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Foliensatz FutureCamp 2018

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Präsentation der wichtigsten 3 Sessions aus dem FutureCamp "Digitalisierung und Attraktivität der Stadtverwaltung München" durch 3 Nachwuchskräfte im Münchner Stadtrat am 26. September 2018

Veröffentlicht in: Präsentationen & Vorträge
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Foliensatz FutureCamp 2018

  1. 1. Format BarCamp Keine Zuschauer - jede/r ist Teilnehmer und beteiligt sich 250 Auszubildende und Studierende aller Fachrichtungen 20 Sessions - Miniworkshop, Diskussionsrunde, Brainstorming Keine Hierarchie - aktive Mitgestaltung aller Beteiligten Austausch von Erfahrungen, Wissen und Ideen
  2. 2. Speaker Nidan Tura Robotic Process Automation Martina Auer Laptops statt PC Laura Drexler E-Akte und papierloses Büro
  3. 3. Robotic Process Automation Nidan Tura
  4. 4. Wie funktioniert RPA? ➢ Robotic Process Automation (RPA) bedient sich der Fähigkeit von Software Robotern um menschliche Interaktionen mit Benutzerschnittstellen von Software Systemen nachzuahmen ➢ Hört sich kompliziert an, ist aber sehr einfach!
  5. 5. Wie funktioniert RPA? z.B. Krankmeldungen Die Daten müssen dann in unser System eingepflegt werden. Die Daten aus der Mail werden in einem sog. Inputmanagement eingelesen. Diese elektronisch zur Verfügung gestellten Daten werden von dem Software Roboter aufgegriffen und von ihm selbstständig in die dafür vorgesehene Anwendung eingefügt.
  6. 6. Ergebnisse Zukunft mit RPA: ➢ schnell und einfach in der Umsetzung und Anwendung ➢ Rund um die Uhr im Einsatz ➢ Null-Fehler ➢ Kostenreduktion ➢ Lückenlose Dokumentation ➢ Mehr Zeit für wichtigere Arbeiten ➢ Entgegenwirken des demografischen Wandels Zukunft mit RPA: ➢ schnell und einfach in der Umsetzung und Anwendung ➢ Rund um die Uhr im Einsatz ➢ Null-Fehler ➢ Kostenreduktion ➢ Lückenlose Dokumentation ➢ Mehr Zeit für wichtigere Arbeiten ➢ Entgegenwirken des demografischen Wandels Zukunft mit RPA: ➢ schnell und einfach in der Umsetzung und Anwendung ➢ Rund um die Uhr im Einsatz ➢ Null-Fehler ➢ Kostenreduktion ➢ Lückenlose Dokumentation ➢ Mehr Zeit für wichtigere Arbeiten ➢ Entgegenwirken des demografischen Wandels Zukunft mit RPA: ➢ schnell und einfach in der Umsetzung und Anwendung ➢ Rund um die Uhr im Einsatz ➢ Null-Fehler ➢ Kostenreduktion ➢ Lückenlose Dokumentation ➢ Mehr Zeit für wichtigere Arbeiten ➢ Entgegenwirken des demografischen Wandels Aktuelle Situation: ● Datenlastiges Arbeiten ● Zeitaufwand zur Einpflege von Daten Kostenintensiv Ineffizient Aktuelle Situation: ● Datenlastiges Arbeiten ● Zeitaufwand zur Einpflege von Daten Kostenintensiv Ineffizient
  7. 7. To Do ➢ Starre, wiederkehrende, anspruchslose Arbeitsabläufe werden möglichst vollständig von Software Robotern durchgeführt ➢ Jetzt einfach machen! → Evtl. stadtweite Umfrage, wer Interesse an einem Pilotprojekt hat → Externe Beratung → Offenheit gegenüber Veränderung
  8. 8. Laptops statt PC Martina Auer
  9. 9. Problemstellung ineffizient gebunden abhängig
  10. 10. Ergebnis der Session Home office Flexible Work- spaces Standard in PW Multi- screen Platz- ersparnis Umstellung Papier- vorgänge Erreichbar- keit Effiziente Meetings
  11. 11. Wie geht es weiter zeitgemäße + funktionelle IT Kommunikation Laptop E-Akte
  12. 12. E-Akte und papierloses Büro Laura Drexler
  13. 13. Problemstellung Stadtweiter Ist-Stand: • Beispiel Lohnbuchhaltung: Personalakten und Karteikarten in Papierform • Elektronische E-Mails zur Weiterbearbeitung gedruckt Bereits elektronisch übermittelte Dokumente (Anträge, usw.) werden von Bürgern/ -innen in Papierform zurückgesendet • E-Akte und papierloses Büro existiert ohne Struktur parallel Papierberge, Platzmangel, hoher Zeitaufwand, verlangsamte Prozesse
  14. 14. Ergebnis der Session • Elektronische Personalakte • Elektronische Zustellung an Bürger/ -innen ermöglichen (u.a. elektronische Panpads einsetzen) • Onlineplattform für Anträge/ Formulare usw. (u.a. auch in Fremdsprachen) • Ineffiziente Arbeitsschritte überdenken (z.B. Emails nicht ausdrucken) • Verständnis bei bereits länger beschäftigten Kollegen/ -innen fehlt • Ganzheitliche Schulungen für Mitarbeiter/ -innen
  15. 15. Wie geht es weiter • Interne stadtweite Bedarfsabfrage durchführen • Behördeninterne Post elektrifiziert (E-Akte) • Erfahrungen von KVR und IT (Datensicherheit) nutzen • Konsequente Umsetzung mit Aufklärung der Dienststellen und der Führung • Hilfestellung durch IT-affine Mitarbeiter/ -innen • Klare Richtlinien/ Dienstanweisungen von oben • Datenkontrolle und Datensicherheit wahren beschleunigte Prozesse, signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen
  16. 16. Bleiben Sie mit uns in Kontakt www.opengov-muenchen.de www.muenchen.de/online-services de/slideshare.net/eogov_muc www.it-muenchen-blog.de www.muenchen.de/eogovernment @eogov_muc eogovernment_muc

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