Dokumen tersebut merangkum hasil penelitian tentang analisis dan desain sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system/KMS) untuk pengelolaan materi ajar di Sekolah Tinggi Informatika dan Komputer Indonesia. Penelitian ini meliputi analisis kebutuhan KMS, desain arsitektur sistem, dan desain fungsionalitas sistem yang mencakup proses, basis data, dan antarmuka pengguna."

1. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
ANALISIS DAN DESAIN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
STUDI KASUS : PEMBUATAN MATERI AJAR
DI SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA & KOMPUTER
INDONESIA (STIKI) MALANG
Eva Handriyantini dan Rully Soelaiman
Program Studi Magister Manajemen Teknologi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
ABSTRAK
Knowledge Management System merupakan suatu sistem yang mampu
melakukan klasifikasi terhadap pengetahuan yang ada, bagaimana pengetahuan tersebut
mudah digunakan (Disseminate Knowledge), bagaimana menyimpan pengetahuan
(Store Knowledge), bagaimana memelihara pengetahuan (Manage Knowledge),
bagaimana menciptakan pengetahuan (Create Knowledge), bagaimana memperbaharui
pengetahuan (Capture Knowledge) dan bagaimana pengetahuan yang ada disusun dalam
suatu pohon pengetahuan (Refine Knowledge). Pada kasus ini, materi ajar merupakan
pengetahuan bagi suatu perguruan tinggi yang dapat diproses, diolah dan distribusikan
dengan memanfaatkan prinsip knowledge management system.
Penelitian ini akan melalui beberapa tahap yaitu analisa terhadap kebutuhan
sistem knowledge management system yang sesuai dengan proses pembuatan materi ajar
di STIKI dan membuat desain Knowledge Management System dengan menggunakan
UML. Hasil dari penelitian yang dilakukan adalah desain fungsionalitas dari sistem
Knowledge Management System pada kasus pembuatan materi ajar yang meliputi: KM
Process, Create document, Search Document, Report Document serta penyusunan
Knowledge Tree untuk memudahkan klasifikasi pengetahuan dalam suatu pohon ilmu
atau kompetensi dasar program studi.
Kata Kunci: Analisis & Desain, Knowledge Management System, Materi ajar
PENDAHULUAN
Sekolah Tinggi Informatika dan Komputer Indonesia (STIKI) merupakan
perguruan tinggi swasta yang fokus pada bidang ilmu informatika dan komputer dan
berlokasi di kota Malang, Jawa Timur. Program studi yang dimiliki saat ini adalah
Manajemen Informatika (D3) dan Teknik Informatika (S1), dengan kegiatan
pembelajaran meliputi pelaksanaan tatap muka di kelas, pembuatan bahan ajar,
pemberian tugas mata kuliah, penyusunan modul pratikum, pelaksanaan praktikum,
tugas mandiri serta kegiatan ujian tengah semester dan akhir semester.
Sebagai perguruan tinggi swasta, kualitas dosen merupakan salah satu nilai
tambah bagi perguruan tinggi untuk mampu bersaing dengan perguruan tinggi yang lain.
Dosen sebagai salah satu sivitas akademika, memiliki peranan penting dalam
terciptanya budaya belajar yang terampil, praktis serta mampu mengikuti perubahan
kebutuhan pasar. Materi ajar merupakan salah satu alat bagi civitas akademika untuk
melakukan proses belajar mengajar.

2. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
Ada beberapa permasalahan dalam pembuatan materi ajar saat ini yaitu:
o Bahan ajar masih dimiliki oleh masing-masing dosen dan belum menjadi milik
masing-masing program studi, sehingga sulit untuk memonitor kualitas bahan ajar
apakah sudah sesuai dengan silabus mata kuliah yang telah ditentukan.
o Modul mata kuliah praktikum seringkali tidak terupdate dengan baik karena dosen
pengasuh mata kuliah praktikum seringkali berubah setiap semester.
o Dosen sering kali tidak mengupdate bahan ajar yang akan dipergunakan, sehingga
bahan ajar yang disampaikan tidak relevan dengan perkembangan teknologi yang ada.
o Belum tersedianya sarana komunikasi yang mudah bagi kelompok dosen pengasuh
mata kuliah untuk saling bertukar bahan ajar maupun saling menambahkan materi
baru pada bahan ajar.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka pada tesis ini akan dibuat analisis dan
desain Knowledge Management System (KMS) dalam pengelolaan dokumentasi bahan
ajar pada program studi manajemen informatika
METODA
Tahapan metodologi penelitian yang digunakan adalah: tahap persiapan , tahap
analisis, tahap desain, tahap verifikasi dan validasi Knowledge Management System.
Tahap perencanaan
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah : Persiapan. Kegiatan persiapan
yang dilakukan adalah menyiapkan hal-hal yang terkait dengan rencana penelitian,
diantaranya adalah studi literatur mengenai Knowledge Management System,
pengumpulan data awal (data existing) yang berkaitan dengan dokumentasi bahan
ajar serta sistem yang telah berjalan saat ini melalui kegiatan survey dan quizener.
Tahap analisis dan identifikasi
kegiatan yang dimaksud meliputi :
a) Identifikasi permasalahan pembuatan materi ajar
Kegiatan yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi mengenai
permasalahan dari pembuatan materi ajar yang terdapat pada progam studi
Manajemen Informatika. Hasil pada kegiatan ini berupa daftar permasalahan
yang di hadapi
b) Mempelajari dan menganalisa pembuatan materi ajar.
Hasil kegiatan ini berupa daftar efiensi dan efektifitas dari pembuatan materi
ajar.
c) Mempelajari dan menganalisa proses pembuatan materi ajar.
Hasilnya kegiatan ini berupa data kebutuhan yang harus dipenuhi oleh sistem
serta identifikasi personil kunci yang dibutuhkan oleh sistem.
d) Mempelajari dan menganalisa data yang terlibat dalam sistem.
Hasil kegiatan ini berupa analisa kebutuhan dari Knowledge Management
System.
e) Mempelajari dan menganalisa kebutuhan sistem yang sesuai dengan
proses bisnis.
Hasil kegiatan ini berupa daftar kebutuhan Knowledge Management System.
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-2

3. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
Tahap desain
Kegiatan yang dilakukan meliputi :
a) Desain Arsitektur Sistem
Berdasarkan hasil survey, selanjutnya disusun kerangka desain arsitektur
sistem Knowledge Management System berdasarkan urutan proses bisnis dan
kebutuhan sistem.
b) Desain Knowledge Management System
Pada tahap ini akan dirancang bagaimana kebutuhan yang sudah dimodelkan
akan di implementasikan yang digambarkan dalam Use Case diagram dan
Activity Diagram. Desain Knowledge Management System ini, meliputi desain
proses, desain data dan desain antar muka sistem.
1. Desain proses
Objek-objek yang berurutan secara dinamis dalam urutan tertentu
berinteraksi untuk mewujudkan fungsionalitas seperti yang telah
digambarkan dalam Use Case diagram. Interaksi ini akan di
representasikan dalam Sequence Diagram. Sequence Diagram
menggambarkan hubungan antar objek dengan memberikan penjelasan
tentang urutan waktu.
2. Desain basis data
Desain data disajikan dalam bentuk Class Diagram, dengan pemodelan
secara UML. Yang menjadi data masukan (input) dan data keluaran
(output) pada basis data ini ialah :
a) Data masukan adalah : materi ajar, data user serta hak akses,
penyusunan pohon pengetahuan, penciptaan pengetahuan baru.
b) Data keluaran adalah: informasi pengetahuan yang berkaitan dengan
materi ajar yang telah tersusun dalam pohon pengetahuan sehingga
memudahkan pengguna dalam proses temu kembali, riwayat
pengetahuan serta data aktifitas pengguna sistem. Data ini dapat
dipergunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan.
3. Desain antar muka sistem
Pada desain antar muka sistem ini, meliputi: tampilan input data pengguna
sistem, tampilan create pengetahuan, tampilan melihat pengetahuan,
tampilan laporan pengetahuan serta tampilan toolbar yang berisi tombol-
tombol fungsionalitas.
Verifikasi dan validasi
Setelah menentukan desain Knowledge Management System, selanjutnya
dilakukan verifikasi dan validasi terhadap kualitas desain Knowledge Management
System, dimana pengujian atau verifikasi dan validasi tersebut dilakukan dengan
metode Checklist. Hasil dari verifikasi dan validasi dalam desain Knowledge
Management System diatas adalah analisa dari desain sistem tersebut
HASIL DAN DISKUSI
1. Analisa & Identifikasi
a) Analisa Pembuatan Materi Ajar
Ada beberapa hal yang belum bisa dicapai dalam pembuatan materi ajar saat ini
yaitu:
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-3

4. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
1. Penyimpanan, pemuktahiran/ update pencarian serta penyebaran / sharing
materi ajar masih membutuhkan waktu yang lama, karena materi ajar tidak
tersimpan dalam suatu pohon pengetahuan dalam suatu sistem. Selain itu
materi ajar, masih tersebar di berbagai tempat & tidak terintegrasi.
2. Riwayat materi ajar belum tercatat dengan baik, sehingga kapan terakhir
materi ajar di perbaruhi tidak tercatat. Selain itu belum adanya hak akses
terhadap materi ajar, sehingga kualitas materi ajar kurang terjaga.
3. Dosen yang ingin melakukan perubahan pada materi ajar, kesulitan dalam
menemukan riwayat materi ajar, sehingga materi ajar menjadi tidak
bertumbuh.
4. Sulitnya melakukan monitoring terhadap materi ajar karena letak materi ajar
yang masih tersebar
b) Analisa Kebutuhan Knowledge Management System
Perancangan knowledge managemet system dalam pembuatan materi ajar harus
dapat memenuhi kebutuhan dasar dalam : Create Knowledge, Capture
Knowledge, Refine Knowledge, Store Knowledge, Manage Knowledge,
Disseminate Knowledge. Kebutuhan dasar Knowledge Management System, jika
disesuaikan dengan analisa pembuatan materi ajar pada program studi
manajemen informatika dapat dilihat pada tabel 1 berikut:
Tabel 1 Kebutuhan dasar Knowledge Mangement System dalam Pembuatan Materi ajar
No Siklus Knowledge Kebutuhan Dasar Pembuatan Materi Ajar
Management System
1 Create Knowledge User yang memiliki pengetahuan dapat membuat pengetahuan
baru (Create Document) sesuai dengan pohon pengetahuan
yang telah ada.
2 Capture Knowledge Materi ajar yang telah ada, dapat diperbarui dengan materi ajar
yang baru (Edit Document) dalam suatu pohon pengetahuan.
3 Refine Knowledge Semua materi ajar yang dibuat (Create document), diatur
didalam suatu pohon pengetahuan (KM Tree) sehingga materi
ajar mudah untuk ditemukan kembali jika diperlukan.
4 Store Knowledge Semua materi ajar yang dibuat (Create document), dapat
disimpan dalam repository.
5 Manage Knowledge Proses pembuatan materi ajar diatur dalam suatu Knowledge
Management System Process, supaya mudah dalam melakukan
konfigurasi pohon pengetahuan dari materi ajar (KM Tree),
pencarian materi ajar (searching) serta menampilkan materi
ajar yang telah ada ( reporting)
6 Disseminate Materi ajar akan disimpan dalam suatu format yang mudah
Knowledge digunakan semua user, selain itu dimungkinkan juga user
untuk menambahkan attachment pada suatu materi ajar.
Dari kebutuhan dasar diatas, dapat disusun kebutuhan knowledge management
system sebagai sebagai berikut:
1. KM Process. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah
i. Kajur dapat membuat atau menghapus user account yang meliputi:
username, password serta hak akses.
ii. Kajur dapat melakukan konfigurasi terhadap proses knowledge
management yang meliputi: document handling, document history,
automatic document finishing, group rights.
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-4

5. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
iii. Kajur dapat melakukan konfigurasi terdapat proses pencarian
dokumen yaitu: minimal huruf yang dimasukkan dalam kolom
pencarian, serta hasil pencarian yang ditampilkan.
iv. Kajur dapat mengatur struktur dokumen, dimana dokumen dapat
dibagi menjadi beberapa bagian misalnya: abstact, isi, Lampiran.
2. Search Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:
i. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium
dapat melakukan pencarian dokumen atau attachment yang telah
tersimpan di database. Pencarian dilakukan dengan memasukkan
keyword
ii. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium
dapat melakukan pencarian dokumen atau attachment yang telah
tersimpan di database. Pencarian dilakukan berdasarkan dokumen
yang telah tersimpan sesuai dengan pohon pengetahuannya.
iii. Kajur / Dosen dapat melakukan editing terhadap dokumen yang
dicari sesuai dengan hak akses yang diberikan
3. Report Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:
i. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium
dapat melihat semua dokumen atau attachment yang ada, tetapi
belum di ‘approved’. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan
keyword atau pohon pengetahuan
ii. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium
dapat melihat semua dokumen atau attachment yang sedang di ‘edit’.
Pencarian dapat dilakukan berdasarkan keyword atau pohon
pengetahuan
iii. Kajur / Dosen / Ka. BAAK / Ka. Perpustakaan / Ka. Laboratorium
dapat melihat semua dokumen atau attachment yang telah di
‘approved’ dalam 7 hari terakhir. Pencarian dapat dilakukan
berdasarkan keyword atau pohon pengetahuan.
4. Create Document. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:
i. Kajur / Dosen dapat membuat dokumen pada struktur dokumen yang
telah ditentukan.
ii. Kajur / Dosen dapat menambahkan attachment pada dokumen yang
dibuat
iii. Kajur / Dosen dapat mengatur keyword sesuai dengan pohon
pengetahuan yang telah ada.
iv. Kajur / Dosen dapat menentukan user siapa yang dapat melakukan
editing pada dokumen yang dibuat.
v. Kajur / Dosen dapat mengubah status dokumen (underconstruction
atau completed).
vi. Kajur / Dosen dapat menambahkan link dokumen berupa: link ftp,
http.
5. Knowledge Tree. Kebutuhan dasar yang harus dapat dipenuhi adalah:
i. Kajur dapat membuat pohon pengetahuan yang meliputi induk serta
anak dari pengetahuan.
ii. Kajur dapat menghapus pohon pengetahuan yang meliputi induk
serta anak dari pengetahuan.
iii. Kajur dapat mengupdate pohon pengetahuan yang meliputi induk
serta anak dari pengetahuan.
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-5

6. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
2. Desain Knowledge Management System
a) Desain Arsitektur Knowledge Management System
Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar yang dirancang
melingkupi beberapa proses yaitu : KM Process / Proses Knowledge
Management, Search Document / Pencarian Dokumen, Report Document /
pelaporan dokumen, Create Document / Pembuatan Dokumen, Knowledge Tree
/ Pohon Pengetahuan. Proses yang ada digambarkan pada Gambar 1 berikut :
Gambar 1. Proses Knowledge Management System dalam pengelolaan dok. Ajar
b) Desain Perangkat Lunak Knowledge Management System
i. Use Case Desain Knowledge Management System
Use Case menyediakan nilai hasil kepada actor. Setiap Use Case harus
dideskripsikan dalam dokumen yang disebut dokumen flow of event.
Dokumen ini mendefinisikan apa yang harus dilakukan oleh sistem ketika
actor mengaktifkan Use Case. pada desain knowledge management system
ini, dibuat beberapa Use Case yaitu : Use Case Diagram KM Process, Use
Case “Search Document”, Use Case Diagram Report Document, Use Case
“Knowledge Tree”.
Gambar 2 Use Case Diagram KM Process
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-6

7. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
ii. Activity Diagram Perancangan Knowledge Management System
Untuk mewakili secara grafis aliran kejadian (flow of event) dari business
Use Case pada perancangan Knowledge Management System dalam
pembuatan materi ajar digunakan diagram aktivitas (Activity Diagram).
Activity Diagram yang dibuat adalah : Activity Diagram KM Process,
Activity Diagram Search Document, Activity Diagram Report Document,
Activity Diagram Create Document, Activity Diagram Knowledge Tree.
Gambar 3 Activity Diagram KM Process
iii. Sequence Diagram Perancangan Knowledge Management System
Integrasi dalam perancangan proses Knowledge Management System dalam
pembuatan materi ajar dapat dilihat pada diagram Sequence Diagram yang
terdiri dari : Proses login, Proses Create User account, Proses konfigurasi
KM Process, Proses Search Document, Proses Report Document, Create
Document, Proses Knowledge Tree.
Gambar 4.Sequence Diagram Konfigurasi KM Process
iv. Desain Antar Muka Knowledge Management System
Desain antar muka pada form utama Knowledge Management System, dapat
dilihat pada gambar berikut :
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-7

8. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
Gambar 5 Desain Antar Muka untuk form Utama
v. Verifikasi dan Validasi Hasil Desain
Hasil Verifikasi dan validasi desain seperti pada tabel berikut :
Tabel 2. Tabel Validasi Hasil Desain
No Validasi Proses Status
1 KM User account, konfigurasi proses KM, konfigurasi Sesuai
Process pencarian dokumen serta mengaturan struktur dokumen
2 Search pencarian dokumen berdasarkan keyword, pencarian Sesuai
Document dokumen berdasarkan pohon pengetahuan
3 Report laporan semua dokumen tetapi belum di ‘approved’, Sesuai
Document laporan semua dokumen yang sedang di ‘edit’, laporan
semua dokumen yang telah di ‘approved’ dalam 7 hari
terakhir
4 Create Create Document, attachment file, pengaturan user yang Sesuai
Document boleh melakukan editing dokumen, pengaturan terhadap
status dokumen, serta menambahkan link dalam bentuk
http, ftp.
5 Knowledge Penyusunan Knowledge yang meliputi Root, Child, Sesuai
Tree Brother
KESIMPULAN
Dari desain Knowledge Management System dalam pembuatan materi ajar pada
program studi manajemen informatika, dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Komponen-komponen yang membangun model-model diagram UML dalam desain
Knowledge Management System, telah sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan
dasar dalam pembuatan materi ajar
2. Pembuatan materi ajar yang dibuat telah menerapkan prinsip-prinsip dasar dari
Knowledge Management System yaitu: Create, Capture, Refine, Store, Manage,
Disseminate, Knowledge.
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-8

9. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009
DAFTAR PUSTAKA
Boehm B, Kitapci H., 2006, The WinWin approach: using a requirements negotiation
tool for rationale capture and use. In: Dutoit A, McCall R, Mistrík I, Paech B
(eds) Rationale Management in Software Engineering, Springer
Drucker, P., F., 1998, “The Coming of The New Organozation”, Harvard Business
Review on Knowledge Management, Springer
I, Nonaka., H, Takeuchi, 1995, The Knowledge – Creating Company, Oxfort
University Press, 1995
Liu, Liping., Roussev, Boris., 2006, Management of the object – oriented development
process, IDEA group publishing
Tiwana, A., 2001, The Essential Guide to Knowledge Management, New Jersey :
Prentice Hall PTR.
Tjakraatmadja, J.H., 2006, Konwledge Management dalam konteks Organisasi
pembelajar, SBM-ITB
Turban., Aronson., Liang., 2005, Decision Support Systems and Intelligent Systems,
Seventh Edition, The McGraw-Hill Companies, Inc
Tobing, Paul, L., 2007, Knowedge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi,
Graha Ilmu
Whitten, Jeffery, L., etc, 2004, Systems Analysis and Design Methods, The McGraw-
Hill Companies, Inc
Quatrani, Terry. ,1998, Visual Modelling with Rational Rose dan UML, Addison
Wesley Longman, Inc
ISBN : 978-979-99735-7-3
C-1-9