Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych, które zacznie być stosowane od 25 maja 2018 roku, nakłada na administratorów danych osobowych (w tym na pracodawców) obowiązek przekazania osobom, od których dane są zbierane bardzo wielu informacji. Dowiedz się, W jaki sposób informować kandydatów, jakie informacje powinna zawierać klauzula, jak wygląda przykładowa klauzula informacyjna.

1. Klauzula informacyjna
Przykład z wyjaśnieniami

2. Przykładowa klauzula
informacyjna
w przypadku zbierania
zgody bezpośrednio od
kandydata

3. Przytoczona niżej klauzula informacyjna powinna być
przedstawiona kandydatom do pracy w najbardziej typowych
sytuacjach w czasie rekrutacji prowadzonej przez pracodawcę
na własne potrzeby tj. jako administratora.
Klauzula uwzględnia przepisy Rozporządzenia oraz projekt
przepisów wprowadzających ustawę o ochronie danych
osobowych opublikowany przez Ministerstwo Cyfryzacji
14 września b.r., w którym zawarte zostały propozycje zmian
w kodeksie pracy odnoszące się do danych osobowych
pracowników i kandydatów do pracy. Przed skorzystaniem
z poniższej klauzuli obowiązku informacyjnego, należy uwzględnić
ostateczne brzmienie przepisów kodeksu pracy, które może
spowodować, że jej treść będzie wymagała modyfikacji.
Pracodawcy powinni wziąć także pod uwagę treść przepisów
szczególnych np. prawa bankowego.

4. Należy podać pełną nazwę, łącznie z formą
prawną np. ABC sp. z o.o. , Jan Kowalski
prowadzący działalność gospodarczą pod
firmą „Jan Kowalski ABC”.
Dane kontaktowe należy podawać wtedy,
gdy Inspektor Ochrony Danych (IOD) zostanie
powołany u danego administratora. Nie
chodzi tutaj o dane GIODO lub innego organu
nadzorczego, ale o dane kontaktowe osoby
pełniącej funkcję Inspektora Ochrony Danych
u administratora.
W tym miejscu należy podać dane
kontaktowe IOD np. służbowy adres
e-mailowy, który będzie służył do komunikacji
z podmiotami danych.
W typowych sytuacjach będzie to adres e-mail
oraz numer telefonu. Zgodnie z RODO powinny
to być informacje ułatwiające kontakt
z administratorem.
Rekomenduje się stworzenie w tym celu
odrębnych kanałów komunikacji, niezależnych
od kanałów ogólnofirmowych, które będą przy
tym obsługiwane przez przeszkolone
odpowiednio osoby.
1

5. Propozycja odnosi się do projektowanego
kodeksu pracy. W treści klauzuli należy
uwzględnić ostateczną treść wskazanych
przepisów oraz treść przepisów szczególnych.
Przykładowo przepis szczególny może dawać
możliwość przetwarzania danych o karalności.
2

6. Wizerunek kandydata do pracy nie został ujęty
w katalogu art. 221 1 projektowanego kodeksu
pracy, wobec czego, by móc przetwarzać
dane osobowe w postaci zdjęcia w CV
w najbardziej typowych sytuacjach należy
będzie odebrać od kandydata zgodę
(oczywiście należy zawsze sprawdzić czy nie
ma w tym zakresie przepisu szczególnego).
Przepisy projektowanego kodeksu pracy nie przewidują wprost możliwości uzyskiwania zgody na
przyszłe rekrutacje od kandydatów do pracy. Niemniej jednak, interpretacja wskazanej podstawy
prawnej zdaje się nie wykluczać takiej możliwości.
Należy pamiętać o tym, że sposób cofnięcia
zgody powinien być tak prosty, jak sposób jej
wyrażenia.
3

7. W typowych sytuacjach będzie to kilka
tygodni od zebrania danych. Administrator
powinien uwzględnić specyfikę danej
rekrutacji (w szczególności czas jej trwania oraz
czas potrzebny na wyłonienie kandydatów)
i z uwzględnieniem powyższego ustalić
odpowiedni okres przetwarzania danych
kandydatów.
Administrator musi określić jak długo kandydat
może oczekiwać uwzględnienia jego
kandydatury w przyszłości.
4

8. Należy podać informację o odbiorcach
danych osobowych lub kategoriach
odbiorców, jeżeli istnieją.
Przepis nie precyzuje, w jakich sytuacjach
wystarczy wskazanie kategorii. W typowych
sytuacjach poza pracownikami, wskazane
będzie precyzyjne wymienienie dostawców
usług rekrutacyjnych.
Jeżeli dane byłyby przekazywane poza obszar
EOG, należałoby podać informację w tym
zakresie wraz z podstawą dla takiego
przekazywania oraz wzmianką
o zabezpieczeniach oraz możliwości uzyskania
kopii danych lub o miejscu udostępnienia
danych.
5

9. 6

10. *Opracowanie nie ma charakteru porady prawnej, nie wyczerpuje
zmian wynikających z przepisów RODO i nie dotyczy konkretnego
systemu służącego do rekrutacji pracowników, niemniej wskazuje
główne obszary zmian, istotne z punktu widzenia HR.