdapat dua proses kemaskini yang perlu dilakukan. Pertama, menambah
rekod baharu. Kedua, menyusun medan mengikut susunan betul.
a. Tambahan rekod baharu. Terdapat satu rekod baharu. Hanya perlu pilih Use an
existing list > Edit recipient list. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients,
serlahkan senarai penerima.mdb dan klik Edit. Pada kotak dialog Edit Data
Source pula, klik New Entry dan masukkan data dalam jadual di bawah. Klik
OK > OK > OK.
Rajah Penambahan rekod baharu
b. Menyusun medan mengikut susunan betul. Jika diperhatikan maklumat
penerima tidak disusun dengan betul. Pada kotak dialog Edit Data Source pula,
klik Customize Columns. Kotak dialog Customize Address List dipaparkan.
Pilih nama medan yang ingin diubah dan klik butang Move Up atau Move
Down. Ubah kedudukan Zip Code. Klik OK setelah selesai proses ini.

8. Rajah Perubahan pada kedudukan Zip Code
c. Klik Select All untuk menempatkan semua rekod ke atas surat yang telah ditaip
dan klik OK. Klik Next: Write your letter.
Rajah Kotak dialog Mail Merge Recipients
9. Memandangkan surat telah ditaip, anda perlu pilih Address Block. Kotak dialog Insert
Address Block dipaparkan.

9. Rajah Langkah keempat – Next: Write your letter
10. Anda boleh mengubah dan mengedit kedudukan paparan pada alamat penerima
berdasarkan kehendak anda sendiri.
Rajah Perubahan dalam kotak dialog Insert Address Block
11. Klik OK dan kelihatan perkataan {{AddressBlock}} dipaparkan di kedudukan yang
betul pada surat yang disediakan.

10. Rajah Perkataan {{Address Block}} di kedudukan yang betul
12. Klik Next: Preview your letters untuk langkah seterusnya. Nama dan alamat penerima
pertama dipaparkan.
Rajah Langkah kelima – Next: Preview your letters
13. Anda boleh melihat paparan bagi rekod penerima seterusnya dengan menekan
seterusnya. Klik Next: Complete the merge jika telah selesai proses ini.

11. Rajah Papar rekod demi rekod
14. Seterusnya, anda boleh melaksanakan proses mencetak surat. Klik Print jika mahu
mulakan proses ini atau Edit individual letters sekiranya ada perubahan bagi surat
tertentu.
Rajah Langkah keenam – Next: Complete the merge
15. Tahniah! Anda telah berjaya melakukan mel cantum.